Quy trình thu BHXH

(Nguồn: BHXH Việt Nam)

Quy trình thu BHXH bắt buộc được thực hiện theo sơ đồ sau:

đóng BHXH, người SDLĐ trích số tiền đóng BHXH của người lao động và nộp cùng lúc với việc trích nộp BHXH của người SDLĐ cho cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia

(3) Hàng tháng, NSNN cấp kinh phí vào quỹ BHXH bắt buộc để BHXH Việt Nam trả đủ và kịp thời lương hưu, trợ cấp BHXH cho người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH trước ngày 01/1/1995 và quân nhân trực tiếp tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước từ ngày 30/4/1975 trở về trước, có 20 năm trở lên phục vụ quân đội đã phục viên, xuất ngũ.

(4) Các khoản tài trợ, viện trợ của các tổ chức và cá nhân (nếu có); tiền lãi từ hoạt động đầu tư nhằm bảo toàn và tăng trưởng quỹ BHXH. Nguồn kinh phí này được thực hiện tại cơ quan BHXH Việt Nam.

Theo đó, nội dung của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu cũng bám sát theo các bước thực hiện của hoạt động thu, để xem xét xem hồ sơ thu đúng, đủ khơng, độ chính xác của hồ sơ, có sự bất thường nào trong q trình kê khai và tham gia chế độ BHXH khơng…từ đó phát hiện các sai sót trong hoạt động thu BHXH.

*Kiểm soát nội bộ các khoản chi từ quỹ Bảo hiểm xã hội

Quỹ BHXH dùng cho các khoản chi sau:

Chi trả các chế độ BHXH cho người lao động gồm: ốm đau, thai sản, nghĩ dưỡng sức phục hồi sức khỏe, TNLĐ-BNN, hưu trí và tử tuất

Đóng bảo hiểm y tế cho người đang hưởng lương hưu hoặc nghỉ việc hưởng trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng.

Chi phí quản lý cho hoạt động của hệ thống BHXH từ Trung ương xuống địa phương, gồm chi cho hoạt động thường xuyên và chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất.

Chi khen thưởng.

Các chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK được hưởng trong thời gian ngắn nên còn gọi là các chế độ BHXH ngắn hạn; cịn các chế độ TNLĐ-BNN, hưu trí, tử tuất thường có thời gian hưởng khá dài và số tiền thanh toán lớn nên được gọi là các chế độ BHXH dài hạn. Mức hưởng BHXH được tính trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng BHXH và có chia sẻ giữa những người tham gia BHXH.

- Các chế độ chi BHXH ngắn hạn

Các khoản chi này chỉ được áp dụng đối với những người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trừ hạ sỹ quan, binh sỹ quân đội nhân dân và hạ sỹ quan, binh sỹ công an nhân dân phục vụ có thời hạn; người làm việc có thời hạn ở nước ngồi mà trước đó đã đóng BHXH bắt buộc.

Đối với các đon vị giữ lại 2% dùng để chi trả kịp thời các chế độ ngắn hạn cho người lao động.

Đối với các đơn vị nộp tồn bộ phí BHXH, khơng giữ lại 2% thì sau khi nhận được đầy đủ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp người SDLĐ tập hợp lại. Gửi cơ quan BHXH duyệt chi.

- Các chế độ chi BHXH dài hạn

Chế độ TNLĐ-BNN được áp dụng đối với những người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc trừ người làm việc có thời hạn ở nước ngồi mà trước đó đã đóng BHXH bắt buộc.

Chế độ hưu trí được áp dụng đối với tất cả các đối tượng đã tham gia BHXH bắt buộc.

Chế độ tử tuất bao gồm trợ cấp mai táng (đối với người lo mai táng của những người lao động đang đóng BHXH bắt buộc, đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng đã nghỉ việc) và trợ cấp tuất (trợ cấp tuất một lần hoặc trợ cấp tuất hàng tháng - nếu người tham gia BHXH và nhân thân thoả mãn một số điều kiện).

Tổ chức BHXH có trách nhiệm giải quyết chế độ cho người lao động trong thời hạn nhất định, trường hợp khơng giải quyết thì trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bảng 1.3: Bảng tổng hợp các khoản chi từ quỹ BHXH bắt buộc

TT Diễn giải Nội dung

1

Chi các chế độ BHXH cho người lao động, gồm:

- Các chế độ BHXH ngắn hạn Trợ cấp chi ốm đau, thai sản,

dưỡng sức phục hồi sức khỏe

- Các chế độ BHXH dài hạn Chế độ trợ cấp TNLĐ-BNN, hưu trí

và tử tuất 2 Đóng BHYT

Cho người đang hưởng lương hưu hoặc nghỉ việc hưởng trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng

3 Chi phí quản lý cho hoạt động

của cả hệ thống

Gồm chi cho hoạt động thường xuyên và chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất

4 Chi khen thưởng

Khen thưởng cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Luật BHXH hoặc phát hiện vi phạm pháp luật về BHXH.

5 Chi cho hoạt động đầu tư để

bảo toàn và tăng trưởng quỹ

1. Mua trái phiếu, tín phiếu, cơng

trái của Nhà nước, của NH thương mại của Nhà nước.

2. Cho NH thương mại của Nhà

nước vay.

3. Đầu tư vào các cơng trình kinh tế

trọng điểm quốc gia.

4. Các hình thức đầu tư khác do

Chính phủ quy định

(Nguồn: BHXH Việt Nam năm 2014)

chiếu khoản chi BHXH có đúng theo quy định của pháp luật không, hồ sơ giấy tờ đầy đủ hợp lệ, có dấu hiệu vi phạm trục lợi bảo hiểm xã hội không, đối chiếu với định mức chi theo quy định pháp luật để tìm ra những sai sót, vi phạm trong hoạt động chi BHXH.

1.2.2.5.Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ thu chi bảo hiểm xã hội

a) Nhân tố chủ quan

- Quan điểm của lãnh đạo về vai trị của kiểm sốt nội bộ

Quan điểm về kiểm soát nội bộ của người lãnh đạo cao cấp là yếu tố quan trọng đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm toán nội bộ trong BHXH . Rõ ràng, người lãnh đạo cao cấp là người quyết định ban hành các chính sách và thủ tục kiểm sốt nội bộ.

Nếu người lãnh đạo cấp cao coi trọng công tác kiểm sốt nội bộ thì các chính sách, quy chế và thủ tục kiểm tốn thích hợp sẽ được thiết lập, duy trì; từ đó chất lượng kiểm sốt nội bộ sẽ được bảo đảm. Điều này sẽ là tốt cho hoạt động của BHXH. Khi đó, các mặt khác hoạt động kiểm sốt nội bộ được thực hiện ở nhiều giai đoạn và thủ tục khác nhau, khi lãnh đạo các cấp coi trọng cơng tác kiểm sốt nội bộ thì các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ sẽ được tuân thủ một cách nghiêm túc, hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện đúng đắn có hiệu quả cao.

Ngược lại, nếu quan điểm của người lãnh đạo không coi trọng đến kiểm sốt nội bộ, thì khi đó, tại đơn vị, cơng tác kiểm soát nội bộ bị xem nhẹ, khơng có các thủ tục kiểm sốt nội bộ được thực hiện, từ đó các rủi ro khơng được phát hiện và ngăn chặn kịp thời, dẫn đến tổn thất trong quá trình hoạt động, điều này là không tốt cho BHXH .

- Cơ cấu tổ chức và hoạt động của tổ chức

Cơ cấu tổ chức chính là hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Vì vậy cơ cấu tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hoạt động của tổ chức đó.

Nếu cơ quan bảo hiểm có một cơ cấu tổ chức hợp lý, theo đó trong q trình diễn ra hoạt động kiểm sốt nội bộ, các nhân viên, các cán bộ được xác định rõ trách nhiệm, quyền lực và xác lập được mối quan hệ phối hợp, kiểm soát nội bộ lẫn nhau giữa các bộ phận. Đặc biệt đối với BHXH , đối tượng kiểm toán rất rộng và phức tạp, liên quan đến nhiều nghiệp vụ. Sự rõ ràng trong việc phân bổ, bố trí cơng việc tạo hiệu quả làm việc cao, nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ.

Ngược lại, nếu cơ quan bảo hiểm có cơ cấu tổ chức khơng hợp lý, việc phân bổ, bố trí nhân sự khơng rõ ràng, việc phân công, phân cấp nhiệm vụ không hợp lý sẽ tạo ra sự chồng chéo, kiểm sốt nội bộ viên khơng am hiểu chuyên sâu về nghiệp vụ dẫn tới chất lượng công việc không cao, ảnh hưởng đến chất lượng của kiểm sốt nội bộ.

- Năng lực chun mơn của các cán bộ bảo hiểm xã hội

Cơng việc kiểm sốt nội bộ tại bảo hiểm xã hội rất phức tạp địi hỏi các cán bộ tham gia vào q trình kiểm sốt nội bộ phải có năng lực chun mơn tốt, để có thể thực hiện các thủ tục một cách đầy đủ, chính xác và đưa ra những kết quả phân tích chính xác, nhằm xác định kịp thời các rủi ro tiềm tàng trong các hoạt động của bảo hiểm xã hội, từ đó có những phương án, biện pháp ngăn chặn rủi ro xảy ra, giảm thiểu tốt nhất các tổn thất xảy ra đối với đơn vị mình.

Ngược lại, nếu như cơ quan bảo hiểm xã hội có một đội ngũ nhân lực hùng hậu về số lượng nhưng chất lượng nguồn nhân lực không cao, các nhân viên tham gia vào kiểm soát nội bộ tại BHXH khơng đủ năng lực chun mơn và kinh nghiệm, thì hiệu quả của kiểm sốt nội bộ khơng cao, các nhân viên khơng phân tích và nhìn thấy được những rủi ro tiềm ẩn diễn ra trong hoạt động của BHXH, đặc trưng rủi ro cao, chính vì vậy, khi rủi ro xảy ra, việc dẫn đến tổn thất là điều dễ dàng xảy ra.

- Đạo đức của các cán bộ, nhân viên tham gia kiểm soát nội bộ

Các cán bộ tham gia vào kiểm soát nội bộ, đặc biệt là KSV là một trong những nhân tố quyết định chất lượng kiểm sốt nội bộ. KSV phải có trình độ, năng lực nghiệp vụ cao, phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ các chuẩn mực độc lập, khách quan, chính trực, thận trọng và bảo mật, đặc biệt phải có kinh nghiệm thực tiễn về lĩnh vực được đào tạo.

Đối với kiểm soát nội bộ viên đạo đức nghề nghiệp được thể hiện ở tính độc lập, chính trực, khách quan, thận trọng và bảo mật, trình độ và năng lực.

Nếu như kiểm sốt nội bộ viên có đạo đức khơng tốt, khơng chấp hành tuân thủ đúng theo những quy định và thủ tục kiểm soát nội bộ, thì sẽ dễ lơ là, tạo kẽ hở trong q trình làm việc, và sự cẩu thả đó dẫn đến những tổn thất cho BHXH do không phát hiện được các rủi ro kịp thời.

- Hệ thống thông tin và truyền thông: BHXH thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.

Hệ thống truyền thông của BHXH tốt sẽ đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thơng tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền. Ngược lại, nếu khả năng thông tin truyền thông không tốt, các nhân viên không được truyền đạt những thông báo, quy định mới sẽ dẫn đến sự sai lệch trong thực hiện nghiệp vụ, điều này tạo rủi ro trong hoạt động của BHXH .

Hiện nay, các BHXH nên thiết lập các kênh thơng tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho BHXH . Đồng thời, các BHXH cũng

nên đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền.

Ngồi ra cịn một số các yếu tố khác như: Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, số lượng và chất lượng cán bộ BHXH , tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin được cung cấp bởi bộ phận kiểm toán một cách khách quan, kịp thời.

b) Nhân tố khách quan

- Nhân tố pháp lý, các quy định, văn bản của nhà nước quy định về kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm soát nội bộ phải tuân thủ theo pháp luật và các quy định về nghiệp vụ như chuẩn mực, quy trình kiểm sốt nội bộ, phương pháp kiểm soát nội bộ và các quy chế hoạt động của cơ quan. Các quy định này là hệ thống các nguyên tắc, yêu cầu, quy định, chỉ dẫn nghiệp vụ kiểm soát nội bộ cho kiểm soát nội bộ viên, là căn cứ pháp lý cho hoạt động kiểm soát nội bộ. Do vậy, nó có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng kiểm soát nội bộ. Hệ thống chuẩn mực, quy trình kiểm sốt nội bộ, phương pháp kiểm toán, các quy chế hoạt động kiểm soát nội bộ đầy đủ là cơ sở để tạo nề nếp trong quản lý cũng như thực hiện kiểm soát nội bộ bảo đảm chất lượng hoạt động trong các tổ chức

- Đặc trưng hoạt động BHXH có nhiều rủi ro

Bởi hoạt động bảo hiểm xã hội khá phức tạp, tiềm ản nhiều rủi ro trong quá trình thu – chi, nên u cầu về kiểm sốt nội bộ tại BHXH cao hơn, phức tạp hơn, nhiều thủ tục hơn so với các loại hình doanh nghiệp khác, điều này ảnh hưởng phần nào đến việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH .

Ngồi ra cịn các nhân tố khác ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại BHXH như sự hỗ trợ hiệp hội kiểm toán, sự hỗ trợ, đánh giá đúng mức của các cơ quan ban ngành về hoạt động kiểm soát nội bộ là cơ sở để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ nói chung và đối với hoạt động thu chi nói riêng của các cơ quan BHXH.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đã khái quát cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong thu chi bảo hiểm xã hội dựa trên những cơng trình nghiên cứu trước đây. Từ những nội dung chính của chương 1, tác giả sẽ thực hiện phân tích thực trạng trên nền lý thuyết đã đưa ra để người đọc hiểu được cả về mặt lý luận và thực tiễn của luận văn.

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1. Thiết kế nghiên cứu 2.1.1. Quy trình nghiên cứu 2.1.1. Quy trình nghiên cứu

Hình 2.1: Quy trình nghiên cứu của luận

Để nghiên cứu luận văn, đầu tiên tác giả xác định vấn đề cần nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thu chi BHXH tại Cơ quan BHXH Bộ Quốc Phịng, sau đó tìm hiểu các cơng trình nghiên cứu trước đây, nghiên cứu cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu, và đưa ra mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Trong luận văn, tác giả thực hiện nghiên cứu định tính, từ đó lập phiếu khảo sát để thu thập dữ liệu sơ cấp, đồng thời thu thập dữ liệu thứ cấp như báo cáo thu, báo cáo chi bảo hiểm xã hội.... rồi tổng hợp các dữ liệu lại để phân tích, đưa

Xác định vấn đề nghiên cứu

Tìm hiểu cơ sở lý luận của vấn đề Tìm hiểu tổng quan tình hình nghiên

Xác định mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu định tính

Tổng hợp, phân tích dữ liệu

Phát hiện vấn đề, đề xuất giải pháp

Lập phiếu khảo sát Khảo sát khách hàng Thu thập thông

ra đánh giá, từ đó phát hiện ra những ưu điểm, nhược điểm của vấn đề nghiên cứu và đưa ra giải pháp.

2.1.2. Khung nghiên cứu

Hình 2.2: Khung nghiên cứu của luận văn

2.2. Phương pháp nghiên cứu

2.2.1. Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Để phân tích các chỉ tiêu định lượng, tác giả thu thập các dữ liệu sơ cấp cần thu thập để thống kê được thực trạng về thực trạng kiểm soát nội bộ thu chi BHXH Bộ Quốc Phịng là gì, các báo cáo về thu, chi, số lỗi sai sót, vi phạm, tình hình tổn thất khi có rủi ro xảy ra...