3.1.2 .3Tăng cường xúc tiến thương mại
3.3 Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng sản phẩm hạt điều tại công ty TNHH
3.3.5 Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện
Đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng không kém việc hoạch định chất lượng, do đó ban lãnh đạo cơng ty đã rất đầu tư và khuyến khích tạo điều kiện cho hoạt động này, bằng cách đôn đốc, đảm bảo hoạt động diễn ra theo đúng hoạch định. Ban lãnh đạo công ty cũng trực tiếp tham gia vào hoạt động đánh giá nội bộ, các kết quả đạt được và chưa đạt để các biện pháp khắc phục, định hướng cho các hoạt động quản trị chất lượng nói riêng và các chiến lược phát triển tổng thể nói chung tại cơng ty.
Các kết quả đánh giá và kiểm soát trong nội bộ, đặc biệt là các lỗi sai được phát hiện trong quá trình đánh giá cần được cập nhật và đạt được sự cam kết khắc phục trong một thời hạn cụ thể từ các bộ phận liên quan. Việc báo cáo kết quả và phân công người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm khắc phục các lỗi sai cần phải được sự đồng thuận và thống nhất của các bộ phận có liên quan, cũng như người trong cuộc, tránh việc đưa kết quả đánh giá lên lãnh đạo cấp cao khiến cho các cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm thực thi bị áp đặt về hạng mục cơng việc và thời gian hồn thành, từ đó dẫn đến các mâu thuẫn trong nội bộ.
Việc đánh giá nội bộ nên thực hiện ít nhất mỗi q một lần, trong đó, u cầu tất cả các thành viên đại diện các bộ phận đều phải tham gia. Các thành viên của ban đánh giá nội bộ làm việc và rà soát lại các hoạt động quản lý chất lượng, xem xét các vấn đề nào đã đề ra nhưng chưa thực hiện hoặc đánh giá hiệu quả của các quá trình thực hiện so với mục tiêu.
Mặc khác, để quá trình quản trị chất lượng được hiệu quả, cơng ty cần thiết lập một mạng lưới trao đổi thông tin nội bộ để nhân viên cấp thấp nhất cũng có thể báo cáo được các vấn đề sai phạm về quản trị chất lượng ngay lập tức, điều này sẽ tăng thêm ý thức và trách nhiệm của nhân viên, đồng thời cũng giúp cho công ty hạn chế và ngăn ngừa các lỗi chất lượng. Các hệ thống báo cáo có thể là hịm thư góp ý, email hoặc số điện thoại đường dây nóng.
3.3.6 Cải tiến chất lượng
Cải tiến chất lượng là một trong những hoạt động quan trọng, giúp cho hoạt động quản trị chất lượng tại cơng ty vững mạnh, từ đó, đóng góp to lớn cho các chiến lược phát triển chung trong toàn bộ tổ chức. Hoạt động cải tiến chất lượng tại cơng ty cịn nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân, trong đó, vấn đề chính là do đại đa số nhân viên, đặc biệt là những thành viên đã gắn bó nhiều năm và làm việc lâu dài, chịu ảnh hưởng và cách thức quản lý theo văn hóa Ấn Độ. Đại đa số nhân viên có tư tưởng làm tốt nhiệm vụ của mình là được, khơng cần làm nhiều hơn, khơng cần phải “vẽ thêm chuyện”. Do đó, việc cải tiến phải đi đơi với phát triển văn hóa doanh nghiệp, đào tạo và phát triển nhân viên, đồng thời cần có một đội ngũ nhân viên mới, năng nổ, tạo cảm hứng và đi tiên phong trong việc sáng tạo, cải tiến.
Công ty có thể sử dụng các phương pháp PDCA hoặc DMAIC để phân tích và tìm ra giải pháp cho vấn đề. Hai cơng cụ này có cách tiếp cận khác nhau, nếu PDCA thiên về việc thiết lập và chuẩn hóa quá trình để ngăn ngừa việc làm sai gây ra lỗi hàng loạt thì DMAIC thiên về việc loại bỏ dần các lỗi hư hỏng của sản phẩm
Đồng bộ các mục tiêu cải tiến: mỗi bộ phận khác nhau sẽ có những mục tiêu khác nhau, ngoài các mục tiêu về cải tiến chất lượng, cịn có các mục tiêu cải tiến về năng suất, giảm thiểu hao phí nguyên vật liệu, giảm lượng nhiên liệu tiêu thụ. Việc cải tiến chất lượng sản phẩm cần được xem xét đồng bộ, thống nhất với các mục tiêu cịn lại của cơng ty để tránh mâu thuẫn giữa các mục tiêu và làm tăng áp lực lên các bộ phận thực thi. Để thực hiện được điều này, ban lãnh đạo, các cấp quản lý cần có sự nhìn nhận và xem xét các chiến lược phát triển và mục tiêu chung của công ty, xác định các mục tiêu chất lượng chiến lược cần ưu tiên làm trước, để từ đó có sự hoạch định nhân sự, máy móc, quy trình phù hợp.
Thẩm định kết quả cải tiến chất lượng: trước khi áp dụng rộng rãi các giải pháp cải tiến chất lượng đã lựa chọn, cần có sự kiểm chứng các giải pháp bằng thực nghiệm. Việc kiểm chứng cần được thực hiện bằng cách tiến hành sản xuất thử và đánh giá các chỉ tiêu chất lượng của hạt điều, đồng thời xem xét các q trình cải tiến này có làm thay đổi các chỉ chất lượng của hạt điều ở các cơng đoạn tiếp theo hay khơng. Ví dụ, việc cải tiến tăng thời gian sấy hạt điều làm cho hạt giòn và tăng giá trị cảm quan của sản phẩm nhưng sẽ làm ảnh hưởng đến công đoạn tiếp theo là bóc vỏ lụa, làm cho hạt điều dễ vỡ ra thành mảnh nhỏ, từ đó, giảm chất lượng hạt điều.
Một điều quan trọng để kích thích tinh thần sáng tạo và chủ động đưa ra ý kiến cải tiến chất lượng sản phẩm ở nhân viên chính là phần thưởng để ghi nhận cơng lao của họ. Do đó, cần có một cơ chế thưởng thỏa đáng được công khai và cơ cấu xét duyệt một cách công bằng dựa trên giá trị của dự án cải tiến. Chẳng hạn như dự án giảm được bao nhiêu phần trăm tỷ lệ sản phẩm lỗi hoặc tiết kiệm được mức kinh phí bao nhiêu cho cơng ty mà vẫn đảm bảo được yêu cầu chất lượng sản phẩm đầu ra. Từ đó, quy đổi ra phần thưởng tương ứng cho từng sự đóng góp của các cá nhân, bộ phận.
3.3.7 Phát triển văn hóa chất lượng
Một trong những việc quan trọng khi phát triển văn hóa chất lượng tại công ty là phải tạo dựng nhận thức của mọi người về quản trị chất lượng. Việc này có thể thực hiện bằng nhiều cách thức. Trong đó, cần chú trọng 4 khía cạnh chủ yếu gồm:
Tầm nhìn
Tầm nhìn là sự mơ tả vị trí mà cơng ty sẽ đứng trong tương lai. Do đó, việc xây dựng và phát triển tầm nhìn, điều quan trọng nhất chính là ở ban lãnh đạo và nhân viên cơng ty. Do đó, việc xây dựng và phát triển các nội dung của tuyên bố tầm nhìn phải là sản phẩm của cả tập thể chứ không phải của riêng bất cứ cá nhân, cũng không phải là điều áp đặt từ bên trên xuống.
- Đưa ra cam kết: lãnh đạo cấp cao cùng nhân viên công ty cần thiết có sự đồng lịng cùng chung mục tiêu khi đưa ra các nội dung của tầm nhìn cơng ty. Ngồi các nội dung liên quan đến vị thế, chiến lược kinh doanh của công ty, các vấn đề trong tuyên bố cần phải thể hiện rằng cơng ty quyết tâm muốn đứng ở vị trí tiên
phong trong việc cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng ngày càng đa dạng các nhu cầu của khách hàng, và trên hết là đảm bảo an toàn sức khỏe cho người sử dụng sản phẩm của công ty. Sự định hướng và cam kết từ nhân viên sẽ giúp họ hiểu rõ và nỗ lực trong thực hiện các cam kết về tầm nhìn đã đưa ra.
- Có sự đam mê: các thành viên trong công ty, từ ban lãnh đạo đến nhân viên phải có chung một niềm tin, suy nghĩ và nhìn nhận các giá trị, cũng như cảm nhận về các hành động đúng đắn. Tương tự như việc cải tiến sản phẩm, ban lãnh đạo cơng ty cần có một tinh thần nhiệt huyết và sự đam mê thì mới có thể truyền được ngọn lửa ấy cho các nhân viên bên dưới. Sự đam mê được thể hiện ở thái độ làm việc miệt mài và phấn đấu không ngừng cho các mục tiêu nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm của công ty.
- Có sự tương tác: một trong những giá trị cốt lõi của tập đoàn Intersnack là “Phát triển cùng nhau”. Cả nhân viên và người lãnh đạo đi cùng nhau trên tất cả chặng đường và dẫn dắt để cùng nhau giành chiến thắng. Sự tương tác giữa các nhân viên, giữa nhân viên và các cấp lãnh đạo cần phải được triệt để quan tâm. Nhân viên cần được trao quyền và khuyến khích phát biểu ý kiến trong các hoạt động của công ty, đặc biệt là các công tác liên quan đến quản trị chất lượng sản phẩm. Để có sự mạnh dạn, tự tin nói ra những điều mà người khác khơng dám, chỉ ra các vấn đề mà người khác đang cố gắng che giấu thì cần có những người tiên phong, làm gương và nhận được sự thừa nhận, khích lệ từ ban giám đốc.
- Thường xuyên xem xét lại sự phù hợp của các tun bố về tầm nhìn. Cơng ty cần phải thiết lập một ban chuyên trách để quan sát và phỏng vấn các thành viên công ty một cách thường xuyên để biết vấn đề đang nằm ở đâu và có những khắc phục, sữa chữa, hỗ trợ nhân viên kịp thời, đúng lúc. Các cuộc trao đổi có thể thực hiện bằng hình thức phỏng vấn trực tiếp hoặc bảng khảo sát giấu tên tùy theo đặc thù từng bộ phận với mục tiêu cuối cùng là khiến cho nhân viên cảm thấy yên tâm khi nói ra các suy nghĩ thật của mình, phản ánh đúng tình hình thực tế tại cơng ty, nhất là các vấn đề tiêu cực mà không sợ bị trừng phạt hay trả đũa bởi một hoặc một nhóm nhân viên khác trong cơng ty.
- Văn hóa chất lượng phải được hình thành bằng tấm gương của người lãnh đạo: con đường đi đến thành công trong xây dựng văn hóa chất lượng cần bỏ ra rất
nhiều thời gian và cơng sức, trong đó lãnh đạo cấp cao cơng ty phải là những người tiên phong trong hầu hết các hoạt động từ việc xây dựng tầm nhìn, mục tiêu, đảm bảo yêu cầu khách hàng, sự phù hợp các tiêu chuẩn chất lượng,…Nhà lãnh đạo phải cho nhân viên của mình thấy được rằng tầm nhìn đang đi đúng và giúp phát triển công ty, tăng cường chất lượng sản phẩm. Từ đó, nhân viên mới có niềm tin vào những gì được đưa ra và thực hiện theo. Nếu tầm nhìn đưa ra mà khơng có người tiên phong dẫn đường, thực hiện và cho nhân viên nhìn thấy được kết quả, thì trong mắt nhân viên, những nội dung đưa ra giống như là những thứ viễn vông, không bao giờ thực hiện được. Kết quả là các tuyên bố tầm nhìn khơng khác gì một văn bản trên giấy, chỉ đưa ra cho có.
Khả năng thích ứng
- Lựa chọn nhân viên có khả năng thích ứng với cơng ty: việc lựa chọn các ứng viên tiềm năng phù hợp với định hướng văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên mau chóng nắm bắt cơng việc và tăng khả năng gắng bó của nhân viên với cơng ty. Đối với việc phát triển văn hóa chất lượng, ứng viên cho các vị trí lãnh đạo cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở cần phải là những người có nhiều kinh nghiệm, đặc biệt là kinh nghiệm làm việc trong các doanh nghiệp lớn, tập đồn đa quốc gia, và nếu có thể, nên ưu tiên các ứng viên đã từng làm việc trong các tập đồn có trụ sở tại châu Âu, Mỹ, đã am hiểu văn hóa và phong cách làm việc của người phương Tây. Chẳng hạn việc thiết lập các mục tiêu chất lượng, cải tiến chất lượng, giảm sản phẩm lỗi cần các ứng viên có đủ năng lực lãnh đạo đội, nhóm của mình
- Thiết lập các chương trình giúp nhân viên mới thích ứng và hịa nhập nhanh chóng vào mơi trường làm việc mới. Các ứng viên gia nhập vào công ty dù ở bộ phận nào cũng cần phải có kiến thức về quản trị chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm và đồng thời cần có tinh thần làm việc nhóm, sẵn sàng hợp tác với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề về chất lượng sản phẩm, cải tiến, nâng cao chất lượng hạt điều sản xuất ra tại công ty, nắm được vai trị, vị trí, chức năng nhiệm vụ của bộ phận trong chuỗi mắc xích tạo ra sản phẩm để đi đến mục tiêu mang đến sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. Chẳng hạn như ở vị trí trưởng bộ phận thu mua, cần có kiến thức về hạt nguyên liệu, nguồn gốc nguyên liệu, kích thước hạt, tỷ lệ hạt sâu,…để từ đó, lựa chọn nguyên liệu hạt điều phù hợp để sản phẩm đầu ra có chất
lượng tốt, tỷ lệ hạt lỗi thấp. Hoặc ở vị trí lãnh đạo các nhóm sản xuất, các ứng viên cần phải có sự hiểu biết về quy trình sản xuất, cơng đoạn của mình có những đóng góp gì cho chất lượng hạt điều. Điều đó cần sự hỗ trợ và giúp đỡ từ các đồng nghiệp trong công ty cũng như các cấp lãnh đạo như trao đổi thông tin, kéo các thành viên mới tham gia càng nhiều các hoạt động cải tiến chất lượng, đồng thời, cũng cần thiết việc tổ chức những buổi tiệc nho nhỏ, để tăng cường sự liên kết trong nội bộ công ty.
Sự tham gia
Một trong những vấn đề lớn trong triển khai và phát triển các chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng đó là rất ít nhận được sự quan tâm của nhân viên cấp dưới, đặc biệt là thành phần cơng nhân, nhân viên trình độ thấp, làm vơng việc tay chân. Đây cũng là lực lượng chiếm tỷ lệ đơng nhất trong cơng ty (hơn 80%). Do đó, để chương trình và các kế hoạch thực hiện được thành công, điều cần thiết là phải nâng cao được ý thức của lực lượng nhân viên này, bằng cách kéo họ tham gia vào các chương trình quản trị chất lượng sản phẩm tại công ty, và cho họ thấy rõ ý nghĩ của công việc họ đang làm.
- Sự phân chia công việc, trách nhiệm và quyền hạn: bất cơng việc gì dù nhỏ hay lớn cũng cần có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng, để các thành viên trong công ty ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình, nhất là đối với các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, bởi vì chất lượng ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín cơng ty, niềm tin khách hàng, quyết định sự tồn tại và phát triển của cả cơng ty. Cơng nhân, nhân viên có trách nhiệm phải nhắc nhở các nhân viên khác, kể cả cấp lãnh đạo, khi thấy họ có hành vi sai phạm, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và vệ sinh an toàn thực phẩm. Ban lãnh đạo công ty cần thể hiện thái độ tán dương, khen ngợi đối với các hành động như vậy để tiếp thêm sức mạnh, sự tự tin cho nhân viên, mục tiêu cuối cùng là nhân viên nhút nhát nhất cũng có thể đưa ra ý kiến.
- Tập trung giải quyết vấn đề thay vì đổ lỗi: một trong những điểm nhấn trong phát triển văn hóa chất lượng là khi xảy ra các sự cố về chất lượng, các nhân viên cần phải tập trung hợp tác, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm để giải quyết sự cố, đặt lợi ích cơng ty lên trên lợi ích cá nhân. Để đạt được điều này thì điều quan trọng nhất là người lãnh đạo cần phải làm gương và đi đầu. Khi xảy ra một sự cố về chất
lượng sản phẩm, bắt buộc phải cô lập và xử lý lô hàng, nhà lãnh đạo cần bình tĩnh, bàn bạc với các cấp lãnh đạo liên quan để xử lý sự cố, tìm ra biện pháp để giải quyết vấn đề hiện tại như cố gắng sản xuất ra lô hàng khác hoặc xử lý lô hàng lỗi, bắt kịp tiến độ giao hàng,…thay bị cố gắng quy trách nhiệm, tìm ra một người chịu trách nhiệm cho tất cả thì việc làm sao để giảm tổn thất đến mức thấp nhất mới là vấn đề cấp bách và cần thiết cho sự sống cịn của cơng ty. Và khi tất cả mọi vấn đề