3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty TNHH PCS
3.2.2 Giải pháp quản lý tài sản ngắn hạn
Tài sản ngắn hạn là điều kiện vật chất không thể thiếu được của quá trình tái sản xuất. Muốn cho quá trình tái sản xuất được liên tục, doanh nghiệp phải có đủ tiền vốn đầu tư vào các hình thái khác nhau của tài sản ngắn hạn, khiến cho các hình thái có được mức tồn tại hợp lý và đồng bộ với nhau. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho chuyển hóa hình thái của vốn trong q trình ln chuyển được thuận lợi, góp phần tăng tốc độ luân chuyển tài sản ngắn hạn, tăng hiệu suất sử dụng tài sản ngắn hạn. 3.2.2.1 Quản lý tiền và các khoản tương đương tiền
Có thể thấy như đã phân tích ở chương 2, số lượng tiền mặt của công ty đang gia tăng nhanh chóng nhằm đáp ứng những nhu cầu trong sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên song song với lợi ích từ việc nắm giữ tiền, cơng ty PCS Hải Dương phải đối mặt với các chi phí cơ hội cho khoản nắm giữ song song với việc mất giá của tiền hiện nay. Khoản tiền mặt khơng có khả năng sinh lời gây ảnh hưởng trực tiếp tới dịng tiền được tạo ra trong q trình sản xuất kinh doanh. Mặt khác, cơng ty khơng có các khoản đầu tư tài chính mà chủ yếu phát sinh dịng tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nên chăng, DN nên sử dụng các cơng cụ tài chính nhằm tăng khả năng sản xuất của tiền và đó là một bước đệm trong quá trình cải thiện tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Bên cạnh đó, cơng ty cũng cần phụ thuộc vào tình hình nhu cầu sản xuất mà có những phương pháp thanh tốn và gửi tiền khơng kỳ hạn hoặc có kỳ hạn nhằm sinh lời cho khoản tiền tương đương trong thời gian chưa sử dụng.
+ Cơng ty có thể chủ động chuyển đổi các khoản thu bằng tiền mặt từ phía khách hàng sang hệ thống thanh toán qua ngân hàng nhằm tiết kiệm thời gian, minh bạch, giảm thiểu gian lân và đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan trong mỗi hoạt động thu nợ. Đồng thời, công ty cần xác định được lượng tiền dự trữ tối ưu nhằm đảm bảo khả năng thanh toán trong trường hợp cần thiết. Lượng tiền mặt tại quỹ
nên ở giới hạn thấp chỉ để đáp ứng những nhu cầu không thể chi trả qua ngân hàng. Xây dựng quy trình thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng một cách rõ ràng và logic.
+ Đồng thời, công ty có thể gửi các khoản tiền nhàn rỗi trong doanh nghiệp vào các tổ chức kinh doanh tài chính như ngân hàng, cơng ty tài chính nhằm tìm kiếm được nguồn lợi mới tăng khả năng sinh lời cho công ty.
+ Bên cạnh đó, cơng ty cần thực hiện các biện pháp rút ngắn chu kỳ vận động của tiền nhằm tăng lợi nhuận, giảm thời gian thu nợ các khoản nợ và kéo dài thời gian thanh toán những khoản phải thu. Kiểm tra và giám sát các dòng tiền vào và dòng tiền ra phát sinh trong tuần, tháng, quý, năm... nhằm đảm bảo những thanh tốn khớp với hóa đơn được xuất ra. Cùng với đó, cơng ty cần xác định mức hàng tồn kho thấp nhất nhằm gia tăng lợi nhuận cho công ty.
3.2.2.2 Quản lý các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu khách hàng của công ty PCS Hải Dương tăng liên tục và chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng tài sản của công ty. Hoạt động này cho thấy cơng ty đang có các hợp đồng lớn đảm bảo doanh thu cho công ty. Mặt khác, giá trị các khoản phải thu càng lớn cho thấy hoạt động kiếm soát nợ và hoạt động bán chịu của công ty chưa được đảm bảo và xuất hiện nhiều nguy cơ, rủi ro kinh doanh trong q trình hoạt động. Do đó, để giảm thiểu rủi ro cũng như tăng khả năng cạnh tranh cho công ty, nhà quản trị luôn cần nỗ lực trong cơng tác quản lý nợ và có chiến lược cụ thể trong chính sách tín dụng của cơng ty.
+ Đối với công tác thu nợ: Lãnh đạo và công ty cần thường xuyên đốc thúc và theo dõi các khoản nợ của cơng ty. Cùng với đó, cơng ty cần chủ động trong việc liên lạc trực tiếp với khách hàng thông báo khoản nợ và thời gian chi trả, số và ngày giờ ký nhận hóa đơn cũng như thời hạn thanh tốn của khách hàng. Để làm được điều này, công ty cần trực tiếp liên hệ với khách hàng trước thời hạn đến kỳ thanh tốn. Điều này giúp cơng ty nâng cao hiệu quả thu nợ đồng thời giữ đuợc mối quan hệ với khách hàng.
+ Đối với chính sách tín dụng và chính sách thu tiền: Để nâng cao hiệu quả
kinh doanh, cơng ty cần xây dựng các chính sách chiết khấu và thời gian thiết khấu phù hợp với từng đối tuợng khách hàng khác nhau. Để làm đuợc điều này, công ty
phải thiết lập các nhóm khách hàng theo các tiêu chí nhằm phân loại và xem xét điều kiện tín dụng cho khách hàng. Sau đó, cơng ty cần thực hiện cơng việc phân tích tín dụng nhằm đánh giá uy tín của khách hàng qua các báo cáo tài chính, báo cáo tín dụng ngân hàng thuơng mại và tổ chức tín dụng và đặc biệt là qua kinh nghiệm của doanh nghiệp. Điều này giúp DN phát hiện khả năng trả lãi, nợ xấu của khách hàng để có đánh giá đúng nhất về khách hàng và đưa ra các quyết định bán chịu. Theo phuơng pháp này, công ty cần phân loại nhóm khách hàng theo các điểm tín dụng sau:
Điểm tín dụng = 4 x khả năng + 11 x khả năng
+ 1 x Số năm hoạt động
thanh toán lãi thanh tốn nhanh của khách hàng
Sau khi có điểm tín dụng cơng ty có thể tính điểm và phân loại như sau:
Bảng 3.1: Mơ hình điểm tín dụng Điểm tín dụng Nhóm rủi ro >47 1 40 - 47 2 32 - 39 3 24 - 31 4 <24 5 3.2.2.3 Quản lý hàng tồn kho
Qua phân tích chương 2 có thể thấy, tỉ trọng hàng tồn kho trong tổng khối lượng tài sản của công ty PCS Hải Dương lớn và có xu hướng tăng trong các năm gần đây. Tồn kho ở mức cao luôn tồn tại rủi ro và gây lãng phí cho DN. Cơng ty luôn thực hiện chế độ nhập kho 2 tháng/ lần với số lượng lớn. Điều này không hợp lý và ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm đầu ra. Công ty cần dự trữ mức hàng tồn kho tối ưu và có phương án sản xuất mềm dẻo để cơng ty có khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng. Có thể thấy, hàng tồn kho là một cầu nối giữa nhu cầu và sản xuất. Do đó, điều kiện tồn kho cần xét trên nhiều phương diện nhằm tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Theo mơ hình EOQ (Economic order Quanlity) lượng hàng tồn kho tối ưu là lượng hàng đặt sao cho chi phí lưu kho là nhỏ nhất. Áp dụng mơ hình này phù hợp với công ty PCS Hải Dương khi áp dụng chủ yếu để quản lý các chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng.
+ Chi phí lưu kho (carrying cost) bao gồm: chi phí lưu trữ, bảo quản, hao hụt hàng hóa, chi phí thiệt hại do hàng hóa lỗi thời và chi phí đầu tư kho.
+ Chi phí đặt hàng (Ordering cost) gồm các chi phí vân chuyển, giao dịch và các chi phí liên quan khác...
- Sử dụng mơ hình EOQ cho hàng tồn kho tại Cơng Ty TNHH PCS Hải Dương:
Bảng 3.2 Bảng bình qn hàng tồn kho của cơng ty TNHH PCS Hải Dương
Thông tin Nguyên vật liệu
Lượng hàng tồn kho trung bình năm 300.000 kg Chi phí đặt hàng / 1 hóa đơn 25.000.000 đồng Chi phí lưu kho đơn vị 500.000 đồng Giá trung bình 85.000 đồng/ kg Số ngày chờ hàng về 2 ngày Số lượng đặt hàng TB Q*= 000 . 500 000 . 25000 * 000 . 300 * 2 = 5477 sản phẩm Tổng chi phí = 5477 000 . 300 000 . 500 2 5477x x 25.000.000 = 2.739.000 đồng Thời gian chờ hàng về là 2 ngày tương đương ới sản lượng đặt hàng: Q đặt hàng = 2 x 360 000 . 300 = 1667 kg Thời gian dự trữ hàng = 360 000 . 300 5477 = 7 ngày
+ Thời điểm đặt hàng của công ty nên là ngày thứ 5 trong khi trong kho còn 1667 kg nguyên vật liệu.
+ Thời điểm nhận hàng là ngày thứ 7 = thời gian nhân hàng + thời gian chờ hàng về
Khi áp dụng mơ hình này, cơng ty nắm bắt được thời gian đặt hàng, giảm các chi phí phát sinh trước đó và sử dụng hàng tồn kho tối ưu. Kết quả trên chỉ mang tính tham khảo vì cịn phụ thuộc vào nhiều yếu tố biến đổi khác. Do đó, kết quả chỉ mang tính định hướng và dự báo.
Bảng 3.3 Mơ hình quản lý kho EOQ áp dụng với công ty PCS Hải Dương
Dự kiến kết quả đạt được khi thực hiện các biện pháp này:
- Tăng khả năng sản xuất của tiền từ đó cải thiện tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
- Sinh lời cho các khoản tiền trong thời gian chưa sử dụng.
- Giảm thiểu rủi ro cũng như tăng khả năng cạnh tranh cho công ty.
- Nâng cao hiệu quả thu nợ đồng thời giữ đuợc mối quan hệ với khách hàng. - Giảm các chi phí phát sinh và sử dụng hàng tồn kho tối ưu