Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật liệu, TSCĐ, thành phẩm và tiêu thụ Kế toán thanh tốn và cơng nợ Thủ quỹ
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng
Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán
- Kế toán trưởng:
+ Là người trực tiếp lãnh đạo tất cả các nhân viên thuộc quyền quản lý của mình, điều hành tồn bộ hệ thống kế tốn của Cơng ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Tổng giám đốc.
+ Củng cố và hồn thiện cơng tác hạch tốn của Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu cơng tác quản lý và phù hợp với chính sách kế tốn của Cơng ty.
- Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp số liệu, xác định kết quả kinh
doanh, vào sổ cái tài khoản, tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo tài chính, kiểm tra đối chiếu số liệu phát sinh ở kế toán viên và sổ chi tiết.
- Kế toán vật liệu, TSCĐ, thành phẩm và tiêu thụ: kiểm tra, đánh giá, theo
dõi tình hình nhập, xuất, tồn nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm; đồng thời phản ánh giá trị công cụ, dụng cụ trong đơn vị đang dùng, kiểm tra chặt chẽ về số lượng, chất lượng từng loại công cụ, dụng cụ; xác định giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm TSCĐ, tính tốn phân bổ khấu hao TSCĐ theo đúng đối tượng sử dụng.
- Kế tốn thanh tốn và cơng nợ: chịu trách nhiệm theo dõi, lập báo cáo
tổng hợp về thu chi tiền mặt, tiền vay, theo dõi cơng nợ.
- Thủ quỹ: có trách nhiệm thu chi tiền mặt theo các chứng từ thu chi hợp lệ
mà các kế toán đã lập, quan hệ với các ngân hàng và các tổ chức tín dụng để gửi hoặc rút tiền.
2.1.5.2. Chính sách, chế độ kế tốn được áp dụng tại Công ty Về hệ thống chứng từ kế toán Về hệ thống chứng từ kế tốn
Tính đến ngày 31/12/2014, Cơng ty đang sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính về ban hành chế độ kế tốn doanh nghiệp. Từ ngày 01/01/2015, Công ty đã cập nhật hệ thống chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp.
Về hệ thống tài khoản kế tốn
Trước đây, Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính về ban hành chế độ kế tốn doanh nghiệp. Từ ngày 01/01/2015, Cơng ty đã cập nhật hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Hệ thống tài khoản cũng được phân cấp chi tiết nhưng rất hạn chế, chủ yếu là sử dụng tài khoản cấp 2 theo quy định của Nhà nước.
Về hệ thống sổ kế tốn
Hiện nay Cơng ty đang áp dụng hệ thống sổ kế tốn của hình thức Nhật ký chung theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp. Cơng ty cũng có sử dụng phần mềm kế tốn là phần mềm tự viết Ánh Mai được Cơng ty thuê đơn vị bên ngoài viết. Điều này giúp cho cơng việc kế tốn trở nên thuận tiện, chính xác và gọn nhẹ hơn.
Về hệ thống báo cáo kế toán
- Báo cáo tài chính của Cơng ty được lập hàng năm với niên độ kế toán bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Bao gồm các báo cáo:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
- Ngồi những báo cáo này, Cơng ty cịn tiến hành lập một số báo cáo chi tiết phục vụ cho nội bộ Công ty bao gồm các báo cáo sau:
+ Báo cáo tăng giảm nguyên giá tài sản cố định + Báo cáo tăng giảm hao mòn tài sản cố định + Bảng đối chiếu biến động của vốn chủ sở hữu + Báo cáo theo dõi tình hình nguyên vật liệu + Bảng nhập, xuất tồn kho sản phẩm (phụ lục 2.2) + Bảng tổng hợp chi phí bán hàng (phụ lục 2.3)
+ Bảng tiêu thụ, lãi lỗ
+ Bảng thực hiện khối lượng xây dựng cơ bản
+ Báo cáo chi tiết số dư các tài khoản 131, 136, 138, 141, 331, 336, 338...
Một số chính sách kế tốn được áp dụng tại Cơng ty
- Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền: phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán (đồng Việt Nam).
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: tính theo giá gốc.
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: bình quân gia quyền. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình: có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên và thời gian sử dụng trên 1 năm, TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc.
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vơ hình: phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao ước tính như sau:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc: 5-50 năm + Máy móc, thiết bị: 3-20 năm + Phương tiện vận tải: 6-30 năm + Dụng cụ quản lý: 3-10 năm
+ Vườn cây cao su: được tính theo tỷ lệ tại Quyết định số 221/QĐ-CSVN ngày 27/04/2010 của Tổng giám đốc Tập đồn Cơng nghiệp cao su Việt Nam.
2.2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU QUẢNG NGÃI
2.2.1. Mục tiêu khảo sát
Mục tiêu của cuộc khảo sát là nhằm tìm hiểu về thực trạng cơng tác kế tốn quản trị tại Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi cũng như mức độ hiểu biết của nhân viên trong Cơng ty về kế tốn quản trị và thực trạng cơng tác kế tốn quản trị tại Công ty.
2.2.2. Quá trình khảo sát
Đối tượng khảo sát là nhà quản trị các cấp và các nhân viên có liên quan đến các hoạt động kế toán quản trị trong Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi. Danh sách các thành viên tham gia khảo sát được trình bày ở phụ lục 2.5.
Thiết kế bảng câu hỏi
- Bảng câu hỏi bao gồm 22 câu hỏi được thiết kế với nội dung hướng đến việc đạt được mục tiêu khảo sát đã đề ra. Cụ thể bao gồm những nội dung như sau:
+ Thực trạng cơng tác kế tốn quản trị tại Cơng ty. + Nguyên nhân của thực trạng.
+ Sự cần thiết phải tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại Cơng ty. + Ý kiến đóng góp để tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại Công ty. - Dạng câu hỏi: bao gồm cả hai dạng câu hỏi đóng và câu hỏi mở.
Bảng câu hỏi khảo sát được trình bày ở phụ lục 2.6.
Phương pháp khảo sát
Để đạt được kết quả đáng tin cậy cho cuộc khảo sát, tác giả đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp một số thành viên trong danh sách, những thành viên khơng có điều kiện phỏng vấn trực tiếp thì tác giả tiến hành gửi phiếu khảo sát.
2.2.3. Kết quả khảo sát
Tổng cộng tác giả đã phát 11 phiếu khảo sát và thu về được 11 phiếu, tất cả đều hợp lệ. Sau đó, tác giả tiến hành tổng hợp, tính tốn phần trăm các chỉ tiêu. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát được trình bày ở phụ lục 2.7. Nhìn chung thơng qua quá trình quan sát, thu thập dữ liệu và khảo sát ý kiến của các thành viên trong Công ty, tác giả nhận thấy hiện tại trong bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi chỉ mới có bộ phận kế tốn tài chính, chưa xây dựng được bộ phận kế toán quản trị. Tuy nhiên, hệ thống thơng tin kế tốn cũng đã cung cấp được một số thông tin phục vụ cho các chức năng của nhà quản trị. Mặc dù những thông tin cung cấp cịn rời rạc, sơ khai nhưng đây chính là biểu hiện ban đầu của kế toán quản trị, giúp tác giả có căn cứ để tổ chức cơng tác kế tốn quản trị cho Cơng ty. Cụ thể, những thông tin mà hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty cung cấp nhằm phục vụ cho các chức năng của nhà quản trị được trình bày ở mục 2.3.
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU QUẢNG NGÃI TNHH MTV CAO SU QUẢNG NGÃI
2.3.1. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ chức năng hoạch định
Với chức năng hoạch định, nhà quản trị phải thiết lập được các loại dự toán hoặc các kế hoạch nhằm định hướng cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Hiện nay, Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi đã tiến hành lập một số loại kế hoạch phục vụ cho chức năng hoạch định và kiểm soát của nhà quản trị. Cụ thể, hằng năm phịng Kế hoạch – XDCB của Cơng ty tiến hành lập các kế hoạch kinh tế, tài chính, sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản rồi gửi Tập đoàn phê duyệt. Các kế hoạch này bao gồm:
a. Kế hoạch sản lượng khai thác
Kế hoạch này được lập căn cứ vào kết quả kiểm kê số cây khai thác vào cuối năm do các Đội sản xuất gửi về. Từ đó quy ra sản lượng khai thác có thể đạt được. Cụ thể: năng suất của những cây khai thác năm đầu đạt 0,3 tấn/ha, những năm tiếp theo cứ mỗi năm năng suất tăng thêm 30% hoặc 40%, 50% tùy thuộc vào mật độ và chất lượng cây trong vườn (phụ lục 2.8).
b. Kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, doanh thu
Kế hoạch này được lập dựa vào kế hoạch sản lượng khai thác ở trên, lượng sản phẩm tồn kho và giá bán dự kiến (phụ lục 2.9).
c. Kế hoạch lao động tiền lương
- Về lao động:
+ Đối với công nhân khai thác: cứ mỗi công nhân sẽ đảm nhận 3 phần cạo, mỗi phần cạo là 300 cây. Ví dụ trong năm 2015 có 30.000 cây khai thác thì số cơng nhân cần là 30.000/900 cây = 33 công nhân.
+ Đối với công nhân KTCB: mỗi công nhân sẽ quản lý 3 ha. Ví dụ trong năm 2015 trồng mới 100 ha vậy số công nhân cần tuyển là 100/3 = 33 công nhân. Tổng số công nhân KTCB: số cơng nhân hiện có năm trước + 33 cơng nhân.
+ Đối với nhân viên văn phòng, tổ đội: dựa vào số lượng hiện có. - Về quỹ tiền lương:
+ Đối với công nhân khai thác (chi phí nhân cơng trực tiếp): căn cứ vào:
* Giá bán (giá thị trường), sản lượng (biểu kế hoạch sản lượng) * Tỷ lệ quỹ tiền lương năm trước/doanh thu (a)
* Chi phí NCTT năm trước/quỹ tiền lương năm trước (b)
Quỹ tiền lương khai thác = giá bán x sản lượng x a x b
+ Đối với công nhân KTCB: căn cứ vào diện tích trồng mới và diện tích chăm sóc hằng năm.
Diện tích trồng mới x định mức cơng x đơn giá tiền lương
Trong đó: Diện tích trồng mới căn cứ vào kế hoạch nông nghiệp hằng năm, định mức công căn cứ vào định mức do Tập đoàn ban hành.
+ Đối với nhân viên quản lý phục vụ:
Giống như cơng thức tính quỹ tiền lương khai thác và cộng thêm 10% quỹ tiền lương KTCB.
+ Tiền lương viên chức quản lý căn cứ Thông tư số 19/2013/TT- BLĐTBXH ngày 09/9/2013 của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội hướng dẫn Nghị định số 51/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính phủ thực hiện chế độ tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với thành viên Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty, Kiểm sốt viên, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc, Phó tổng giám đốc hoặc Phó giám đốc, Kế tốn trưởng trong Cơng ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu (phụ lục 2.10).
d. Kế hoạch giá thành
- Chi phí nguyên liệu – vật liệu trực tiếp:
+ Căn cứ vào định mức phân bón do ban quản lý Kỹ thuật Tập đoàn ban hành dành cho vườn cây khai thác từng năm.
+ Căn cứ vào báo giá của các đơn vị cung cấp.
- Chi phí nhân cơng trực tiếp mang từ Kế hoạch Lao động tiền lương qua. - Chi phí sản xuất chung: chủ yếu là khoản mục chi phí tiền lương + phụ cấp của nhân viên. Lấy hệ số lương của đội trưởng, tổ trưởng, kế toán đội tại các
đội sản xuất * mức lương tối thiểu * 12 tháng * sản lượng khai thác kế hoạch (phụ lục 2.11).
e. Kế hoạch chi phí bán hàng:
Kế hoạch này được lập dựa vào số liệu năm trước vì chi phí này thường biến động không đáng kể (phụ lục 2.12).
f. Kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp:
Kế hoạch này bao gồm các chỉ tiêu sau đây: - Chi phí nhân viên quản lý:
Tiền lương + phụ cấp = Tiền lương quản lý phục vụ (phụ lục 2.10) – Tiền lương, phụ cấp của chi phí nhân viên sản xuất chung (phụ lục 2.11) + Tiền lương viên chức quản lý (phụ lục 2.10)
- Chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngồi; chi phí vật liệu quản lý; thuế, phí, lệ phí; chi phí dự phịng; trích quỹ khoa học cơng nghệ; chi phí khác: căn cứ vào số liệu năm trước.
- Tổng chi phí QLDN = Chi phí nhân viên quản lý + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí dịch vụ mua ngồi + Chi phí vật liệu quản lý + Thuế, phí, lệ phí + Chi phí dự phịng + Trích quỹ khoa học cơng nghệ + Chi phí khác.
- Phân bổ chi phí QLDN cho hoạt động sản xuất kinh doanh và kiến thiết cơ bản:
+ Phân bổ chi phí QLDN cho hoạt động sản xuất kinh doanh:
Tổng chi phí QLDN x
+ Phân bổ chi phí QLDN cho hoạt động KTCB:
Tổng chi phí QLDN x
Quỹ tiền lương khai thác Quỹ TL khai thác + Quỹ TL KTCB
Quỹ tiền lương KTCB
Trong đó, quỹ tiền lương khai thác và quỹ tiền lương kiến thiết cơ bản được lấy từ kế hoạch lao động tiền lương. Kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2015 của Công ty được trình bày ở phụ lục 2.13.
g. Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản:
Kế hoạch này được lập dựa vào:
- Kế hoạch trồng mới và chăm sóc đã được Tập đồn phê duyệt. - Dự tốn trồng mới, chăm sóc của năm trước đó đã được phê duyệt. - Đối với các cơng trình (nhà kho, giếng nước,…) căn cứ vào dự tốn kinh tế kỹ thuật Cơng ty th nhà thầu lập và đã được thẩm tra (phụ lục 2.14).
Sau khi các kế hoạch này được phê duyệt, phòng Kế hoạch – XDCB sẽ lập suất đầu tư trồng mới, chăm sóc (chi phí cho 1 ha trồng mới, chăm sóc) căn cứ vào định mức do Tập đồn ban hành (phụ lục 2.15). Sau khi suất đầu tư được Tập đồn phê duyệt, căn cứ vào đó, phịng Kế hoạch – XDCB lập Dự tốn chi phí trực tiếp chăm sóc cao su kiến thiết cơ bản từng năm và Dự tốn chi phí trực tiếp chăm sóc cao su kéo dài (phụ lục 2.16). Sau đó sẽ lập Dự tốn tổng hợp chi phí chăm sóc 01 ha cao su kiến thiết cơ bản từng năm và Dự tốn tổng hợp chi phí chăm sóc 01 ha cao su kéo dài (phụ lục 2.17).
2.3.2. Tổ chức hệ thống kế tốn chi phí phục vụ chức năng tổ chức điều hành
Để phục vụ cho chức năng tổ chức điều hành, hệ thống thơng tin kế tốn cần cung cấp các thông tin phát sinh hằng ngày để nhà quản trị có thể giám sát được hoạt động một cách thường xuyên và giữ cho tổ chức được hoạt động liên tục. Tại Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, hệ thống thông tin kế tốn cung cấp các thơng tin phục vụ chức năng này thơng qua việc phân loại chi phí và kế tốn tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm.
a. Phân loại chi phí
Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi hiện đang phân loại chi phí theo