8. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Tổ chức cung cấp thông tin
Việc tổ chức cung cấp thông tin được thực hiện thơng qua hệ thống báo cáo kế tốn quản trị. Báo cáo kế toán quản trị phản ánh các chỉ tiêu kinh tế, tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và có ý nghĩa rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, kiểm tra điều hành và ra quyết định của nhà quản trị.
Trên cơ sở những thông tin đã được thu thập, phân loại, xử lý ở các giai đoạn trên, kế toán quản trị sẽ tiến hành thiết kế hệ thống báo cáo bao gồm các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất,… Tuy nhiên khi thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần lưu ý là hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải được xây dựng phù hợp với nhu cầu cung cấp thông tin trong nội bộ đơn vị, nội dung trong các báo cáo phải đảm bảo được sự so sánh để nhà quản trị dễ nắm bắt được những chênh lệch và nguyên nhân để có cách xử lý kịp thời; đồng
thời các chỉ tiêu trong báo cáo phải phù hợp với các chỉ tiêu trong các kế hoạch, dự tốn, báo cáo tài chính để đảm bảo tính thống nhất, tiện cho việc so sánh, đối chiếu.
1.2.4. Tổ chức bộ máy kế tốn
Có ba cách thức tổ chức bộ máy kế tốn quản trị, bao gồm mơ hình kết hợp, mơ hình tách biệt và mơ hình hỗn hợp (Phạm Ngọc Tồn, 2010).
Mơ hình kết hợp
Mơ hình kết hợp tổ chức gắn bộ phận kế toán quản trị kết hợp chung với bộ phận kế tốn tài chính trong hệ thống kế tốn của doanh nghiệp. Mơ hình này có ưu điểm là sử dụng chung nhân lực giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị nên tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả sẽ khơng cao do kế tốn quản trị không được chuyên mơn hóa sâu. Mơ hình này có tính thực tiễn cao, nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam.
Mơ hình tách biệt
Tổ chức kế tốn quản trị theo mơ hình tách biệt giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị bao gồm sự tách biệt cả nhân sự, nghiệp vụ kế tốn. Với mơ hình này, kế tốn quản trị sẽ chun mơn hóa sâu hơn và là cơng cụ đắc lực hơn cho nhà quản trị, tuy nhiên vì tách biệt nên cần nhiều nhân lực hơn so với mô hình kết hợp nên sẽ tốn kém hơn. Mơ hình này khó khăn khi áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa vì thiếu điều kiện về nguồn lực để thực hiện mặc dù hiệu quả cung cấp thông tin mà hai hệ thống này mang lại sẽ cao hơn so với mơ hình kết hợp.
Mơ hình hỗn hợp
Tổ chức kế tốn quản trị theo mơ hình hỗn hợp vừa có tính tách rời vừa có tính kết hợp giữa hai bộ phận kế tốn tài chính và kế toán quản trị. Đối với các phần hành kế toán mà giữa hai bộ phận kế tốn này có liên quan nhau về nội dung thì sẽ được áp dụng theo mơ hình kết hợp cịn đối với các phần hành kế tốn có sự khác biệt hoặc những phần hành kế tốn đặc thù riêng thì sẽ được tổ chức theo mơ hình tách rời. Mơ hình này vận dụng kết hợp hai mơ hình trên một cách linh hoạt, tuy nhiên công tác tổ chức kế tốn địi hỏi kế tốn trưởng phải có trình độ cao, phân công, phân nhiệm phù hợp và kết hợp các bộ phận hài hịa. Mơ hình này khó áp
dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vì tốn kém chi phí và khơng đủ trình độ thực hiện.
Với ba mơ hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị như trên, tùy theo quy mô doanh nghiệp, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn quản trị phù hợp trên cơ sở mối quan hệ lợi ích và chi phí của việc vận hành từng mơ hình tổ chức đó.
1.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin
Trong thời đại cơng nghệ thơng tin có những bước phát triển vượt bậc như ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào mọi ngành nghề đã trở thành một nhu cầu cấp thiết. Riêng đối với kế toán và kế tốn quản trị thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin đã mang lại những lợi ích vơ cùng to lớn như: giảm khối lượng ghi chép thông tin; việc xử lý, tính tốn, tổng hợp số liệu nhanh chóng và chính xác; các thơng tin được lưu trữ dễ dàng và độ bảo mật được đảm bảo cao,…
Để tổ chức ứng dụng được công nghệ thông tin trong doanh nghiệp cần trang bị những phương tiện kỹ thuật hỗ trợ bao gồm phần cứng, phần mềm và nhân sự vận hành. Việc trang bị này yêu cầu tốn kém nhiều chi phí như: chi phí mua sắm, bảo trì, sữa chữa thiết bị; chi phí đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên đủ trình độ vận hành hệ thống,… Do đó, doanh nghiệp cần căn cứ vào nhu cầu và điều kiện của mình mà trang bị các trang thiết bị phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, vừa tránh lãng phí vừa ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiệu quả.
1.3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1. Quy mô của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp với quy mơ lớn thường sẽ có phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức cồng kềnh và nhu cầu thơng tin địi hỏi cao. Do đó, những doanh nghiệp này cần ứng dụng đầy đủ các nội dung kế toán quản trị nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho từng bộ phận và bộ máy kế toán quản trị sẽ phức tạp hơn. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp lớn thường sẽ có nền tảng về nhân sự, khoa học kỹ thuật tốt hơn nên điều kiện áp dụng kế toán quản trị cũng sẽ thuận lợi hơn.
Ngược lại, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, phạm vi hoạt động tương đối hẹp hơn, cơ cấu tổ chức thường đơn giản, nhu cầu thơng tin địi hỏi khơng q cao, trình độ nhân sự và ứng dụng cơng nghệ thơng tin thường bị hạn chế. Do đó, các doanh nghiệp này chưa thể áp dụng được đầy đủ các nội dung của kế toán quản trị mà chỉ nên tập trung vào một số nội dung kế toán quản trị thật sự cần thiết; bộ máy kế toán quản trị cũng sẽ đơn giản hơn.
1.3.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau bao gồm lĩnh vực hoạt động, đặc điểm quy trình cơng nghệ, đặc điểm tổ chức sản xuất,… Những yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến việc ứng dụng kế toán quản trị, việc lựa chọn những nội dung và mơ hình kế tốn quản trị khi áp dụng vào doanh nghiệp. Ví dụ như đối với một doanh nghiệp sản xuất, hệ thống thơng tin kế tốn sẽ tập trung phản ánh những thơng tin về q trình sản xuất sản phẩm, những chi phí sản xuất phát sinh và việc tính giá thành; cịn một doanh nghiệp thương mại lại quan tâm nhiều hơn đến quá trình mua, bán hàng và dự trữ hàng hóa,…
1.3.3. Trình độ quản lý của doanh nghiệp
Kế toán quản trị là một kênh thông tin hỗ trợ cho việc quản lý doanh nghiệp. Do đó, trình độ quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc tổ chức công tác kế tốn quản trị. Trình độ quản lý càng cao, nhu cầu về việc vận hành bộ máy kế toán quản trị càng cấp thiết; thơng tin kế tốn quản trị càng phải chi tiết, kịp thời nhằm giúp các nhà quản trị ra quyết định chính xác.
1.4. MỘT SỐ BÀI HỌC KINH NGHIỆM TRONG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN TRỊ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
1.4.1. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa
Trên thế giới, khái niệm doanh nghiệp nhỏ và vừa rất đa dạng nhưng chủ yếu đều căn cứ vào vốn và lao động. Ngoài ra, một số nước còn gắn vốn và lao động với đặc điểm từng ngành nghề, có nước cịn căn cứ vào doanh thu hàng năm,… Tại Việt Nam, theo Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 thì doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia
thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ và vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên). Việc phân loại cụ thể được trình bày ở bảng 1.1.
Bảng 1.1. Phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa
Quy mô
Khu vực
DN siêu nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa
Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động Tổng nguồn vốn Số lao động I. Nông, lâm nghiệp và thủy sản 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người II. Công nghiệp và xây dựng 10 người trở xuống 20 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 200 người Từ trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng Từ trên 200 người đến 300 người III. Thương mại và dịch vụ 10 người trở xuống 10 tỷ đồng trở xuống Từ trên 10 người đến 50 người Từ trên 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng Từ trên 50 người đến 100 người (Nguồn: Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009)
Theo nghiên cứu của Phạm Ngọc Toàn (2010), các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam có những đặc điểm sau đây:
- Tham gia vào mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh với nhiều loại ngành nghề khác nhau và không ngừng phát triển về số lượng theo từng năm.
- Giữ một vị trí chủ yếu trong sự tăng trưởng của nền kinh tế quốc dân.
- Còn non kém trong kinh nghiệm thương trường, thiếu kinh nghiệm quản lý, đội ngũ cán bộ nhân viên không được đào tạo một cách chuyên nghiệp, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng kinh doanh còn chưa đáp ứng được sự thay đổi nhanh chóng của mơi trường kinh doanh hiện nay.
1.4.2. Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa trên thế giới
Ở Canada
Cũng như Việt Nam, các doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm số lượng lớn và giữ một vị trí rất quan trọng trong nền kinh tế Canada. Trong một nghiên cứu vào năm 2013, Howard M. Armitage và Alan Webb đã tiến hành phỏng vấn 11 doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Canada về mức độ áp dụng các cơng cụ kế tốn quản trị tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa và tìm hiểu nguyên nhân mà một số cơng cụ kế tốn quản trị không được sử dụng. Từ kết quả nghiên cứu đã cho thấy các DNNVV ở Canada đã khá quan tâm đến công tác kế toán quản trị nhưng chỉ tập trung ở một số nội dung và kỹ thuật kế toán quản trị đơn giản. Cụ thể là:
- Các doanh nghiệp rất quan tâm và chú trọng đến hệ thống kế toán chi phí và giá thành cơ bản nhưng các cơng cụ như giá thành định mức, chi phí mục tiêu, chi phí dựa trên mức độ hoạt động được áp dụng rất ít.
- Phần lớn các doanh nghiệp đều lập dự toán tổng thể và dự toán theo quý với độ phức tạp tăng dần lên theo quy mơ cơng ty. Tuy nhiên rất ít doanh nghiệp sử dụng dự tốn linh hoạt.
- Hơn một nửa các cơng ty lập báo cáo bộ phận và báo cáo trách nhiệm. - Phân tích chênh lệch được sử dụng khá rộng rãi bằng cách so sánh giữa kết quả thực hiện và dự tốn. Tuy nhiên do khơng lập dự tốn linh hoạt nên việc phân tích này khơng tính đến trường hợp mức độ hoạt động thay đổi.
- Các công cụ như thẻ điểm cân bằng, phân tích Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận hầu như khơng được sử dụng.
Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng chỉ ra nguyên nhân của thực trạng một số cơng cụ kế tốn quản trị khơng được sử dụng như trên là do các cơng ty có quy mơ nhỏ, chưa đủ sự phát triển, có q ít sản phẩm,… Bên cạnh đó việc phân loại chi phí cố định, chi phí biến đổi chủ yếu dựa trên kinh nghiệm mà không dùng các kỹ thuật chính thống nên khơng thể phân tích mối quan hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận kể cả phân tích điểm hịa vốn.
Ở Anh
DNNVV được ví như xương sống của nền kinh tế Anh và được coi là chìa khóa để kích thích tăng trưởng. Ở nước này, các DNNVV sử dụng khoảng 59% lực lượng lao động và đóng góp khoảng 50% sản lượng khu vực tư nhân; 99,9% các doanh nghiệp ở Anh là doanh nghiệp nhỏ. Năm 2013, một nhóm gồm 3 tác giả Michael Lucas, Malcolm Prowle và Glynn Lowth đã tiến hành một nghiên cứu về việc áp dụng kế tốn quản trị của các DNNVV ở Anh. Thơng qua việc nghiên cứu 11 cơng ty, nhóm tác giả đã cho thấy thực trạng là tại các DNNVV, các thơng tin kế tốn quản trị chủ yếu phục vụ cho chức năng kiểm soát hơn là ra quyết định; có nghĩa là các nhà quản trị thường xuyên đưa ra các quyết định mà khơng có hoặc có khơng đầy đủ sự phân tích hoặc các thơng tin tài chính. Sở dĩ có sự khác nhau trong việc ứng dụng kế tốn quản trị giữa các doanh nghiệp là do các yếu tố như: quy mơ cơng ty; giới hạn tài chính như lợi nhuận, dịng tiền hay khả năng tín dụng; yêu cầu của các bên liên quan; nền tảng và kinh nghiệm của các nhà quản lý cấp cao; bản chất hoạt động của doanh nghiệp và mơi trường mà doanh nghiệp đó hoạt động.
1.4.3. Tổ chức cơng tác kế toán quản trị đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam Việt Nam
Ở Việt Nam, nghiên cứu của tác giả Phạm Ngọc Toàn trong luận án tiến sĩ vào năm 2010 đã cho thấy một thực trạng chung trong phần lớn các DNNVV là kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mức; nhà quản trị và nhân viên kế tốn cịn hạn chế về trình độ, chun mơn kế tốn quản trị; nội dung và kỹ thuật kế toán quản trị được vận dụng khá đơn giản;… Tuy nhiên cũng qua khảo sát đã cho thấy phần lớn các DNNVV ở Việt Nam đều cho rằng kế tốn quản trị có vai trị rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây là một bước tiến lớn trong nhận thức của các DNNVV, là tiền đề để tổ chức cơng tác kế tốn quản trị trong các doanh nghiệp này. Theo tác giả luận án, những nội dung kế toán quản trị mà DNNVV cần xây dựng bao gồm: xây dựng hệ thống kế tốn chi phí phục vụ u cầu quản trị chi phí, xây dựng hệ thống dự toán phục vụ yêu cầu hoạch định, xây dựng kế toán trung tâm trách nhiệm phục vụ yêu cầu kiểm soát và đánh giá thành quả thực hiện, xây dựng và thiết kế
thông tin thích ứng phục vụ yêu cầu ra quyết định ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời tác giả cũng đã đề xuất các DNNVV hiện nay nên áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế toán tập trung với mơ hình kết hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị cũng như tùy vào quy mơ của mỗi doanh nghiệp mà tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin cho phù hợp.
1.4.4. Bài học kinh nghiệm để tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi
Từ việc nghiên cứu nội dung và tổ chức cơng tác kế tốn quản trị của các DNNVV trên thế giới và Việt Nam, tác giả đã rút ra một số bài học kinh nghiệm để tổ chức công tác kế tốn quản trị cho Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi:
Thứ nhất, kế tốn quản trị có vai trị rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp
cho dù thuộc loại hình nào, quy mô lớn hay nhỏ. Tùy vào đặc điểm của mỗi doanh