CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC
3.1 Về thực tiễn áp dụng các quy định về mơ hình pháp lý của Tập đoàn
3.1.5.3 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành
Một trong những quyền cơ bản của doanh nghiệp theo Điều 7 Luật Doanh nghiệp năm 2020 là quyền“chủ động ứng dụng khoa học và công nghệ để nâng cao hiệu quả
kinh doanh và khả năng cạnh tranh”. Đây là quyền cơ bản được kế thừa từ những văn
bản luật đầu tiên về doanh nghiệp nhưng đến những năm gần đây, quy định này mới được chú trọng và quan tâm nhiều hơn khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 ngày càng lan rộng ra các ngành, các lĩnh vực. TĐĐLQGVN là một trong những Tập đồn tiên phong trong việc áp dụng cơng nghệ vào quản lý điều hành nói chung và quản lý các hoạt động chun mơn nói riêng như sau:
i) Áp dụng văn phòng điện tử để để quản lý văn bản và quản lý công việc hàng ngày:
Tại công ty mẹ EVN và các đơn vị thành viên đã và đang triển khai hệ thống văn phòng điện tử Digital Office (hay còn gọi là D-Office). Hệ thống D-Office đã hoàn
thiện 02 nghiệp vụ mức 1 và 06 nghiệp vụ mức 2, với 08 phân hệ và 62 chức năng chính. Trong đó, 02 nghiệp vụ mức 1 là các nghiệp vụ chính, bao gồm quản lý văn bản và quản lý công việc. Tại hệ thống D-Office, tất cả các văn bản đi và đến đã được số hóa và được quản lý thống nhất trên hệ thống. Hiện tại hệ thống đã tích hợp cơng nghệ bóc tách, nhận dạng dữ liệu OCR, tích hợp chữ ký số của các nhà cung cấp được cấp phép, đồng thời đã triển khai phiên bản mobile cho cơ quan Tập đồn.
Thơng qua hệ thống D-office, cán bộ nhân viên có thể trình văn bản cho Lãnh đạo Tập đồn để ký trực tiếp trên môi trường điện tử bằng chữ ký số mà khơng cần trình ký bằng bản giấy. Việc ký số trên mơi trường điện tử hồn tồn tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và đảm bảo giá trị về mặt pháp lý của các văn bản được phát hành. Sau khi văn bản được ký, văn bản sẽ được chuyển tới người nhận (hiện mới chỉ áp dụng cho các đơn vị thành viên Tập đồn) hồn tồn bằng mơi trường điện tử mà khơng phải gửi thư và gần như nhận được ngay lập tức thơng qua mơi trường mạng.
Hiện tại, hệ thống cịn tiếp tục nâng cấp tính năng kết nối trục liên thơng văn bản tới các Bộ, ngành. Tức trước đây, Tập đoàn chỉ gửi được văn bản qua hệ thống văn phòng điện tử cho các đơn vị thành viên Tập đồn thì trong thời gian tới qua hệ thống D-Office có thể gửi trực tiếp các văn bản điện tử tới các Bộ, ngành thông qua kết nối trục liên thông văn bản của UBQLVNN.
Tương tự, với tính năng giao việc thì lãnh đạo Tập đồn đồn có thể giao cơng việc trực tiếp qua hệ thống (gồm giao đầu mục công việc, thời hạn hồn thành, u cầu khi thực hiện (nếu có)). Với những cơng việc có thể xử lý trực tiếp qua hệ thống D- Office thì chun viên có thể bảo cáo và đính kèm kết quả là file điện tử trên hệ thống.
ii) Hệ thống Hội nghị truyền hình:
Hiện nay, Hệ thống Hội nghị truyền hình đã triển khai cho kết nối tồn Tập đoàn, đồng thời trong năm 2020 đã thực hiện nâng cấp Hệ thống Hội nghị truyền hình mới tại cơ quan Tập đồn cho phép kết nối nhiều loại thiết bị đầu cuối, máy tính xách tay, máy tính bảng, thiết bị di động qua các cuộc gọi H.323, SIP, WebRTC chuẩn HD1080p. Mã hóa cuộc họp đảm bảo an ninh bảo mật thơng tin, có khả năng thực hiện họp thơng qua web, app trong môi trường internet. Trong năm 2020, thử nghiệm dịch
vụ họp trực tuyến qua Zoom và Microsoft Team đã đem lại kết quả tích cực, các hoạt động điều hành sản xuất không bị gián đoạn.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì khơng có quy định về phương thức bắt buộc khi triển khai cuộc họp nên Hội nghị truyền hình của EVN hồn tồn phù hợp và đảm bảo về giá trị mặt pháp lý. Hơn nữa, một số cuộc họp quan trọng cịn được ghi lại thơng tin lưu trữ và trích xuất dữ liệu để sử dụng trong tương lai (nếu có). Bên cạnh đó, Hội nghị truyền hình trực tuyến cịn vơ cũng hiệu quả khi tăng cường được số lượng thành viên họp qua các đầu cầu cũng như giảm chi phí di chuyển, cơ động đông trường hợp phải tổ chức các cuộc họp đột xuất.
iii) Cổng thông tin EVN Portal:
Hiện nay, cơng ty mẹ EVN đã số hóa 05 nghiệp vụ cấp 1 và 18 nghiệp vụ cấp 2 với 06 phân hệ và 24 chức năng chính, đáp ứng nhu cầu chia sẻ thơng tin cho các Ban Tập đồn, tích hợp và khai thác các báo cáo điện tử, tích hợp các tiện ích văn phịng, lịch cơng tác tuần, danh bạ, các chun trang chun thơng tin… Đặc biệt, tính năng lịch họp cho phép đăng tải các tài liệu cuộc họp để các thành viên tham dự nghiên cứu và có có sự chuẩn bị trước khi cuộc họp được diễn ra.
Ngồi ra, Cổng thơng tin EVN Portal rất hữu ích với tính năng tổng hợp báo cáo. Trước đây, khi các đơn vị báo cáo bản giấy thì cán bộ cấp trên phải tổng hợp lại số liệu một cách thủ công. Tuy nhiên, thông qua Cổng thông tin EVN Portal, hiện nay các số liệu báo cáo có thể tổng hợp hồn tồn tự động; giúp tiết kiệm về mặt thời gian và công sức.
3.1.6 Về kiểm tốn giám sát trong Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt Nam
3.1.6.1 Quy định chung về kiểm toán giám sát
Việc kiểm toán và giám sát (hay cịn gọi là “kiểm sốt nội bộ” đối với các TĐKTNN khác như được phân tích ở trên) là một trong những vấn đề được quan tâm tại TĐĐLQGVN, xuất phát từ yêu cầu về quản lý sử dụng hiệu quả nguồn vốn Nhà nước đầu tư vào Tập đoàn. Tại Tập đoàn, nghĩa vụ đầu tiên của HĐTV EVN được quy định tại Điều lệ EVN là “Nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tài
nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu đầu tư cho EVN”44, cho thấy tầm quan
trọng của việc này. Trách nhiệm này buộc HĐTV EVN phải ban hành một QCQLNB riêng về kiểm sốt nội bộ trong Tập đồn và thành lập một Ban giúp việc chuyên trách để thực hiện công việc này; cụ thể: Quy chế về cơng tác kiểm tốn nội bộ, giám sát tài chính và kiểm sốt tn thủ trong TĐĐLQGVN và Ban kiểm tốn nội bộ và giám sát tài chính.
Mục tiêu của hoạt động kiểm tốn giám sát là thơng qua các hoạt động kiểm tra và giám sát, mang lại các đảm bảo về tính đầy đủ, tính hiệu lực của hệ thống quản lý điều hành, hệ thống quản trị rủi ro và hệ thống kiểm soát nội bộ, nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng trong toàn Tập đoàn. Để đạt được mục tiêu trên, kiểm toán và giám sát tài chính trong Tập đồn bao gồm các cơng việc phải thực hiện như sau:
- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý điều hành, quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ.
- Kiểm soát và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị và các báo cáo khác theo quy định.
- Kiểm soát việc tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý, việc tuân thủ pháp luật, chế độ tài chính, kế tốn, chính sách của Nhà nước, các nghị quyết, quyết định, QCQLNB của EVN và các đơn vị.
- Đánh giá việc tuân thủ quy định đầu tư vốn, tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của EVN và các đơn vị.
- Kịp thời theo dõi, phát hiện các vấn đề yếu kém, tồn tại trong hoạt động của EVN và các đơn vị, đưa ra các cảnh báo kịp thời và đề ra biện pháp khắc phục, chấn chỉnh. - Nâng cao trách nhiệm của EVN và các đơn vị trong việc chấp hành các quy định của
pháp luật trong quản lý và sử dụng vốn, tài sản đầu tư vào hoạt động của doanh nghiệp.
Hoạt động kiểm toán giám sát đặt ra các yêu cầu về tính độc lập, khách quan của báo cáo kiểm tốn giám sát để có thể đưa ra các đánh giá trung thực và chính xác nhất. Do đó, Tập đồn đặt ra một số quy định với nhân sự nhằm ngăn ngừa sự thiếu công bằng, định kiến và xung đột lợi ích như: Các nhân sự tham gia hoạt động kiểm tốn giám sát khơng được đồng thời đảm nhận các công việc thuộc đối tượng của kiểm tốn giám sát, khơng chịu bất cứ sự can thiệp nào từ đối tượng của kiểm toán giám sát khi thực hiện nhiệm vụ; khơng thực hiện kiểm tốn giám sát đối với các QCQLNB, chính sách nội bộ mà mình là người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng các QCQLNB, chính sách nội bộ đó; các nhân sự là người có quan hệ gia đình với nhau khơng được tham gia trong cùng một Đồn kiểm tốn giám sát; khơng được tham gia kiểm tốn giám sát đơn vị mà mình chịu trách nhiệm điều hành hoặc quản lý trong thời hạn 03 năm trước khi điều chuyển, luân chuyển (nếu có)….
3.1.6.2 Phương pháp kiểm toán giám sát
Phương pháp thực hiện hoạt động kiểm tốn giám sát trong Tập đồn là phương pháp “định hướng theo rủi ro”, ưu tiên tập trung nguồn lực để kiểm toán giám sát các đơn vị, bộ phận, quy trình được đánh giá có mức độ rủi ro cao. Kế hoạch kiểm toán giám sát phải được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro và phải được cập nhật, điều chỉnh phù hợp với các diễn biến, thay đổi trong hoạt động của EVN, các đơn vị và sự thay đổi của các rủi ro kèm theo. Theo đó, trong TĐĐLQGVN thì tùy từng trường hợp cụ thể, 05 phương thức kiểm toán, giám sát sau sẽ được triển khai:
- Kiểm toán giám sát trực tiếp: là việc kiểm tra trực tiếp tại đơn vị. Tuỳ theo mức độ rủi
ro cao hay thấp, Trưởng Ban Kiểm toán giám sát, Trưởng bộ phận đầu mối cơng tác kiểm tốn giám sát, Kiểm soát viên sẽ quyết định lựa chọn phương thức kiểm tốn giám sát trực tiếp tại đơn vị có dấu hiệu rủi ro.
- Kiểm toán giám sát gián tiếp: là việc theo dõi và kiểm tra tình hình kinh doanh, tài
chính của các đơn vị trong tồn Tập đồn. Kiểm tốn giám sát gián tiếp được thực hiện thường xuyên, định kỳ tháng quý năm thông qua việc xem xét, tổng hợp, đánh giá thông tin tại các báo cáo giám sát, phần mềm giám sát, các báo cáo tài chính, thống kê và tài liệu khác theo quy định của pháp luật và của đơn vị.
- Kiểm toán giám sát trước: là việc xem xét, kiểm tra tính khả thi của các kế hoạch ngắn
hạn, dài hạn, dự án đầu tư, phương án huy động vốn, các dự án và phương án khác, giúp các cấp quản lý có được những thơng tin tin cậy để ra các quyết định.
- Kiểm toán giám sát đồng thời/trong: là việc theo dõi và kiểm tra việc triển khai các kế
hoạch, dự án, việc tuân thủ các quy định của pháp luật, của cơ quan đại diện chủ sở hữu trong suốt quá trình triển khai kế hoạch, dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt nhất các mục tiêu của dự án, kế hoạch của đơn vị được kiểm toán giám sát.
- Kiểm toán giám sát sau: là việc kiểm tra kết quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở các
báo cáo định kỳ, kết quả tuân thủ các quy định của pháp luật, của cơ quan đại diện chủ sở hữu hoặc điều lệ doanh nghiệp, việc tuân thủ các quy định của pháp luật, nhằm thực hiện các nội dung, mục tiêu kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm tốn tn thủ và kiểm tốn hoạt động đối với hoạt động của đơn vị được kiểm toán giám sát.
3.1.6.3 Nội dung của cơng tác kiểm tốn giám sát
Như nội dung của tên gọi, cơng tác kiểm tốn giám sát của EVN sẽ được chia làm ba (03) nội dung chính là cơng tác kiểm tốn nội bộ, cơng tác giám sát tài chính, cơng tác kiểm sốt tn thủ. Cụ thể:
- Cơng tác kiểm tốn nội bộ: Hoạt động này bao gồm việc (i) Kiểm tra đánh giá việc tuân thủ pháp luật, quy trình, quy định nội bộ trong các mặt hoạt động của đối tượng được kiểm toán; (ii) Kiểm tra việc sử dụng các nguồn lực và kết quả thực hiện trong các hoạt động để đưa ra đánh giá về hiệu quả hoạt động của đối tượng được kiểm toán; (iii) Thẩm tra báo cáo tài chính; (iv) Giám sát đánh giá chất lượng kiểm tốn độc lập. Ban Kiểm tốn giám sát cơng ty mẹ EVN và Đơn vị cấp II chủ trì cơng tác kiểm tốn nội bộ tại cấp đơn vị tương ứng. Hiện nay, Tập đồn đang tổ chức hoạt động kiểm tốn nội bộ theo định hướng tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và hướng tới chuẩn mực kiểm toán nội bộ quốc tế.
- Công tác giám sát tài chính được thực hiện thường xuyên, định kỳ hoặc thực
hiện trong một số điều kiện đặc biệt như sau:
+ Giám sát thường xuyên: Giám sát các mặt hoạt động của doanh nghiệp thông qua các phần mềm quản lý, theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếp cận các báo cáo, hồ sơ, tài liệu để phát hiện các biến động, nguy cơ rủi ro.
+ Giám sát định kỳ: Công tác giám sát định kỳ được thực hiện định kỳ 6 tháng/1 lần với các nội dung chia theo đối tượng giám sát. Đối với công ty mẹ, công ty con, thực hiện giám sát việc bảo toàn và phát triển vốn; việc quản lý, sử dụng vốn và tài sản; Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; chấp hành pháp luật về đầu tư, quản lý và sử dụng vốn; ban hành và thực hiện quy chế quản lý tài chính; việc cơ cấu lại vốn của EVN/Đơn vị cấp II đầu tư tại công ty con, công ty liên kết; việc thực hiện chế độ tiền lương, thù lao, tiền thưởng, phụ cấp trách nhiệm và quyền lợi khác đối với người lao động, người quản lý, người đại diện phần vốn theo quy định. Đối với công ty liên kết, thực hiện giám sát tình hình sản xuất kinh doanh; hiệu quả đầu tư vốn; khả năng thanh toán nợ đến hạn, hệ số nợ phải trả trên vốn chủ sở hữu; việc chuyển nhượng vốn đã đầu tư.
+ Giám sát đặc biệt: Được áp dụng đối với các đơn vị có dấu hiệu mất an tồn tài chính theo quy định của pháp luật hiện hành. Theo đó, chủ thể giám sát cần giám sát, đánh giá các chỉ tiêu có dấu hiệu mất an tồn tài chính; đánh giá các nguyên nhân chính dẫn tới khả năng mất an tồn tài chính; giám sát việc xây dựng và thực hiện phương án khắc phục các khó khăn tài chính; đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, cơng tác quản lý tài chính, điều hành sản xuất kinh doanh của đơn vị để đưa ra ý kiến chỉ đạo đối với đơn vị, hoặc báo cáo xử lý trong trường hợp không cải thiện; đánh giá, quyết định đưa ra khỏi danh sách giám sát tài chính đặc biệt khi đơn vị đã phục hồi. - Cơng tác kiểm sốt tn thủ: Bao gồm việc (i) Kiểm sốt mức độ hồn thiện và phù
hợp của các QCQLNB, quy trình thực hiện cơng việc (phù hợp với các quy định của pháp luật và được cập nhật kịp thời các quy định pháp luật mới, phù hợp với nội dung các QCQLNB cấp trên đã ban hành liên quan, các cơng việc có tính chất thường xun phải có quy trình hướng dẫn thực hiện); (ii) Kiểm sốt việc tuân thủ các chỉ đạo của HĐTV EVN, kiến nghị của các cơ quan thanh kiểm tra; (iii) Kiểm soát việc tuân thủ các QCQLNB và quy trình thực hiện cơng việc.
3.2 Đánh giá thực trạng áp dụng Luật Doanh nghiệp năm 2020 tại Tập đoànĐiện lực Quốc gia Việt nam