Theo hình 2.8, khách hành sẽ đặt đơn hàng cho cơng ty Nobland ở Hàn Quốc, sau đó cơng ty mẹ phía Hàn Quốc sẽ chuyển thơng tin đơn hàng lên hệ thống NTIS, cơng ty phía Việt Nam lấy thơng tin mã hàng từ cơng ty mẹ, sau đó giám đốc triển khai làm việc với các phịng ban. Cơng việc của các phịng ban được trình bày như sau:
Phòng sale
Những thơng tin mà nhân viên phịng sale cần lấy phục vụ cho sản xuất đơn hàng bao gồm:
- Tech pack (bộ tài liệu liên quan đến đơn đặt hàng). - Worksheet (bảng tiêu chuẩn kỹ thuật).
- Bảng số lượng.
- Áo mẫu khách hàng cung cấp.
Sau khi nhận được tài liệu từ hệ thống NTIS, nhân viên sẽ xem qua trước các tài liệu này trước khi đưa vào sản xuất. Nếu phát hiện thiếu sót sẽ báo lại với khách hàng để có biện pháp giải quyết phù hợp và kịp thời. Nhân viên phòng sale sẽ dịch toàn bộ tài liệu sang tiếng việt và tiến hành các cơng việc sau:
- Tìm nhà cung cấp nguyên phụ liệu (NPL).
Khách hàng Công ty Nobland Hàn Quốc Công ty Nobland Việt Nam Giám đốc Phòng sale Phòng mẫu Phòng Merchandise Phòng FQA
- Họp comment, họp mẫu với khách hàng.
- Làm việc với nhà cung cấp trong và ngoài nước để duyệt mẫu.
- Theo dõi tiến độ sản xuất, làm việc với khách hàng và lãnh đạo để giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất.
Phòng mẫu
Nhân viên phòng mẫu sẽ hệ thống NTIS, lấy bộ rập mẫu của mã hàng do công ty mẹ cung cấp in ra rập cứng sau đó kiểm tra và gửi cho các phịng ban có liên quan.
Phịng Merchandise
- Nhận bộ tài liệu, áo mẫu từ khách hàng từ phòng sale, rập mẫu từ phòng mẫu. Nhân viên xem lại bộ tài liệu và đối chiếu với áo mẫu của khách hàng. Sau đó gửi mẫu cho phịng FQA.
- Merchandiser phụ trách mã hàng nào sẽ làm packing list của mã hàng đó theo packing list của khách hàng. Sau đó gửi cho bộ phận kho và khu vực hoàn thành để kho cung cấp NPL cho khu vực hoàn thành, cơng nhân khu vực hồn thành dựa vào packing list để thực hiện đóng thùng.
Phịng FQA
- Bộ phận FQA sẽ tiếp nhận các thông số final, quy cách may, tài liệu liên quan đến yêu cầu cắt, đo và may đơn hàng. Nếu thấy có sự sai sót hoặc khơng trùng khớp giữa sản phẩm mẫu và tài liệu kỹ thuật thì bộ phận FQA sẽ gửi phản hồi cho phía cơng ty Nobland Hàn Quốc sửa chữa hoặc tham khảo đề xuất khắc phục.
- Trưởng bộ phận FQA sẽ làm PP comment dựa vào tài liệu gốc khách hàng cung cấp tại phòng sale. Tài liệu comment này được nhân viên QC và QA phụ trách mã hàng dùng để đối chiếu kiểm tra sản phẩm trên chuyền may.
- Chuẩn bị họp trước sản xuất.
Các phịng ban có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình chuẩn bị sản xuất cũng như trong tồn bộ q trình sản xuất của mã hàng.
Bảng 2.3: Bảng số lượng đặt hàng của khách hàng (01/01-01/03) WG01K001R ORDER SUMMARY (2020-K3-063)
Ngày
xuất Po No Điểm đến Công ty Màu Ship
mode Size M L XL 01/01 01/03 12613773 USA/Los Angeles NBVO- 2F-B BLK/White Dye Boat (tàu) 2,114 2,114 1,557 Blue Cloud Dye Boat (tàu) 2,114 2,114 1,557 Po-TTL 4,228 4,228 3,114 12613774 USA/Los Angeles NBVO- 2F-B Pink/Yellow Boat (tàu) 100 80 90 Po-TTL 100 80 90 12613775 USA/Los Angeles NBVO- 2F-B Blk/white Dye Boat (tàu) 90 90 80 Blue Cloud Dye Boat (tàu) 90 90 80 Po-TTL 180 180 160 Order TTL 4,508 4,488 3,364
Bảng 2.3 thể hiện số lượng đơn hàng của khách hàng cung cấp theo mỗi size, mỗi màu đã thể hiện ở bảng trên. Đợt 1 sẽ được giao từ ngày 01/01 đến ngày 03/01, đơn hàng được giao cho USA/Los Angeles với các màu: BLK/ White Dye, Blue Cloud Dye, Pink/Yellow với số lượng 18,112 sản phẩm. Phương tiện vận chuyển bằng tàu.
Bảng 2.4: Bảng số lượng đặt hàng của khách hàng (02/05-02/07) WG01K001R-1 ORDER SUMMARY (2020-K3-092)
Ngày
xuất Po No Điểm đến Công ty Màu Ship
mode Size M L XL 02/05 02/07 12675910 USA/Los Angeles NBVO- 2F-B Orange Swirl Boat (tàu) 1,064 1,064 892 Po-TTL 1,064 1,064 892 12675911 USA/Los Angeles NBVO- 2F-B Orange Swirl Boat (tàu) 190 190 150 Po-TTL 190 190 150 Order TTL 1,254 1,254 1,042
Bảng 2.4 thể hiện số lượng của khách hàng cung cấp mỗi màu, mỗi size thì sản xuất với số lượng sản phẩm là bao nhiêu. Đơn hàng được giao cho USA/Los Angeles với các màu chính: Orange Swirl. Phương tiện vận chuyển bằng tàu (boat). Đợt 2 từ ngày 05/02 đến ngày 07/02 với số lượng 5,056 sản phẩm.
Sinh viên thực tập khơng trình bày về thời gian xuất hàng đợt 2 trong báo cáo thực tập. Tất cả các sản phẩm sẽ được phối theo size theo màu và được vơ bao nylon, đóng thùng theo Packing list mà khách hàng cung cấp. Nơi sản xuất đơn hàng là xưởng 2F-B của xí nghiệp NBVO.
Cắt và may mẫu
Bộ phận may mẫu sau khi nhận được rập mẫu từ phịng rập phải kiểm tra tồn bộ thông số, quy cách lắp ráp, các ký hiệu dấu bấm, số lượng trước khi tiến hành 2 bước cơng việc: Cắt và may mẫu.
Cắt
Phịng MR và DV sẽ cung cấp nguyên phụ liệu, quy cách may đến phòng may mẫu. Nhân viên tổ cắt nhận rập tại phòng rập mẫu. Nhân viên cắt theo sơ đồ: vải cắt 2 chiều
của khách hàng ở phụ lục số 6 trang số 2. Vải cắt may mẫu phải đúng với vải sản xuất hàng loạt và đúng với mẫu khách hàng cung cấp.
May mẫu
Nhân viên may mẫu Pre- Production Sample (PPS) sắp xếp lần lượt các chi tiết của sản phẩm theo đúng quy trình làm rập. Kế tiếp là tiến hành may lần lượt các chi tiết theo yêu cầu kỹ thuật, đúng quy trình và quy cách may, sử dụng các cơng cụ cữ gá lắp, máy chuyên dụng. Đảm bảo may đúng đường thành phẩm thiết kế, đúng thông số và yêu cầu trong tài liệu kỹ thuật. Mẫu may xong sẽ được chuyển qua cho bộ phận FQA kiểm tra lỗi, độ Hand feel (cảm giác của tay về độ mềm của vải), vải có đúng với vải mà khách hàng yêu cầu hay không, cuối cùng là kiểm tra thông số thành phẩm và gửi lại cho MR để MR gửi cho khách hàng duyệt.
Sau đó sẽ tiến hành may mẫu Top Of Production (TOP) hay còn gọi là mẫu sản xuất đầu chuyền. Là mẫu đẹp nhất lấy từ chuyền, tùy theo khách hàng yêu cầu may số lượng bao nhiêu sản phẩm, bao nhiêu size và bao nhiêu màu. Nếu chuyền khơng có sản phẩm đạt u cầu thì phịng may mẫu sẽ may mẫu TOP. Khi sản xuất bắt đầu triển khai, một số khách hàng còn yêu cầu nhà máy phải chấp nhận hay gửi xác nhận và mẫu thực tế trên chuyền sản xuất, gọi là mẫu TOP. Mục đích để kiểm tra chắc chắn nhà máy đang triển khai sản xuất đúng như mẫu PPS đã được xác nhận. Một số khách hàng có thể bỏ qua yêu cầu này. Mẫu TOP có tầm quan trọng rất lớn trong việc đạt được chứng nhận tồn bộ. Nếu mẫu TOP thơng qua được yêu cầu chất lượng cần thiết thì tồn bộ đơn hàng sẽ được tiếp tục. Mẫu TOP may đủ tất cả các màu và thường may 4-5 sản phẩm, sẽ được gửi cho khách hàng trước 2-3 tuần trước khi xuất hàng hoặc phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng.
Kiểm tra mẫu may và duyệt của khách hàng
Mẫu sau khi may xong sẽ chuyển qua cho bộ phận DV và MR kiểm tra thông số, sau đó chuyển cho bộ phận FQA kiểm tra lỗi kỹ thuật và ngoại quan.
Với mã hàng WG01K001R&R-1 được kiểm đạt, sản phẩm mẫu được kiểm tra kỹ càng về thông số, ngoại quan và sẵn sàng để sản xuất. Chuyển mẫu cho bộ phận MR, bộ phận MR sẽ chuyển cho bộ phận Sale Team, và chuyển cho khách hàng.
Sau khi khách hàng duyệt mẫu và comment lại cho công ty, tiếp tục chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng. Cơng ty phía Hàn Quốc gửi mail về các yêu cầu cần chỉnh sửa từ khách hàng: thơng số cuối, quy cách may... hay cịn gọi là final fit.
Chuẩn bị sản xuất
Khâu chuẩn bị sản xuất gồm 3 nội dung chính: Chuẩn bị NPL, hình thức kiểm tra NPL. Nhằm đảm bảo các yêu cầu trước khi sản phẩm đưa vào sản xuất, để hạn chế sự cố về NPL trong quá trình sản xuất đơn hàng.
Chuẩn bị nguyên phụ liệu
Đây là một trong những khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất hàng may mặc. Công tác chuẩn bị NPL tốt giúp cho sản xuất được an toàn, hạn chế rủi ro, góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm NPL và và bảo đảm chất lượng sản phẩm. NPL được kiểm tra chính xác về số lượng và chất lượng sau đó cấp phát và chuyển đến các khu vực có liên quan trong xí nghiệp may. Khâu chuẩn bị NPL gồm 2 giai đoạn chính: - Tính định mức NPL.
- Nhập kho NPL. Tính định mức NPL
Nhân viên phịng Sale tính định mức cho mã hàng. Việc tính định mức được áp dụng các phương pháp:
- Phương pháp xây dựng định mức cho trước bằng phương pháp thống kê. - Phương pháp thống kê phân tích kỹ thuật.
- Tính định mức NPL khi chưa có định mức cho trước.
Việc xây dựng bảng định mức ở công đoạn này rất quan trọng và cần thiết trong quá trình sản xuất, xác định được vật tư cho phép để căn cứ vào đó tính giá NPL cần thiết để sản xuất sản phẩm, chuẩn bị vật tư cho mã hàng.
Theo phụ lục số 7, bảng định mức NPL đã được sinh viên thực tập dịch lại và trình bày một phần trong phụ lục thể hiện ở bảng sau đây:
Bảng 2.5: Bảng định mức NPL BẢNG ĐỊNH MỨC NGUYÊN PHỤ LIỆU STYLE WG01K001R
Đơn vị: Yard Tổng số lượng đơn hàng 18,112
Chi tiết Thành phần Màu Định mức
Số lượng
Vải cần dùng
BODY Bio washed Stripe JSY
(CTN 100)
Blk/ White Dye 1.012 8,856 8,962 Blue Cloud Dye 1.012 8,856 8,962 Pink/Yellow 1.012 400 405 LABEL Nhãn chính 79518011EJ 1.03 18,112 18,655 Care label 79518007EJ 1.03 18,112 18,655 Nhãn size 7951818008EJ 1.03 18,112 18,655 Nhãn ID UPC 1.03 18,112 18,655 Chỉ 45S/2-5000M 0.03 580 Dây mobilon 0.4 18,112 7,225
Dây treo 1/8” Satin 0.86 15,203
Hang tag 84797003EJ 1.12 18,112 20,285
Bao nylon 1.12 1,344
Theo bảng 2.5 trên thể hiện một phần của bảng định mức NPL gồm vải chính, nhãn, chỉ, dây mobilon, dây treo, hangtag, bao nylon. Thân trước và thân sau sử dụng vải chính 100% cotton tương ứng với màu và số lượng cùng với định mức cần dùng. Nhập kho NPL
Thủ kho căn cứ vào các tài liệu sau đây để nhận NPL. Các tài liệu này do nhân viên phụ trách.
- Kế hoạch mã hàng.
- Nhu cầu vật tư (Bảng định mức NPL).
- Bảng hướng dẫn NPL (Hướng dẫn lưu trữ và xả vải). - Bảng theo dõi nhận NPL (Theo dõi tiến độ nhận NPL).
Thủ kho chịu trách nhiệm theo dõi và giao nhiệm vụ cho bộ phận kiểm từng loại NPL và làm bảng tổng hợp kiểm kê.
Sơ đồ hoạt động tại kho vải được lặp lại tuần hoàn theo sản xuất và liên kết với tất cả các khâu. Tại kho diễn ra quá trình kiểm kê thông số, số lượng và lưu trữ hàng hóa tránh tồn đọng trong sản xuất.
Tại kho NPL, quá trình làm việc được thực hiện theo quy trình ở hình sau.