1.2. Cơ sở lý luận về quản lý đấu thầu mua sắm tập trung thiết bị văn phòng
1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý đấu thầu mua sắm tập trung các
thiết bị văn phịng
Cơng tác đấu thầu MSTT các TBVP chịu tác động của rất nhiều nhân tố, bao gồm nhân bên ngồi và nhân tố bên trong.
Hình 1.2 Các nhân tố ảnh hƣởng đến quản lý đấu thầu MSTT
1.2.1.1 Nhân tố bên n o i
Hệ thống pháp luật: Hệ thống pháp luật là yếu tố có ảnh hưởng quan trọng nhất, tác động lớn nhất đến hoạt động đấu thầu MSTT bao gồm hệ thống pháp luật hiện hành và các luật liên quan đến lĩnh vực đấu thầu MSTT của Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam nhằm tạo môi trường và căn cứ pháp lý để hoạt động đấu thầu được thực hiện như: Luật, Nghị định, Thông tư, các văn bản hướng dẫn thi hành luật… cũng như hệ thống các văn bản pháp luật quy định về các nguyên tắc, quy trình tổ chức đấu thầu, đấu thầu MSTT; về tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu; về việc giải quyết các kiến nghị, tố cáo trong đấu thầu; về việc công khai thông tin đấu thầu… Hệ thống pháp lý hoàn thiện, đầy đủ, rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi để triển khai thực hiện hiệu quả quá trình tổ chức đấu thầu và đấu thầu MSTT, và ngược lại, nếu hệ thống pháp lý khơng đầy đủ, khơng hồn thiện, cịn tồn tại nhiều kẽ hở, lỏng lẻo sẽ gây khó khăn trong q trình triển khai thực hiện, thậm chí cịn nảy sinh những tiêu cực, gian lận, gây ra tình trạng tham nhũng, lãng phí, thất thu ngân sách nhà nước, gây mất lòng tin trong nhân dân. Trong hệ thống
Công tác quản lý đấu thầu mua sắm
tập trung
Nhân tố thuộc bên mời thầu
Hệ thống pháp luật
Nhân tố thuộc đơn vị thẩm định
Nhân tố thuộc bên nhà thầu
Phương pháp và hình thức tổ chức đấu thầu
văn bản pháp luật về đấu thầu, gần như theo chu kỳ cứ Khoảng từ 3 - 5 năm lại được bổ sung, sử đổi, hiệu chỉnh cho phù hợp với điều kiện kinh tế, chính trị, xã hội mới. Đ c biệt, Khoảng thời gian 2018 - 2021 là thời điểm giao thời giữa hệ thống văn bản pháp luật mới và cũ. M c dù điều đó giúp cho hoạt động đấu thầu được hoàn thiện, phù hợp với thực tế hơn, tuy nhiên làm cho Bên mời thầu luôn bị động và không kịp thời cập nhật, tiếp thu với những thay đổi trong quy định, gây ảnh hưởng đến công tác tổ chức đấu thầu
Phương pháp và hình thức tổ chức đấu thầu: Từ thực tế hiện nay, việc lựa chọn phương pháp và hình thức thực hiện đấu thầu có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động đấu thầu như: so với việc áp dụng phương thức đấu thầu mua sắm truyền thống, nhỏ lẻ với thì phương thức đấu thầu mua sắm tập trung và đấu thầu qua mạng (đấu thầu điện tử) bộc lộ những tiến bộ quan trọng vượt bậc, tạo ra sự cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu, cơng khai minh bạch các thông tin trong đấu thầu, tiết kiệm rất nhiều chi phí trong đấu thầu như chi phí in ấn, đi lại, ăn ở, mua hồ sơ dự thầu, chi phí bơi trơn...; đồng thời giảm được các khâu trung gian không cần thiết do BMT và nhà thầu không cần phải g p nhau khi tổ chức đấu thầu; giảm được quy trình, số lượng cán bộ bố trí cho hoạt động đấu thầu mua sắm; đ c biệt ngăn ch n tình trạng tham nhũng, trục lợi cá nhân nảy sinh như hình thức đấu thầu truyền thống. Đ c biệt, hình thức đấu thầu mua sắm tập trung, đấu thầu qua mạng cịn góp phần rút ngắn được rất nhiều thời gian trong đấu thầu, hướng tới tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý, do đó tỷ lệ tiết kiệm trong đấu thầu MSTT cácc TBVP được nâng lên rõ rệt. M t khác, cùng với phương pháp tổ chức đấu thầu thì hình thức tổ chức đấu thầu cũng có những ảnh hưởng rất lớn đến đấu thầu như hình thức rộng rãi tạo sức cạnh tranh công bằng hơn giữa các nhà thầu, tạo cơ hội để nhiều nhà thầu tham gia dự thầu, tăng lựa chọn đa dạng các loại
m t hàng, từ đó tăng góp phần hiệu quả kinh tế so với các hình thức đấu thầu khác như đấu thầu hạn chế hay chỉ định thầu.
Nguồn vốn ngân sách Nhà nước chi cho hoạt động đấu thầu MSTT tài sản cơng nói chung và các TBVP nói riêng có tác động đến hoạt động quản lý đấu thầu MSTT. Với phương châm tiết kiệm, hiệu quả, việc MSTT các TBVP nhận được phần chi NSNN tương đối nhưng chưa đủ đáp ứng nhu cầu của các đơn vị sự nghiệp cơng, địi hỏi các đơn vị phải nghiên cứu, lựa chọn, thực hiện việc đấu thầu MSTT làm sao hiệu quả, tiết kiệm tối đa nhưng vẫn đảm bảo cung ứng đủ nhu cầu về các TBVP phục vụ công tác thường xuyên, đột xuất của đơn vị.
1.2.4.2 Nhân tố bên tron
rình độ v năn lực quản lý về đấu thầu của cơ quan nhà nước nói
chung, chủ đầu tư, bên mời thầu nói riêng có ảnh hưởng và tác động rất lớn tới hoạt động đấu thầu. Nếu trình độ năng lực quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước về đấu thầu, chủ đầu tư, bên mời thầu có hạn, khơng hiểu sâu về đấu thầu và lĩnh vực, hàng hóa đấu thầu sẽ dễ dẫn tới việc xây dựng, ban hành nhiều chính sách, pháp luật chưa đầy đủ, hồn thiện, thiếu tính đồng bộ, ch t chẽ, cũng như trong quá triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về đấu thầu mua sắm dễ để xảy ra sai sót, gây ra thiệt hại cho ngân sách nhà nước và uy tín của Ngành. Ngược lại nếu trình độ, năng lực quản lý tốt thì các cơ quan QLNN về đấu thầu, các chủ đầu tư, bên mời thầu sẽ phát huy tốt vai trị trong cơng tác xây dựng, hoàn thiện khung pháp lý về đấu thầu, đồng thời trong quá trình triển khai thực hiện sẽ hạn chế được nhiều những sai sót, khắc phục được nhiều tồn tại, qua đó góp phần thực hiện tốt hoạt động đấu thầu, cụ thể:
Năn lực c a đơn vị mua sắm (Bên mời thầu)
bằng năng lực về toàn bộ hệ thống bộ máy của đơn vị đó. Bên mời thầu phải là đơn vị có chức năng bảo đảm và quản lý đối với tài sản, hàng hoá cần mua sắm; nắm vững về các quy định của Pháp luật về đấu thầu; có kiến thức, chun mơn sâu trong lĩnh vực của đấu thầu. Năng lực của Bên mời thầu là nhân tố quyết định và đóng vai trị then chốt đối với thành công của hoạt động đấu thầu.
Trong đấu thầu mua sắm hàng hoá, Bên mời thầu thường căn cứ vào một số tiêu chí trong hồ sơ mời thầu để đánh giá và lựa chọn nhà thầu trúng thầu, đ c biệt là các tiêu chí liên quan đến kỹ thuật, như: đ c tính, thơng số kỹ thuật của hàng hóa, tiêu chuẩn sản xuất, tiêu chuẩn chế tạo và công nghệ; tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa; biện pháp tổ chức cung cấp, lắp đ t hàng hóa; yêu cầu về bảo hành, bảo trì; khả năng lắp đ t thiết bị, hàng hóa; khả năng thích ứng về địa lý, mơi trường; tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết; thời gian thực hiện, đào tạo, chuyển giao công nghệ; tiến độ cung cấp hàng hóa; năng lực, kinh nghiệm, bằng cấp và chứng chỉ của nhân sự. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có đầy đủ nhân sự hiểu rõ về kỹ thuật của các loại hàng hoá.
Năn lực lập hồ sơ mời thầu thuộc bên mời thầu
Đơn vị lập hồ sơ mời thầu thuộc bên mời thầu hay cịn gọi là tổ chun gia có nhiệm vụ giúp Bên mời thầu về chuyên môn trong công tác lập Hồ sơ mời thầu cũng như đánh giá Hồ sơ dự thầu, trong đó cơng tác chuẩn bị HSMT và tiêu chuẩn đánh giá là bước quan trọng trong quá trình đấu thầu, song trong nhiều trường hợp do chuẩn bị không tốt ho c việc phê duyệt còn đơn giản nên đã có nhiều vướng mắc.
Cơng tác lập HSMT được chuẩn bị một cách chung chung, mập mờ gây khó hiểu cho nhà thầu cũng như cho việc đánh giá. Trong đó, u cầu kỹ thuật đưa ra khơng phù hợp với yêu cầu kỹ thuật cơ bản được phê duyệt; tiêu chuẩn
đánh giá khơng rõ ràng, khơng phù hợp với gói thầu. Chất lượng của HSMT được hình thành bởi tiêu chuẩn đánh giá thiếu cơ sở tin cậy sẽ gây ra những thắc mắc khiếu nại. Đối với tất cả các khiếm khuyết trên thì chất lượng của HSMT mà cụ thể tiêu chuẩn đánh giá là nguyên nhân làm cho quá trình thẩm định cũng như công tác đấu thầu k o dài, thiếu sự tin cậy.
Khi có bộ HSMT lập chi tiết, yêu cầu rõ ràng, chỉ dẫn cụ thể thì q trình phân tích dễ dàng đưa về cùng một m t bằng đánh giá, đảm bảo sự minh bạch và bình đẳng khi x t thầu. Sự yếu k m về chất lượng khi phải đáp ứng bộ hồ sơ mời thầu được lập kỹ càng sẽ thể hiện rõ n t trong hồ sơ dự thầu của mỗi nhà thầu. Bên cạnh đó, HSMT được soạn kỹ và tốt cũng mang lại cho cơng tác thẩm đinh và sau đó là cơng tác kiểm tra, giám sát và nghiệm thu khi bàn giao hàng hố, q trình thực hiện hợp đồng sẽ rất thuận lợi.
Năn lực c a đơn vị thẩm định thuộc bên mời thầu
Hiện nay, nhân sự trong một số đơn vị, tổ chức thẩm định thuộc bên mời thầu vẫn thiếu những chuyên viên thực sự giỏi về lĩnh vực kỹ thuật, nên khi thẩm định hồ sơ mời thầu rất hình thức và g p nhiều khó khăn trong việc tiên lượng đánh giá, so sánh giữa các nhà thầu, nhiều khi làm ảnh hưởng đến thời gian và chất lượng của kết quả đấu thầu. Riêng về chất lượng thẩm định hồ sơ mời thầu, đơn vị thẩm định cần phải đảm bảo đáp ứng một số yêu cầu về chất lượng kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, cũng như một số yêu cầu về pháp lý, nắm rõ các quy định trong Luật đấu thầu, một số nghị định của Chính phủ, thơng tư quy định của Bộ ngành có liên quan để áp dụng cho gói thầu của mình đang quản lý
Khi kiểm tra yêu cầu của HSDT trong HSMT thì cán bộ thẩm định cần nắm rõ được yêu cầu tối thiểu mà HSDT phải đạt được, nhưng để đạt được điểm trên mức tối thiểu hay điểm tối đa đối với nội dung yêu cầu thì cán bộ thẩm định cần xem x t đến các yếu tố khác như: tư cách pháp nhân, năng lực kinh nghiệm thực hiện gói thầu; nhân sự cho gói thầu...
Năn lực c a nh thầu
Năng lực của các nhà thầu ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của hoạt động đấu thầu mua sắm tập trung, đóng vai trị là cơ sở để Bên mời thầu đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, tài chính, năng lực, kinh nghiệm trong lĩnh vực dự thầu, thị phần của nhà thầu, doanh thu, lợi nhuận từ hoạt động đấu thầu, năng lực tài chính, nguồn nhân lực có trình độ cao có kinh nghiệm, phương pháp quản lý, bảo vệ mơi trường, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp... Từ đó có thể đánh giá, lựa chọn những nhà thầu có năng lực đảm bảo thực hiện gói thầu một cách chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất.