- Điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc cũng là một yếu tố quan trọng
1. Khái niệm, tác dụng và mục đích của kiểm soát Khái niệm
1.1. Khái niệm
Theo H.Fayol “trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định hay khơng. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự , bao gồm sự vật, con người và hành động”.
Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm tra được hiểu là: “quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định”.
167
Bản chất của kiểm tra
- Hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động: Thông thường, cơ chế kiểm tra trong quản trị được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi. Theo hệ thống này, các nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó, để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tới kết quả mong muốn.
Hình 8.1. Vịng liên hệ ngược của kiểm tra
- Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo: Ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động, hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát ngay đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả q trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay khơng. Nếu khơng thì những đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn.
Hình 8.2. Sơ đồ kiểm tra dự báo
1.2. Mục đích
- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu. - Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.
168
- Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm tài nguyên, tiện nghi, cơ sở vật chất,…
- Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.
- Làm đơn giản hoá các vấn đề uỷ quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.
- Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay khơng cần thiết.
- Phổ biến những chỉ dẫn cẫn thiết một cách liên tục để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và đem lại lợi nhuận cao.
1.3. Nguyên tắc kiểm soát
Để thực hiện có hiệu quả cơng tác kiểm sốt, cần thực hiện theo các nguyên tác kiểm soát sau đây:
- Việc kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát. Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm sốt bộ phận tài chính, kiểm sốt cơng tác của phó giám đốc khác kiểm sốt cơng tác của tổ trưởng.
- Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị. Kiểm soát là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy việc kiểm sốt phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
- Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu, những yếu tố có ý nghia đối với hoạt động của tổ chức. Đó là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu, tình trạng khơng đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.
- Việc kiểm soát phải khách quan. Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị… sẽ cho kết quả không đúng, sai lệch.
- Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu khơng khí của tổ chức. Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn khơng đáng có.
169
- Việc kiểm sốt phải tiết kiệm. Hoạt động kiểm sốt ln địi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính tốn để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
- Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động. Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi nếu có những sai lệch thì được tiến hành sửa sai, điều chỉnh. Nếu khơng thì việc kiểm sốt sẽ trở nên vơ nghĩa.