(Nguồn: BHXH Bộ Quốc Phịng)
(5) Kế tốn nhận kiểm tra hồ sơ và dữ liệu của đơn vị trên phần mềm thu (TST) để biết tình trạng nợ đọng.Xác định đơn vị đủ điều kiện thanh toán chế
kế tốn viên viết UNC trình Kế tốn trưởng ký duyệt.
(6) Kế tốn trưởng kiểm tra hồ sơ chứng từ trình PGĐ ký duyệt UNC (7) PGĐ phụ trách ký duyệt chứng từ sau đó chuyển lại cho kế tốn viên (8) Kế toán tách hồ sơ chứng từ rồi chuyển UNC ra ngân hàng để chi trả TC cho người lao động.
Việc kiểm soát một khoản chi sẽ được bộ phận kiểm soát qua các khâu đã thực hiện theo quy trình chi, đồng thời cũng từ đó có những thơng tin dữ liệu, so sánh đối chiếu, cùng kết hợp với cơ quan thuế, với Kho bạc và với Ngân hàng Nơng nghiệp để có những phân tích, đánh giá và những kết luận cuối cùng khi có những sai phạm được phát hiện.
Bảng 3.7: Mức độ sai phạm trong chi BHXH
ĐVT: Tỷ đồng
STT Sai phạm
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số tuyệt đối Tỷ trọng Số tuyệt đối Tỷ trọng Số tuyệt đối Tỷ trọng 1 Tần suất khám chữa bệnh nhiều 0,56 14,2% 0,74 24,0% 0,72 21,8% 2 Sai phạm trong chế độ thai sản 1,35 34,2% 1,18 38,3% 1,02 30,8% 3 Chứng từ, hồ sơ không hợp lý, hợp lệ 2,04 51,6% 1,16 37,7% 1,57 47,4% Tồng số tiền chi sai
chế độ
3,95 100,0% 3,08 100,0% 3,31 100,0%
Đối với những hồ sơ có tần suất khám chữa bệnh nhiều, BHXH Bộ Quốc Phịng kiểm sốt nội bộ phát hiện 0,56 tỷ chi sai, năm 2020 là 0,74 tỷ đồng và năm sau là 0,72 tỷ đồng. Đối với những sai phạm trong chế độ thai sản (không đủ thời gian hưởng chế độ thai sản theo quy định, đến kỳ mang thai mức lương đóng cao bất thường), năm 2019 phát hiện chi sai 1,35 tỷ đồng; sang đến năm 2020 là 0,74 tỷ đồng và năm 2021 là 1,02 tỷ đồng. Với các sai phạm về chứng từ, hồ sơ không hợp lý, hợp lệ, năm 2019 phát hiện 2,04 tỷ đồng chi sai; đến năm 2020 là 1,16 tỷ đồng và năm 2021 số tiền là 1,57 tỷ đồng.
ĐVT: Tỷ đồng
Hình 3.7: Tỷ lệ thu hồi chi BHXH
(Nguồn: BHXH Bộ Quốc Phòng)
Như vậy, năm 2019, tổng số tiền chi sai chế độ là 3,95 tỷ đồng; năm 2020 là 3,08 tỷ đồng và năm 2021 là 3,31 tỷ đồng. BHXH Bộ Quốc Phòng cũng đã làm văn bản kiểm điểm, báo cáo kết quả kiểm sốt nội bộ và cơng văn truy thu đến các đơn vị có sai phạm để yêu cầu truy thu BHXH tuy nhiên, do chế tài chưa chặt chẽ, nên tỷ lệ thu hồi rất thấp. Năm 2019 chỉ thu hồi lại được 0,61 tỷ tương đương với 15,5%. Năm 2019, tỷ lệ thu hồi đạt 15,97% và
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Tồng số tiền chi sai chế
độ 3.95 3.08 3.31
Truy thu, thu hồi 0.61 0.49 0.54
Tỷ lệ 15.50% 15.97% 16.34% 15.00% 15.20% 15.40% 15.60% 15.80% 16.00% 16.20% 16.40% 16.60% 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5
năm 2021 là 16,34%. Điều này cho thấy tỷ lệ thu hồi rất thấp.
Như vậy, thời gian qua, hoạt động kiểm soát nội bộ thu chi tại BHXH phần nào góp phần rà sốt, tìm ra được những sai phạm, sai sót trong quá trình thu chi BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phịng. Qua đó cho thấy, vẫn cịn xảy ra sai sót trong q trình thanh tốn chưa được phát hiện kịp thời do khâu kiểm soát ban đầu chưa chặt chẽ hoặc do một bộ phận cán bộ xét duyệt chi các chế độ BHXH có trình độ chun mơn nghiệp vụ yếu, không đủ năng lực để thẩm định các thông tin liên quan trên hồ sơ của người lao động từ đó dẫn đến xét duyệt mức chi trả khơng đúng chế độ theo quy định.
Tuy nhiên, xét về độ phủ rộng của hoạt động kiểm soát nội bộ trong thu chi BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phịng, có thể thấy do lực lượng mỏng nên số hồ sơ kiểm sốt nội bộ cũng khơng được nhiều, cụ thể:
Bảng 3.8: Tỷ lệ hồ sơ được kiểm tra
STT
Dấu hiệu nhận diện
rủi ro
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Tỷ lệ bìn quân 3 năm Số hồ sơ khoanh vùng Số hồ sơ được kiểm soát Tỷ lệ Số hồ sơ khoan h vùng Số hồ sơ được kiểm soát Tỷ lệ Số hồ sơ khoan h vùng Số hồ sơ được kiểm soát Tỷ lệ
HỒ SƠ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI
1 Có ý thức tuân thủ pháp luật thấp 1.132 126 11,13% 1.146 154 13,44% 1.142 178 15,59% 13,4% 2 Có các dấu hiệu khơng bình thường về kê khai thu, chi, trích đóng BHXH. 1.154 185 16,03% 1.164 164 14,09% 1.131 134 11,85% 14,0%
HỒ SƠ CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI Tần suất khám chữa bệnh nhiều 1.212 198 16,34% 1.135 165 14,54% 1.112 164 14,75% 15,2% Mức lương trong kỳ thai sản tăng bất thường 305 54 17,70% 455 64 14,07% 553 98 17,72% 16,5% Chứng từ, hồ sơ không hợp lý, hợp lệ 319 132 41,38% 306 42 13,73% 435 145 33,33% 29,5% (Nguồn: BHXH Bộ Quốc Phịng)
Qua bảng 3.8 có thể thấy tỷ lệ hồ sơ được kiểm tra tương đối thấp so với danh sách hồ sơ được khoanh vùng có dấu hiệu vi phạm. Do lực lượng bộ phận kiểm soát nội bộ khá mỏng (chưa được 10 người), bên cạnh đó, hoạt động kiểm sốt nội bộ diễn ra không thường xuyên mà các thành viên trong kiểm soát nội bộ cũng cịn những cơng việc nhiệm vụ được giải quyết, hiện nay chưa có một ban chun trách phụ trách hoạt động này, chính vì vậy mà tỷ lệ hồ sơ được xem xét khá thấp. Tỷ lệ hồ xem xét hồ sơ bình quân 3 năm đối với các đối tượng " Có ý thức tuân thủ pháp luật thấp" là 13,4%; với đối tượng "Có các dấu hiệu khơng bình thường về kê khai thu, chi, trích đóng BHXH" là 14%. Trong hoạt động chi, các hồ sơ có dấu hiệu "Tần suất khám chữa bệnh nhiều" cũng chỉ được kiểm soát nội bội khoảng 15,2%; đối với các doanh nghiệp có dấu hiệu "Mức lương trong kỳ thai sản tăng bất thường" chiếm 16,5% và với các hồ sơ có dấu hiệu về "Chứng từ, hồ sơ khơng hợp lý, hợp lệ" được kiểm sốt khoảng 29,5%.
Như vậy, có thể nói, hạn chế của hoạt động kiểm sốt nội bộ tại BHXH Bộ Quốc Phòng thời gian qua là độ bao phủ mỏng, do vậy hiệu quả cịn hạn chế.
3.2.4. Thơng tin và truyền thơng
- Cơ chế phối hợp giữa các phịng nghiệp vụ
Các đơn vị, cá nhân có thể đến trực tiếp nộp hồ sơ hoặc gửi qua bưu chính đến cơ quan Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc Phòng. Phòng tiếp nhận hồ sơ sau khi phân loại nghiệp vụ hồ sơ sẽ chuyển đến các phòng nghiệp vụ để giải quyết theo đúng quy trình 1 cửa của Quyết định số 1259/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Các phịng nghiệp vụ sau khi thụ lý, nếu khơng giải quyết được sẽ làm phiếu trả hồ sơ, hồ sơ nếu được giải quyết sẽ bóc tách hồ sơ lưu để quản lý hồ sơ theo quy định và trả 1 bộ cho đơn vị, cá nhân (nếu có), đồng thời chuyển Tổ kế tốn chuyển tiền hoặc chi trả trực tiếp tiền cho đối tượng hưởng (nếu có). Tất cả các phịng nghiệp vụ đều phối hợp với nhau để giải quyết cơng việc được nhanh chóng, thuận lợi và đạt kết quả cao.
Tuy nhiên, quy trình luân chuyển hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và các phịng chun mơn có lúc chưa được đồng bộ. Nguyên nhân do hệ thống thông tin chưa được thông suốt, cán bộ viên chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ chỉ chuyên sâu một lĩnh vực, chưa am hiểu hết các lĩnh vực chuyên môn khác trong ngành BHXH.
- Hệ thống thơng tin: Phần mềm kế tốn đã được triển khai nhưng một số nghiệp vụ phát sinh chưa được cập nhật kịp thời gây khó khăn cho cán bộ kế toán khi hạch toán kế toán. Đội ngũ cán bộ kế tốn chưa có kinh nghiệm sâu về nghiệp vụ chun mơn, bên cạnh đó phần mềm kế tốn ứng dụng VSA Version 1.0 ban hành kèm theo Quyết định số 4849/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam chưa ổn định, hay bị lỗi và thường xuyên phải nâng cấp nên khi tổng hợp báo cáo cũng gặp khơng ít khó khăn.
- Hệ thống dữ liệu: Việc lưu trữ chứng từ gốc chi trả ốm đau, thai sản, DSPHSK đều thực hiện lưu trữ tại đơn vị SDLĐ nên việc khi kiểm tra giám
sát của cơ quan BHXH đối với công tác này thường gặp khó khăn vì đơn vị lưu trữ khơng khoa học hoặc bị thất lạc.. Do đó, việc cải tiến cơng tác lưu trữ chứng từ để thuận tiện cho cơng tác kiểm tra, kiểm sốt là rất cần thiết. Các chứng từ gốc sau khi duyệt chi được chuyển trả cho đơn vị SDLĐ, phòng Kế hoạch - Tài chính chỉ lưu danh sách đề nghị và danh sách duyệt chi các chế độ, nên việc kiểm soát số ngày lũy kế để hưởng chế độ BHXH ngắn hạn của từng đối tượng, theo từng loại chế độ còn phụ thuộc rất nhiều vào đơn vị SDLĐ. Nếu các đơn vị SDLĐ trung thực, có cán bộ phụ trách cơng tác theo dõi, đối chiếu BHXH hiểu rõ, thực hiện nghiêm túc chính sách BHXH, kiểm tra kỹ chứng từ trước khi đề nghị thì sẽ kiểm sốt tốt đối tượng hưởng các chế độ theo đúng Luật BHXH. Nhưng nếu các đơn vị không theo dõi chặt chẽ, hoặc cố ý gian lận thì việc chi trả vượt quá chế độ quy định rất dễ xảy ra.
3.2.5. Giám sát
Hiện nay cũng chưa có cơ chế giám sát hoạt động kiểm sốt nội bộ tại cơ quan BHXH, nhìn chung quy trình kiểm sốt nội bộ tại BHXH Bộ Quốc Phòng kết thúc ở khâu đưa ra được báo cáo của KSNB là xong, sau đó có trình lên Ban giám đốc xem xét, cũng khơng có những đánh giá về hiệu quả kiểm sốt nội bộ hay những góp ý, rút kinh nghiệm cho kiểm sốt nội bộ tại BHXH Bộ Quốc Phịng, đây cũng là thiếu sót của kiểm sốt nội bộ tại BHXH Bộ Quốc Phòng hiện nay.
3.3. Đánh giá chung thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ về hoạt động thu - chi Bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng giai đoạn thu - chi Bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc phòng giai đoạn 2019 - 2021
3.3.1. Kết quả đạt được
Trong thời gian qua, qua phân tích thực trạng có thể thấy, kiểm sốt nội bộ thu chi tại BHXH đã có những thành tựu nhất định, cụ thể như sau:
Tại BHXH Bộ Quốc Phịng đã thành lập được một bộ phận kiểm sốt nội bộ riêng, có sự quan tâm đến hoạt động kiểm sốt nội bộ, hiểu được vai trị và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ.
Hai là, về nhận biết rủi ro
Tại BHXH Bộ Quốc Phòng, bộ phận kiểm soát nộ bộ đã đánh giá và đã phát hiện ra những dấu hiệu rủi ro, giúp khoanh vùng kiểm soát nội bộ được tập trung và hiệu quả hơn.
Ba là, hoạt động kiểm soát nội bộ
Thời gian qua, hoạt động kiểm soát nội bộ thu chi BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phòng cũng đã giúp cho BHXH Bộ Quốc Phòng phát hiện ra những sai phạm trong quá trình thu chi và thu hồi, truy thu một số khoản BHXH, góp phần giúp giảm bớt sự thất thốt của BHXH.
Bốn là, về thơng tin truyền thơng
Bước đầu tại BHXH Bộ Quốc Phịng cũng đã có sự phối hợp nhất định giữa các phòng ban và giữa BHXH Bộ Quốc Phòng với các cơ quan chức năng khác phục vụ cho q trình kiểm sốt nội bộ.
Nhìn chung, về cơ bản, BHXH Bộ Quốc Phòng đã thực hiện nghiêm túc các quy định của BHXH Việt Nam đối với cơng tác kiểm sốt thu, chi BHXH, góp phần bảo vệ quyền lợi chính đáng cho con người hưởng, nâng cao ý thức chấp hành pháp luật về BHXH đồng thời giúp cho Bộ Quốc Phòng nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
3.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những thành tựu đạt được thì cũng cịn những hạn chế, bất cập trong kiểm soát nội bộ như sau:
Một là, về mơi trường kiểm sốt
Mặc dù có quan tâm kiểm soát nội bộ thu chi BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phịng nhưng lại chưa có những quy định, chế tài riêng về kiểm soát nội
bộ cũng như là những quy định, cụ thể khi xem xét, đánh giá phát hiện sai phạm và kỷ luật như thế nào. Chính vì vậy việc kiểm sốt ở một góc độ nào đó cũng chưa phát huy hết hiệu quả kiểm soát nội bộ tại BHXH Bộ Quốc Phòng.
Tại BHXH Bộ Quốc Phòng chưa học hỏi hay trao đổi về vấn đề kiểm soát nội bộ thu chi BHXH với các đơn vị cùng ngành để có thể nâng cao hiệu quả kiểm sốt cũng như chưa tạo mơi trường để có cơ hội trao đổi học hỏi về kinh nghiệm này. Mà hiện nay, kiểm soát nội bộ thu chi BHXH cũng chỉ dừng ở mức tự thực hiện theo cách thức nội bộ một cách tương đối chủ quan.
Hai là, về đánh giá rủi ro
Việc nhận diện rủi ro mặc dù cũng đã phần nào góp phần khoanh vùng tập trung nhận diện những đối tượng có sai phạm trong thu chi BHXH tại BHXH Bộ Quốc Phòng nhưng vẫn còn sơ khai, mới dựa trên dữ liệu quá khứ, nghĩa là q trình kê khai hồ sơ thu, chi BHXH trích đóng tiền của đơn vị từ thời điểm hiện tại trở về trước, và tính tốn mang tính thủ cơng, cảm quan của bộ phận kiểm soát nội bộ,chưa ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm nhận diện rủi ro trong lĩnh vực BHXH.
Việc đánh giá rủi ro vẫn chưa được cập nhật theo ngành, theo tình hình và diễn biến của lĩnh vực. Thực tế hiện nay, hệ thống pháp luật về BHXH còn chưa được đồng bộ thống nhất và chặt chẽ, để nhiều sơ hở cho các đơn vị tham gia BHXH, do vậy càng ngày càng có những cách thức, chiêu thức tinh vi để trục lợi BHXH. Trong khi đó, tại cơ quan BHXH Bộ Quốc Phòng chưa thực sự chủ động trong việc tìm hiểu những sai phạm đó, chỉ khi báo chí hay những đơn vị khác có thơng tin về những hành vi trục lợi mới, cơ quan BHXH Bộ Quốc Phịng mới rà sốt, kiểm tra kiểm sốt lại tại đơn vị mình mà chưa có hướng chủ động, đón đầu trong việc nhận diện và đánh giá rủi ro.
Hoạt động kiểm soát nội bộ cần bám chặt, bám sát vào quy trình thu, cũng như quy trình chi, các quy định về pháp luật trong thu chi BHXH, có độ phủ sóng rộng và nguyên tắc, thủ tục kiểm soát nội bộ là kiểm tra kiểm sốt tồn bộ hoạt động thu chi. Tuy nhiên. Hoạt động kiểm soát dù đã rà soát và kiểm tra, đưa ra những sai phạm trong thu chi BHXH và truy thu nhưng tỷ lệ hồ sơ được rà sốt, kiểm sốt nội bộ cịn thấp (dữ liệu qua bảng 3.8). Điều này khiến cho BHXH Bộ Quốc Phịng chưa hồn tồn kiểm soát được hết tất cả các sai phạm, các hành vi gian lận cũng như những rủi ro thất thoát BHXH tại đơn vị mình.
Thêm vào đó, mức độ truy thu thấp nhưng tại BHXH Bộ Quốc Phòng chưa đưa ra được cơ chế hay chính sách nào để có thể tăng cường truy thu những khoản thu thiếu, chi sai chưa đúng, chưa hợp lệ. Điều này cho thấy khâu xử lý các vị phạm, sai sót của BHXH Bộ Quốc Phịng cịn hạn chế.
Bốn là, về hoạt động thơng tin truyền thơng
Qua phân tích thực trạng có thể thấy hoạt động thơng tin truyền thơng chưa được đồng bộ, nhịp nhàng. Hệ thống lưu trữ cịn sơ sài, cơng tác truyền thơng chưa được quan tâm.
Việc phối hợp giữa các phịng ban đơi lúc cịn chưa khớp. Dữ liệu vẫn cịn sơ sài và chưa được số hóa đồng bộ, các chứng từ vẫn cịn lưu thủ cơng nên trong quá trình kiểm tra kiểm soát hồ sơ, chứng từ thu và chứng từ chi rất nhiều, việc tra soát tương đối mất thời gian. Khi có phát hiện sai sót thì các