3.2.1 .Môi trường kiểm soát
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Trong lĩnh vực BHXH có khá nhiều những rủi ro trong hoạt động thu chi BHXH, đó là những vi phạm, gian lận từ người tham gia bảo hiểm hoặc người sử dụng lao động.
Xét về thu BHXH, các rủi ro là từ phía các doanh nghiệp, cơ quan đơn vị cố tình trốn đóng BHXH hoặc nợ, đóng chậm BHXH gây thất thu BHXH. Theo đó, bộ máy kiểm sốt nội bộ phân tích, đánh giá, lựa chọn các đơn vị có các dấu hiệu vi phạm về BHXH, để lập danh sách phải kiểm tra được tiến hành dựa vào việc theo dõi quá trình kê khai hồ sơ thu, chi BHXH trích đóng tiền của đơn vị từ thời điểm hiện tại trở về trước, cụ thể:
- Có ý thức tuân thủ pháp luật về BHXH thấp: là những cơ sở nộp hồ sơ khai tham gia thường không đầy đủ các tài liệu kèm theo; hồ sơ thu, chi BHXH hay sai sót khơng đúng phải điều chỉnh nhiều lần; có trường hợp truy đóng từ 3 tháng trở lên; vi phạm về trích đóng hằng tháng có số nợ trên 50 triệu, tỷ lệ nợ trên 3 tháng được cơ quan BHXH đã nhắc nhở, đã làm việc đối chiếu, nhắc nhở trích đóng cho đúng quy định nhưng chậm khắc phục, BHXH Bộ Quốc Phòng ra quyết định kiểm tra tại trụ sở cở sở kinh doanh; không nộp đầy đủ số tiền phải đóng đã kê khai và nộp chậm kéo dài, thường xun có tình trạng nợ BHXH hoặc nặng hơn là có đơn khiếu nại của người lao động về trích đóng BHXH.
- Có các dấu hiệu khơng bình thường về kê khai thu, chi, trích đóng BHXH, so với tháng trước hoặc năm trước như: có số lượng người lao động
kê khai thuế TNCN nhiều hơn số lao động kê khai tham gia; có đột biến về mức lương hoặc số trích đóng phải nộp tăng (+), giảm (-) trên 50%; có trường hợp tăng lương đột biến từ 50% trở lên, đóng từ 6 đến 8 tháng hưởng chế độ thai sản. Đơn vị có giải quyết chế độ hoặc số phải trích nộp nộp lớn; đã làm việc về trích đóng khơng đúng quy định nhưng khơng thực hiện đúng yêu cầu đề nghị của cơ quan BHXH.
Bảng 3.4. Nhận diện rủi ro đối với hoạt động thu BHXH
ĐVT: Hồ sơ
STT Dấu hiệu nhận
diện rủi ro
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng 1 Có ý thức tuân thủ pháp luật thấp 1.132 49,52% 1.146 49,61% 1.142 50,24% 2 Có các dấu hiệu khơng bình thường về kê khai thu, chi, trích đóng BHXH.
1.154 50,48% 1.164 50,39% 1.131 49,76%
Tổng 2.286 2.310 2.273
(Nguồn: BHXH Bộ Quốc Phịng)
Dựa theo hai dấu hiệu chính, bộ phận kiểm sốt nội bộ sẽ rà sốt hồ sơ, đối chiếu để kiểm soát, kiểm tra hồ sơ của các khách hàng. Đối với các doanh nghiệp có dấu hiệu "Có ý thức tuân thủ pháp luật thấp" như chậm nộp BHXH, chậm đóng BHXH, chây ì trốn tránh khơng liên lạc được, năm 2019 bộ phận kiểm soát nội bộ lập danh sách đối tượng cầ xem xét, rà soát lại 1.132 hồ sơ, năm 2020 là 1.146 hồ sơ và năm 2021 là 1.142 hồ sơ. Tỷ trọng của dấu hiệu này chiếm 49,52% vào năm 2019, năm 2020 là 49,61% và năm 2021 là 50,24%.
Song song với dấu hiệu "Có ý thức tuân thủ pháp luật thấp", tỷ trọng các đơn vị " Có các dấu hiệu khơng bình thường về kê khai thu, chi, trích đóng BHXH" cũng khoảng 50% qua các năm. Với các đơn vị " Có các dấu hiệu khơng bình thường về kê khai thu, chi, trích đóng BHXH" như mức lương của nhân viên kê khai thấp hơn thực nhận để giảm mức đóng BHXH, số nhân viên kê khai nộp BHXH thấp hơn số nhân viên thực tế…., bộ phận kiểm soát nội bộ lập danh sách đối tượng cần rà soát đối chiếu, kiểm tra lại 1.154 hồ sơ vào năm 2019, năm 2020 là 1.164 hồ sơ và năm 2021 là 1.131 hồ sơ.
Về chi BHXH, có rất nhiều rủi ro dẫn đến chi sai BHXH, xuất phát từ những hành vi trục lợi BHXH. Đối với BHXH, hành vi trục lợi tập trung tại việc vi phạm trong chế độ thai sản và chế độ ốm đau.
Bảng 3.5. Nhận diện rủi ro đối với hoạt động chi BHXH
ĐVT: Hồ sơ
STT
Dấu hiệu nhận diện
rủi ro
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng 1 Tần suất khám chữa bệnh nhiều 1.212 66,01% 1.135 59,9% 1.112 53,0% 2 Mức lương trong kỳ thai sản tăng bất thường 305 16,61% 455 24,0% 553 26,3% 3 Chứng từ, hồ sơ không hợp lý, hợp lệ 319 17,37% 306 16,1% 435 20,7% Tổng 1.836 1.896 2.100 (Nguồn: BHXH Bộ Quốc Phòng)
Các dấu hiệu nhận diện những vi phạm trong việc trục lợi BHXH thường thấy tại BHXH Bộ Quốc Phòng là:
- Tần suất khám chữa bệnh nhiều: So với các đơn vị khác hoặc so với bình thường, hồ sơ đề nghị thanh tốn chế độ ốm đau nhiều bất thường, trong năm 2019, bộ phận kiểm soát nội bộ lập danh sách khoanh vùng rà soát xem xét lại 1.212 hồ sơ, năm 2020 là 1.135 hồ sơ và năm 2021 là 1.112 hồ sơ. Tỷ trọng của dấu hiệu này cao nhất, năm 2019 là 66,01%; năm 2020 là 59,9% và năm 2021 là 53%.
- Mức lương trong kỳ thai sản tăng bất thường: Tỷ trọng của dấu hiệu này chiếm 16,61% vào năm 2019 và năm 2020 là 24%; đến năm 2021 tăng lên 26,3%. Điều này là việc đơn vị sử dụng lao động tăng lương cao bất thường cho người lao động mang thang để trục lợi bảo hiểm thai sản vì chế độ thai sản phụ thuộc vào bình quân 6 tháng lương gần nhất. Năm 2019, bộ phận kiểm soát nộ bộ lập danh sách khoanh vùng đối tượng cần xem xét 305 hồ sơ, năm 2020 là 455 hồ sơ và năm 2021 là 553 hồ sơ.
- Chứng từ, hồ sơ không hợp lý, hợp lệ: Dấu hiệu này chiếm tỷ trọng 17,37% năm 2019, năm 2020 là 16,1% và năm 2021 là 20,7%. Đây là việc nội dung, hoặc thời gian trên chứng từ không hợp lệ. Cụ thể, trong quá trình thẩm định hồ sơ ốm đau, thai sản tại một số nơi đã phát hiện sự bất thường về việc cấp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội với các biểu hiện: Cấp giấy chứng sinh, giấy khai sinh không đúng thời gian thực tế sự việc phát sinh; số lượng giấy chứng nhận được cấp lớn trong thời gian ngắn; số ngày được nghỉ trên 1 giấy chứng nhận nhiều bất thường; cấp giấy chứng nhận khơng đúng tình trạng sức khỏe, tình trạng mang thai…Đáng chú ý, số giấy chứng nhận do một bác sĩ cấp/1 ngày rất lớn, vượt xa số lượt khám tối đa cho phép đối với một bàn khám (1 bác sĩ) theo Hướng dẫn Quy trình khám bệnh tại Khoa khám bệnh của bệnh viện được ban hành kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-BYT ngày 22/4/2013 của Bộ Y tế và một số biểu hiện bất thường khác. Sau đó, người lao động nộp hồ sơ cho người sử dụng lao động đề nghị
cơ quan Bảo hiểm xã hội thanh toán chế độ ốm đau, thai sản. Số lượng trong danh sách khoanh vùng năm 2019 là 319, năm 2020 là 306 và năm 2021 là 435 hồ sơ.
Việc nhận biết dấu hiệu sai phạm như trên giúp cho việc kiểm sốt nội bộ tăng tính hiệu quả, giúp bộ phận kiểm soát nội bộ thống kê và lên được dữ liệu các doanh nghiệp, các đơn vị bị nghi ngờ, và tăng độ tập trung cho cơng tác kiểm sốt nội bộ.
3.2.3. Hoạt động kiểm sốt
Cơng tác kiểm sốt nội bộ chủ yếu là kiểm tra việc thực hiện Luật BHXH như: kiểm tra việc thực hiện quy trình thu, chi BHXH, kiểm tra các tổ chức, đơn vị SDLĐ về việc tham gia BHXH theo quy định (thường chú trọng đến việc xem xét đơn vị tham gia BHXH có trốn đóng hoặc nợ đọng BHXH hay khơng, có trích nộp BHXH theo quy định hay khơng; việc chi trả các chế độ cho người lao động có đầy đủ và kịp thời không,...) và thực hiện tiếp công dân, tiếp nhận và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo về việc thực hiện chính sách, chế độ BHXH, thu, chi, quản lý tài chính của các cá nhân, các tổ chức, các đơn vị SDLĐ tham gia BHXH. Phịng kiểm sốt nội bộ không đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng nghiệp vụ khác cũng như Ban lãnh đạo cơ quan. Về mặt nhân sự, các nhân sự hầu hết đều khơng được đào tạo chính quy về nghiệp vụ kiểm tra trong ngành BHXH nói riêng và nghiệp vụ kiểm tốn, kiểm sốt nói chung, do đó hiệu quả cơng tác kiểm sốt nội bộ nhìn chung cịn chưa cao, chưa đáp ứng được hết yêu cầu của công việc. Để hạn chế kịp thời những hành vi trục lợi bằng nhiều biện pháp đồng bộ, trong đó biện pháp tối ưu nhất chính là thiết lập được hệ thống KSNB và làm cho nó hoạt động có hiệu lực và hiệu quả và có kế hoạch đào tạo nâng cao nhân lực thời gian tới.
Sau khi lập ra danh sách các hồ sơ, các đơn vị có dấu hiệu sai phạm, lạm dụng BHXH, bộ phậm kiểm soát nội bộ thực hiện kiểm soát, rà sốt hồ sơ, với mục đích đảm bảo nghiệp vụ BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phòng được
thực hiện đúng, đủ, chính xác.
3.2.3.1. Kiểm sốt nội bộ đối trong thu Bảo hiểm xã hội
- Chứng từ ban đầu: Chứng từ yêu cầu để kiểm soát nội bộ với thu BHXH bao gồm: (i) UNC chuyển tiền của đơn vị; (ii) Hồ sơ của đơn vị
-Về nội dung:
+ Kiểm tra nội dung đơn vị ghi trên chứng từ xem có đúng chuyển tiền BHXH. Nếu nội dung ghi sai liên hệ với đơn vị để hỏi lại thông tin.
+ Kiểm tra Tên đơn vị, MĐV (mã đơn vị) trên chứng từ phải khớp với dữ liệu trên phần mềm kế toán (TCKT) mới được hạch toán đẩy dữ liệu lên phần mềm thu (TST) tránh nhầm lẫn giữa các MĐV, tên đơn vị làm ảnh hưởng đến quyền lợi của đơn vị sử dụng lao động và người lao động.
- Quy trình kiểm sốt thu: Quy trình kiểm sốt thu BHXH gắn chặt với quy trình thu BHXH tại Bộ Quốc Phịng như hình 3.4:
Chú thích:
(1) Đơn vị chuyển tiền vào tài khoản thu của BHXH qua hệ thống ngân hàng.
(2) Kế toán viên nhận chứng từ từ ngân hàng và hạch toán tiền vào phần mềm kế toán rồi đẩy dữ liệu lên phần mềm thu (TST).
(3) Đơn vị nộp hồ sơ thông qua phần mềm điện tử hoặc nộp trực tiếp tại bộ phận 1 cửa của BHXH Bộ Quốc Phòng
(4) Bộ phận một cửa tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật,kiểm tra tình trạng nợ đọng của đơn vị. Sau khi xác định hồ sơ đã hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cập nhập thông tin đơn vị vào phần mềm đồng thời viết giấy hẹn trả cho đơn vị bàn giao hồ sơ của đơn vị cho cán bộ thu.
Hình 3.4: Quy trình thu BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phòng
(Nguồn: Bộ phận thu BHXH bộ Quốc Phòng)
(5) Cán bộ thu tiếp nhận hồ sơ của đơn vị từ bộ phận một cửa sau đó kiểm tra tiền của đơn vị đã đóng để giải quyết chế độ cho người lao động.
Việc kiểm sốt nội bộ q trình thu nhằm thực hiện nghiêm ngặt quy trình thu nộp BHXH: Căn cứ vào danh sách lao động và tổng quỹ lương của đơn vị đã được đăng ký với cơ quan BHXH, BHXH Bộ Quốc Phòng đã xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện. Các đơn vị sử dụng lao động hàng tháng trích lại % quĩ lương của cán bộ, viên chức theo qui định để nộp vào tài khoản chuyên thu của BHXH mở tại Kho bạc Nhà nước hoặc Ngân hàng. Việc thu nộp BHXH thực hiện bằng chuyển khoản nên đảm bảo an toàn, thuận tiện, quản lý chặt chẽ được nguồn thu.
Dựa trên quy trình thu thì nội dung kiểm sốt cũng theo các bước trên để rà soát đối chiếu nội dung có khớp chưa. Tuy nhiên đây chỉ là quy trình thu tại BHXH, nhưng quá trình dữ liệu sẽ được ghi nhận theo tháng, quý, năm và xuất ra dữ liệu về lịch sử đóng BHXH của từng đơn vị, sẽ ra số nợ đọng BHXH hàng năm. Tất cả các hồ sơ bất thường dựa theo dấu hiệu nhận biết rủi ro sẽ được BHXH Bộ Quốc Phịng kiểm tra chéo cùng thơng tin của bên cơ quan Thuế và các cơ quan liên quan, từ đó phân tích và ra kết luận với các hồ sơ này.
Trong quá trình KSNB thu BHXH, BHXH Bộ Quốc Phòng thường xuyên phối hợp với hệ thống Kho bạc nhà nước và Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn trên địa bàn để cập nhật số tiền thu nộp BHXH của các đơn vị sử dụng lao động. Trên cơ sở đó, định kỳ hàng tháng, cơ quan BHXH Bộ Quốc Phịng thực hiện thơng báo bằng văn bản tình hình lao động tham gia và thu nộp BHXH đến từng đơn vị tham gia BHXH, vì vậy đã giảm được nhiều thủ tục giấy tờ, thời gian giao dịch của các bên tham gia BHXH, đồng thời, đảm bảo chính xác số tiền phải đóng, số tiền lãi do nộp chậm, nộp thiếu...Kết quả là, công tác thu nộp BHXH đã đảm bảo công khai, minh bạch, giảm tình trạng lạm dụng, thất thoát nguồn quỹ BHXH; Số tiền thu BHXH của các đơn vị tham gia BHXH.
Trong giai đoạn 2019 – 2021, cùng với tổ chức việc thu nộp BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phịng, cơng tác kiểm soát nội bộ BHXH cũng đạt được những kết quả nhất định. Thông qua công tác kiểm tra, kiểm soát, những sai phạm chủ yếu của các đơn vị sử dụng lao động như kê khai không đầy đủ số lao động bắt buộc tham gia BHXH, né tránh việc tham gia BHXH bằng cách ký hợp đồng dưới ba tháng, kê khai mức lương thấp để giảm mức đóng BHXH, nộp chậm BHXH, dây dưa nợ đọng BHXH; cấp và quản lý sổ BHXH chưa chặt chẽ, không đủ các căn cứ pháp lý về tuổi đời và thời gian công tác đã từng bước chấn chỉnh. Bảng 3.6: Nợ đọng trong thu BHXH ĐVT: Tỷ đồng Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 So năm 2020 với 2019 So năm 2021 với năm 2020 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối Số nợ đọng BHXH 452 503 511 51 11,3% 8 1,6% Số truy thu BHXH 102 116 126 14 13,7% 10 8,6%
Năm 2019, tổng số nợ đọng được phát hiện qua cơng tác kiểm sốt nội bộ thu chi BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phòng là 452 tỷ đồng, năm 2020 tăng lên 51 tỷ so với năm 2019, tương đương với 503 tỷ (tăng thêm 11,3% so với cùng kỳ năm trước). Sang năm 2021, số nợ đọng BHXH từ các đơn vị thuộc Bộ Quốc Phòng là 511 tỷ đồng, tăng thêm 1,6% so với năm trước tương ứng với 8 tỷ đồng. Trong đó số truy thu năm 2019 là 102 tỷ đồng, năm 2020 là 116 tỷ đồng (tăng thêm 14 tỷ tương ứng với 13,7%). Năm 2021, số truy thu tăng lên thêm 10 tỷ tương ứng với tăng thêm 8,6% - năm này tổng số truy thu là 126 tỷ đồng.
ĐVT: Tỷ đồng
Hình 3.5. Tình hình thu bảo hiểm xã hội tại BHXH Bộ Quốc Phòng
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động qua các năm)
Tuy nhiên qua hình 3.5 có thể thấy tỷ lệ truy thu còn thấp, năm 2019 tỷ lệ truy thu là 22,6% thì năm 2020 là 23,1% và sang năm 2021 là 24,7%. Như vậy, số chưa truy thu BHXH rất nhiều. Điều này một phần là do chưa có chế tài đủ mạnh để các đơn vị, cơ quan thuộc Bộ Quốc Phòng nộp đúng, đủ BHXH.
Nhìn chung trong bối cảnh hiện nay, việc nợ hoặc chậm đóng BHXH
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số nợ động BHXH 452 503 511 Số truy thu BHXH 102 116 126 Tỷ lệ 23% 23% 25% 22% 22% 23% 23% 24% 24% 25% 25% 0 100 200 300 400 500 600
đang là một vấn đề nhức nhối chung trong lĩnh vực bảo hiểm, khơng chỉ tại BHXH Bộ Quốc Phịng mà còn tại các đơn vị khác thuộc BHXH Việt Nam. Bên cạnh đó, chế tài cịn chưa đủ chặt chẽ, nhất là tình hình dịch Covid-19, Nhà nước thêm cơ chế giãn nợ, nới lỏng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nhưng chưa có sự phân biệt rõ các doanh nghiệp nào được hưởng ưu tiên từ