4.1 .Định hướng phát triển của Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc Phòng
4.2. Các giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ về hoạt động thu-chi BHXH
4.2.1. Cơ sở đề xuất các giải pháp
Xuất phát từ những nguyên nhân chủ quan dẫn đến những hạn chế trong phân tích tại chương 3, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế cịn tồn tại, từ đó tăng cường kiểm sốt nội bộ về kiểm soát nội bộ hoạt động thu – chi của BHXH Bộ Quốc Phòng. Cụ thể trong bảng 4.1 như sau:
Bảng 4.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
STT Nguyên nhân chủ quan của hạn chế Giải pháp
1 Đội ngũ nhân sự cịn thiếu và yếu
Hồn thiện chất lượng nhân sự về số lượng và
chất lượng 2 Hệ thống trang thiết bị và hệ thống
thông tin cịn chưa hiện đại hóa đồng bộ
Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng thông tin 3 Công tác thanh tra kiểm tra chưa sát sao Tăng cường cơng tác
thanh tra, kiểm sốt
(Nguồn: Tác giả tổng hợp và đề xuất)
4.2.2. Các giải pháp cụ thể
4.2.1.1.Nâng cao chất lượng nhân sự về số lượng và chất lượng phục vụ kiểm soát nội bộ
Một là, hoàn thiện chỉ tiêu tuyển dụng nhân sự
Hiện nay, nhân sự có chun mơn liên quan đến kiểm sốt nội bộ tại BHXH còn yếu và thiếu (cả bộ máy có 8 người), do đó cần tuyển dụng bổ sung nhân sự, theo đó cần hồn thiện cơng tác tuyển dụng. Tuy nhiên việc tuyển dụng hiện tại tại BHXH nói chung và BHXH Bộ Quốc Phịng nói riêng cịn chưa quy định chặt về tiêu chuẩn, đa số yêu cầu chỉ là có bằng đại học về Bảo hiểm, kinh tế và các ngành liên quan cùng có chứng chỉ tin học, tiếng anh...Do vậy, cần hoàn thiện, xây dựng hệ thống chỉ tiêu tuyển dụng.
BHXH Bộ Quốc Phòng đã xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng tuy nhiên các tiêu chuẩn này khá chung chung, do mỗi cơng việc có đặc điểm cũng như yêu cầu đối với người thực hiện riêng, vì vậy, chỉ dựa vào những tiêu chuẩn này thì việc sơ loại hồ sơ và phỏng vấn sẽ rất khó khăn. Có thể nói BHXH Bộ Quốc Phòng đã đưa ra các tiêu chuẩn tuyển dụng mang tính u cầu chung phù hợp với BHXH, cịn đối với mỗi cơng việc cụ thể thì ngồi các
yêu cầu chung còn cần các yêu cầu riêng mà chủ yếu do người thực hiện tuyển dụng xác định và đánh giá. Như vậy, tuyển dụng sẽ mang tính chủ quan. Điều này đòi hỏi BHXH Bộ Quốc Phòng cần quy định các tiêu chuẩn tuyển dụng cho mỗi nhóm cơng việc cụ thể. Và cũng tùy theo yêu cầu công việc thực tế, những tiêu chuẩn tuyển dụng này cũng cần phải được cập nhật, điều chỉnh cho phù hợp với từng thời kỳ. Khi xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng thì BHXH Bộ Quốc Phịng cần xây dựng trọng số cho các tiêu chuẩn đó để hạn chế tối đa sự đánh giá không công bằng giữa các ứng viên.
Bên cạnh xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng là lựa chọn phương pháp so sánh ứng viên. BHXH Bộ Quốc Phòng nên sử dụng kết hợp 2 phương pháp so sánh là phương pháp xếp hạng và phương pháp cho điểm, tuy nhiên chú trọng hơn là phương pháp cho điểm vì nó lượng hóa được các tiêu chuẩn tuyển dụng và so sánh giữa các ứng viên công bằng, khách quan hơn. Trong bước sơ loại hồ sơ thì có thể sử dụng phương pháp xếp hạng nhưng vẫn cần có những tiêu chí lọc hồ sơ để việc xếp hạng được thực hiện dễ dàng hơn. Trong phỏng vấn tuyển dụng thì BHXH Bộ Quốc Phòng nên sử dụng phương pháp chấm điểm bởi đánh giá ứng viên theo nhiều khía cạnh và tiêu chuẩn thì phương pháp chấm điểm là phù hợp hơn cả. Nếu BHXH Bộ Quốc Phòng sử dụng phương pháp chấm điểm thì cần có những định nghĩa cụ thể cho từng bậc điểm.
Hai là, hồn thiện quy trình nghiệp vụ và tăng cường triển khai đào tạo cho nhân sự kiểm soát nội bộ
Nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ nghiệp vụ của BHXH thể hiện ở các tiêu chí kịp thời, không để tồn đọng hồ sơ, đúng chế độ, bảo đảm liên hoàn và thuận tiện ở cả ba khâu: tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát chi đúng chế độ và thanh tốn, chuyển tiền nhanh, an tồn cho đơn vị thụ hưởng.
minh bạch và công khai như đã nêu ở trên. Xác định trách nhiệm rõ ràng trong nhận thức của cán bộ và đơn vị trong kiểm soát và luân chuyển chứng từ. Đối với thanh toán chuyển tiền cần nâng cao chất lượng chương trình thanh tốn điện tử, áp dụng cơng nghệ thơng tin để rút ngắn thời gian hạch toán và chuyển tiền.
Nâng cao chất lượng cán bộ để đảm bảo kiểm sốt thanh tốn chính xác, an tồn, tiết kiệm. Xử lý những tồn đọng khách quan như tính thời vụ trong thanh tốn vốn đầu tư hang năm. Xử lý nhanh và chính xác trong báo cáo, hạhc tốn kế tốn, thơng tin điều hành ngân sách bằng các biện pháp tổng hợp như chấm điểm nghiệp vụ hàng tháng A, B, C (gắn với thi đua và khuyến khích vật chất thu nhập); xây dựng phong trào thi đua gắn với chất lượng chuyên môn với cơng tác đồn thể; tổ chức thi đua nghiệp vụ hàng năm sau mỗi kỳ tập huấn; tổ chức viết báo cáo sang kiến kinh nghiệm và báo cáo chuyên đề công tác hàng năm. Xây dựng các chương trình nghiệp vụ có gắn với đầu tư về kinh phí, cơ sở vật chất (nhất là hiện đại hố cơng nghệ thông tin), tổ chức về con người hợp lý. Sử dụng cán bộ trẻ và có năng lực trình độ cho những vị trí điều hành quản lý nghiệp vụ.
Để làm đuợc điều đó BHXH Bộ Quốc Phòng cần thực hiện các biện pháp như sau:
-Thường xuyên mở các lớp đào tạo ngắn hạn, đào tạo chuyên ngành, tập huấn nghiệp vụ, bồi dưỡng cập nhật kiến thức mới, gắn các nội dung đào tạo với yêu cầu về nguồn nhân lực trên thực tế của lĩnh vực công, trang bị cho cán bộ các kiến thức về pháp luật, kinh tế...Đặc biệt chú trọng đào tạo cán bộ tham gia trực tiếp quy trình quản lý, kiểm sốt thu chi
-Thực hiện chế độ thi đua khen thưởng nghiêm minh, tăng cường động viên, khuyến khích cán bộ tâm huyết với cơng việc và hoạt động có hiệu quả. Thực hiện thi tuyển công chức; thực hiện tốt cơ chế luân chuyển, điều động
cán bộ trẻ.
- Xây dựng chế độ lương và chính sách thu thập hợp lý để thu hút cán bộ trẻ, có trình độ và năng lực cũng như lưu giữ cán bộ có tài, tránh tình trạng chảy máu chất xám.
-Tại từng đơn vị BHXH Bộ Quốc Phòng, thường xuyên tổ chức học tập, thảo luận các chế độ mới nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, nâng cao trách nhiệm đạo đức, nghề nghiệp cho cán bộ công chức. Về nghiệp vụ tập trung đi sâu hướng dẫn phương pháp kiểm soát, nội dung kiểm sốt và các vấn đề liên quan đến khía cạnh kinh tế đầu tư.
Về trách nhiệm, tập trung quán triệt và kiên quyết chống các hiện tượng sách nhiễu, gây phiền hà đối với khách hàng giao dịch, nâng cao đạo đức nghề nghiệp của cán bộ BHXH Bộ Quốc Phịng nhằm mục đích kiểm sốt chi chặt chẽ, đúng chính sách, chế độ phục vụ kịp thời nhu cầu chi tiêu của các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, giảm thất thoát, tiêu cực trong sử dụng ngân sách.
Định kỳ hoặc theo tiến trình sửa đổi các quy định của Nhà nước về quản .. Đầu tư và xây dựng tập hợp các văn bản chế độ về quản lý, kiểm soát in thành các cuốn sách để dễ tra cứu, sử dụng, thường xuyên tổ chức tập huấn về nghiệp vụ cho các cán bộ làm cơng tác kiểm sốt chi đầu tư nhằm cập nhật kiến thức mới cũng như trao đổi kinh nghiệm và tháo gỡ khó khăn trong q kiểm sốt.
Ba là, thành lập phịng kiểm tốn nội bộ độc lập
KTNB là một chức năng xác minh độc lập được đặt ra bên trong một tổ chức để xem xét, đánh giá các hoạt động. Như vậy, có thể nói KTNB là một loại hình kiểm sốt có tổ chức mà chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của những việc kiểm soát khác. KTNB là một hoạt động nội kiểm có tính độc lập trong các cơ quan, đơn vị với chức năng chính là kiểm tra, đánh giá các
hoạt động tài chính và phi tài chính nhằm nâng cao hiệu quả các hoạt động đó và góp phần hồn thiện hệ thống quản lý của đơn vị.
Với cơ cấu tổ chức hiện tại thì nên thành lập phịng KTNB trên cơ sở phịng Kiểm tra. Chức năng, nhiệm vụ của phòng KTNB bao gồm cả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phịng Kiểm tra cũ và có sự mở rộng hơn để đảm bảo phạm vi hoạt động của KTNB khơng bị giới hạn.
Ngồi việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra đối với các đơn vị thuộc BHXH Bộ Quốc Phòng, đơn vị, tổ chức SDLĐ, cá nhân, cơ sở khám chữa bệnh trên địa bàn trong việc thực hiện các chế độ, chính sách, thu, chi BHXH và quản lý tài chính theo quy định, phòng KTNB cần thực hiện những hoạt động như:
Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả, phát hiện những sơ hở, yếu kém và đề xuất các giải pháp cải tiến, hồn thiện hệ thống kế tốn, hệ thống KSNB và toàn bộ các hoạt động của đơn vị.
Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin trên các báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn và hoạt động của BHXH Bộ Quốc Phịng
Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ chế độ chính sách, pháp luật, các quy định, yêu cầu của cơ quan cấp trên và quy chế, quy trình làm việc của BHXH Bộ Quốc Phòng. Phòng KTNB khơng chỉ kiểm tốn đối với các hoạt động thu, chi BHXH bắt buộc mà phải kiểm toán đối với tất cả các hoạt động của BHXH Bộ Quốc Phòng như: kiểm sốt quy trình cấp sổ, thẻ; kiểm sốt hoạt động thu, chi BHXH, BHYT bắt buộc và tự nguyện...
Sau khi kiểm tra, phòng KTNB có trách nhiệm báo cáo Giám đốc BHXH Bộ Quốc Phòng và Uỷ ban KTNB BHXH Việt Nam, đồng thời thông báo cho các phòng nghiệp vụ và các tổ chức, cá nhân có liên quan về các kết quả kiểm tra, các đề xuất, kiến nghị để xử lý các vấn đề phát sinh cũng như
hồn thiện các quy trình, hoạt động của BHXH Bộ Quốc Phòng
Với hoạt động của phịng KTNB như trên thì sẽ giảm được các công việc duyệt quyết tốn, kiểm tra của phịng KHTC và các phòng nghiệp vụ khác, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Việc kiểm tra được tiến hành một các chuyên nghiệp bởi các cán bộ có trình độ chun mơn sẽ góp phần củng cố, hồn thiện các quy chế kiểm sốt, giảm thiểu các sai sót nghiệp vụ cũng như các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật về BHXH.
Về mặt nhân sự của phòng KTNB, nên tuyển dụng, đào tạo đội ngũ cán bộ KTV đảm bảo cả về số lượng và chất lượng để thực hiện chức năng nhiệm vụ mới đảm bảo đạt hiệu quả cao. Gắn với đội ngũ KTV là các trang thiết bị cụ thể cho kiểm tốn: những máy móc thiết bị, phương tiện và cả cơ chế hoạt động thống nhất.
Cần xây dựng và ban hành điều lệ KTNB của ngành BHXH với những yêu cầu cơ bản: chỉ ra mục tiêu, phương pháp tiến hành KTNB, xác định rõ nhiệm vụ của KTNB và các nguyên tắc tiến hành kiểm toán nhằm tạo điều kiện cho công tác KTNB được thực hiện một cách thống nhất và có hiệu quả trong tồn ngành.
Xây dựng các chính sách, quy chế, quy trình, kế hoạch KTNB cụ thể theo sát với chuẩn mực, đặc biệt là các chế tài, trong đó cần quan tâm đến cơ chế động lực: lương, phụ cấp và các chế độ đãi ngộ khác thoả đáng để bù đắp áp lực công việc đối với KTV nội bộ.
4.2.2.2.Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng thông tin
Trong hoạt động của BHXH, thông tin là yếu tố vơ cùng quan trọng, vì mọi hoạt động BHXH ln diễn ra liên tục, thay đổi thường xuyên và cần sự chính xác tuyệt đối, ví dụ như q trình đóng BHXH của người lao động ln
diễn ra, với sự thay đổi về mức lương đóng và các chế độ hưởng BHXH, BHYT, q trình này có thể kéo dài hành chục năm, đến khi về hưu, vì vậy việc quản lý cơ sở dữ liệu này vơ cùng quan trọng và địi hỏi sự chính xác cao. Do đó nếu khơng có hệ thống thơng tin chính xác, cập nhật kịp thời thì mục tiêu, nhiệm vụ của BHXH sẽ khơng đạt được. Vì thế BHXH Bộ Quốc Phịng cần có:
+ Giải pháp về hạn chế rủi ro thu chi do thiếu những thông tin về đối tượng tham gia BHXH
Thông tin về các đối tượng tham gia BHXH ngồi việc BHXH có thơng tin thì cịn có thể phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan để bổ sung và hỗ trợ cho công tác thực hiện BHXH được thuận lợi, các kênh thông tin liên thơng có thể tạo lập giữa các cơ quan chức năng như cơ quan Cán bộ, Qn lực, Tài chính, Qn y trong tồn qn, cục Kinh tế Bộ Quốc Phòng, Các Bệnh viện … Thường xuyên kiểm tra, xác minh lại các đối tượng đang hưởng các chế độ trợ cấp thường xuyên ( Hưu trí , tuất ..) tại địa bàn cư trú để giải quyết đúng các chế độ, tránh các rủi ro chi sai không đúng đối tượng .
Có sự kết nối thơng tin với BHXH các tỉnh trong tồn quốc, để có thể nắm được thơng tin q trình tham gia BHXH của người lao động khi họ có sự thay đổi nơi làm việc, từ đó có thể quản lý chặt tình hình xét duyệt các chế độ hưởng BHXH đúng chế độ tránh được rủi ro khi người lao động cố tình làm giả, khai man thông tin để hưởng chế độ nhiều lần.
Tăng cường công tác thông tin, tuyền truyền bằng nhiều hình thức thu hút đến mọi tầng lớp người lao động thơng qua Báo chí, Đài truyền hình, Băng rơn cổ động, tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động, về Luật BHXH, Luật BHYT ….để người lao động hiểu và ý thức được lợi ích của việc tham gia BHXH.
Trong hoạt động của BHXH, yếu tố mang tính quan trọng là nhiệm vụ quản lý thông tin của các đối tượng tham gia BHXH, đây là cơ sở dữ liệu vô cùng lớn mang tính lâu dài và thường xuyên biến động. Do đó để có thể quản lý theo dõi một cách chính xác, cập nhật kịp thời nguồn dữ liệu này thì địi hỏi phải có một hệ thống cơng nghệ thơng tin hiện đại và phù hợp với hoạt động của BHXH. Đồng thời qua đây cũng làm giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động thu chi BHXH gây thất thốt Quỹ BHXH và cơng tác thực hiện nhiệm vụ của BHXH đảm bảo được tính chính xác trong giải quyết các chế độ BHXH và tránh phiền hà cho các đối tượng đến liên hệ làm việc.
Phát triển hệ thống mạng, hoàn thành kho dữ liệu đồng bộ, liên kết các mạng cục bộ riêng rẽ của các chi nhánh tạo thành mạng WAN với cấu hình ổn định và bảo mật, tạo tiền đề để phục vụ tốt các chương trình quản lý nghiệp vụ và dữ liệu tập trung tại BHXH Bộ Quốc Phịng. Từ đó tạo chương trình tích hợp kho dữ liệu tồn hệ thống có thể tra cứu, tổng hợp, thống kê tại các phòng nghiệp vụ dựa trên kho dữ liệu đồng bộ.
Tạo sự thuận lợi và nhiều tiện ích trong tạo lập các kênh thông tin trực tiếp giữa BHXH Bộ Quốc Phòng với các đơn vị tham gia BHXH để có thể cập nhật, trao đổi thơng tin, thiết lập các kênh thông tin trực tiếp giữa BHXH và người lao động thông qua các kênh thông tin công cơng internet vào trang web của BHXH có thể tìm hiểu về các thơng tin của cơ quan BHXH và các