Tất cả mọi hồ sơ của các nhân sự có nhu cầu tuyển đều phải được nộp và kiểm tra tại phịng Tổ chức – Hành chính trước khi tổ chức tuyển dụng. Cơng ty khơng chấp nhận và chịu trách nhiệm dân sự về việc các đơn vị, bộ phận tuyển dụng, ký hợp đồng (kể cả hợp đồng dưới 3 tháng) mà không thông báo. Khi nhận được hồ sơ của các nhân sự có nhu cầu dự tuyển, phịng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm thơng báo tới các đơn vị, bộ phận để tham khảo và đăng ký tổ chức tuyển dụng.
Trong q trình thu nhận hồ sơ phịng sẽ kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ cụ thể như sau:
Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ: Hồ sơ của ứng viên phải thể hiện rõ vị trí ứng tuyển, họ tên và thơng tin cụ thể của ứng viên để cơng ty có thể liên hệ nếu cần thiết.
- Về mặt hình thức của hồ sơ:
Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng, Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để cơng ty có thể liên hệ khi có nhu cầu. Tùy vào từng vị trí, chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ sung những giấy tờ cần thiết khác trong bộ hồ sơ.
- Về mặt nội dung
+ Thơng tin cá nhân phải thể hiện trình độ chun mơn và kiến thức cần thiết cho việc tuyển dụng bằng cách nộp đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải thông qua chứng chỉ y tế do cơ sở y tế đủ điều kiện chứng nhận để xác nhận sức khỏe của mình.
Với những u cầu trên của bộ hồ sơ, phịng hành chính – nhân sự có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của cơng việc.
Hồ sơ khơng đảm bảo tính hợp lệ sẽ được trả lại cho ứng viên để sửa đổi, bổ sung.
Kết thúc q trình nhận hồ sơ, phịng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ. Phịng Tổ chức – hành chính sẽ ghi lại các thông tin chủ yếu và những lưu ý về ứng viên. Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo thứ tự: Bằng cấp, các loại chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, điều này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của Công ty do giới hạn về thời gian và chi phí. Ngồi ra, việc xét tuyển sẽ được ưu tiên đối với hồ sơ các ứng viên nội bộ, hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng trước sẽ được ưu tiên xem xét lại xem có phù hợp hay khơng để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau quá trình sơ tuyển hồ sơ, nhà tuyển dụng đã loại bỏ được một loạt các hồ sơ khơng thích hợp đồng thời sắp xếp được danh sách các ứng viên đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà Công ty đưa ra cho từng vị trí tuyển dụng. Tiếp đó phịng hành chính – nhân sự sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt, sau đó thơng báo cho các thành viên hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết cụ thể thời gian và địa điểm phỏng vấn.
=> Có thể thấy rằng công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của Công ty tiến hành khá bài bản, hạn chế được phần nào những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho cơng tác phỏng vấn thuận lợi và có chất lượng hơn.