3.2. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT NHANH
3.2.1.Giải pháp về công nghệ
Cơng nghệ có ý nghĩa then chốt để nâng cao chất lượng dịch vụ bưu chính, muốn vậy trong thời gian tới Bưu Cục Best Express Tại Kon Tum cần:
Một là, tổ chức lại các khâu sản xuất bằng các biện pháp sau đây
Tại khâu giao dịch: phải tiêu chuẩn hóa đội ngũ giao dịch viên, quan tâm giải
quyết, lắng nghe mọi ý kiến của khách hàng liên quan đến vấn đề khiếu nại chất lượng các dịch vụ bưu chính, tăng cường kiểm sốt ngay từ khâu chấp nhận bưu gửi.
Tại khâu khai thác: thì hiện nay chủ yếu làm theo phương thức thủ công, điều này
khơng cịn phù hợp trong bối cảnh cạnh tranh mạnh mẽ. Nên muốn nâng cao chỉ tiêu tốc độ cần phải tự động hóa khâu khai thác, trang bị các máy đóng mở túi gói, chia chọn thư và bưu kiện bằng dây chuyền khép kín tự động.
Tại khâu vận chuyển: nên chú trọng những tuyến có thể mở rộng diện phục vụ
dịch vụ CPN, Express, chuyển tiền nhanh, tiết kiệm bưu điện, các dịch vụ bưu chính mới. Sắp xếp, phân luồng lại các tuyến đường thư cho phù hợp với điều kiện thực tế. Phối hợp chặt chẽ giữa các khâu để nắm được hành trình và thơng tin của q trình vận chuyển và có phương án dự phịng khi có sự cố đột xuất.
Tại khâu đi phát: chú ý nhất là các dịch vụ cần tốc độ chuyển phát nhanh như
economy express, global express, chuyển tiền nhanh…bảo đảm nhanh chóng an tồn chính xác đến tận địa chỉ người nhận. Tiêu chuẩn hóa thùng đựng thư từ báo chí cho các bưu tá, hạn chế tối đa ảnh hưởng mưa gió và các yếu tố khách quan khác làm mất mát, ướt, nhàu nát thư từ báo chí, phục vụ tận tụy và có trách nhiệm đối với nhưng địa chỉ khó phát.
Tại khâu kiểm sốt viên (KSV): vì là bộ phận thường xun kiểm sốt để ngăn
chặn những sai sót, lệch lạc trong q trình sản xuất. Do vậy đội ngũ này cũng cần được tiêu chuẩn hóa (trình độ cao đẳng hay trung cấp, nắm chắc nghiệp vụ thành thạo máy vi tính, ngoại ngữ và tính trung thực). Đồng thời cũng phải đặt ra cớ chế thưởng phạt nghiêm minh đối với họ để tránh hiện tượng kiếm sốt qua loa, đại khái. Nên bố trí nhân viên làm theo ca để kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ và các hoạt động của giao dịch viên.
Tại bưu cục: phải tiếp tục đầu tư nâng cấp sao cho khang trang, sạch sẽ, văn minh,
đủ ánh sáng…tạo không gian thoải mái, thuận tiện cho khách và nhân viên. Các dịp nhu valentine, Tết và Noel…bưu cục phải được trang hoàng phù hợp.
Hai là, hiện đại hóa cơng nghệ bưu chính bằng các biện pháp
34
và kiếm sốt viên như hệ thống vi tính đầu cuối. Hệ thống này gồm máy đầu cuối phục vụ cho GDV và máy đầu cuối xử lý dữ liệu, cân điện tử nhập dữ liệu trực tiếp vào máy tính và máy in cước thay tem, các giải pháp phần mềm định vị bưu gửi (bưu gửi chuyển phát nhanh, bưu phẩm, bưu kiện).
Việc đưa hệ thống thông tin theo dõi định vị bưu phẩm vào quá trình khai thác
dịch vụ CPN sẽ giúp cho
Các điểm khai thác dịch vụ CPN trong tồn bộ qui trình được kết nối với nhau
bằng mạng máy tính kết nối.
Cơ sở dữ liệu được chia sẻ dùng chung cho các khâu trong tồn bộ qui trình dịch
vụ từ chấp nhận đến khai thác vận chuyển và phát bưu gửi.
Chương trình phần mềm tin học được sử sụng để hỗ trợ công việc xử lý thông tin
đi kèm bưu phẩm
Các thiết bị chuyên dụng như: máy in mã vạch, đầu đọc mã vạch di động - cố
định sử dụng trong qui trình khai thác, phát bưu phẩm sẽ tối ưu hố các bước cơng việc và tăng độ chính xác, giảm bưu phẩm lạc hướng và giảm thời gian nhập số liệu báo phát.
Mặt khác, cần kết nối hai q trình xử lý thơng tin với xử lý vật gửi nhằm hỗ trợ
kiểm tra bưu phẩm lạc hướng, thừa thiếu hoặc thất lạc sẽ giúp nâng cao chất lượng khâu khai thác.
Tại Chi nhánh Bưu Cục Best Express Tại Kon Tum thì khai thác bưu chính hiện
nay chủ yếu dựa trên lao động sức người mà hao phí sức lực lao động chiếm khoảng 60%-85% vì vậy phải cải tiến cơng nghệ, đề nghị trang bị thử nghiệm máy phân loại – lật mặt – hủy tem CFC, hệ thống thơng gió, máy hút bụi, máy in lá nhãn, máy đóng gói thư, hệ thống chia chọn thư và bưu thiếp kích thước vừa và nhỏ, hệ thống chia chọn bưu gửi dạng hói nhỏ, máy đóng gói tự động, máy gói buộc bưu kiện, băng chuyền tự động, hệ thống chia chọn phân hướng thư – bưu phẩm tự động, xe đẩy, xe điện đẩy, kéo…sẽ tăng tốc độ thời gian hoàn thành cửa bưu gửi ở khâu này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ba là, đẩy mạnh ứng dụng tin học vào sản xuất kinh doanh
Đối với cơng tác quản lý, cần hồn thiện mạng tin học của đơn vị để bảo đảm việc khai thác dữ kiệu, như vậy cơ sở dữ liệu của các dịch vụ bưu chính như chuyển tiền nhanh, VExpress, điện chuyển tiền, thư chuyển tiền, .. mới thống nhất được trên tồn mạng và có đủ cơ sở phục vụ cho việc điều hành khai thác, quản lý và chăm sóc khách hàng. Trang bị phần mềm Postsoft để quản lý sản lượng, chất lượng các dịch vụ bưu chính, quản lý mạng đường thư, quản lý khách hàng, các mạng LAN, WAN bưu chính cần thiết lập hay nâng cấp đến các bưu cục cấp 3 để kết nối dữ liệu giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. Nhờ đó các loại báo cáo nhanh, các thông tin sẽ được thiết lập và trao đổi tức thời ngay trên mạng. Lãnh đạo có thể theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh một cách sâu sát, kịp thời, đánh giá tình hình một cách tổng quan rõ ràng và trung thực, nhanh chóng, kịp thời. Tốt nhất là thiết lập một hệ thống theo dõi tin học hoá. Tin học hố khơng chỉ giúp nhanh chóng xác định được các bưu gửi đã được phát hay chưa mà còn tạo một phương tiện lý tưởng để kiểm tra chất lượng dịch vụ. Thơng qua việc phân tích
35
các số liệu trong bộ nhớ của chương trình theo dõi và định vị, có thể phát hiện mọi vấn đề xuất hiện trong mạng vận chuyển bưu phẩm trong nước cũng như quốc tế, đặc biệt khi mạng trong nước được đấu nối với các nước khác hoặc trực tiếp, hoặc thông qua một hộp thư lưu điện tử.
Đối với khách hàng, tin học hóa làm q trình cung cấp dịch vụ sẽ đơn giản
nhanh chóng, chính xác, thuận tiện mang đến cho khách hàng rất nhiều tiện ích khác.
Đối với đơn vị, tin học giúp khai thác dịch vụ nhanh chóng, chính xác, tiện lợi.
Thu thập, xử lý thông tin phản hổi từ khách hàng nhanh chóng, hiệu quả. Giải quyết khiếu nại nhanh, tăng khả năng giám sát, điều hành của lãnh đạo, tăng năng suất lao động, giảm thời gian thao tác nghiệp vụ của giao dịch viên. Hệ thống báo cáo hoàn chỉnh. Trước sức ép cạnh tranh gay gắt trên thị trường, Bưu Cục Best Express Tại Kon Tum buộc phải nỗ lực đổi mới kinh doanh. Để nâng cao năng lực cạnh tranh, Công ty tập trung xây dựng mạng lưới, củng cố và nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ CPN trong nước và quốc tế, bảo đảm các bưu gửi được chuyển phát đúng chỉ tiêu thời gian công bố, tuyệt đối chính xác và an tồn trong quá trình chuyển phát đến người nhận. Điều quan trọng là dịch vụ đến tay khách hàng phải có chất lượng cao với giá cước thấp nhất. Muốn làm được điều này, Cơng ty phải tiết kiệm chi phí, thiết lập quy trình sản xuất hợp lý nhất nhằm giảm tối đa chi phí nhưng đem lại hiệu quả, chất lượng dịch vụ. Tiết kiệm chi phí khơng có nghĩa sẽ làm giảm chất lượng dịch vụ mà Công ty phải tiến hành rà sốt chi phí ở tất cả các khâu, các cơng đoạn trong dây chuyền dịch vụ, nhằm phát hiện ra những chi phí nào bị chồng chéo, bất hợp lý sẽ được cắt giảm, nhất là chi phí trong khâu vận chuyển liên tỉnh và quốc tế. Ngồi ra, Cơng ty khơng ngừng cải tiến quy trình nghiệp vụ khai thác vận chuyển, đặc biệt là vận chuyển đường thư cấp 1 (vận chuyển liên tỉnh) và vận chuyển đường bay quốc tế, qua đó có thể rút ngắn chỉ tiêu thời gian tồn trình của dịch vụ. Một trong những giải pháp khác là tăng cường đầu tư đổi mới trang thiết bị theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quản lý, kinh doanh và khai thác dịch vụ bưu chính.