- Chính sách Quy tắc
2. Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức 1 Tầm hạn quản trị
2.3. Phân cấp quản trị
Như chúng ta đã biết nguyên nhân có các cấp quản trị trong tổ chức là bởi giới hạn của tầm hạn quản trị (tầm kiểm soát) - là số người hay bộ phận mà nhà quản trị có thể kiểm soát hiệu quả. Quyền hạn trong tổ chức chẳng qua là mức độ độc lập dành cho mỗi người thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định. Có sự phân cấp quản trị thì phải tiến hành uỷ quyền cho các cấp quản trị thấp hơn trong tổ chức. Vậy nên uỷ quyền ở mức độ nào? Nói cách khác quyền hạn nên được tập trung hay phân tán trong một tổ chức ở mức độ nào? Trước hết ta cần làm rõ các khái niệm tập trung quyền lực, phân quyền và uỷ quyền.
- Tập trung quyền lực: là tình trạng mà quyền lực được tập trung vào
128
có nhiều cấp quản trị, do đó có ít người quản trị. Tập trung quyền lực cao thì người quản trị có thể giám sát và kiểm sốt chặt chẽ cấp dưới, các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh chóng. Tuy nhiên, cấp trên dễ can thiệp quá sâu vào công việc của cấp dưới làm giảm sự quan tâm, tính tích cực và khả năng sáng tạo của họ. Mặt khác do quản trị cao cấp quá xa lầy trong các quyết định tác nghiệp nên chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược sẽ giảm sút.
- Phân quyền: là xu hướng phân tán quyền quyết định cho những cấp
quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân tán quyền lực đòi hỏi các nhà quản trị phải quyết định khi nào và quyền gì sẽ được uỷ quyền cho cấp dưới, lựa chọn và huấn luyện người được uỷ quyền, thiết lập quy chế kiểm tra thích hợp.
Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mơ và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương được mọi công việc quản trị. Những nguy cơ tiềm ẩn của phân quyền là sự thiếu nhất qn trong chính sách, tình trạng mất khả năng kiểm sốt của cấp trên đối với cấp dưới, tình trạng cát cứ của các nhà quản trị bộ phận. Phân quyền ở mức độ cao, những nhà quản trị trở thành những người điều hành độc lập trong các bộ phận, dẫn đến tình trạng trùng lắp chức năng, gây thiệt hại về tài chính cho tổ chức.
Mức độ phân quyền phụ thuộc vào các điều kiện sau:
+ Kích thước, quy mơ của tổ chức: Nếu kích thước và quy mơ của tổ chức càng lớn thì mức độ phân quyền trong tổ chức càng tăng. Vì những nhà quản trị cao cấp chỉ có số lượng thời gian nhất định và thơng tin chi tiết bị hạn chế nên tập quyền sẽ làm giảm sút chất lượng và tốc độ ra quyết định. Trong điều kiện đó họ phải phân quyền quyết định cho cấp dưới để cho các quyết định được đưa ra một cách nhanh chóng hơn và nâng cao chất lượng các quyết định.
+ Giá trị của quyết định và sự quan trọng của nhiệm vụ: yếu tố này càng xuống cấp dưới càng giảm. Một nhiệm vụ hay quyết định càng quan trọng thì nó càng ít được phân quyền cho cấp dưới thực hiện.
+ Trình độ của người được phân quyền: Việc phân quyền có thể được
tăng lên khi có những người quản trị cấp dưới tài giỏi, có khả năng thực hiện quyền lực giao phó và đủ tin cậy để ủy quyền cho họ.
129
- Uỷ quyền: là quá trình người quản trị cấp trên trao quyền ra quyết định và điều hành hoạt động cho cấp dưới trong một phạm vi nào đó. Việc giao quyền hạn có thể bằng văn bản hay bằng miệng dưới dạng quy định cụ thể hay chung chung. Khi giao quyền cần phân biệt hai loại ủy quyền: ủy quyền chính thức (thực hiện bằng văn bản) và ủy quyền mặc nhiên (quyền theo cấp bậc để giải quyết các tình huống có liên quan đến chức năng nhiệm vụ).
Quá trình uỷ quyền cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:
- Người được ủy quyền phải là người trực tiếp làm việc đó. Tránh những trường hợp người được uỷ quyền khơng biết hoặc biết q ít về cơng việc mà họ được giao phó.
- Sự ủy quyền khơng làm mất đi hoặc thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền. Thật vậy, khi ủy nhiệm cho người khác làm việc gì cũng cần phải theo dõi kiểm tra – kiểm soát chặt chẽ, nếu cần thiết thu hồi quyền hạn để giao lại cho người khác được tín nhiệm hơn, nhằm giảm thiểu những tổn thất đáng tiếc có thể xảy ra.
- Gắn chặt giữa quyền hạn - trách nhiệm - quyền lợi. Chỉ có quyền khơng thơi mà khơng có trách nhiệm nào cả về cái quyền đó thì dễ tạo cho con người ta làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc có thể lợi dụng quyền hạn được giao, ngược lại nếu chỉ có trách nhiệm mà khơng có quyền lợi thì cũng sẽ thiếu động lực thúc đẩy. Xác định một cách rõ ràng ranh giới quyền hạn, nhiệm vụ được ủy quyền. Nhằm tránh sự lạm dụng quyền hạn, giúp cho người thụ ủy dễ thực hiệc các cơng việc của mình và người ủy quyền cũng dễ dàng trong công việc kiểm tra – kiểm sốt.
- Ủy quyền phải tự giác, khơng áp đặt. Bởi một sự áp đặt (bắt buộc) nào đó tạo ra tâm lý khơng thoải mái, khó có thể làm tốt nhiệm vụ được giao.
- Ln ln phải có sự kiểm tra trong q trình thực hiện sự uỷ quyền
Việc uỷ quyền cần phải được tiến hành theo những bước cơ bản sau:
- Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết quả cần đạt được. Việc giao quyền nhằm làm cho người khác có khả năng thực hiện được công việc. Do đó, cần phải uỷ quyền tương xứng với cơng việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác được giao.
- Chọn người và giao nhiệm vụ
130
- Yêu cầu người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm - Kiểm tra quá trình thực hiện của người được uỷ quyền