Hồn thiện việc phân tích biến động chi phí để kiểm sốt chi phí

CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

4.2.3. Hồn thiện việc phân tích biến động chi phí để kiểm sốt chi phí

Mục tiêu của phân tích biến động chi phí là các báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị chi phí phải thể hiện đƣợc xu hƣớng biến động theo khía cạnh thời gian của thơng tin, trong đó chia làm 2 loại báo cáo phân tích quá khứ và báo cáo dự báo tƣơng lai.

Báo cáo quá khứ: phản ánh thông tin quản trị trung thực khách quan, đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo nguyên tắc có thể so sánh đƣợc và có tính trọng yếu của kế tốn. Các thơng tin phản ánh q khứ là một trong những thông tin giúp nhà quản trị nắm bắt đƣợc hiện tại và ra quyết định trong tƣơng lai. Về báo cáo quá khứ, Công ty cần đẩy nhanh tốc độ hoàn thành các báo cáo sản lƣợng tiêu thụ, cơng trình hồn thành báo cáo kết quả kinh doanh, trên cơ sở đó, kế tốn thực hiện ghi nhận và phân bổ chi phí kịp nhu cầu thông tin của Ban lãnh đạo Công ty. Từ khảo sát thực tế, tôi nhận thấy có 2 đầu việc khiến cho việc quyết tốn báo cáo chậm chễ đó là:

o Phịng Tài chính và Kế tốn tách nguồn và viết hóa đơn cho các công ty con thông thƣờng là giữa tháng sau

o Việc quyết toán quỹ tiền lƣơng hàng quý cũng chậm trễ do mất nhiều thời gian từ lúc có kết quả kinh doanh đến khi tính tốn và phê duyệt tiền lƣơng hiệu quả.

Để cải thiện đƣợc vấn đề này, cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ Ban lãnh đạo buộc phải thay đổi lại quy trình vận hành, tối giản các bƣớc và thời gian trễ, cũng nhƣ có sự phối hợp hợp tác từ các Ban/ phịng liên quan.

4.2.4. Hoàn thiện phân tích thơng tin chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh

4.2.4.1. Phân tích mối quan hệ chi phí – sản lượng - lợi nhuận

Phân tích mối quan hệ chi phí – sản lƣợng – lợi nhuận, giúp các nhà quản trị đƣa ra quyết định kinh doanh ngắn hạn xem có nên chấp nhận ký hợp

74

đồng hay không. Đối với Cơng ty, việc phân tích này hỗ trợ rất nhiều trong cơng tác đàm phán, có nên đầu tƣ vật chất, đảm bảo thời hạn hồn thành tiến độ cơng trình hay khơng.

Bổ sung phân tích chi phí từ quản trị rủi ro, rủi ro đến từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm trách nhiệm pháp lý, rủi ro tín dụng, tai nạn, nguyên nhân tự nhiên và thiên tai, cạnh tranh từ đối thủ, ..... Việc phân tích chi phí liên quan đến rủi ro gắn liền với việc phân loại chi phí kiểm sốt đƣợc và khơng kiểm sốt đƣợc. Từ đó giúp Ban lãnh đạo có những cách phịng ngừa và ứng phó trƣớc và khi rủi ro xảy ra.

4.2.4.2. Hồn thiện tổ chức cung cấp thơng tin giữa kế toán quản trị với các bộ phận liên quan

Để vận hành cung cấp hoạt động dịch vụ đƣợc trơn tru và tối đa hóa hiệu quả kinh doanh, các bộ phận trong cơng ty phải có sự phối hợp nhịp nhàng. Kết hợp thơng tin kế tốn liên quan một cách linh hoạt và cập nhật thông tin giữa các bộ phận để dƣa ra thơng tin chính xác phù hợp với yêu cầu của Ban lãnh đạo.

Đơn cử nhƣng trƣờng hợp thiết lập sự gắn kết giữa Phòng Kế hoạch – Vât tƣ và Phịng kỹ thuật , để có thơng tin về định mức hao hụt tại các khâu vận hành, lập kế hoạch sản lƣợng, hao hụt để phục vụ cho việc lập dự tốn tài chính tổng hợp và dự tốn tổng thể.

Kế tốn quản trị phối hợp với Phịng Tổng hợp để có thơng tin về định mức lao động, tiền lƣơng, số lƣợng lao động chấm cơng hàng ngày, để lập dự tốn chi phí nhân lực, phân tích tình hình sử dụng lao động và hiệu quả năng suất lao động.

Mối liên hệ thông tin KTQT với các bộ phận đƣợc thể hiện qua Bảng sau:

75

Bảng 4.2: Mối liên hệ thơng tin kế tốn quản trị với các bộ phận

KTQT Nhiệm vụ - chức năng Nhận thông tin Cung cấp thông tin Bộ phận dự toán Lập các dự toán về các khoản mục chi phí cần thiết trong doanh nghiệp,

cung cấp thơng tin và kiểm soát đánh giá trách

nhiệm.

Nhận báo cáo thực hiện từ kế tốn tổng hợp, thơng tin về giá và lƣợng từ phịng Tài chính kế tốn, phịng Kỹ thuật, phòng Tổng hợp

Cung cấp các báo cáo dự toán cho các bộ phận cần sử dụng thơng tin Bộ phận phân tích, đánh giá

Phân tích, đánh giá thơng tin quá khứ và dự báo tƣơng lai mục tiêu ngắn và dài hạn. Phát hiện và chỉ ra nguyên nhân sai lệch, đề xuất giải pháp

khắc phục

Nhận báo cáo của bộ phận dự toán và báo cáo thực hiện của KTTC. Nhận các báo

cáo của các bộ phận có liên quan đến quá trình phân tích, đánh giá bộ phận đó

Cung cấp thơng tin kết quả phân tích đánh giá cho các bộ phận sử dụng thông tin. Bộ phận nghiên cứu phát triển Nghiên cứu các dự án đầu tƣ mới, xem có nên đầu tƣ thiết bị mới phục vụ sản xuất đƣa ra các

định mức và tiêu chí phân bổ các loại chi phí để giúp lựa chọn phƣơng

án.

Nhận thông tin từ các bộ phận liên quan, tổ chức và thông tin cho các phƣơng án liên quan. Cung cấp hệ thống định mức và dự tốn chi phí cho các bộ phận.

76

4.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp hồn thiện kế tốn quản trị chi phí tại Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Truyền tải điện tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Truyền tải điện

4.3.1. Về phía Nhà nước

Thông tƣ 53/2006/TT-BTC ra đời ngày 12 tháng 6 năm 2006 về việc hƣớng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp, đã phần nào định hƣớng con đƣờng triển khai kế tốn quản trị cho các doanh nghiệp, mặc dù có tính linh hoạt cao, nhƣng để xây dựng và vận hành đƣợc hệ thống kế tốn quản trị chi phí là vấn đề hết sức mới mẻ và khó khăn đối với các doanh nghiệp. Trong khi thông tƣ mới chỉ đƣa ra hƣớng dẫn chung, mặt khác, rất khó có thể thay đổi tiềm thức và thói quen của doanh nghiệp là chỉ tập trung vào kế tốn tài chính. Thơng tƣ 53/2006/TTBTC là thơng tƣ duy nhất ra đời cho đến nay, đã hơn 10 năm, dƣờng nhƣ vấn đề này đang bị “bỏ rơi”, nên chƣa hề có thêm bất kỳ văn bản nào liên quan đến kế tốn quản trị. Do đó, nhà nƣớc cần có những giải pháp cụ thể trong việc ban hành những văn bản định hƣớng, hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến kế toán quản trị, soạn thảo các quy định cụ thể về chuyên môn, đạo đức, những công việc, hƣớng đi thiết thực hơn, nhƣ là khuyến khích các đơn vị chuyên nghiệp đào tạo chuyên ngành kế toán quản trị, để có nhân sự chuyên sâu về lĩnh vực này, dần dần thâm nhập vào các doanh nghiệp, phát huy vai trị của kế tốn quản trị chi phí. Nếu chƣa đào tạo đƣợc chuyên ngành kế toán quản trị tại các trƣờng chuyên nghiệp, trƣớc mắt có thể tổ chức các cuộc thi về kế toán quản trị, cấp chứng chỉ hành nghề cho họ. Hoặc mở những khóa học ngắn hạn để đào tạo kiến thức cơ bản và vận dụng thực tế về kế toán quản trị cho các doanh nghiệp. Hiện nay, tại Việt Nam cũng đã có các hoạt động cấp chứng chỉ kế tốn quản trị viên công chúng – CMA (Certified Management Accountant), bằng kế tốn quản trị cơng chứng Anh Quốc – CIMA (Chartered Institute of Management Accountants), theo đánh giá của các tổ chức kinh doanh của những nƣớc này, nhân viên kế

77

tốn có chứng chỉ CMA đƣợc đánh giá cao hơn so với chứng chỉ kiểm toán viên - CPA (Certified public Accountant).

Bộ phận quan trọng nhất để kiến tạo nền kinh tế đất nƣớc phồn vinh chính là doanh nghiệp. Chính vì vậy cơ quan nhà nƣớc phải tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp doanh nghiệp phát triển bằng cách xây dựng đƣợc một hệ thống cơ chế chính sách phù hợp khuyến khích mạnh mẽ hoạt động doanh nghiệp. Để đạt đƣợc mục tiêu này, cơ quan quản lý nhà nƣớc và doanh nghiệp cần phải tăng cƣờng hơn nữa các hoạt động thiết thực nhằm giải quyết các vấn đề vƣớng mắc, bất cập trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ đó đƣa ra đƣợc các giải pháp tháo gỡ thống nhất giữa cơ quan quản lý và doanh nghiệp.

Về chế độ pháp lý: Cần hoàn thiện cơ chế và hệ thống pháp luật kinh tế tài chính, qua đó hồn thiện chế độ kế toán phù hợp với nền kinh tế có sự quản lý của Nhà nƣớc và các thông lệ, chuẩn mực của kế toán quốc tế. Kế tốn quản trị nhằm mục đích phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ của doanh nghiêp, khơng mang tính bắt buộc nhƣng kế tốn quản trị và kế tốn tài chính cũng đều dựa trên cơ sở hạch tốn ban đầu, đều thu thập, xử lý thơng tin kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy cần có mơi trƣờng pháp lý đồng bộ cho việc tổ chức kế toán quản trị ở các doanh nghiệp. Môi trƣờng pháp lý đƣợc đảm bảo bằng một hệ thống các văn bản pháp quy gồm: các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán cần đƣợc xây dựng trên cơ sở văn bản pháp luật cụ thể. Các nguyên tắc đƣợc quy định trong luật kế toán phải đƣợc mọi doanh nghiệp tuân thủ, khơng phụ thuộc vào hình thái Cơng ty hữu hay đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp. Mặt khác thông qua luật kế tốn cịn tạo dựng và hồn thiện một khn khổ pháp lý cho công việc và nghề kế toán, cần sớm điều chỉnh hệ thống các chức năng tiêu chuẩn của cán bộ kế toán sao cho phù hợp để làm căn cứ cải tiến và hoàn thiện cơng tác đào tạo cán bộ kế tốn ở các Trƣờng Đại học và Trung học

78

chuyên nghiệp. Đồng thời chính sách kế tốn cần có sự phân định phạm vi cơng việc của kế tốn tài chính và kế tốn quản trị:

- Hoàn thiện về mặt lý luận của“kế tốn quản trị, vai trị, chức năng, nhiệm vụ, đối tƣợng, phƣơng pháp”của kế toán quản trị. Trên cơ sở đó cần thống nhất chƣơng trình, nội dung đào tạo của kế toán quản trị trong các trƣờng Đại học và Trung học khối kinh tế.

-Tổ chức nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị doanh nghiệp, xây dựng một số mơ hình, phƣơng án kế tốn quản trị có tính chất hƣớng dẫn để cho các doanh nghiệp có thể lựa chọn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Để giúp các doanh nghiệp có điều kiện vận dụng kế tốn quản trị thì các ngành chức năng cần tập trung nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện các nội dung của kế toán quản trị đồng thời phải xây dựng một số mơ hình kế toán quản trị theo ngành hoặc theo quy mô, theo các phƣơng án khác nhau, từ đó hƣớng dẫn các doanh nghiệp vận dụng, lựa chọn. Ví dụ về tổ chức bộ máy kế tốn, có hay khơng có tổ chức bộ máy kế tốn quản trị riêng? Nếu có thì phù hợp với quy mơ nào? Và có những bộ phận liên quan nào? Mối quan hệ giữa kế tốn quản trị và kế tốn tài chính nhƣ thế nào? Nếu không tổ chức bộ máy kế tốn riêng thì mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng, thu nhận và cung cấp thông tin”nhƣ thế nào?

-Tạo điều kiện liên hệ, giao lƣu với các nƣớc trong khu vực và trên thế giới để học hỏi tiếp thu kinh nghiệm tiên tiến của các nƣớc về kế toán quản trị.

- Đối với kế tốn quản trị doanh thu, chi phí và kết quả cần phải hoàn thiện các phƣơng pháp kế tốn, phƣơng”pháp tính toán và xác định chi phí. Hồn thiện việc thu thập xử lý thơng tin cho q trình ra quyết định trong quản lý.

4.3.2. Đối với Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Tập đoàn là nơi trực tiếp vận dụng và thực hiện kế toán quản trị, theo ý kiến tơi cần phải:

79

- Hồn thiện cơ chế tổ chức quản lý kinh doanh ở công ty

Căn cứ vào điều kiện quy mô của cơng ty và các chính sách kinh tế tài chính theo cơ chế mới, công ty cần nhanh chóng hồn thiện cơ chế tổ chức quản lý kinh doanh thích hợp với sự phân cấp quản lý nhằm tăng cƣờng hạch toán kinh tế nội bộ và hạch toán kinh tế toàn doanh nghiệp, tăng cƣờng quản lý lao động, điều phối sức lao động hợp lý giữa các bộ phận, tăng cƣờng sử dụng hợp lý và có hiệu quả tài sản cố định, đặc biệt là việc áp dụng kỹ thuật, công nghệ vào kinh doanh. Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, trong đó hồn thiện tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung quan trọng của doanh nghiệp. Việc này có liên quan mật thiết đến hệ thống thơng tin mà kế tốn quản trị cung cấp.

- Nhận thức rõ vai trị của kế tốn quản trị: kế toán quản trị thực sự cần thiết đối với công ty dịch vụ kỹ thuật trong cơ chế thị trƣờng.

Trong cơ chế thị trƣờng nếu thiếu các thơng tin có tính định hƣớng cho các vấn đề ra quyết định kinh doanh thì các quyết định đó có thể dẫn đến sai lầm. Mục tiêu của kế tốn quản trị là nhằm cung cấp thơng tin định hƣớng cho các quyết định của công ty.

- Tổ chức bộ máy kế tốn: Do mơ hình kế tốn quản trị cịn mới mẻ đối với các doanh nghiệp cho nên tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Truyền tải điện hiện nay thì tập trung thiết kế, thu thập các thông tin thuộc kế tốn tài chính, cịn việc xây dựng bộ máy kế tốn quản trị riêng thì hầu nhƣ chƣa có. Để có đƣợc những thơng tin kế tốn sử dụng cho hoạt động quản trị thì trong bộ máy cần thiết phải có kế tốn quản trị để thu thập và xử lý thông tin cung cấp theo yêu cầu quản trị trong Công ty. :

- Các nhà quản trị của Công ty cần phải biết đƣa ra những yêu cầu về thông tin cần đƣợc bộ phận KTQT cung cấp. Đồng thời phải biết sử dụng và phân tích thơng tin. Công ty cần xây dựng đƣợc hệ thống chỉ tiêu thông tin

80

trong nội bộ đơn vị nhằm đảm bảo tính thống nhất, tránh trùng lặp và khơng có sự mâu thuẫn giữa các thông tin.

- Đào tạo bồi dƣỡng nhân viên kế tốn quản trị: Để thực hiện q trình thiết kế, xây dựng các báo cáo thích hợp cho từng đối tƣợng quản trị khác nhau thì trong cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Truyền tải điện cần phải quan tâm đào tạo các nhân viên kế tốn có chun mơn chun sâu về kế tốn quản trị.

-Hoàn thiện việc tổ chức hạch toán ban đầu, vận dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, đặc biệt là đa dạng hóa phân loại chi phí, chú trọng phân loại theo khối lƣợng hoạt động. Xây dựng các định mức, dự tốn chi phí nhằm hồn thiện phƣơng pháp xác định chi phí và tập hợp chi phí.

- Tổ chức trang bị các phƣơng tiện kỹ thuật và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để thu thập, xử lý và cung cáp thông tin kịp thời.

4.3.3. Về phía Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Truyền tải điện

Thực tế cho thấy, Cơng ty chƣa vận dụng kế tốn quản trị chi phí trong q trình hoạt động và ra quyết định, cho thấy, chƣa có sự tồn tại của kế tốn quản trị trong ý thức kinh doanh của Ban lãnh đạo. Họ chƣa biết, chƣa hiểu về tầm quan trọng của kế tốn quản trị chi phí, nếu có biết thì vấn đề vẫn cịn bị “bỏ ngỏ “ vì giới hạn về năng lực và tài chính.

Ban lãnh đạo vẫn hoạch định chiến lƣợc kinh doanh, lựa chọn phƣơng án dựa vào kinh nghiệm, bản lĩnh thƣơng trƣờng, chứ chƣa phải dựa vào thơng tin do hệ thống kế tốn cung cấp. Để thay đổi “lối mòn” trong tƣ tƣởng của