II. Thực trạng công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP
1 Căn cứ để xây dựng kế hoạch
1.1. Các nhân tố ảnh huởng tới công tác lập kế hoạch
Trước khi cổ phần hóa : Căn cứ để xây dựng kế hoạch chủ yếu được dựa vào các hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư bao gồm các dự án thủy điện, nhiệt điện, đường dây và trạm đang thực hiện. Những dự án chuyển tiếp từ giai đoạn lập dự án đầu tư sang giai đoạn thiết kế kỹ thuật, giai đoạn bản vẽ thi công
Sau khi cổ phần hóa, thị trường tư vấn điện có nhiều đơn vị tham gia ( trước 2007 chỉ có 4 Cơng ty tư vấn hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các cơng trình nguồn điện, lưới điện. Khi này việc lập kế hoạch chủ yếu dựa vào các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Ngoài các hợp đồng chuyển tiếp, việc lập kế hoạch còn căn cứ vào khả năng thực hiện của các dự án, tình hình phát triển của thị trường, khả năng nhu cầu của khách hàng, bám sát nhu cầu của thị trường. Mục tiêu kinh doanh tăng lãi để chi trả cổ tức cho cổ đơng và bảo tồn vốn phát triển công ty.
Ta nhận thấy trước cổ phần hóa các nhân tố ảnh hưởng tới cơng tác kế hoạch đã khơng được xem xét trong suốt q trình xây dựng kế hoạch. Nhưng sau khi cổ phần căn cứ xây dựng kế hoạch đã được đầu tư chú ý hơn đặc biệt là yếu tố thị trường. Tuy là chưa đầy đủ song ta cũng nhận thấy được sự thay đổi tích cực trong cơng tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh.
1.2. Kết quả thực hiện sản xuất kinh doanh năm truớc
Đây được coi là căn cứ quan trọng hàng đầu trong công tác xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp. Thông qua các số liệu thực hiện được qua các năm trước, bằng phương pháp dự báo như ngoại suy xu thế, phương pháp tuyến tính doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu của thị trường. Bên cạnh đó,
thơng qua báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua các năm, đặc biệt là báo cáo trước năm kế hoạch, người làm kế hoạch của doanh nghiệp có thể biết được thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thời gian gần nhất, các nhân tố ảnh hưởng ngắn hạn hay dài hạn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Căn cứ này có được thơng qua các số liệu thống kê do phòng kế hoạch cung cấp và qua các bản báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3. Chiến luợc phát triển của ngành điện
Đây là căn cứ tương đối quan trọng, Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I là doanh nghiệp CP có 51 % cổ phần nhà nước là cơng ty trực thuộc tổng cơng ty Điện Lực 1 - Tập đồn Điện Lực Việt Nam nên mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải theo quy định của Cơng ty Điện Lực 1 và Tập đồn Điện Lực Việt Nam. Phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và kế hoạch phát triển của Công ty phải phù hợp với chiến lược phát triển chung của toàn ngành điện.
1.4. Dự báo nhu cầu thị trường
Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường, căn cứ về thị trường luôn là một trong những căn cứ quan trọng nhất trong hoạt động xây dựng kế hoạch. Thông qua căn cứ này, doanh nghiệp có thể nhận biết được nhu cầu của thị trường để có kế hoạch phù hợp, tận dụng khả năng của mình để phát triển.
- Vì vậy, sau khi cổ phần hóa Cơng ty đã rất chú trọng bám sát nhu cầu thị trường, coi thị trường là căn cứ hàng đầu. Điều này cũng dễ hiểu bởi Công ty được cổ phần trong thời kỳ rất nhạy cảm. Mặc dù nhu cầu về điện năng của đất nước vẫn tiếp tục tăng cao trong nhiều năm tới nhưng phương thức đầu tư, yêu cầu công nghệ của các công trình nguồn và lưới điện, sẽ có nhiều đổi
trên thị trường tư vấn xây dựng sẽ rất gay gắt. Công ty phải đối mặt với những tập đoàn tư vấn xây dựng đa quốc gia, giàu kinh nghiệm, có các nguồn lực kinh tế, chất xám dồi dào. Những Công ty tư vấn xây dựng tư nhân nhỏ gọn, năng động trong nước cũng là một lực lượng sẵn sàng chia sẻ thị trường mà Cơng ty đã có được trong cơ chế cịn có phần bao cấp, chỉ định cơng việc
Tóm lại, hệ thống căn cứ mà Cong ty sử dụng là rất đúng đắn, tuy nhiên chưa đầy đủ. Công ty chỉ mới sử dụng các căn cứ bên trong chứ chưa đưa được các nhân tố bên ngồi vào trong q trình cơng tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh
2. Quy trình kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty CP tư vấn xây dựng Điện 1
Cụ thể như sau
2.1. Lập, duyệt, giao kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Hàng năm, trước ngày 30 tháng 11, phịng Kinh tế Kế hoạch chủ trì, phối hợp với các đơn vị quản lý, các đơn vị sản xuất lập, báo cáo Tổng giám đốc xem xét để trình Hội đồng quản trị phê duyệt trong tháng 12 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo của Công ty gồm: Kế hoạch sản lượng, kế hoạch doanh thu, chỉ tiêu lợi nhuận làm cơ sở triển khai thực hiện. Trong vòng 15 ngày kể khi Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm được Hội đồng quản trị phê duyệt, các đơn vị sản xuất lập, phòng Kinh tế Kế hoạch tổng hợp Kế hoạch sản xuất kinh doanh từng q, trình Tổng giám đốc phê duyệt. Khi có cơ sở thực hiện, phịng Kinh tế Kế hoạch soạn thảo, trình Tổng giám đốc quyết định giao nhiệm vụ triển khai công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và khả năng thực tế của từng đơn vị. Căn cứ Kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao, đơn vị sản xuất chủ động đề xuất Kế hoạch chi phí từng quí; phịng Tài chính Kế tốn chủ trì, phối hợp với phịng Kinh tế Kế hoạch,
phòng Tổ chức cán bộ Lao động và đơn vị sản xuất tổng hợp, xem xét, trình Tổng giám đốc phê duyệt.
2.2. Quản lý kế hoạch và chế độ báo cáo.
Các đơn vị chủ động tổ chức thực hiện theo kế hoạch được giao, lập và gửi báo cáo định kỳ vào ngày 25 hàng tháng về phòng Kinh tế Kế hoạch tổng hợp, đánh giá, đề xuất biện pháp thực hiện, trình Tổng giám đốc xem xét, chỉ đạo kịp thời, gồm:
- Báo cáo hàng tháng về kết quả thực hiện từng dự án, lập kế hoạch triển khai của tháng tiếp theo.
- Báo cáo hàng quí về kết quả thực hiện từng dự án; kết quả thực hiện kế hoạch sản lượng, kế hoạch doanh thu và lập kế hoạch triển khai chi tiết của quí tiếp theo.
Trong quá trình thực hiện, khi có các yếu tố làm ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đơn vị phải kịp thời báo cáo, kiến nghị gửi phòng Kinh tế Kế hoạch để tổng hợp, đề xuất, báo cáo Tổng giám đốc chỉ đạo giải quyết.
Phòng Kinh tế Kế hoạch theo dõi, quản lý tập trung, kiểm tra, đôn đốc, thống kê, tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, quản trị Cơng ty.
Quy trình kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cơng ty mặc dù chỉ gói gọn trong 2 giai đoạn nhưng đã bao hàm được tất cả 4 khâu theo đúng tình tự quy trình kế hoạch PDCA là lập kế hoạch ( plan); thực hiện (Do); điều chỉnh ( Atc) và kiểm tra ( Check)
Trong tất cả các khâu Công ty đều tổ chức thực hiện rất chi tiết, kỹ càng. Bắt đầu từ quá trình soạn lập kế hoạch, từ trên xuống dưới, hội đồng quản trị cho đến các đơn vị sản xuất đều tham gia. Phòng kinh tế kế hoạch
giám đốc xem xét sau đó mới trình Hội đồng quản trị phê duyệt trong tháng 12 kế hoạch sản xuất kinh doanh năm. Như vậy khâu soạn lập đã có sự tham gia của các cấp, tuy nhiên ở đây ban giám đốc và Hội đồng quản trị chỉ xem xét và duyệt chứ chưa thật sự tham gia vào công tác kế hoạch. Đúng ra ban giám đốc phải trực tiếp tham gia vào soạn lập kế hoạch chiến lược của công ty, ra quyết định về kế hoạch chiến lược, xác định các mục tiêu chung cho cơng ty. Chính vì vậy mà sản phẩm của q trình soạn lập kế hoạch chỉ bao gồm: kế hoạch sản lượng, kế hoạch doanh thu, chỉ tiêu lợi nhuận làm cơ sở triển khai. Đây là một nhược điểm mà trong thời gian tới chúng ta cần phải hồn thiện. Bước sang giai đoạn thực hiện phịng kinh tế kế hoạch soạn thảo trình Tổng giám đốc giao nhiệm vụ, triển khai cơng việc phù hợp với từng chức năng, nhiệm vụ và khả năng thực tế của từng đơn vị. Các đơn vị chủ động thực hiện theo kế hoạch được giao. Như vậy, công tác tổ chức thực hiện đã được triển khai rất linh động khơng hề có hiện tượng cưỡng chế. Tuy nhiên vẫn phải có sự giám sát của cấp trên. Các đơn vị hàng tháng lập và gửi báo cáo định kỳ vào ngày 25 hàng tháng về phòng kinh tế kế hoạch tổng hợp, đánh giá, đề xuất biện pháp thực hiện, trình Tổng giám đốc xem xét chỉ đạo kịp thời. Đây cũng chính là giai đoạn điều chỉnh. Cuối cùng là giai đoạn kiểm tra. Phòng kinh tế kế hoạch theo dõi, quản lý tập trung, kiểm tra, đôn đốc, thống kê, tổng hợp số liệu phục vụ cơng tác quản lý. Hai khâu này hồn tồn phù hợp với những lý thuyêt và cũng rất kịp thời và thuyết phục
Như vậy, quy trình cơng tác kế hoạch tại cơng ty tương đối hồn chỉnh, tuy cịn một vài thiếu sót nhưng sẽ được hồn thiện dần
3. Các phuơng pháp sử dụng trong quá trình lập kế hoạch sản xuấtkinh doanh kinh doanh
Trước Cổ phần hóa: Cơng tác lập kế hoạch từ dưới lên. Đầu năm
hiện, cuối năm lập kế hoạch điều chỉnh ( tháng 9-10) trình EVN phê duyệt kế hoạch điều chỉnh
Đặc điểm kế hoạch thời kỳ này
Kế hoạch lập chủ yếu dựa vào sản lượng, giá trị các dự án dự kiến do EVN giao trong từng giai đoạn ( Qui hoạch phát triển ngành điện – Tổng sơ đồ)
Trong kế hoạch của thời kỳ có chỉ rõ việc xây dựng nguồn ( NM thủy điện, nhiệt điện) lưới điện ( Đường dây 120, 220, 500 kv)
Các dự án thực hiện chủ yếu do giao kế hoạch, chỉ đạo thầu ( không phải đấu thầu)
Các chủ đầu tư đều thuộc EVN
Vốn thanh toán cho các dự án: ổn định, các chủ đầu tư thanh tốn khối lượng hồn thành theo thực tế và kế hoạch đã lập
Cơng tác lập kế hoạch cịn mang nặng tính phụ thuộc bị động vào cấp trên
Kế hoạch lập tổng hợp cho tồn cơng ty, chưa chú trọng đến chi tiết từng đơn vị thực hiện
Xây dựng kế hoạch bao gồm giá trị sản lượng và doanh thu
Sau Cổ phần hóa ( năm 2008 ): Cơng tác kế hoạch đã có những thay đổi EVN không duyệt kế hoạch, Công ty tư vấn xây dựng kế hoạch theo tình hình thực tế của các dự án nguồn điện, lưới điện
Phối hợp với các phòng quản lý ( tài chính, kế tốn…) để bổ sung vào SXKD Báo cáo lãnh đạo cơng ty: Trình bày chi tiết kế hoạch dự kiến xây dựng ( chỉ tiêu sản lượng, doanh thu, khối lượng dự kiến thực hiện của năm kế hoạch. Lãnh đạo công ty chỉ đạo bổ sung hoàn thiện
Tuy nhiên ta vẫn nhận thấy rằng trong quá trình tổ chức lập kế hoạch cho đến khi nghiệm thu thì chỉ có một phương pháp duy nhất được sử dụng đó là thống kê. Các con số, chỉ tiêu được đưa ra trong bản kế hoạch là do quá trình thống kê các hợp đồng đã ký từ trước đó chứ chưa có sự kết hợp của các phương pháp dự báo, hay phương pháp chuyên gia. Đây là một điểm yếu cần phải được khắc phục ngay trong thời kỳ nhạy cảm này – vừa mới cổ phần. Cần phải đem các phương pháp hiện đại, linh hoạt tham gia vào quá trình như vậy bản kế hoạch mới thật sự trở nên đúng đắn, linh động, mới có thể là kim chỉ nam cho sản xuất kinh doanh
III. Đánh giá chung công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP tưvấn xây dựng Điện 1 vấn xây dựng Điện 1
1. Ưu điểm
1.1. Hoạt động kế hoạch có sự tham gia của các đơn vị trong công ty
Hoạt động lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty CP tư vấn xây dựng Điện I là hoạt động của toàn bộ cơng ty, của tất cả các phịng ban chức năng. Giữa kế hoạch sản xuất kinh doanh với các kế hoạch khác như: kế hoạch tài chính, kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị… có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khiến kế hoạch ssản xuất kinh doanh có độ chính xác nhất định. Các chỉ tiêu kế hoạch được tính tốn ột cách có khoa học, đảm bảo chính xác, đúng với định mức.
1.2. Cơng tác kế hoạch theo định hướng linh động
Điện lực là một ngành có nhiệm vụ đặc biêt quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Điện là nguồn năng lượng, một loại vật tư chiến lược đặc biệt có tính quyết định thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Chính vì thế, điện lực là ngành kinh tế kỹ thuật có đặc thù hoạt động độc lập nhưng lại có quan hệ gắn bó với mọi hoạt động kinh tế xã hội của đất nước
Cùng với sự tăng trưởng không ngừng của đất nước, cơ cấu kinh tế chung cũng như nội bộ từng ngành nghề chuyển dịch theo hướng tăng tỷ trọng công nghiệp, dịch vụ, giảm tỷ trọng nơng nghiệp. Văn hố xã hội có nhiều đổi mới, đời sống vật chất tinh thần của nhân dân từng bước được cải thiện, an ninh được giữ vững và tăng cường, Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I đã luôn bám sát, đồng hành và phát triển cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh được xây dựng một cách hợp lý và mang tính khả thi
2. Nhược điểm và nguyên nhân2.1. Về căn cứ 2.1. Về căn cứ
Hiện nay, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đang được xây dựng trên những căn cứ đúng đắn. Tuy nhiên, những căn cứ này chưa thật đầy đủ, chủ yếu là các căn cứ thuộc về yếu tố bên trong như định hướng kế hoạch của Tổng công ty giao, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ trước, các hợp đồng đã được ký kết. Các căn cứ bên ngồi doanh nghiệp ít được sử dụng hoặc có thì ở mức độ đơn giản, chưa coi trọng thu thập thông tin thị trường, phân tích, đánh giá và dự báo chúng một cách chưa đầy đủ.
Nguyên nhân là do cơng ty chưa có các phịng ban kinh doanh và nghiên cứu thị trường. Phòng kế hoạch ngồi chức năng về cơng tác kế hoạch thì cịn phải kiêm thêm cơng tác kinh doanh chính vì thế mà hệ thống căn cứ cịn chưa đầy đủ
2.2. Về thời gian
Để có một bản kế hoạch hồn chỉnh mất q nhiều thời gian. Các phịng cơng ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ tổng hợp kế hoạch trên lĩnh vực theo dõi của phòng và gửi biểu mẫu số liệu về phòng kế hoạch trước ngày 30 tháng 10 của năm trước năm kế hoạch. Đối với kế hoạch sản xuất quý và 6
quý trước. Đối với kế hoạch năm, Công ty sẽ thông báo vào cuối quý 4 năm trước hoặc tháng 1 năm kế hoạch. Như vậy thời gian để hoàn thành bản kế hoạch phải mất 5 đến 6 tháng.
Nguyên nhân chủ yếu gây nên yếu điểm này là do tính chất chưa chuyên nghiệp trong công tác phối hợp lập và thực hiện kế hoạch. Các phịng ban trong q trình lập khơng tham gia đưa ý kiến, tác phong ỷ lại, chờ phịng kế hoạch chuyển kế hoạch xuống cho mình, đây chính là dư âm của sự quan