3.2.1 .Môi trường kiểm soát
3.2.4. Thông tin và truyền thông
- Cơ chế phối hợp giữa các phòng nghiệp vụ
Các đơn vị, cá nhân có thể đến trực tiếp nộp hồ sơ hoặc gửi qua bưu chính đến cơ quan Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc Phòng. Phòng tiếp nhận hồ sơ sau khi phân loại nghiệp vụ hồ sơ sẽ chuyển đến các phòng nghiệp vụ để giải quyết theo đúng quy trình 1 cửa của Quyết định số 1259/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Các phịng nghiệp vụ sau khi thụ lý, nếu khơng giải quyết được sẽ làm phiếu trả hồ sơ, hồ sơ nếu được giải quyết sẽ bóc tách hồ sơ lưu để quản lý hồ sơ theo quy định và trả 1 bộ cho đơn vị, cá nhân (nếu có), đồng thời chuyển Tổ kế toán chuyển tiền hoặc chi trả trực tiếp tiền cho đối tượng hưởng (nếu có). Tất cả các phịng nghiệp vụ đều phối hợp với nhau để giải quyết cơng việc được nhanh chóng, thuận lợi và đạt kết quả cao.
Tuy nhiên, quy trình luân chuyển hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và các phịng chun mơn có lúc chưa được đồng bộ. Nguyên nhân do hệ thống thông tin chưa được thông suốt, cán bộ viên chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ chỉ chuyên sâu một lĩnh vực, chưa am hiểu hết các lĩnh vực chuyên môn khác trong ngành BHXH.
- Hệ thống thơng tin: Phần mềm kế tốn đã được triển khai nhưng một số nghiệp vụ phát sinh chưa được cập nhật kịp thời gây khó khăn cho cán bộ kế toán khi hạch toán kế toán. Đội ngũ cán bộ kế tốn chưa có kinh nghiệm sâu về nghiệp vụ chun mơn, bên cạnh đó phần mềm kế tốn ứng dụng VSA Version 1.0 ban hành kèm theo Quyết định số 4849/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam chưa ổn định, hay bị lỗi và thường xuyên phải nâng cấp nên khi tổng hợp báo cáo cũng gặp khơng ít khó khăn.
- Hệ thống dữ liệu: Việc lưu trữ chứng từ gốc chi trả ốm đau, thai sản, DSPHSK đều thực hiện lưu trữ tại đơn vị SDLĐ nên việc khi kiểm tra giám
sát của cơ quan BHXH đối với công tác này thường gặp khó khăn vì đơn vị lưu trữ khơng khoa học hoặc bị thất lạc.. Do đó, việc cải tiến cơng tác lưu trữ chứng từ để thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt là rất cần thiết. Các chứng từ gốc sau khi duyệt chi được chuyển trả cho đơn vị SDLĐ, phịng Kế hoạch - Tài chính chỉ lưu danh sách đề nghị và danh sách duyệt chi các chế độ, nên việc kiểm soát số ngày lũy kế để hưởng chế độ BHXH ngắn hạn của từng đối tượng, theo từng loại chế độ còn phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị SDLĐ. Nếu các đơn vị SDLĐ trung thực, có cán bộ phụ trách công tác theo dõi, đối chiếu BHXH hiểu rõ, thực hiện nghiêm túc chính sách BHXH, kiểm tra kỹ chứng từ trước khi đề nghị thì sẽ kiểm sốt tốt đối tượng hưởng các chế độ theo đúng Luật BHXH. Nhưng nếu các đơn vị không theo dõi chặt chẽ, hoặc cố ý gian lận thì việc chi trả vượt quá chế độ quy định rất dễ xảy ra.