1.6.1. Cơ cấu tổ chức của công ty
Là một công ty trách nhiệm hữu hạn với lĩnh vực kinh doanh dịch vụ và thời gian hoạt động mới vài năm nên quy mơ các phịng ban với số lượng nhân sự cịn chưa nhiều được điều hành bởi trực tiếp bởi Giám đốc. Mỗi thành viên sẽ được phân chia công việc rõ ràng và có sự kết nối hợp tác giữa các phịng ban để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý được thực hiện theo mơ hình sau đây:
Hình 1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của cơng ty PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG XUẤT NHẬP KHẨU PHỊNG KINH DOANH PHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG HẢI QUAN PHÒNG GIAO NHẬN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ GIÁM ĐỐC
Nguồn: Phịng tổ chức hành chính
Từ hình 1.2 trên cho thấy mơ hình được tổ chức, đứng đầu là Giám đốc, dưới đó có các phịng ban và đến từng bộ phận riêng lẻ.
Nhìn chung cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng. Do đó tránh được tình trạng tập trung tồn bộ các vấn đề quản lý cho Giám đốc, điều đó sẽ tránh được quá tải cho Giám Đốc. Theo mơ hình này, nhân viên được quản lý bởi các trưởng phịng và Giám đốc là người đưa ra quyết định cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm cho mọi quyết định của mình sau khi đã được tham mưu cũng như tổng hợp các vấn đề được đưa lên từ các phịng ban, trách nhiệm cơng việc phân chia rõ ràng cho từng bộ phận, từng cá nhân đã làm cho hoạt động của công ty dễ dàng được quản lý và kiểm soát hơn.
Các nguồn lực hỗ trợ cho việc kinh doanh của cơng ty bao gồm: nguồn nhân lực. nguồn tài chính và cơ sỡ vật chất thiết bị.
Về nguồn nhân lực gồm 1 Giám đốc và 30 nhân viên được phân chia ra các phòng ban như sau:
Bảng cơ cấu theo phịng ban, tuổi tác, giới tính như sau:
Bảng 1.1. Cơ cấu theo phỏng ban (tuổi tác, giới tính) của cơng ty
Phịng ban
Số lượng nhân viên (người)
Tuổi Giới tính Thâm niên (năm) 20-30 >30 Nam Nữ 1-2 2-5 >5 Giám đốc 1 1 1 1 Phòng xuất nhập khẩu 23 16 7 9 14 5 10 8 Phịng kế tốn 3 1 2 3 1 2 Phịng tổ chức hành chính nhân sự 4 2 2 2 1 2 2 Tổng cộng 31 19 12 12 18 5 13 13 Nguồn: Phịng tổ chức hành chính
Bảng 1.2. Trình độ nhân sự của cơng ty Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ Đại Học 20 65% Cao Đẳng 11 35% Tổng cộng 31 100% Nguồn: Phịng tổ chức hành chính
Nguồn nhân lực luôn là yếu tố then chốt để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và vững chắc. Tất cả các yếu tố liên quan đến chất lượng nhân sự đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Công ty tuy chỉ sở hữu đội ngũ công nhân viên chỉ với 31 người nhưng tương đối đồng đều. Về độ tuổi, phần lớn nhân viên công ty tương đối trẻ khi độ tuổi trung bình dưới 30 tuổi, đây là độ tuổi lao động nhiệt huyết nhất và làm việc hiệu quả nhất nhưng kinh nghiệm và bản lĩnh sẽ phần nào cịn khiếm khuyết vì thế cơng ty đã sử dụng 7 nhân viên trên 30 tuổi là quản lý cho phòng xuất nhập khẩu - bộ phận trọng tâm của cơng ty. Về giới tính, cơng ty đã cân bằng được số lượng nữ và nam trong công ty, tạo thuận lợi cả trong giao nhận hàng hóa và chứng từ giao nhận hàng hóa đảm bảo đầy đủ và hiệu quả. Tuổi đời của nhân viên và cả cơng ty cịn khá trẻ nên thâm niên nhân viên của cơng ty chỉ đạt ở mức trung bình khi có 5 nhân chỉ vừa mới vào nghề với 1-2 năm kinh nghiệm. 13 nhân viên đã có kinh nghiệm từ 2-4 năm. Cịn lại là đã có kinh nghiệm trên 5 năm. Ở một khía cạnh khác, cơng ty cũng đang sở hữu một đội ngũ nhân viên có trình độ cao với 100% tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng lớn trong nước như Đại học Ngoại Thương, Đại học Kinh tế, Cao Đẳng Kinh Tế Đối Ngoại…, qua thời gian hoạt động cho thấy nhân viên rất năng động, tích cực, thích hứng nhanh với mơi trường, có tinh thần trách nhiệm cao để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Cơ cấu nhân sự trên ta thấy rằng số lượng nhân viên của công ty ngày càng gia tăng và số lượng nhân viên được phân bố đồng đều và hợp lý. Với sự phân công và quản lý được sắp xếp một cách chặt chẽ, các phịng ban đều có những chức năng và nhiệm vụ riêng..
Về năng lực tài chính được mơ tả như bảng tổng hợp sau:
Bảng 1.3. Tình hình vốn đầu tư của công ty
Năm 2016 2017 2018 2019 2020 Vốn đầu tư (ngàn đồng) 2,000,000 2,200,00 0 2,300,000 2,500,00 0 2,800,000 Nguồn: Phịng kế tốn
Từ lúc thành lập số vốn ban đầu là 2 tỷ đồng. Qua các năm số vốn đầu tư ngày càng tăng lên cụ thể năm 2017 tăng 200 triệu đồng (10%) so với 2016, năm 2018 tăng 100 triệu đồng (4.5%) so với 2017, năm 2019 tăng 200 triệu đồng (8.6%) so với 2018, năm 2020 tăng 300 triệu đồng (12%). Tuy không tăng quá nhanh nhưng sự tăng lên của vốn đầu tư cũng phần nào cho thấy cơng ty có sự phát triển nhất định. Sau 5 năm hoạt động,vốn công ty tăng lên 700 triệu đồng (tương đương 35%) so với vốn đầu tư ban đầu.
Về cơ sở vật chất và trang thiết bị, cơng ty có văn phịng đặt ở 256 Nguyễn Văn Cơng, phường 3, quận Gị Vấp, thành phố Hồ Chí Minh. Các nhân viên của cơng ty điều được trang bị đầy đủ máy tính, điện thoại riêng cũng như tất các dụng cụ văn phịng cần thiết để làm việc. Nhìn chung, cơ sở vật chất hiện tại đối với công ty dịch vụ đã được đáp ứng. Tuy nhiên, để phát triển công ty hơn nữa, công ty cần cân nhắc để mở thêm các văn phòng ở những thành phố khác như Đà Nẵng, Hải Phịng để có thể mở rộng quy mô hoạt động trên khắp Việt Nam.
1.6.2. Thông tin người hướng dẫn
Thông tin người hướng dẫn thực tập tại công ty: Họ tên người hướng dẫn : Nguyễn Văn Huyền
Điện thoại: 0705059077
Email: nguyenhuyen300@gmail.com Chức vụ: Nhân viên chứng từ
Thông tin giảng viên hướng dẫn báo cáo thực tập Họ tên giảng viên: ThS. Phạm Thị Hồng Ngọc
Điện thoại: 0902995985
Email: phamthihongngoc@iuh.edu.vn