- Điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc cũng là một yếu tố quan trọng
2. Các bƣớc cơ bản củ aq trình kiểm sốt
Quá trình kiểm tra được phân chia thành 6 bước với “đầu vào” là kết quả thực tế đã đạt và “đầu ra” là kết quả mong muốn sau khi điều chỉnh.
Hình 8.3. Quy trình kiểm tra
- Từ công tác thực tế: Mọi hoạt động kiểm tra – kiểm sốt phải xuất phát tình hình thực tế, vì thực tế cho phép chúng ta xác định được đối tượng, vùng (nơi) trọng yếu cần kiểm tra kiểm sốt, xác định nội dung, phương pháp, cơng cụ kiểm tra – kiểm sốt, …; từ đó có kế hoạch kiểm tra – kiểm sốt mang tính khả thi và hữu hiệu; thể hiện đầy đủ các ý nghĩa của chức năng kiểm tra – kiểm sốt trong q trình quản trị.
- Đo lường kết quả công tác thực tế: Là khâu “cân, đong, đo, đếm” kết quả thực tế để đối chiếu với tiêu chuẩn qui định. Chất lượng công tác kiểm tra – kiểm soát phụ thuộc phần lớn vào chất lượng đo lường. Để nâng cao chất lượng đo lường cần chú ý đến các công cụ đo lường.
- So sánh với tiêu chuẩn “Chuẩn” qui định: Tiêu chuẩn là cái gì đó được ấn định từ trước, là cái “mẫu” cần đạt được, chẳng hạn như nhiệm vụ, kế hoạch được giao, chế độ, nội qui qui định, bản thiết kế được lập, … được làm “chuẩn” để so sánh.
170
- Xác định mức độ sai lệch: Khi lấy kết quả thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui định, chúng ta xác định được sai lệch. Sự sai lệch này có thể phát sinh theo hai chiều hướng khác nhau, hoặc thực tế lớn hơn “chuẩn” hoặc nhỏ hơn “chuẩn” qui định. Chiều hướng nào được xem là hiện tượng tốt hay khơng tốt cịn tùy thuộc vào chỉ tiêu so sánh, nếu lợi nhuận thực tế lớn hơn kế hoạch thì đó là hiện tượng tốt, ngược lại giá thành sản phẩm lớn hơn kế hoạch được xem là hiện tượng khơng tốt.
- Tìm ngun nhân sai lệch: Sau khi xác định được mức độ sai lệch chúng ta phải tìm các nguyên nhân gây ra sự sai lệch đó. Đây là tiền đề cần thiết cho việc lập kế hoạch điểu chỉnh.
- Lập kế hoạch điều chỉnh: Là việc xác định người (bộ phận) thực hiện những công việc điều chỉnh, đối tượng cần điều chỉnh và thời gian cũng như các các biện pháp điều chỉnh. Kế hoạch điều chỉnh được lập càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì hiệu quả hoạt động điều chỉnh càng cao bấy nhiêu.
- Tổ chức điều chỉnh: Là công việc sắp xếp, bố trí những bộ phận và cá nhân thực hiện việc điều chỉnh; qui định quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi của các bên tham gia trong quá trình điều chỉnh; thiết lập các mối quan hệ cơng việc giữa các bộ phận và cá nhân, ...
- Các hoạt động điều chỉnh hướng tới sự mong đợi: Là bước cuối cùng của tiến trình kiểm tra – kiểm sốt. Bao gồm những cơng việc cụ thể của hoạt động điều chỉnh. Các hoạt động cụ thể này tác động trực tiếp đến đối tượng cần điều chỉnh để hướng chúng đi đến những trạng thái mà người quản trị mong đợi.
Xét tổng quát hơn, kiểm tra không đơn thuần chỉ là việc kiểm chứng kết quả sau khi đã thực hiện; mà là quá trình chủ động kiểm tra từ trước khi thực hiện (kiểm tra đầu vào), kiểm tra trong khi đang thực hiện (kiểm tra hiện hành) và kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra đầu ra, kiểm tra kết quả). Kiểm tra trước khi thực hiện nhằm tránh sai lầm ngay từ đầu, dựa vào các thông tin mới nhất về các yếu tố của môi trường kinh doanh (bên ngoài và bên trong doanh nghiệp) để đối chiếu với kế hoạch đã lập; qua đó kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Kiểm tra trong khi thực hiện nhằm tháo gỡ những trở ngại, vướng mắc nảy sinh, qua theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện.
171