1.2. Cơ sở lý luận về quản lý đấu thầu mua sắm tập trung thiết bị văn phòng
1.2.2. Nội dung quản lý đấu thầu mua sắm tập trung các thiết bị văn phòng tạ
tại đơn vị sự nghiệp cơng
Nội dung quy trình quản lý đấu thầu mua sắm tập trung các TBVP bao gồm 3 nội dung:
Tổ chức thực hiện kế hoạch đấu thầu mua sắm tập trung Kiểm tra, giám sát.
1.2.2.1. Xây dựn kế hoạch đấu thầu mua sắm tập trun
Về danh mục tài sản, hàng hóa thực hiện mua sắm tập trung đáp ứng một trong các điều kiện sau đây:
Hàng hóa, dịch vụ mua sắm với số lượng lớn ho c chủng loại hàng hóa, dịch vụ được sử dụng phổ biến tại nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị
Hàng hóa, dịch vụ có u cầu tính đồng bộ, hiện đại.
Nguồn kinh phí chi đấu thầu mua sắm tập trung các TBVP:
Dự toán mua sắm: là tập hợp các đề xuất về danh mục, số lượng, yêu cầu
kỹ thuật cơ bản, đơn giá dự toán, thành tiền, thuyết minh nội dung mua sắm.
Điều kiện thực hiện mua sắm:
Mua sắm tập trung hàng hóa thuộc mua sắm không lập dự án đầu tư, chỉ tổ chức thực hiện mua sắm khi đủ các điều kiện sau:
Có quyết định phê duyệt dự tốn mua sắm
Có quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của toàn bộ dự toán mua sắm ho c quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của một ho c một số gói thầu cần thực hiện trước
Có thơng báo chỉ tiêu kinh phí mua sắm.
1.2.2.2. Triển khai thực hiện kế hoạch quản lý đấu thầu mua sắm tập trun các TBVP
Kế hoạch đấu thầu mua sắm tập trung các TBVP được thực hiện theo trình tự, đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Điều 70 Nghị định 63/2014/NĐ-CP):
Bước 1: Tổng hợp nhu cầu; lập, thẩm định, trình duyệt và phê duyệt dự tốn chi tiết; lập, thẩm định, trình duyệt và phê duyệt KHLCNT mua sắm tập trung cấp Bộ
Bước 3. Ký thỏa thuận khung
Bước 4. Ký kết và thực hiện hợp đồng mua sắm
Bước 5: Tổ chức thực hiện hợp đồng mua sắm, nghiệm thu bàn giao, tiếp nhận hàng hóa, thanh lý hợp đồng, thanh quyết tốn kinh phí mua sắm; quản lý, sử dụng tài sản; công khai kết quả và thực hiện các báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng khi có u cầu
Bước 6: Điều chỉnh kế hoạch mua sắm (nếu có)
Căn cứ quy mơ, tính chất của gói thầu thực hiện mua sắm tập trung có thể chia thành nhiều phần để tổ chức đấu thầu lựa chọn một ho c nhiều nhà thầu trúng thầu
Hình 1.1 Sơ đồ quy trình đấu thầu MSTT các TBVP
* Các hình thức quản lý đấu thầu mua sắm tập trun
Hình thức đấu thầu mua sắm tập trung các TBVP được áp dụng tại các đơn vị mua sắm chỉ bao gồm hình thức Đấu thầu rộng rãi theo đúng quy định của Pháp luật.
Đấu thầu rộng rãi là hình thức đấu thầu khơng hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Bên mời thầu phải thông báo công khai về các điều kiện, thời gian dự thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng trước khi phát hành hồ sơ mời thầu. Đấu thầu rộng rãi là hình thức chủ yếu được áp dụng trong đấu thầu Tổng hợp nhu cầu; lập, thẩm định,
trình duyệt và phê duyệt dự tốn chi tiết; lập, thẩm định, trình duyệt và phê duyệt KHLCNT mua sắm tập
trung
Chuẩn bị và tổ chức lựa
chọn nhà thầu Ký thỏa thuận khung
Điều chỉnh kế hoạch mua sắm (nếu có)
thanh lý hợp đồng, thanh quyết tốn kinh phí mua sắm; quản lý, sử
dụng tài sản; công khai kết quả ...
Ký kết và thực hiện hợp đồng mua sắm
và là hình thức lựa chọn nhà thầu có tính cạnh tranh cao nhất.
Khi thực hiện đấu thầu rộng rãi, không hạn chế số lượng nhà thầu tham dự đấu thầu. Trường hợp tại thời điểm đóng thầu có ít hơn 3 (ba) nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu thì Bên mời thầu phải báo cáo ngay (trực tiếp, điện thoại, email, fax ho c bằng văn bản) đến người có thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản để xem x t, giải quyết trong thời hạn không quá 4 giờ theo một trong hai cách sau đây: Quyết định cho ph p k o dài thời điểm đóng thầu nhằm tăng thêm hồ sơ dự thầu ho c cho ph p mở thầu để tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu đã nộp. Trường hợp gia hạn thời gian thì phải quy định rõ thời điểm đóng thầu, thời hạn nộp hồ sơ mới và các thời hạn tương ứng để nhà thầu có đủ thời gian sửa đổi ho c bổ sung hồ sơ theo yêu cầu mới. Trường hợp báo cáo bằng điện thoại ho c trực tiếp thì sau đó bên mời thầu hoàn tất thủ tục bằng văn bản trong thời hạn khơng q 10 ngày, kể từ ngày đóng thầu
Ngày nay trong nền kinh tế trị trường, hoạt động đấu thầu ngày càng được được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại, công nghệ thông tin, viễn thơng, xây dựng, du lịch, y tế… thì đấu thầu MSTT các TBVP cũng trở nên phổ biến hơn. Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hoạt động này. Tuy vậy, từ các khái niệm trên có thể thấy, đấu thầu MSTT các TBVP thực chất là q trình lựa chọn các nhà cung ứng hàng hóa phù hợp thông qua việc tạo cơ hội cạnh tranh công khai giữa các nhà thầu nhằm mua sắm các TBVP một lần với số lượng lớn, chủng loại tương tự (dựa trên cơ sở tập hợp các nhu cầu mua sắm của nhiều cơ quan, đơn vị). Đây cũng là hình thức cạnh tranh bán giữa các nhà thầu. Vì vậy, đối với bên mời thầu đây là hình thức chọn hàng hố, nhà cung cấp, giá cả và các điều kiện khác tối ưu nhất.
Với cách hiểu trên, có thể xem quản lý đấu thầu MSTT các TBVP là sự tác động có tổ chức và bằng pháp quyền của cơ quan, tổ chức nhà nước đối với quá trình lựa chọn các nhà cung ứng hàng hóa phù hợp của đơn vị mua
sắm tập trung, nhằm mục đích làm cho quá trình này diễn ra thuận lợi, cơng bằng, minh bạch và mang lại hiệu quả kinh tế. Trong đó, cơ quan được trao quyền sẽ đảm nhận những công tác như: soạn thảo, ban hành các văn bản điều chỉnh hoạt động đấu thầu, hướng dẫn thực hiện, chỉ đạo thực hiện, giám sát, kiểm tra việc thực hiện cũng như xử lý những vi phạm trong quá trình thực hiện đấu thầu mua sắm, nhằm mục đích đưa hoạt động đấu thầu phát triển đúng hướng đề ra.
* Phân công trách nhiệm trong mua sắm tập trung
Tập hợp nhu cầu, lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản
Tiến hành lựa chọn nhà thầu cung cấp tài sản thuộc danh mục mua sắm tập trung theo quy định của pháp luật về đấu thầu
Ký thỏa thuận khung với nhà thầu được lựa chọn cung cấp tài sản, phát hành tài liệu mô tả chi tiết các tài sản được lựa chọn; quy định mẫu hợp đồng mua sắm làm cơ sở cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản ký hợp đồng mua sắm với nhà cung cấp trong trường hợp áp dụng mua sắm tập trung theo cách thức ký thỏa thuận khung; trực tiếp ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn cung cấp tài sản trong trường hợp áp dụng mua sắm tập trung theo cách thức ký hợp đồng trực tiếp
Tổ chức thực hiện ho c tham gia bàn giao, tiếp nhận tài sản mua sắm tập trung Công khai việc mua sắm tài sản theo quy định
Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện mua sắm điện tử theo quy định
Cung cấp dịch vụ mua sắm tập trung cho các bộ, cơ quan trung ương, địa phương, các doanh nghiệp nhà nước chưa hình thành đơn vị mua sắm tập trung ho c cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ mua sắm tài sản cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp có nhu cầu
được lựa chọn; tiếp nhận, xử lý thông tin phản hồi từ các cơ quan, tổ chức, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản.
Thực hiện trách nhiệm của chủ đầu tư, trách nhiệm của bên mời thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu MSTT và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
1.2.2.3. Kiểm tra, iám sát hoạt độn đấu thầu mua sắm tập trun các thiết bị văn phòn
Việc kiểm tra, giám sát hoạt động đấu thầu MSTT các TBVP được tiến hành thường xuyên ho c đột xuất theo ý kiến chỉ đạo cơ quan quản lý, phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, nêu rõ thời gian, nội dung và các đối tượng tham gia trong quá trình kiểm tra, giám sát, cụ thể:
Phân công trách nhiệm: Đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan đã được phân cấp, phân quyền thực hiện việc kiểm tra, giám sát hiệu quả hoạt động đấu thầu MSTT các TBVP phải định kỳ, đột xuất báo cáo các cấp có thẩm quyền đánh giá tình hình, kết quả triển khai thực hiện kế hoạch MSTT...
Nội dung kiểm tra, giám sát hoạt động đấu thầu MSTT các TBVP gồm: Đối với kế hoạch đấu thầu MSTT:
Kiểm tra căn cứ lập kế hoạch đấu thầu, tính hợp lý của việc phân chia các gói thầu, áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu, cơ sở xây dựng giá gói thầu;
Danh mục, số lượng, giá dự toán, cấu hình kỹ thuật có đúng, phù hợp với quy định không;
Sự tuân thủ các biểu mẫu về đấu thầu do các cấp có thẩm quyền ban hành. Đối với HSMT:
Cách thức xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, giá có phù hợp khơng, có dấu hiệu cài cắm cấu hình, gây bất lợi và hạn chế cho các nhà thầu khác khơng;
Thời gian đóng, mở thầu, chuẩn bị hồ sơ dự thầu, phát hành hồ sơ mời thầu; Sự tuân thủ các nội dung tại HSMT theo theo quy định của các cấp có thẩm quyền.
Kết quả lựa chọn nhà thầu: Giai đoạn kiểm tra KQLCNT là quá trình kiểm tra, xem x t tồn bộ q trình triển khai hoạt động đấu thầu MSTT của CĐT từ giai đoạn xây dựng kế hoạch đấu thầu MSTT cho đến giai đoạn lựa chọn nhà thầu trúng thầu.
Kiểm tra các mốc thời gian tổ chức đấu thầu, đăng tải thông tin đấu thầu; Năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật, giá chào của nhà thầu được đề nghị trúng thầu;
Mối liên hệ giữa các nhà thầu cùng tham gia một gói thầu;
Quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu và sự tuân thủ các biểu mẫu hướng dẫn quy định.
Mục tiêu kiểm tra, giám sát: Đấu thầu MSTT là phương thức tối ưu nhất trong mua sắm tài sản cơng nói chung, là hoạt động được khuyến khích nhất hiện nay vì nó giúp đơn vị chủ quản lựa chọn được những hàng hóa có chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh nhất, đáp ứng yêu cầu công tác trước măt và lâu dài. Các nhà quản lý cần tiến hành hoạt động kiểm tra, giám sát hoạt động đấu thầu MSTT các TBVP để đảm bảo việc đấu thầu MSTT diễn ra minh bạch, đúng luật, hạn chế tối đa những hệ lụy khó lường như tham nhũng, trục lợi, móc ngo c với nhà thầu, gây lãng phí, thất thốt vốn ngân sách Nhà nước, gây bất công đối với các nhà thầu làm ăn chân chính, ảnh hưởng tới uy tín của chủ đầu tư và đơn vị tiếp nhận tài sản. Kịp thời phát hiện, đấu tranh, và xử lý nghiêm minh những sai phạm trong quá trình đấu thầu MSTT các TBVP, đảm bảo sự công bằng của pháp luật.