Đây là khâu đặc biệt quan trọng giúp kiểm tra đánh giá ứng viên ở những phần ngồi lề mà bằng cấp, giấy tờ khơng nói lên được đó là sở trường, mục tiêu, sở thích, phong cách làm việc, nguyện vọng và một phần tính cách ứng viên…Đây là những yếu tố quan trọng giúp Công ty biết được ứng viên là người như thế nào trong cơng việc, có gắn bó với Cơng ty được lâu khơng… và nó ảnh hưởng nhiều đến quyết định lựa chọn ứng viên trúng tuyển.
Chậm nhất sau 7 ngày từ khi nhận hồ sơ nhân sự dự tuyển các đơn vị phải tổ chức tuyển dụng:
- Kiểm tra, bổ sung hồn chỉnh hồ sơ (nếu cịn thiếu). - Kiểm tra nhận dạng nhân sự.
- Phòng vấn, kiểm tra sơ bộ trình độ, tay nghề:
Khi đã hồn thành thủ tục nhận và xét duyệt hồ sơ đầy đủ như thông báo tuyển dụng, phịng Tổ chức - Hành chính báo cáo Chỉ tịch Hội đồng phê duyệt thời gian phỏng vấn.
Khi đã có lịch phỏng vấn, phịng Tổ chức - Hành chính làm thông báo cho thành viên Hội đồng, dự kiến danh sách cán bộ chuyên viên làm giám khảo (nếu có) và thông báo cho ứng viên biết thời gian, địa điểm, nội dung phỏng vấn, thi tuyển.
Căn cứ vào vị trí, ngành nghề, số lượng Hội đồng sẽ tổ chức phỏng vấn các ứng viên dự tuyển.
- Thông thường trong trường hợp Công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn chỉ do đại diện phịng Tổ chức – hành chính và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành.
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, giao tiếp và tác phong, sức khoẻ qua ngoại hình bên ngồi.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được bố trí thử việc.
* Đối với lao động có chun mơn kỹ thuật
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Ban Giám đốc, trưởng phịng Tổ chức – hành chính, trưởng các bộ phận. Như vậy hội đồng phỏng vấn gồm những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm việc, những người đi sát thực tế nhất với những công việc yêu cầu cần tăng nhân sự do vậy sẽ có những cái nhìn khái qt nhất, chính xác nhất đối với các ứng viên.
Quá trình phỏng vấn và được chia làm hai bước: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.
- Phỏng vấn sơ bộ
Căn cứ vào u cầu của cơng việc, của vị trí, căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên hoặc mỗi ứng viên cụ thể.
Thơng qua q trình phỏng vấn này sẽ đánh giá được tổng qt về các yếu tố như hồn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và bén nhạy, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên.
Sau khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp để bình xét, lấy ý kiến chung trong thang điểm đánh giá của từng thành viên phỏng vấn để lựa chọn những ứng viên trúng tuyển vòng một. Phòng Tổ chức – hành chính sẽ thơng báo cho các ứng viên biết có trúng tuyển hay khơng và nếu trúng tuyển, phịng Tổ chức – hành chính sẽ thơng báo ngày giờ phỏng vấn lần hai cho ứng viên.
- Phỏng vấn sâu
Sau khi có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lưu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị sẵn các câu hỏi cho mỗi ứng viên ở phòng này.
Hội đồng phỏng vấn cũng dự đốn trước những tình huống, những câu hỏi có thể ứng viên sẽ thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những phương án trả lời để có thể khơng bị động trước các câu hỏi của ứng viên.
Đúng thời gian đã thông báo từ trước, hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn ứng viên. Các ứng viên sẽ được nhận những tình huống cơng việc cụ thể để trả lời cách xử lý.
Nhờ việc đưa ra các tình huống mà hội đồng phỏng vấn có thể đánh giá một cách khách quan nhất có thể về những vấn đề thuộc khả năng chuyên môn nghiệp vụ và các kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên, thấy được năng lực thực sự của mỗi ứng viên. Đây là căn cứ quan trọng nhất, có sức thuyết phục nhất để hội đồng tuyển dụng có thể đưa ra quyết định tuyển dụng.
Ngồi ra hội đồng cịn tiến hành phỏng vấn bằng tiếng Anh với những vị trí tuyển dụng địi hỏi kỹ năng này.
Trong quá trình phỏng vấn, các ứng viên có thể nêu ra những thắc mắc, những câu hỏi để biết khái quát về tổ chức hoạt động của Công ty, biết được chức năng nhiệm vụ cũng như quyền lợi của họ nếu họ được tuyển dụng vào Công ty. Những câu hỏi này sẽ được trả lời bởi nhân viên có năng lực và thơng tin, thường là bởi giám đốc để
làm tăng độ tin cậy và chính xác của thơng tin.
Sau khi q trình phỏng vấn kết thúc, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn tiến hành họp so sánh các bảng điểm để đưa ra tổng số điểm cho mỗi ứng viên sao cho khách quan nhất, chính xác nhất. Tiếp đó, hội đồng phỏng vấn sẽ chọn từ trên xuống những ứng viên có điểm số cao nhất cho đến khi đủ chỉ tiêu. Số ứng viên còn lại sẽ bị loại nhưng vẫn được lưu hồ sơ để có thể sử dụng khi tuyển dụng đợt kế tiếp hoặc khi cần người đột xuất.
Ngay sau khi có kết quả phỏng vấn, trưởng phịng Tổ chức – hành chính sẽ lập quyết định thử việc cho ứng viên được chọn và trình Giám đốc ký duyệt
f. Thử việc
Tất cả mọi người được tuyển dụng đều phải được thử việc, kiểm tra tay nghề theo thời gian quy định của Công ty:
- Thử việc không quá 60 ngày đối với tất cả những người mới tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học và những người có trình độ Cao đẳng, Đại học, Trung cấp kỹ thuật đã có
thời gian cơng tác liên tục đủ 12 tháng tại các đơn vị khác ( theo chuyên môn ngành nghề được đào tạo hoặc sở trường công việc theo yêu cầu tuyển dụng).
- Thử việc không quá 30 ngày đối với những công nhân kỹ thuật mới ra trường. - Thử việc không quá 10 ngày đối với các cơng nhân kĩ thuật đã có thời gian công tác liên tục đủ 12 tháng tại các đơn vị khác.
- Thử việc không quá 6 ngày đối với những người Hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng.
- Số ngày thử việc được tính là số ngày làm việc thực tế.
Sau thời gian thử việc, những người thử việc phải tự viết báo cáo kết quả thử việc có nhận xét và xác nhận của người quản lý trực tiếp, thủ trưởng đơn vị làm cơ sở cho việc ký Hợp đồng lao động tiếp theo (điểm này chỉ áp dụng đối với những người có thời gian thử việc từ 30 ngày trở lên).
Sau thời gian thử việc đối với những người có trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp kỹ thuật đã có thời gian cơng tác liên tục đủ 12 tháng tại các đơn vị khác (theo chuyên môn ngành nghề được đào tạo hoặc sở trường công việc theo yêu cầu tuyển dụng) người lao động phải tự viết báo cáo kết quả cơng tác có nhận xét và xác nhận của người quản lý trực tiếp, thủ trưởng đơn vị làm cơ sở cho việc ký kết Hợp đồng lao động tiếp theo.
Trong thời gian thử việc, mức lương thử việc được tính theo hệ số lương của cơng việc được đảm nhận và được hưởng 50% mức lương căn cứ vào định mức lương đối với từng vị trí và bộ phận cơng tác.
Dựa trên báo cáo tự viết kết quả công tác của người lao động mà trưởng bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp sẽ có đánh giá kết quả thử việc, đưa ý kiến trình lên ban Giám đốc Nếu được tiếp nhận người lao động sẽ tiếp tục làm việc tại Công ty với tư cách là nhân viên chính thức.
Chậm nhất khơng q 10 ngày kể từ ngày nhận được bản đánh giá kết quả thử việc, nếu người thử việc đạt yêu cầu thì giám đốc Cơng ty ra quyết định tuyển dụng chính thức và xếp lương vào ngạch được tuyển dụng, nếu người thử việc khơng đạt u cầu thì quyết định chấm dứt hiệu lực của quyết định tạm tuyển và giải quyết chế độ lương thử việc cho họ. Các trường hợp không đạt yêu cầu này đều được phịng tổ chức – hành chính lưu giữ lại hồ sơ để phịng khi có nhu cầu nhân sự đột xuất.