- Max Weber (1864 1920): Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều
2. Mục tiêu Nền tảng của hoạch định 1 Khái niệm
2.1. Khái niệm
Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Nói cách khác, mục tiêu xác định những kết quả mà nhà quản trị hy vọng sẽ đạt được trong tương lai. Khơng có mục tiêu hoặc mục tiêu khơng rõ ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng. Thông thường các doanh nghiệp không chỉ hướng tới một mục tiêu mà thường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau.
Mục tiêu của công tác hoạch định và mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú, chúng có thể được phân thành những loại sau: (1) Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố; (2) Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; và (3) Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng.
Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tùy theo đối
tượng của tổ chức là ai mà những mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau. Ví dụ như mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh... thường không giống nhau. Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưng chúng đều chứa đựng sự thật. Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục.
Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn là những
mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong ngắn hạn (thời hạn dưới 1 năm), mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ 1 đến 5 năm, và mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược trong dài hạn (thời gian dài hơn 5 năm).
99
Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính thì khơng
thể đo lường được hoặc rất khó đo lường. Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràng những kết quả có thể đo lường được. Những nhà quản trị ngày nay cho rằng mục tiêu định tính vẫn có thể lượng hóa được, ví dụ như đánh giá mức độ làm tốt đến mức nào hoặc thế nào là hoàn thành nhiệm vụ.
Trong thực tế các tổ chức có thể thường gặp phải vấn đề đạt được mục tiêu này thì lại làm hỏng hay chí ít cũng làm phương hại đến mục tiêu khác. Ví dụ như một số nhà quản trị chỉ ra rằng việc nhấn mạnh các mục tiêu trước mắt chẳng hạn như giành thị phần có thể làm giảm đi sự tập trung những nỗ lực để thực hiện mục tiêu dài hạn là lợi nhuận. Sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu cũng có thể đến từ các nhóm có quyền lợi khác nhau đối với tổ chức bao gồm cổ đông, công nhân viên, nhà cung ứng, chủ nợ,... Như vậy, vấn đề lựa chọn mục tiêu không đơn giản chút nào. Vấn đề là ai có quyền xác định mục tiêu và xác định mục tiêu như thế nào cho đúng là một chuyện cần phải làm một cách nghiêm túc Muốn xác định mục tiêu hoạch định một cách đúng đắn, chúng ta cần căn cứ vào:
- Chiến lược và sách lược kinh doanh đã lựa chọn. - Khả năng của mỗi tổ chức.
- Hoàn cảnh khách quan bên ngoài tổ chức.
- Đòi hỏi của các quy luật (kinh tế, chính trị, xã hội,…) khách quan.
2.2. Yêu cầu của mục tiêu
Căn cứ vào tình hình thực tế, khả năng thực hiện của tổ chức, lãnh đạo cấp cao phải xây dựng mục tiêu cho toàn tổ chức và lãnh đạo các bộ phận phải xây dựng mục tiêu cho bộ phận mình. Khi xây dựng mục tiêu ngắn hạn tổ chức cần tuân thủ nguyên tắc SMART như sau:
- Mục tiêu phải cụ thể (Specific): Tức là phải chỉ rõ được mục tiêu liên
quan đến những vấn đề gì, khơng nói một cách chung chung. Chẳng hạn mục tiêu “phấn đấu nâng cao chất lượng” là một mục tiêu chưa cụ thể. Chúng ta chưa biết được sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm hay chất lượng các hoạt động và như vậy sẽ không thực hiện được trong thực tế.
- Mục tiêu phải đo lường được (Measurable): Tức là phải định lượng hóa
kết quả cuối cùng cần đạt được bằng các chỉ tiêu có thể đánh giá. Đây là điều quan trọng vì về sau các mục tiêu đề ra là các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá
100
kết quả đạt được. Mặt khác, mục tiêu được lượng hóa sẽ dễ dàng cho việc lập kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Ví dụ: doanh nghiệp X đề ra chỉ tiêu: phấn đấu giảm chi phí hành chính trong năm tới. Đây là mục tiêu khơng cụ thể vì nó khơng định lượng hóa được kết quả cuối cùng.
- Mục tiêu phải có thể đạt được (Achievable): Nói chung mục tiêu đề ra
yêu cầu phải có sự phấn đấu nhất định mới có thể thực hiện được. Tuy nhiên nếu đặt mục tiêu cao q thì sẽ khơng có khả năng đạt được. Muốn biết mục tiêu đề ra có thực tế hay khơng cần phải tiến hành phân tích và dự báo một số dữ kiện về môi trường.
- Mục tiêu phải nhất quán (Relevant). Có nghĩa là việc thực hiện mục tiêu
này không cản trở việc thực hiện mục tiêu khác.
- Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện (Timely): Tức là phải chỉ rõ giới
hạn thực hiện mục tiêu trong khoảng thời gian nào.
2.3. Vai trò của mục tiêu
Trong cơng tác quản trị, mục tiêu có vai trị rất quan trọng. Mục tiêu đã được xác định là nền tảng của hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị. Mặt khác, khi hướng đến mục đích dài hạn có tính chiến lược của tổ chức, mục tiêu quản trị không phải là những điểm mốc cố định mà là linh hoạt phát triển với những kết quả mong đợi ngày càng cao hơn trên cơ sở xem xét các nguồn lực hiện có hoặc sẽ có của tổ chức. Với nghĩa này, mục tiêu giữ vai trị rất quan trọng đối với tiến trình quản trị và quyết định tồn bộ diễn tiến của tiến trình này.
Ngồi ra, mục tiêu quản trị cũng đóng những vai trị quan trọng khác nhau tùy theo các „„kiểu quản trị‟‟:
- Đối với quản trị theo tình huống, mục tiêu quản trị là căn cứ để đánh giá và phân tích tình huống. Nó cũng là căn cứ để tổ chức các quá trình quản trị cụ thể;
- Đối với quản trị theo chương trình, mục tiêu tổng quát được phân chia thành các mục tiêu riêng biệt cho từng bộ phận chức năng thực hiện;
- Đối với quản trị theo mục tiêu thì mục tiêu giữ vai trị then chốt, gắn liền và chi phối mọi hoạt động quản trị. Quản trị theo mục tiêu là tư tưởng quản trị hiện đại vì vậy ngay sau đây sẽ trình bày đầy đủ hơn.
101
Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu được xem như là cách tiếp cận đối với công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách “Thực hành quản trị” của Peter Drucker. Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản trị theo mục tiêu được phát triển với những tên gọi khác nhau ví dụ như “Quản trị theo kết quả” (Management by results), “Quản trị mục tiêu” (Goals management), “Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work planning and review), “Mục tiêu và kiểm tra (Goals and controls) và một số tên gọi khác nữa. Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, nhưng các chương trình này đều có bản chất giống nhau. Với những đóng góp đáng kể cho cơng việc quản trị, do vậy quản trị theo mục tiêu không chỉ các tổ chức kinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ cũng sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu.
Vậy quản trị theo mục tiêu là gì? Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lập mục tiêu rõ ràng. Những mục tiêu này được các thành viên tự cam kết thực hiện và kiểm soát. Trong thực tiễn quản trị ngày nay, quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản: (1) Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO; (2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung; (3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung; và (4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch.
Hệ thống quản trị theo mục tiêu sẽ có những mặt lợi sau:
- MBO có thể giúp cho cơng việc hoạch định của nhà quản trị là xác định mục tiêu của tổ chức xác đáng hơn. MBO làm cho mục tiêu của tổ chức và mục tiêu cá nhân đạt được sự thống nhất.
- MBO có thể tạo ra sự kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia việc quản trị. Nhờ vào điều này, các thành viên sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của toàn tổ chức.
- MBO tạo điều kiện cho mọi thành viên trong tổ chức có cơ hội phát triển năng lực của mình. Mọi thành viên được tham gia thực sự vào việc đề ra mục tiêu cho họ. Họ có cơ hội đưa ra những ý kiến đóng góp vào các chương trình kế hoạch. Họ hiểu được quyền hạn tự do sáng tạo và phát huy tính năng động của họ và họ có thể nhận được sự giúp đỡ tích cực của cấp trên để hoàn thành mục tiêu.
102
- MBO giúp cho sự kiểm tra đạt được hiệu quả. Thật vậy, việc xác định hệ thống mục tiêu rõ ràng sẽ làm cho công việc kiểm tra thuận lợi – đo lường các kết quả và điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch để đảm bảo đạt mục tiêu.
Quá trình quản trị theo mục tiêu: 8 bước của chương trình quản trị theo
mục tiêu được chỉ ra dưới đây.
(1) Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức
(2) Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận và phân xưởng
(3) Những nhà quản trị và cộng sự xác định các mục tiêu cụ thể cho bộ phận của họ
(4) Xác định những mục tiêu cụ thể cho từng thành viên trong bộ phận (5) Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt được mục tiêu
(6) Thực hiện kế hoạch
(7) Đánh giá việc thực hiện mục tiêu
(8) Tưởng thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu