- Chính sách Quy tắc
3. Xây dựng cơ cấu tổ chức 1 Khái niệm
3.1. Khái niệm
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hóa, được giao những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên khơng đúng sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận. Chú trọng phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động trong sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực khác nhau trong doanh nghiệp.
Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự quản lý, và để quản lý phải có tổ chức. Q trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộ phận nhỏ hơn là một hình thức thể hiện của qui luật khách quan về chun mơn hóa lao động trong quản trị. Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tương đối độc lập và liên quan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ cấu của nó. Như vậy cơ cấu tổ chức bộ máy là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên mơn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của tổ chức.
3.2. Các yêu cầu để hình thành các bộ phận trong tổ chức
Một cơ cấu tổ chức quản trị cần đạt được các tiêu chí sau:
- Phải đảm bảo tính tối ưu: Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với các chức năng quản trị và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Nhiều cấp quá sẽ gây sự cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ khiến cho việc điều hành kém cụ thể, sâu sát,
131
dễ sơ hở sai sót. Nhiều khâu (bộ phận chức năng) quá sẽ dễ chồng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ và trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biên chế gián tiếp chi phí quản lý lớn. Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được hết các chức năng cần thiết; hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng.
Nguyên tắc tối ưu là: Bảo đảm qn xuyến hết khối lượng cơng việc và có thể quản lý, kiểm tra được, tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng trên tinh thần “vừa đủ”. Bên cạnh đó, tính tối ưu cũng cịn thể hiện sự cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức.
- Phải quán triệt nguyên tắc mềm dẻo (linh hoạt): Hoạt động kinh doanh không phải bao giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự kiến. Nó phụ thuộc các diễn biến của thị trường luôn thay đổi cùng với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp, địi hỏi tính năng động cao trong quản trị. Mỗi doanh nghiệp luôn đứng trước những cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng như những nguy cơ cần kịp thời ứng phó.
- Tính ổn định tương đối: yêu cầu này dường như mâu thuẫn với tính linh hoạt, song khơng thể xem nhẹ, bởi lẽ sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý - điều hành trong tình huống bình thường. Sự thay đổi tuỳ tiện diễn ra nhiều lần sẽ gây hậu quả tiêu cực, cả về nề nếp hoạt động cũng như về tâm lý những người trong bộ máy; làm giảm hiệu lực, kỷ cương của bộ máy. Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ chức là một lần xáo trộn, không dễ lấy lại sự ổn định trong thời gian ngắn.
- Độ tin cậy cao: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong
doanh nghiệp địi hỏi thơng tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm được tính tin cậy cao của các thơng tin đó.
- Tính kinh tế: Có bộ máy là phải có chi phí để “ni” nó. Chi phí quản lý
cao sẽ đội giá thành lên khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút. Tính kinh tế của cơ cấu tổ chức quản lý thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy quản lý (theo nguyên tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm việc của nó (khơng chỉ phụ thuộc vào chất lượng cán bộ mà còn do sự hợp lý của cơ cấu tổ chức). Tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua tương quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá bằng số liệu.
132
Ngồi ra, dựa vào các tính chất đặc thù và các tiêu chuẩn khác nhau có thể phân chia các bộ phận theo các tiêu chuẩn như sau:
Theo số lượng nhân viên: xếp các nhân viên có cơng việc như nhau vào một bộ phận, khi chuyên môn hóa cao thì tiêu chuẩn này khơng phù hợp.
- Theo thời gian làm việc: Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp). Hình chức phân chia này thường áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn.
- Theo các chức năng của tổ chức: Việc nhóm gộp các hoạt động cùng
chuyên môn thành các chức năng được sử dụng khá rộng rãi trong thực tế, ví dụ như trong một xí nghiệp có thể thành lập các bộ phận đảm nhiệm các chức năng như kỹ thuật, kế toán, sản xuất, nhân sự và kinh doanh… Nhược điểm của tiêu chuẩn này là các bộ phận thường theo đuổi chức năng riêng của mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ chức
- Theo lãnh thổ, địa lý: Là cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt
động trên một địa bàn khá rộng và thường thì kinh doanh những sản phẩm giống nhau. Cách thức này cũng được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chánh sự nghiệp theo lãnh thổ. Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào của sản xuất, hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm.
- Theo sản phẩm: Là cách thức tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc
kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm. Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có qui trình cơng nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị khác nhau. Ưu điểm của cách thức này là nâng cao trình độ chun mơn hóa trong sản xuất kinh doanh, nhưng đồng thời cũng có những nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ.
- Theo khách hàng: nhằm thỏa mãn các yêu cầu khác nhau của từng lọai
khách hàng khác nhau.
- Theo quy trình (thiết bị): ví dụ tổ chức có bộ phận đúc, bộ phận cắt gọt, bộ phận lắp ráp,…
3.3. Các cơ cấu tổ chức phổ biến a. Cơ cấu trực tuyến a. Cơ cấu trực tuyến
133
- Đặc điểm
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, xuất hiện rất sớm từ khi xã hội loài người biết tổ chức hoạt động sản xuất. Dưới bộ phận lãnh đạo được tổ chức thành các tuyến sản xuất kinh doanh, khơng có các bộ phận chức năng, mà theo đó khi vận hành bộ máy nó đảm bảo các thông tin quan hệ truyền đi theo một đường thẳng, không thông qua một cấp hay bộ phận trung gian thuộc hệ thống khác, vì vậy người thừa hành chỉ nhận một mệnh lệnh trực tiếp và duy nhất đó là cấp trên mình mà thơi.
- Ưu điểm: Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng nên trách nhiệm rõ ràng. Cấp trên phải chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của cấp dưới. Có sự thống nhất, tập trung cao.
- Nhược điểm: Địi hỏi những người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện,
tổng hợp. Điều này khó đáp ứng khi quy mơ tổ chức tăng lên và số lượng các vấn đề chuyên môn lớn. Hạn chế việc sử dụng các chun gia có trình độ cao về từng mặt do khi cần phối hợp hợp tác công việc giữa hai đơn vị hoặc hai cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo thơng tin phải đi theo đường vòng theo các kênh đã định.
Mơ hình này thường phù hợp đối với những tổ chức có quy mơ nhỏ. Khi tổ chức phát triển rộng lớn hơn thì mơ hình này khơng cịn thích hợp.
Hình 6.3. Cơ cấu tổ chức trực tuyến