8. Kết cấu của đề tài
3.2. Giải pháp tổ chức cơng tác kế tốn quản trị tại Công ty TNHH MTV Cao
3.2.2.5. Thiết lập thơng tin kế tốn quản trị phục vụ việc ra quyết định ngắn hạn
Nhà quản trị trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn đối diện với những quyết định kinh doanh. Ngày nay trong thời đại của nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt thì việc ra quyết định của các nhà quản trị khơng thể chính xác nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm, cảm tính. Thay vào đó, các nhà quản trị cần trang bị cho mình những kỹ thuật cũng như công cụ hiện đại để thu thập, xử lý, phân tích thơng tin nhằm ra quyết định một cách đúng đắn. Riêng đối với Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi là một doanh nghiệp sản xuất nông nghiệp với một sản phẩm duy nhất và lại chịu sự quy định của Tập đồn Cơng nghiệp cao su Việt Nam về nhiều mặt (trong đó có đơn giá bán sản phẩm) nên việc ra quyết định của các nhà quản trị có
phần bị hạn chế hơn các doanh nghiệp khác. Sau đây tác giả xin lựa chọn một số công cụ và kỹ thuật ra quyết định phù hợp, có thể ứng dụng tại Cơng ty.
Phân tích điểm hịa vốn dùng kỹ thuật Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận
Phân tích điểm hịa vốn là một trong những cơng cụ rất quan trọng trong kỹ thuật phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận vì nó cho Cơng ty biết được tại mức sản lượng nào thì hịa vốn cũng như xác định được vùng lãi, lỗ. Từ đó giúp Cơng ty xem xét quá trình kinh doanh của mình một cách chủ động và tích cực, đồng thời có thể đề ra những biện pháp để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả hơn. Ví dụ minh họa về phân tích điểm hịa vốn dùng kỹ thuật Chi phí – khối lượng – lợi nhuận được trình bày ở phụ lục 3.9.
Phân tích lợi nhuận dùng kỹ thuật Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận
Bên cạnh việc phân tích điểm hịa vốn, Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi cũng có thể sử dụng một cách tiếp cận khác của kỹ thuật phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận đó là phân tích lợi nhuận theo mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận. Theo cơng cụ này, Cơng ty có thể xác định sản lượng, doanh thu cần đạt được để đảm bảo một mức lợi nhuận nào đó. Điều này rất có ích trong việc phân tích dự báo của Cơng ty. Ví dụ minh họa về phân tích lợi nhuận dùng kỹ thuật chi phí – khối lượng – lợi nhuận được trình bày ở phụ lục 3.10.
3.2.3. Tổ chức cơng tác kế tốn quản trị
3.2.3.1. Tổ chức thu thập thông tin
Để tổ chức cơng tác kế tốn quản trị, Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi bên cạnh việc sử dụng hệ thống chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp cịn phải tổ chức thêm một số chứng từ phục vụ cho các nội dung kế toán quản trị, nhất là phục vụ cho u cầu quản trị chi phí tại Cơng ty. Các chứng từ này cần được thiết kế sao cho có thể theo dõi được phần biến phí, định phí của từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm và phải đảm bảo được độ tin cậy cũng như có thể dễ dàng so
sánh, tổng hợp khi cần thiết. Tác giả xin đề xuất Công ty nên sử dụng thêm một số chứng từ sau đây (phụ lục 3.11):
- Phiếu dự trù nguyên vật liệu: nguyên vật liệu là yếu tố rất quan trọng trong việc sản xuất sản phẩm. Đối với Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, nguyên vật liệu chủ yếu là các loại phân bón như: phân Urê, phân Lân, phân Kali, phân vi sinh, thuốc bảo vệ thực vật,… Các loại nguyên vật liệu này rất cần thiết cho sự tăng trưởng, chống bệnh tật cho cây cao su nhưng lại dễ bị hư hỏng, mất chất do thời tiết nếu không bảo quản tốt. Do vậy, Cơng ty cần có cơng tác dự trữ nguyên vật liệu hợp lý để vừa đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu kịp thời cho q trình chăm sóc cao su, vừa tiết kiệm và khơng bị chôn vốn. Phiếu dự trù nguyên vật liệu là cơ sở để phòng Kế hoạch – XDCB lên kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu hợp lý hơn.
- Phiếu báo thay đổi định mức nguyên vật liệu: các định mức nguyên vật liệu của Công ty hiện nay được phịng Kỹ thuật Nơng nghiệp xây dựng căn cứ vào định mức do Tập đồn Cơng nghiệp cao su Việt Nam ban hành, khi Tập đồn có sự điều chỉnh về định mức thì Cơng ty cũng phải điều chỉnh theo. Do vậy, cần có thêm chứng từ Phiếu báo thay đổi định mức nguyên vật liệu nhằm cho biết lượng nguyên vật liệu cần thay đổi, lý do thay đổi là từ phía Tập đồn hay phía Cơng ty.
3.2.3.2. Tổ chức phân loại và xử lý thông tin
Về hệ thống tài khoản kế toán quản trị
Khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quả trị, cần lưu ý các vấn đề sau: - Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị phải dựa trên hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Do vấn đề quan tâm hàng đầu hiện nay của Công ty là kiểm sốt chi phí, hạ giá thành sản phẩm nên hệ thống tài khoản phải được phân loại và mã hóa một cách chi tiết nhằm theo dõi được chi phí phát sinh ở từng trung tâm trách nhiệm, từng bộ phận và phải mã hóa theo cách ứng xử của chi phí.
- Hệ thống tài khoản phải được thiết kế thống nhất, rõ ràng, thuận tiện cho việc tập hợp, so sánh và lập báo cáo kế tốn quản trị.
Tại Cơng ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi, vấn đề cần quan tâm hàng đầu hiện nay là kiểm sốt chi phí. Do vậy, tác giả đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống tài khoản kế toán quản trị chi tiết cho các loại chi phí phát sinh. Hệ thống tài khoản kế tốn quản trị này có thể được thiết kế như sau:
Phân lớp 1: phân lớp này có 4 ký tự, sử dụng lại hệ thống tài khoản Công ty
đang dùng theo quy định của Bộ tài chính. Trong đó, 3 ký tự đầu là tài khoản cấp 1, ký tự sau là tài khoản cấp 2.
Phân lớp 2: loại chi phí, cho biến chi phí phát sinh là định phí hay biến phí.
Cụ thể ký hiệu: Biến phí – B, định phí – Đ.
Phân lớp 3: mã trung tâm trách nhiệm. Cụ thể như sau:
Trung tâm trách nhiệm Mã số
1. Trung tâm đầu tư
- Hội đồng thành viên - Kiểm soát viên - Ban Tổng giám đốc
2. Trung tâm doanh thu
- Phòng Kế hoạch – XDCB
3. Trung tâm chi phí
- Phịng Tổ chức hành chính - Phịng Tài chính Kế tốn - Phịng Kỹ thuật Nơng nghiệp - Đội sản xuất Bình An
- Đội sản xuất Bình Khương - Đội sản xuất Bình Minh - Đội sản xuất Bình Thanh - Đội sản xuất Bình Hịa - Đội sản xuất Tịnh Trà - Đội sản xuất Tây Trà
1 101 102 103 2 201 3 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310
Theo cách phân lớp như trên, Công ty TNHH MTV Cao su Quảng Ngãi sẽ có hệ thống tài khoản kế tốn quản trị chi tiết cho các loại chi phí được trình bày ở phụ lục 3.12.
Về hệ thống sổ kế toán quản trị
Bên cạnh việc áp dụng những mẫu sổ kế toán chi tiết của Thông tư 200/2014/TT – BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, Cơng ty nên thiết kế thêm một số sổ kế toán quản trị phục vụ cho cơng tác kiểm sốt chi phí theo cách ứng xử của chi phí như: sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, sổ chi tiết chi phí nhân cơng trực tiếp, sổ chi tiết chi phí sản xuất chung, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Các mẫu sổ kế tốn quản trị được trình bày ở phụ lục 3.13.
3.2.3.3. Tổ chức cung cấp thông tin
Các báo cáo kế toán quản trị được xây dựng tùy theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của các nhà quản trị, đặc điểm hoạt động kinh doanh, trình độ quản lý. Bên cạnh đó, các báo cáo này cịn phải có được sự thống nhất giữa các bộ phận đồng thời cung cấp được thông tin kịp thời, rõ ràng, dễ hiểu. Các báo cáo kế tốn quản trị cần được lập tại Cơng ty như sau:
- Các báo cáo dự tốn: đã trình bày ở phụ lục 3.6.
- Các báo cáo thành quả của các trung tâm tách nhiệm đã trình bày ở phụ mục 3.8.
- Các báo cáo phân tích biến động các loại chi phí. Trong điều kiện hiện nay khi mà giá mủ cao su đang còn diễn biến phức tạp, thì vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo trong Cơng ty là kiểm sốt và cắt giảm chi phí, phấn đấu giá thành tiêu thụ bằng giá bán nhằm đảm bảo thu nhập cho người lao động và bảo tồn vốn. Do đó, bộ phận kế tốn quản trị cần cung cấp những báo cáo phân tích được biến động của từng loại chi phí sản xuất kinh doanh nhằm giúp cho nhà quản trị có cái nhìn tồn diện nhưng chi tiết về từng loại chi phí phát sinh. Từ đó, đề ra được những giải pháp nhằm kiểm sốt chi phí hợp lý. Mẫu các báo cáo phân tích biến động chi phí được trình bày ở phụ lục 3.14.
- Báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính: báo cáo này sẽ cho Cơng ty có một cái nhìn tổng qt về tình hình tài chính của mình bao gồm: chính sách huy động và sử dụng vốn, mức độ tự chủ về tài chính, khả năng thanh tốn, hiệu quả hoạt động kinh doanh,... Từ đó sẽ giúp Cơng ty nhận thấy được những thuận lợi, khó khăn về tài chính mà mình sẽ phải đối diện trong tương lai và có những giải pháp nhằm cải thiện tình hình tài chính của mình. Mẫu báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính được trình bày ở phụ lục 3.15.