- Là CNVC thuộc khối SXKD, CBNV chuyên trách công tác Đảng
1.2.2Nội dung của công tác thu mua, quản lý, sử dụng và dự trữ các loại vật tư của công ty.
3/ Điều chỉnh định mức lao động:
1.2.2Nội dung của công tác thu mua, quản lý, sử dụng và dự trữ các loại vật tư của công ty.
loại vật tư của công ty.
a. Lập kế hoạch vật tư
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty, phòng kế hoạch lập dự trù vật tư hàng quý, năm. Các phòng kỹ thuật căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ lập
dự trù vật tư các công trình và đề nghị mua vật tư đột xuất của các phân xưởng.
Dự trù vật tư hàng quý, và nhu cầu vật tư đột xuất được gửi cho các phòng ban liên quan để thực hiện mua sắm và kiểm soát.
b.Công tác mua sắm vật tư
Khi có kế hoạch, nhu cầu mua vật tư, hàng hoá được duyệt, phòng vật tư tổ chức thực hiện việc mua sắm đảm bảo tuân thủ theo các quy định của Nhà nước và của Tập đoàn TKV. Trường hợp mua vật tư, hàng hoá có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên, việc mua săm vật tư được thực hiện theo luật đấu thầu.
Hàng hóa vật tư có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên được mua thông qua hợp đồng và có ít nhất 3 báo giá cạnh tranh để so sánh. Nghiêm cấm việc tách nhỏ nhu cầu vật tư giám đốc đã duyệt để mua thành nhiều lần với nhiều bộ chứng từ khác nhau.
Đối với vật tư, hàng hóa sử dụng phục vụ sản xuất kinh doanh thường xuyên, ổn định ( kể cả vật tư, hàng hoá có giá trị dưới 5 triệu đồng ) có thể ký hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp truyền thống, có uy tín về giá cả, chất lượng để thực hiện.
Giá cả vật tư, hàng hoá mua được duyệt giá thông qua hội đồng duyệt giá của công ty sau đó chuyển về phòng chức năng để ký hợp đồng thực hiện. Các hồ sơ chứng từ liên quan đến việc mua sắm vât tư ( nhu cầu, báo giá, duyệt giá, hợp đồng, hoá đơn, biên bản kiểm nhập…) phải thể hiện rõ ràng, thống nhất tên, ký mã hiệu, nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, tình trạng, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng…
c. Công tác nhập kho vật tư
Tất cả vật tư, hàng hoá được mua về trước khi đưa vào sử dụng đều phải làm thủ tục nhập kho theo quy định. Nghiêm cấm việc nhập khống vật tư hàng hoá.
Vật tư hàng hoá mua về phải được kiểm tra, kiểm nghiệm trước khi cho nhập kho, thành phần nghiệm thu gồm đại diện các phòng: vật tư, phòng kỹ thuật chuyên nghành, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch – tiêu thụ. Đối với vật tư, hàng hoá có giá trị dưới 5 triệu đồng nếu không tổ chức nghiệm thu thì phải có biên bản giao nhận có ký nhận của thủ kho, tiếp liệu, trưởng hoặc phó phòng vật tư.
Hàng hoá vật tư phải có đầy đủ các điều kiện sau thì mới được nhập kho:
- Có hợp đồng mua bán ( đối với vật tư, hàng hoá mua có hợp đồng ) - Có hoá đơn hợp lệ của đơn vị bán vật tư, hàng hoá theo quy định của
Bộ Tài Chính.
- Có giấy tờ chứng minh nguồn gốc hợp pháp, xuất xứ của vật tư, hàng hoá. Nếu vật tư hàng hóa nhập khẩu thì phải có giấy tờ kê khai nguồn gốc nhập khẩu hoặc hoá đơn nhập khẩu. Vật tư hàng hoá mua của các đơn vị thương mại trong nghành hoặc ngoài nghành, bên bán phải cung cấp đầy đủ hồ sơ nguồn gốc, xuất xứ bằng các bản sao lục có dấu xác nhận của bên bán.
- Vật tư mua lẻ có giá trị dưới 5 triệu đồng ( không qua hợp đồng ) khi nhập kho phải có đầy đủ hoá đơn, vật tư mua có chất lượng đảm bảo, nơi bán hàng hoá có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật phù hợp với vật tư, hàng hoá cung cấp.
d. Công tác quản lý, cấp phát vật tư
Tất cả các vật tư, hàng hoá được quản lý trong kho đều phải được theo dõi thông qua thẻ kho và được bảo quản theo đúng quy định phù hợp với đặc điểm cảu từng loại vật tư, hàng hoá.
Phiếu xuất vật tư khi phát hành được sử dụng trong thời gian 3 ngày, ngoài thời gian trên nếu có lý do chính đáng thì được đổi phiếu ( trừ cấc phiếu xuất vật tư theo định mức ).
Thủ kho chỉ được cấp phát hàng hoá khi có đủ chứng từ, thủ tục theo quy định, không được tự ý cho vay, mượn vật tư hàng hoá trong kho. Các vật
tư, hàng hoá gửi kho phải được sự đồng ý của giám đốc và được để ở nơi riêng biệt không lẫn với hàng hoá vật tư đã có sẵn trong kho.
Thủ kho là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và trước pháp luật về quản lý hàng hoá trong kho đồng thời tuân thủ các nguyên tắc về quản lý, cấp phát, theo dõi vật tư, hàng hoá, bảo đảm bí mật về hàng hoá trong kho. Sổ sách chứng từ kho ( thẻ kho, sổ kho, sổ theo dõi bí mật…) phải được quản lý theo quy định.
Nghiêm cấm thủ kho cho mượn hoặc giao sổ sách, chứng từ kho cho người không có trách nhiệm quản lý. Trường hợp có các vi phạm như để mất mát, hư hỏng, để hàng hoá ngoài sổ sách…thì thủ kho hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Việc cấp phát vật tư, hàng hoá phải tuân thủ nguyên tác thu cũ cấp mới do các phòng kỹ thuật duyệt cấp xác định ( trừ những vật tư tiêu hao trực tiếp vào quá trình sản xuất, những vật tư bị hao mòn khi thay thế không có khả năng thu hồi, tận dụng, những vật tư cấp phát, trang bị mới ). Trong trường hợp không thu hồi được vật tư cũ phải được sự đồng ý của giám đốc.
d. Hệ thống kho bãi
Công ty chủ trương bố trí sắp xếp hệ thống kho hợp lý nhất chủ yếu sử dụng hệ thống kho một cấp, phòng vật tư công ty chủ động nghiên cứu đề xuất sắp xếp hệ thống kho sao cho thuận lợi trong quá trình cấp phát và quản lý.
Trường hợp do yêu cầu sản xuất cần phải mở kho tại các công trường phân xưởng thì tuỳ vào điều kiện cụ thể phòng vật tư đề xuất giám đốc công ty để bố trí vị trị kho cho hợp lý nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc một cấp quản lý kho.
Kho vật tư phải đảm bảo kiên cố, đủ diện tích, có hệ thống bảo vệ, an toàn theo đúng quy phạm của nhà nước.Tại các kho đều phải có các bảng nội quy kho tàng các quy định cụ thể về bảo quản các loại hàng hoá.
Hàng hoá trong kho phải được theo dõi thông qua thẻ kho.Thẻ kho phải được lập ghi chép, quản lý theo quy định của nhà nước về chế độ kế toán, tại nơi để hàng phải có thẻ hàng hoá ghi rõ số thẻ kho, tên hàng hoá, danh điểm mã hiệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
e. Quản lý vật tư
Mục đích quản lý vật tư: đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng quy cách, chất lượng phục vụ cho sản xuất không gây tồn kho bất hợp lý, tăng nhanh vòng quay của vốn, giảm giá thành sản xuất.
Nguyên tắc quản lý vật tư: Mua sắm vật tư phải xuất phát từ kế hoạch mua sắm và nhu cầu thực tế của quá trình sản xuất kinh doanh.
Việc mua sắm vật tư phải đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước và của Tập đoàn – TKV, có tính cạnh tranh với mục tiêu đạt hiệu quả cao nhất cho công ty.
Vật tư được mua sắm phải đảm bảo chất lượng, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, hợp pháp.
Tăng cường mua vật tư trực tiếp từ nhà sản xuất, hạn chế tối đa việc mua qua các khâu trung gian làm tăng giá vật tư, chống gian lận thương mại.
Việc mua sắm vật tư phải đi liền với quản lý tồn kho vật tư, vật tư được mua theo kế hoạch và được kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo giá trị tồn kho hợp lý, tránh ứ đọng vốn.
Giá cả của vật tư được mua sắm phải đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh.Vật tư khi mua về phải đươc làm thủ tục nhập kho công ty ngay để kịp thời phục vụ cho sản xuất.
Mục tiêu của việc dự trữ vật tư
- Đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư cho sản xuất
- Đảm bảo mức dự trữ vật tư thường xuyên hợp lý trong công ty
- Công tác quản lý vật tư được thực hiện chặt chẽ ngay từ khâu dự trữ góp phần quản lý chi phí nguyên vật liệu đầu vào, tiết kiệm tiêu hao vật tư kỹ thuật .
Nguyên tắc về dự trữ vật tư
- Việc dự trữ vật tư phải được ở mức hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả sản
xuất kinh doanh, có tính tới khả năng cung cấp của thị trường.
- Định mức thời gian dự trữ bình quân của nhóm các loại vật tư phải đảm bảo mức giá trị thường xuyên không được vượt quá 10% nhu cầu vật tư trong năm, trừ các vật tư chiến lược như nhiên liệu, thép chống lò, gỗ chống lò có thể dự trữ ở mức cao hơn.
g. Nhượng bán, thanh lý vật tư
- Vật tư, thiết bị, phụ tùng kém phẩm chất, không đồng bộ, không thể sử dụng được, phế liệu, tài sản hư hỏng không thể phục hồi được cần thanh lý, tài sản không còn nhu cầu sử dụng, phế liệu cần bán để giải phóng mặt bằng hoặc thu hồi vốn phải được định giá trước khi bán và thực hiện theo các quy định của Nhà nước về bán đấu giá tài sản.