9- Bố cục của luận văn
1.3. Cỏc tiờu chuẩn, quy chuẩn hiện hành về hồ sơ và lập hồ sơ
1.3.4. Quy trỡnh và phương phỏp lập hồ sơ
Một số văn bản phỏp lý đó quy định về quy trỡnh, phƣơng phỏp lập hồ sơ hiện hành nhƣ:
- Tại Điều 21 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8/4/2004 của Chớnh phủ quy định về c ng tỏc văn thƣ cú nờu nội dung c ng việc lập hồ sơ gồm cú
31
ba bƣ c: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hỡnh thành trong quỏ
trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc vào hồ sơ; Kết thỳc và biờn mục hồ sơ.
- Tại Th ng tƣ số 07/2012/TT-BNV, ngày 22 thỏng 11 năm 2012 về hƣ ng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành cú hƣ ng dẫn chi tiết, cụ thể cỏc bƣ c lập hồ sơ hiện hành gồm : Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thỳc hồ sơ. Ngoài ra
Th ng tƣ 07 cũng hƣ ng dẫn cụ thể cỏch thức lập danh mục hồ sơ cho hoạt động của cơ quan6
.
Quy trỡnh lu n đi v i phƣơng phỏp lập hồ sơ hiện hành, quy trỡnh ch ra cho ngƣ i ta biết cỏc bƣ c phải tiến hành, phƣơng phỏp ch cho ngƣ i ta cỏch thức tiến hành. Qua kết quả khảo cứu cỏc văn cú liờn quan, chỳng t i thấy, việc quy định trỏch nhiệm lập hồ sơ hiện hành cơ bản là thống nhất về trỏch nhiệm lập hồ sơ là của mọi cỏn bộ, c ng chức, viờn chức trong cơ quan, t chức. Nội dung cỏc văn bản đó xõy dựng, ban hành quy chuẩn về quy trỡnh chung lập hồ sơ hiện hành gồm cú 3 bƣ c là mở hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản đƣa vào hồ sơ và kết thỳc, biờn mục hồ sơ. Cỏch thức lập hồ sơ cú hai cỏch là lập hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành khi chƣa cú danh mục hồ sơ. Cú thể núi về quy trỡnh lập hồ sơ hiện hành cũn cú sự khỏc nhau, nhƣng xột đến cựng thỡ cỏc quy trỡnh đú vẫn hƣ ng t i mục đớch cuối cựng là cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn lập đƣợc hồ sơ trong quỏ trỡnh thực hiện c ng việc đƣợc giao. Tuy nhiờn, việc thiếu thống nhất về quy trỡnh và cỏch thức lập hồ sơ hiện hành s là những khú khăn cho cỏn bộ, chuyờn viờn trong việc vận dụng vào thực ti n để lập hồ sơ c ng việc. Vỡ vậy, theo chỳng t i, việc nghiờn cứu xõy dựng thống nhất quy trỡnh và cỏc phƣơng phỏp lập hồ sơ hiện hành thành quy chuẩn là cần thiết.
Túm lại, qua khảo cứu cỏc văn bản nờu trờn về hồ sơ và lập hồ sơ, chỳng t i thấy nội dung cỏc văn bản đó quy định, hƣ ng dẫn về hồ sơ và lập hồ sơ thành cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn để triển khai thực hiện. Trong đú, về khỏi niệm hồ sơ, cỏc văn bản đó quy định, hƣ ng dẫn cơ bản là thống nhất và cú thể triển khai thực hiện. Về yờu cầu, tiờu chuẩn của hồ sơ, nội dung cỏc văn bản cú nờu 6 yờu cầu tiờu chuẩn đối v i hồ sơ. Trong đú, theo chỳng t i về yờu cầu hồ sơ
6
Xem thờm : Th ng tƣ 07/2012/TT-BNV, ngày 22 thỏng 11 năm 2012 về hƣ ng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan, (Điều 13, 14, 15, 16).
32
được lập phải phỏn ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hỡnh thành phụng; là yờu cầu tiờu chuẩn phự hợp cần triển khai thực hiện. Về yờu cầu tiờu chuẩn hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liờn hệ khỏch quan giữa cỏc
văn bản, yờu cầu tiờu chuẩn này ch phự hợp thực hiện đối v i cỏc hồ sơ vấn đề, sự việc, vụ việc, hồ sơ là cỏc tập văn bản lƣu văn bản đi, đến cú cỏc đ c trƣng giống nhau nhƣ về tỏc giả, thể loại... thỡ kh ng phự hợp ỏp dụng yờu cầu này. Về yờu cầu tiờu chuẩn Cỏc văn bản trong hồ sơ cú giỏ trị tương đối đồng
đều, khi vận dụng yờu cầu này để lập hồ sơ c ng việc cần vận dụng linh hoạt trong từng trƣ ng hợp cụ thể, kh ng mỏy múc thực hiện dẫn đến loại nhầm những tài liệu cú giỏ trị quan trọng nếu xột chỳng ở cả một quỏ trỡnh; yờu cầu này phự hợp hơn v i việc lập hồ sơ ở lƣu trữ đối v i những tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ ở hiện hành. Về yờu cầu tài liệu, văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đỳng thể thức hoặc phải cú giỏ trị phỏp lý và độ tin cậy cao, yờu cầu này là phự
hợp đối v i việc lập hồ sơ hiện hành, cần chỳ ý yờu cầu đỳng thể thức văn bản ch ỏp dụng đối v i cỏc tài liệu là văn bản. Về yờu cầu tiờu chuẩn văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ; hồ sơ phải được biờn mục đầy đủ và chớnh xỏc là cỏc yờu cầu tiờu chuẩn đó cú sự thống nhất và phự hợp để triển khai thực hiện. Về trỏch nhiệm lập hồ sơ và quy trỡnh, phƣơng phỏp lập hồ sơ cỏc văn bản đó quy định, hƣ ng dẫn ở cỏc mức độ cụ thể khỏc nhau . Bờn cạnh cỏc nội dung trờn, theo chỳng t i trong cỏc văn bản phỏp lý của Nhà nƣ c cần nghiờn cứu b sung thống nhất thành quy chuẩn, tiờu chuẩn về cỏc thể loại hồ sơ hỡnh thành trong hoạt động của cỏc cơ quan, t chức; về tiờu chuẩn hồ sơ phải ỏnh trọn vẹn toàn bộ, ho c một phần, một giai đoạn của quỏ trỡnh di n biến của sự việc.
Tiểu kết chương 1: Chuẩn húa hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện
hành là một vấn đề m i, chƣa đƣợc triển khai thực hiện ph biến trong hoạt động của cỏc cơ quan, t chức. Tuy nhiờn, v i những ý nghĩa thiết thực của việc chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành thỡ chỳng ta cần t chức đỏnh giỏ lại hệ thống cỏc văn bản phỏp quy, quy định, hƣ ng dẫn của Nhà nƣ c về c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành là rất quan trọng. Th ng qua việc đỏnh giỏ này, phỏt hiện những vấn đề gỡ đó đƣợc quy định chuẩn để quỏn triệt thực hiện; vấn đề gỡ đó quy định nhƣng chƣa cụ thể và vấn đề gỡ chƣa đƣợc quy định để kiến nghị cỏc cơ quan quản lý Nhà nƣ c cú thẩm quyền thực hiện sửa đ i, b sung và ban hành m i cỏc văn bản phỏp quy, quy định, hƣ ng dẫn về c ng tỏc lập hồ sơ vào nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành.
33
Chƣơng 2
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC CHUẨN HểA HỒ SƠ GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHếNG TRUNG ƢƠNG
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM