- Điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc cũng là một yếu tố quan trọng
4. Thông tin trong quản trị
158
4.1. Khái niệm về thông tin
Thông tin là những dữ liệu, số liệu, tin tức thu thập được đã qua xử lý, sắp xếp, diễn giải theo cấu trúc thích hợp để phục vụ cho mục tiêu nào đó. Nói cách khác, thơng tin là tất cả những gì có thể mang lại cho con người sự hiểu biết về đối tượng mà họ quan tâm tới (vì những nguyên nhân và mục tiêu nào đó). Thơng tin là sự phản ánh của sự vật, hiện tượng của tự nhiên, xã hội, con người. Bản thân thông tin không phải là thực thể vật chất, nghĩa là mang lại năng lượng nội tại, nhưng khi được tham gia các q trình hoạt động của con người, nó lại thể hiện khả năng vật chất của mình, tức là góp phần làm gia tăng năng lượng, mà vì sự hỗ trợ của cơng nghệ thông tin và kỹ thuật truyền thông hiện đại, độ gia tăng đó ngày càng trở nên đáng kể, thậm chí nhiều khi cịn vượt xa dự kiến của con người.
Một khái niệm khác cho rằng thơng tin là q trình trao đổi giữa người gởi và người nhận.
Hình 7.2. Q trình thơng tin
Nguồn thơng tin bắt đầu bởi một thông điệp bằng cách mã hố nó. Mạch thơng tin là trung gian (lời nói, cử chỉ, chữ viết, kênh truyền…) để chuyển thông điệp. Thông điệp đến người nhận phải được giải mã để người nhận hiểu. Thông tin phản hồi, là thông tin phản hồi về tình trạng thực hiện để biết mà theo dõi, điều chỉnh.
Trong thực tế, thơng tin thường tồn tại dưới các hình thức: Lời nói, chữ viết (văn bản), các biểu lộ bằng cử động, cử chỉ, thái độ, vẻ mặt, băng đĩa…Yêu
159
cầu của thơng tin trong quản trị: chính xác, kịp thời, đầy đủ, có tính hệ thống và tính tổng hợp, hiệu quả và bí mật.
4.2. Những hình thức thơng tin
Con người gửi và nhận thơng tin thơng qua các ký hiệu, tín hiệu và như vậy con người tiếp nhận thơng tin cũng phải thơng qua các hình thức thơng tin cụ thể của các ký hiệu, tín hiệu đó. Khả năng tiếp nhận thông tin của người trong các hoạt động về quản trị phụ thuộc rất nhiều vào các hình thức thơng tin được sử dụng. Những hình thức thơng tin chủ yếu trong quản trị thường là bằng lời nói, chữ viết, ký ám hiệu, văn bản, điện thoại, thư tín v.v.. Muốn lựa chọn hình thức thơng tin nào là có hiệu quả người ta thường căn cứ vào hiệu quả truyền thông và hiệu quả kinh doanh, căn cứ vào khả năng của doanh nghiệp, căn cứ vào bản chất, ưu nhược điểm của từng hình thức, căn cứ vào nội dung và tính bảo mật v.v.. của các hình thức thơng tin.
- Thơng tin chính thức và khơng chính thức
+ Thơng tin chính thức: là những thơng tin theo cấp hệ, chẳng hạn nhà quản trị ra lệnh cho nhân viên cấp dưới hay nhân viên thuộc cấp báo cáo kết quả lên cho nhà quản trị.
+ Thơng tin khơng chính thức: là những thơng tin do nhân viên tạo ra bởi những giao lưu rồi thành những nhóm, phe. Thơng tin khơng chính thức thường khơng được quản trị chấp nhận nhưng vẫn phải chú ý vì nó ln tồn tại trong tổ chức do những nhu cầu của nhân viên.
- Chiều thông tin
+ Thông tin chiều trên xuống: Thông tin từ cấp trên xuống, thơng tin này có thể bằng lời, giáp mặt hay các bút lệnh và thư.
+ Thông tin chiều dưới lên: Thường là các báo cáo của cấp dưới hay là những sáng kiến nào đó về cơng việc.
+ Thông tin chiều ngang: Là thông tin giữa các thành viên cùng nhóm, giữa các bộ phận ngang cấp nhau…
- Các mạng thông tin thông dụng :
+ Mạng dây chuyền: Biểu thị các cấp của hệ cấp dọc, trong đó chỉ có thông tin từ trên xuống hay dưới lên và khơng có sự chệch hướng.
+ Mạng chữ Y: Biểu thị 2 cấp dưới báo cáo cho cùng một nhà quản trị cấp trên và trên nhà quản trị này còn nhiều cấp quản trị cao hơn nữa.
160
+ Mạng bánh xe: Hệ thống có nhiều thuộc cấp khơng có thơng tin hàng ngang. Mọi thông tin đều phải thông qua nhà quản trị.
+ Mạch vòng tròn: Một quản trị với nhiều thuộc cấp, mỗi thuộc cấp chỉ trực tiếp quan hệ với hai thuộc cấp khác kế cận.
+ Mạch đủ mạch: Trong đó mỗi thành phần đều tự do thông tin với những thành phần khác trong mạch, các thành phần đều ngang nhau.
4.3. Vai trị của thơng tin trong tổ chức
Trong quá trình điều hành, các quản trị viên trong tổ chức phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp duới và các quản trị viên khác. Họ không thể ra quyết định mà khơng có thơng tin. Hơn nữa, để hoạt động có hiệu quả thì các nhà quản trị cịn địi hỏi phải có thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình.
Trong tổ chức việc trao đổi thông tin là hoạt động cơ bản của các nhà quản trị. Họ phải báo cáo cho cấp trên, chỉ thị cho cấp dưới và trao đổi thông tin với các nhà quản trị khác, hoặc chia sẽ thơng tin, tình cảm hay ý tưởng với những người trong tổ chức và bên ngồi doanh nghiệp. Thơng tin là phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của tổ chức, là phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Đó chính là vai trị cơ bản của thơng tin. Thật vậy, khơng có hoạt động nào của tổ chức mà khơng có thơng tin, bởi khơng có thơng tin sẽ không thực hiện được bất cứ sự điều phối và thay đổi nào cả.
Thông tin rất cần thiết cho việc thực hiện các chức năng của quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm sốt. Thơng tin là cơ sở để đề ra các quyết định quản trị, đặc biệt nó rất cần cho việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức và quản trị nhân sự; kiểm tra việc thực hiện chiến lược,..
Có thể nói thơng tin khơng chỉ tạo điều kiện cho các chức năng của quản trị thực hiện tốt mà nó cịn gắn hoạt động của tổ chức với mơi trường bên ngồi. Chính qua việc trao đổi thơng tin mà các nhà quản trị có thể hiểu rõ hơn nhu cầu khách hàng, khả năng sẵn sàng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh. Chính qua thơng tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác động tương hỗ với mơi trường của nó. Thơng tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị, bởi vì tác động của hệ thống quản trị đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin. Trong tổng thể tác nghiệp quản
161
trị, các hoạt động thu nhận, truyền đạt, xử lý và lưu trữ thông tin chiếm một tỷ trọng lớn. Mặt khác, các phương tiện kỹ thuật được sử dụng trong bộ máy quản trị mà trong đó đa số có liên quan đến hệ thống thơng tin cũng là phương tiện trong quá trình quản lý. Hai loại phương tiện này hỗ trợ bổ sung cho nhau và đều gắn liền với hoạt động trí tuệ của các quản trị viên trong bộ máy quản trị. Ngay cả các hoạt động trí tuệ và suy luận của con người cũng được coi là các hoạt động xử lý thơng tin cao cấp đặc biệt.
Tóm lại, vai trị của thơng tin trong quản trị là ở chỗ nó làm tiền đề, làm cơ sở và là cơng cụ của quản trị, q trình quản trị đồng thời cũng là q trình thơng tin trong quản trị. Thông tin vừa là yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất kỳ tổ chức nào, vừa là nguồn dự trữ tiềm năng đối với tổ chức đó. Thơng tin đã trở thành một trong những nhân tố có ý nghĩa to lớn đối với vận mệnh kinh tế, chính trị và xã hội của nhiều quốc gia.
4.4. Những trở ngại trong thông tin
Những trở ngại cho việc truyền tin có hiệu quả bao gồm:
Thứ nhất, thơng tin truyền đi vốn đã có những sai lệch về nội dung: Nội dung sai sẽ làm cho người nhận tin khơng hiểu hoặc hiểu sai thơng tin, từ đó khơng thể ra quyết định hoặc ra quyết định dễ bị mắc sai lầm.
Thứ hai, thiếu kế hoạch đối với thơng tin: Có nghĩa là một thơng tin tốt ít khi xảy ra một cách ngẫu nhiên mà cần phải có sự suy nghỉ trước, chuẩn bị trước, tức cần có kế hoạch trước.
Thứ ba, những giả thiết khơng được làm rõ: Có những giả thiết rất quan trọng, là cơ sở cho việc thông báo nhưng lại thường bị bỏ qua và không làm rõ, dẫn đến người nhận và người gửi thông tin hiểu lầm nhau
Thứ tư, các thông tin diễn tả kém về ý tưởng, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu, khơng rạch rịi ý nghĩa…
Thứ năm, ngữ nghĩa không rõ ràng, mập mờ một cách cố ý hay ngẫu nhiên.
Thứ sáu, sự mất mát do truyền đạt và ghi nhận thơng tin kém. Thứ bảy, ít lắng nghe và đánh giá vội vả.
Thứ tám, sự không tin cậy, đe doạ và sợ hãi sẽ phá hoại thơng tin liên lạc. Thứ chín, thời gian khơng đủ cho sự điều chỉnh thay đổi vì mục đích của thông tin là phản ảnh các thay đổi xảy ra.
162
4.5. Khắc phục những trở ngại
- Điều chỉnh dòng tin tức: Nhà quản trị phải thiết lập một hệ thống lọc thông tin theo các cách sau:
Cách 1: Giao số thông tin cho cấp dưới, chỉ những thông tin nào không đúng mục tiêu mới trình lên nhà quản trị.
Cách 2: Thông tin đến nhà quản trị phải hết sức cô đọng.
Cách 3: Phân loại thông tin thành những tên, hành động theo thứ tự ưu tiên
Mục đích “điều chỉnh dịng tin tức” là tránh cho nhà quản trị bị quá tải về thông tin, cả về số lượng lẫn chất lượng thông tin
- Sử dụng sự phản hồi: Trong tiến trình thơng tin, đế tránh sự hiểu sai và khơng chính xác, nhà quản trị sử dụng vòng phản hồi để đánh giá tác dụng của thông tin đến người nhận như thế nào?
- Đơn giản hố ngơn ngữ : Ngơn ngữ càng đơn giản càng dễ hiểu, ngôn ngữ phải phù hợp với người nhận
- Tích cực lắng nghe : Địi hỏi tập trung cao độ khi nghe, phải đặt mình trong vị trí của người phát biểu, để dễ dàng hiểu đúng và hiểu hết vấn đề.
- Hạn chế cảm xúc: Hạn chế mọi cảm xúc trong việc tạo thông tin
- Sử dụng dư luận: Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào lợi ích của mình mặc dù dự luận vốn chứa đựng những nhân tố bất lợi cần loại bỏ.