9- Bố cục của luận văn
3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện thuận lợ
cho việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Để nõng cao chất lƣợng c ng tỏc lập hồ sơ c ng việc của cỏn bộ, c ng chức, viờn chức, VPTW Đảng tăng cƣ ng hơn nữa việc đầu tƣ đồng bộ cỏc điều kiện về cơ sở vật chất cú ảnh hƣ ng trực tiếp t i chất lƣợng hồ sơ để giao nộp vào lƣu trữ hiện hành, cụ thể :
- Đầu tƣ giấy, mực tốt, bỳt tốt để đảm bảo cỏc văn bản do cơ quan ban hành đạt chất lƣợng cao. Hàng năm cú một số lƣợng rất l n văn bản do Trung ƣơng Đảng và VPTW Đảng phỏt hành. Đõy là những tài liệu rất quan trọng phản ỏnh sự lónh đạo, ch đạo tồn diện của Trung ƣơng Đảng và VPTW Đảng. Vỡ vậy, việc đầu tƣ giấy mực, bỳt ký tốt để nõng cao chất lƣợng văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo cho việc lƣu trữ vĩnh vi n là việc rất quan trọng và cần thiết.
- Bố trớ cỏc phũng, kho, giỏ, tủ cho cỏc đơn vị trực thuộc VPTW Đảng để bảo quản hồ sơ, tài liệu. Để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu hiện hành ở cỏc đơn vị trực thuộc, đ c biệt là một số đơn vị cú trụ sở xa trung tõm nhƣ ở Thành phố Hồ Chớnh Minh, Đà Nẵng, một số đơn vị tài liệu đ c thự nhƣ Cục Quản lý Tài chớnh và đầu tƣ, Ban Quản lý cỏc dự ỏn c ng trỡnh của Đảng ở Trung ƣơng… cú khối lƣợng hồ sơ, tài liệu l n cần đƣợc bố trớ phũng kho đạt chuẩn để bảo quản trong th i gian chƣa tiến hành bàn giao về lƣu trữ hiện hành.
- Cung cấp kịp th i cỏc vật tƣ nhƣ tủ tài liệu, hộp, c p, bỡa hồ sơ cho cỏc cỏn bộ, c ng chức, viờn chức để lập hồ sơ c ng việc. Việc cung cấp đầy đủ, kịp th i cỏc nguyờn vật liệu này, giỳp cỏn bộ, c ng chức, viờn chức thuận lợi trong việc mở hồ sơ c ng việc, bảo quản hồ sơ tập trung trong cỏc c p, hộp, giỏ, tủ để trỏnh việc thất lạc, mất mỏt hay tài liệu lộn xộn, phõn tỏn ở nhiều nơi.
Tiểu kết chương 3: Để thực hiện tốt việc chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào
Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng cần phải triển khai thực hiện đồng bộ cỏc
91
nhúm giải phỏp đú là: tiến hành rà soỏt sửa đ i, b sung và ban hành m i cỏc văn bản quy định, hƣ ng dẫn về c ng tỏc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ hiện hành để làm căn cứ, cơ sở thực hiện đồng bộ và thống nhất trong cơ quan. Để thực hiện tốt cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn đó định ra trong cỏc văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn về lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành cần: Tăng cƣ ng c ng tỏc tuyờn truyền, ph biến, quỏn triệt về trỏch nhiệm, vai trũ và ý nghĩa trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng; Tăng cƣ ng hƣ ng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành; Thực hiện tốt và nghiờm tỳc c ng tỏc khen thƣởng, kỷ luật đối v i c ng tỏc lập hồ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành; Tăng cƣ ng đầu tƣ cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành...
92
KẾT LUẬN
Văn phũng Trung ƣơng Đảng là cơ quan cú vai trũ, vị trớ và chức năng, nhiệm vụ rất quan trọng, là cơ quan tham mƣu, giỳp việc của BCHTW, BCT, BBT. Qua cỏc th i kỳ lịch sử vẻ vang, VPTW Đảng lu n phục vụ đ c lực cho hoạt động lónh đạo của Trung ƣơng Đảng. Trong hoạt động, VPTW Đảng đó hỡnh thành khối lƣợng hồ sơ, tài liệu rất l n, đa dạng về thể loại, phong phỳ về nội dung. Khối tài liệu này cú giỏ trị đ c biệt quan trọng, bao gồm nhiều loại hỡnh tài liệu nhƣ: tài liệu giấy, băng từ, băng hỡnh, ảnh, tài liệu chuyờn m n..., trong đú chủ yếu là tài liệu hành chớnh phản ỏnh sự sự lónh đạo, ch đạo của Trung ƣơng Đảng và hoạt động tham mƣu, giỳp việc của VPTW Đảng, tỡnh hỡnh về t chức và cỏc m t hoạt động khỏc của Đảng cộng sản Việt Nam.
C ng tỏc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ là một nội dung cú ý nghĩa hết sức quan trọng đối v i VPTW Đảng. Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ đƣợc thực hiện tốt s đảm bảo cung cấp nhanh chúng, kịp th i cỏc th ng tin phục vụ hoạt động lónh đạo, ch đạo của Trung ƣơng Đảng và gúp phần quản lý văn bản đƣợc ch t ch , khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho c ng tỏc lƣu trữ của VPTW Đảng trong việc triển khai cỏc nghiệp vụ tiếp theo.
Việc nghiờn cứu, ban hành cỏc văn bản quy định, hƣ ng dẫn về c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng đó từng bƣ c đƣợc hoàn thiện, tạo thành cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn để thực hiện tốt c ng tỏc này. Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh thực hiện, một số vấn đề lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ chƣa đƣợc quy định cụ thể, r ràng, ho c kh ng cũn phự hợp v i chức năng, nhiệm vụ m i của VPTW Đảng. Để nõng cao chất lƣợng c ng tỏc lập và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng theo hƣ ng chuẩn húa, cần tiến hành nghiờn cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hƣ ng dẫn nhằm b sung kịp th i những văn bản cũn thiếu, chƣa cụ thể, chƣa phự hợp tỡnh hỡnh thực ti n.
C ng tỏc lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng trong những năm gần đõy đó đạt đƣợc những kết quả tớch cực. Tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ hiện hành kh ng cũn tỡnh trạng bú gúi, lộn xộn. Tuy nhiờn, bờn cạnh những kết quả đú cũn cú những hạn chế nhất định nhƣ: Đối v i hồ sơ,
93
tài liệu nộp lƣu chƣa đủ so v i cỏc c ng việc đó giải của cơ quan, đơn vị. Cỏc hồ sơ thu về tuy đó lập hồ sơ nhƣng chất lƣợng chƣa cao, phần l n cỏc hồ sơ nộp lƣu chƣa thể hiện r tiờu đề hồ sơ theo danh mục, thành phần tài liệu một số nhúm hồ sơ cũn thiếu, giỏ trị tài liệu trong hồ sơ cũn chƣa cao. Nhiều văn bản, tài liệu trong hồ sơ là bản photocopy, một số văn bản, tài liệu chƣa đảm bảo cỏc yếu tố thể thức tối thiểu nhƣ chữ ký, ngày thỏng…
Thực hiện chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng nhằm mục đớch nõng cao chất lƣợng hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành, gúp phần nõng cao hiệu suất và chất lƣợng c ng tỏc của cơ quan, đồng th i tạo điều kiện thuận lợi cho c ng tỏc lƣu trữ để ngày càng phỏt huy tốt hơn nữa giỏ trị của tài liệu Lƣu trữ của cơ quan. Để thực hiện đƣợc mục tiờu đú, VPTW Đảng cần phải thực hiện đồng bộ một số nhúm giải phỏp nhằm nõng cao chất lƣợng hồ sơ nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan nhƣ: Nhúm giải phỏp xõy dựng, hoàn thiện cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng; Nhúm cỏc giải phỏp triển khai thực hiện cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn của VPTW Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng.
Xỏc định r sự cần thiết thực hiện chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng trong giai đoạn hiện nay, t i quyết định chọn vấn đề này làm nội dụng nghiờn cứu. Đề tài ch c ch n kh ng trỏnh khỏi những thiếu sút, t i rất mong nhận đƣợc sự đỏnh giỏ, gúp ý của cỏc thầy c giỏo và cỏc nhà khoa học để chất lƣợng đề tài đƣợc hoàn thiện hơn.
_____________________
94
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]- Ban Bớ thƣ Trung ƣơng Đảng: Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06 thỏng
12 năm 2014 về Phụng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Kho Lƣu trữ TW Đảng.
[2]- Bộ Chớnh trị: Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ mỏy của VPTW Đảng; Kho Lƣu trữ TW Đảng.
[3]- Bộ Nội vụ: Thụng tư số: 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; Kho Lƣu trữ TW Đảng.
[4]- Bộ Nội vụ: Thụng tư liờn tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD, ngày 21/8/2014 về hướng dẫn thành phần tài liệu dự ỏn cụng trỡnh xõy dựng nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; Kho Lƣu trữ TW Đảng.
[5]- Chớnh phủ : Nghị định số 142/CP, ngày 28-9-1963 ban hành Điều lệ
về cụng tỏc cụng văn, giấy tờ và cụng tỏc lưu trữ; Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ
VPTW Đảng.
[6]- Chớnh phủ: Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chớnh phủ về cụng tỏc văn thư; Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ VPTW Đảng.
[7]- Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng : Bỏo cỏo số 37-BC/CLT, ngày 9 thỏng 5 năm 2012 về kết quả hướng dẫn cỏc đơn vị, chuyờn viờn trong VPTW Đảng về lập hồ sơ, chuẩn bị giao nộp hồ sơ đó giải quyết xong trong năm 2011 vào Lưu trữ hiện hành; Kho Lƣu trữ VPTW Đảng.
[8]- Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng : Bỏo cỏo số 95-BC/CLT, ngày 28 thỏng 4 năm 2014 về kết quả kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và thu thập hồ sơ, tài liệu đó giải quyết xong từ năm 2013 trở về trước của cỏc đơn vị, chuyờn viờn trong VPTW Đảng; Kho Lưu trữ VPTW Đảng; Kho Lƣu trữ VPTW Đảng.
[9]- Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng : Bỏo cỏo số 110-BC/CLT, ngày 13 thỏng 11 năm 2014 về kết quả cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu năm 2013 của cỏc đơn vị, chuyờn viờn trong Văn phũng Trung ương vào Lưu trữ hiện hành; Kho Lƣu trữ VPTW Đảng.
95
[10]- Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣ c : Cụng tỏc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành - Thực trạng và giải phỏp (Kỷ yếu hội
thảo khoa học do Cục Văn thƣ - Lƣu trữ Nhà nƣ c t chức tại Hải Phũng, thỏng 10 năm 2014); Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ VPTW Đảng.
[11]- Đào Xuõn Chỳc - Nguy n Văn Hàm - Vƣơng Đỡnh Quyền - Nguy n Văn Thõm, Lý luận và thực tiễn cụng tỏc lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giỏo dục chuyờn nghiệp, Hà Nội, 1990.
[12]- Nguy n Hồng Duy - luận văn thạc sĩ: Nghiờn cứu chuẩn húa thể thức văn bản của cỏc doanh nghiệp ngoài quốc doanh, năm 2008; Thƣ viện
Đại học KHXH & NV Hà Nội.
[13]- Nguy n Cảnh Đƣơng: Bàn về một số thuật ngữ trong cụng tỏc lập hồ sơ - Tạp chớ Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam (số 12-2010).
[14]- Trịnh Thị Hà - luận văn thạc sĩ : Lập hồ sơ hiện hành ở cỏc ban Đảng - Thực trạng và giải phỏp; Thƣ viện Đại học KHXH & NV Hà Nội.
[15]- Trần Hoàng: Sự cần thiết phải đúng hồ sơ trong cỏc lưu trữ hiện hành và lưu trữ quốc gia - Tạp chớ Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam(số 1-2007).
[16]- Jane Thacker. Standardization and libraries. Bỏo cỏo khoa học hội thảo “Tiờu chuẩn húa và hoạt động thụng tin thư viện”, Hà Nội, thỏng 2/2002.
Nguồn: http://huc.edu.vn/vi/spct/id88/
[17]- Hội đồng Bộ trƣởng: Nghị định 141-HĐBT, 45/8/1982 về ban hành
điều lệ về cụng tỏc tiờu chuẩn húa; Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ VPTW Đảng.
[18]-Trần Trung Kiờn: Một vài suy nghĩ về vấn đề nõng cao chất lượng cụng tỏc lập hồ sơ ở địa phương” - Tạp chớ Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam (số 3-
2008).
[19]- Vƣơng Kiện: Khoa học văn thư - Nhà xuất bản Đại học Nhõn dõn
Trung Quốc xuất bản năm 2001- (bản dịch sang tiếng Việt); Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ VPTW Đảng.
[20]- Dƣơng Văn Khảm: Từ điển giải thớch nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt
Nam, NXB Văn húa th ng tin, 2011.
96
[21]- Nguy n Thị Trang Nhung - luận văn thạc sỹ: Nghiờn cứu xõy dựng
danh mục hồ sơ và xỏc định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của Ngõn hàng Nhà nước Việt Nam, năm 2008; Thƣ viện Đại học KHXH & NV Hà Nội.
[22]- Trịnh Thị Kim Oanh - luận văn thạc sỹ: Nghiờn cứu ỏp dụng bộ tiờu
chuẩn IS 9000 và cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2008; Thƣ viện Đại học KHXH &
NV Hà Nội.
[23]- Ng Thị Kiều Oanh: Xõy dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành - thực trạng và giải phỏp - Tạp chớ Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam(số 2-2011).
[24]- Hà Quảng - Mai Hƣơng: Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cỏn bộ, cụng chức - Tạp chớ Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam (số 6-2006).
[25]- Quốc hội khúa XII : Luật Tiờu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật; Thƣ
viện VPTW Đảng.
[26]- Quốc hội khúa XIII : Luật Lưu trữ Việt Nam; Kho tƣ liệu Cục Lƣu
trữ VPTW Đảng.
[27]- Vƣơng Đỡnh Quyền: Lý luận và phương phỏp cụng tỏc văn thư, Hà Nội, năm 2007.
[28]- Nguy n Văn Tõm - luận văn thạc sỹ: Cụng tỏc lập hồ sơ sơ hiện
hành ở VPTW Đảng - Thực trạng và giải phỏp, năm 2009; Thƣ viện Đại học
KHXH & NV Hà Nội.
[29]- Nguy n Văn Thõm: Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu
trữ - lịch sử và quản lý hành chớnh - NXBCT-HC, Hà Nội, năm 2011.
[30]- Trần Thị Lệ Thanh - khúa luận tốt nghiệp: Chuẩn hoỏ cỏc hồ sơ chuyờn mụn của Ban Tài chớnh Kế toỏn - Tập Đoàn Điện lực VN, năm 2007. Kho Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phũng.
[31]- T chức Quốc tế về tiờu chuẩn húa : Bộ tiờu chuẩn Quốc tế ISO 15489-1:2001 và 15489-2:2001 về Quản lý Hồ sơ Tổ chức Quốc tế về tiờu chuẩn húa, Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ VPTW Đảng.
97
[32]- Trƣ ng Cao đẳng Nội vụ Hà nội: Kỷ yếu thảo khoa học cấp trường
về “Lập hồ sơ hiện hành - lý luận, thực tiễn và những vấn đề đặt ra”, năm 2010; Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ VPTW Đảng.
[33]- VPTW Đảng: Hướng dẫn Số 22-HD/VPTW, ngày 06-11-2009 về lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cỏc cơ quan, tổ chức đảng cỏc cấp; Kho Lƣu trữ TW Đảng.
[34]- VPTW Đảng: Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09-11-2009 về lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng; Kho Lƣu
trữ TW Đảng.
[35]- VPTW Đảng: Quy định 3677-QĐ/VPTW, ngày 6-01-2010 về việc làm biờn bản, lập và quản lý hồ sơ hội nghị Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thư; Kho Lƣu trữ TW Đảng.
[36]- VPTW Đảng: Quy định 3681-QĐ/VPTW, ngày 8-01-2010 ban hành
Quy chế về lập, quản lý và khai thỏc hồ sơ cỏn bộ, cụng chức, viờn chức, người lao động ở VPTW Đảng; Kho Lƣu trữ TW Đảng.
[37]- VPTW Đảng Cộng sản Việt Nam : Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụng tỏc văn phũng cấp ủy (tỏi bản cú sửa chữa, bổ sung năm 2010); Kho tƣ liệu Cục Lƣu trữ VPTW Đảng.