9- Bố cục của luận văn
2.3. Nhận xột, đỏnh giỏ việc thực hiện chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào lƣu
2.3.3. Nguyờn nhõn của những tồn tại, hạn chế
Những tồn tại, hạn chế nờu trờn, theo chỳng t i do những nguyờn nhõn chớnh sau đõy:
- Hệ thống cỏc văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn về c ng tỏc lập hồ sơ hiện hành của Văn phũng Trung ƣơng Đảng, Cục LT VPTW Đảng chƣa đƣợc hoàn ch nh
Trờn cơ sở cỏc văn bản Đảng, Nhà nƣ c về c ng tỏc văn thƣ, lƣu trữ, Lƣu trữ hiện hành thuộc Cục LT VPTW Đảng đó chủ động giỳp Cục Lƣu trữ tham mƣu cho lónh đạo VPTW Đảng ban hành một số văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn c ng tỏc lập và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành nhƣ : Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 9 thỏng 11 năm 2009 của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở VPTW Đảng, Quyết định 3623-
QĐ/VPTW, ngày 26 thỏng 5 năm 2014 của Văn phũng Trung ƣơng Đảng về việc ban hành danh mục hồ sơ mẫu của cỏc đơn vị tổ chức trực thuộc VPTW Đảng... Nội dung cỏc văn bản ban hành tập trung vào việc xỏc định trỏch nhiệm
t chức lập hồ sơ và lập hồ sơ trong cơ quan; hƣ ng dẫn phƣơng phỏp chung để lập hồ sơ mà chƣa cú quy định cụ thể những chế tài xử lý khi việc lập hồ sơ kh ng đƣợc thực hiện nghiờm tỳc. Vỡ vậy, tớnh b t buộc trong việc thực hiện cỏc quy định về việc lập hồ sơ chƣa cao.
Bờn cạnh đú, Cục Lƣu trữ chƣa tham mƣu cho lónh đạo VPTW Đảng ban hành cỏc văn bản hƣ ng dẫn về thành phần tài liệu đối v i một số nhúm hồ sơ chớnh hỡnh thành thành trong hoạt động của cơ quan. Nếu cú cỏc văn bản hƣ ng dẫn cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn những loại hồ sơ này phải cú những thành phần tài liệu chớnh nào. Cú nhƣ vậy, cỏn bộ, chuyờn viờn s cú cơ sở cụ thể để lựa chọn và lập hồ sơ c ng việc đƣợc đầy đủ và hoàn ch nh hơn.
- C ng tỏc hƣ ng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ của Lƣu trữ hiện hành cũn cú những hạn chế nhất định:
+ Biờn chế cỏn bộ cho c ng tỏc hƣ ng dẫn lập hồ sơ trong cơ quan cũn mỏng, việc triển khai c ng tỏc kiểm tra, hƣ ng dẫn cỏn bộ, chuyờn viờn trong cơ quan kh ng đƣợc thƣ ng xuyờn, liờn tục. V i chức năng, nhiệm vụ hiện nay, VPTW Đảng cú 17 đơn vị trực thuộc, trong đú cỏc đơn vị nghiờn cứu,
67
t ng hợp làm việc theo chế độ chuyờn viờn, độc lập theo d i địa bàn, ngành ho c lĩnh vực là những đối tƣợng phải hƣ ng dẫn cụ thể từng cỏn bộ, chuyờn viờn. Đối v i cỏc đơn vị cũn lại cũng phải hƣ ng dẫn t i từng đơn vị cấp phũng, thậm chớ từng cỏn bộ về việc lập hồ sơ c ng việc. Trong khi đú, v i số lƣợng biờn chế cỏn bộ nhƣ hiện nay là kh ng nhiều, đồng th i phải đảm nhiệm cỏc nhiệm vụ khỏc nhƣ bảo quản, ch nh lý, phục vụ khai thỏc... nờn việc giành th i gian cho c ng tỏc hƣ ng dẫn lập hồ sơ trong cơ quan chƣa đƣợc thƣ ng xuyờn, liờn tục.
+ Cỏn bộ, chuyờn viờn của Lƣu trữ hiện hành cũn chƣa đồng đều về chất lƣợng chuyờn m n. Để hƣ ng dẫn đƣợc cỏn bộ, chuyờn viờn trong cơ quan lập đƣợc hồ sơ c ng việc, cỏn bộ lƣu trữ cần phải n m vững cỏc quy định về lập hồ sơ hiện hành, lý luận về lập hồ sơ hiện hành, hiểu r cỏc quy trỡnh xử lý văn bản của cơ quan, đồng th i phải n m ch c chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng đơn vị, t chức và cú thể t i từng cỏn bộ, chuyờn viờn… V i số lƣợng cỏn bộ nhƣ hiện nay của Lƣu trữ hiện hành đó kh ng nhiều, bờn cạnh đú chất lƣợng cỏn bộ cũng chƣa đồng đều về khả năng, kinh nghiệm để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ hƣ ng dẫn lập hồ sơ c ng việc cho cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn trong cơ quan.
+ Cỏn bộ Lƣu trữ hiện hành trong thực hiện nhiệm vụ đ i khi cũn nể nang, chƣa thực sự kiờn quyết đối v i những cỏ nhõn, đơn vị chƣa thực hiện nghiờm quy định của cơ quan về việc lập và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Theo quy định của cơ quan và sự ch đạo của thủ trƣởng cơ quan, cỏc đơn vị, chuyờn viờn phải lập hồ sơ m i giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành nhƣng quỏ trỡnh thực hiện nhiệm vụ, cú lỳc, cú nơi cũn bị chi phối bởi cỏc mối quan hệ cỏ nhõn, quan hệ đồng nghiệp, quan hệ cấp trờn v i cấp dƣ i... đó phần nào ảnh hƣởng t i sự kiờn quyết trong việc yờu cầu cỏc đơn vị, chuyờn viờn phải lập hồ sơ m i nhận về Lƣu trữ hiện hành.
- Một số đơn vị và kh ng ớt chuyờn viờn chƣa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc lập hồ sơ trong quỏ trỡnh giải quyết cỏc c ng việc theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, chƣa thực hiện đỳng Quy định số 3515-QĐ/VPTW của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành. Trong thực tế c ng tỏc, cũn cú những cỏn bộ, chuyờn viờn chƣa xỏc định
68
r vai trũ, ý nghĩa của việc lập hồ sơ c ng việc, họ nghĩ rằng c ng việc đƣợc giải quyết xong là họ đó hồn thành nhiệm vụ mà kh ng nghĩ t i việc lập hồ sơ để làm chứng từ minh chứng cho c ng việc mỡnh đó xử lý là đỳng quy định, quy trỡnh. Từ cỏch nghĩ này dẫn đến quỏ trỡnh giải quyết c ng việc họ chƣa chủ động tập hợp cỏc văn bản cú liờn quan đến vấn đề mỡnh đang giải quyết về một bỡa ho c c p hồ sơ dẫn t i việc tài liệu bị phõn tỏn, lẫn ở nhiều nơi, nhiều chỗ.
- Do quan niệm lập hồ sơ kh ng phải là c ng việc của cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn trong quỏ trỡnh xử lý c ng việc mà là c ng việc của cỏn bộ văn thƣ, lƣu trữ.
Trong nhiều văn bản của Đảng, Nhà nƣ c đó quy định r lập hồ sơ c ng việc là trỏch nhiệm, là b n phận của mỗi cỏn bộ, c ng chức, viờn chức trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc c ng việc đƣợc giao. Tại Điều 6, Quy định 3515- QĐ/VPTW, 9/11/2009 của Văn phũng Trung ƣơng Đảng đó quy định trỏch nhiệm lập hồ sơ: (1- Cỏc đơn vị, tổ chức và cỏ nhõn cú trỏch nhiệm tập hợp
đầy đủ tài liệu, lập hồ sơ về cỏc hoạt động được phõn cụng theo dừi, giải quyết thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao; 2- Cỏc đồng chớ là chủ tịch hội đồng, trưởng ban, trưởng tiểu ban, tổ trưởng tổ nghiờn cứu đề tài, đề ỏn, dự ỏn… cú trỏch nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ tài liệu về hoạt động của hội đồng, ban, tiểu ban hoặc tổ nghiờn cứu mà mỡnh phụ trỏch; 3- Cỏc đơn vị, tổ chức lập hồ sơ về hoạt động nội bộ của đơn vị, tổ chức mỡnh, gồm : hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết; biờn bản họp lónh đạo; chương trỡnh cụng tỏc, bỏo cỏo thỏng, quý, 6 thỏng, năm; hồ sơ về cỏc hoạt động nghiờn cứu khoa học, nghiệp vụ và cỏc hoạt động nội bộ khỏc của đơn vị, tổ chức). M c dự quy định đó r
ràng và cụ thể nhƣng vẫn cũn một số cỏn bộ, chuyờn viờn chƣa hiểu và xỏc định r trỏch nhiệm lập hồ sơ c ng việc của mỡnh, họ nghĩ rằng khi giải quyết xong c ng việc là hết nhiệm vụ, xem đõy là nhiệm vụ của ngƣ i làm c ng tỏc văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan, đơn vị. Nếu cỏn bộ, chuyờn viờn đó xỏc định đƣợc trỏch nhiệm lập hồ sơ của mỡnh thỡ trong quỏ trỡnh giải quyết c ng việc họ mở hồ sơ ngay từ khi b t đầu giải quyết c ng việc cho đến khi kết thỳc, làm vậy s kh ng cũn tỡnh trạng tài liệu lộn xộn ho c hồ sơ kh ng đảm bảo chất lƣợng mà đ c biệt là đảm bảo thành phần tài liệu trong hồ sơ đƣợc đầy đủ hơn.
69
- Do cỏn bộ, chuyờn viờn vẫn cũn rất lỳng tỳng trong việc lập hồ sơ c ng việc (kh ng biết mở những loại hồ sơ nào, kh ng xỏc định đƣợc những tài liệu nào cần đƣa vào hồ sơ, kh ng biết cỏch s p xếp tài liệu trong một hồ sơ...).
Qua việc thực hiện đồng bộ cỏc giải phỏp tuyờn truyền, quỏn triệt... nhiều cỏn bộ, chuyờn viờn đó nhận thức và xỏc định đƣợc trỏch nhiệm lập hồ sơ c ng việc là của mỡnh, hiểu đƣợc hồ sơ c ng việc là căn cứ phỏp lý chứng minh cho kết quả, chất lƣợng c ng việc mỡnh đó giải quyết. Tuy nhiờn, một số cỏn bộ, chuyờn viờn cũn chƣa hiểu đƣợc cỏch thức và quy trỡnh lập hồ sơ. Vỡ thế, nhiều hồ sơ đƣợc lập chƣa đảm bảo chất lƣợng, thành phần tài liệu thiếu, giỏ trị phỏp lý, độ tin cậy của tài liệu chƣa cao, tài liệu trong hồ sơ lộn xộn, chƣa phản ỏnh đƣợc trỡnh tự giải quyết c ng việc...
- Do ỏp lực c ng việc l n, nhiều cỏn bộ, chuyờn viờn chƣa s p xếp, bố trớ th i gian hợp lý để cú thể lập hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ giao về lƣu trữ hiện hành.
Lập hồ sơ c ng việc là c ng việc thƣ ng xuyờn trong quỏ trỡnh giải quyết c ng việc của cỏn bộ, chuyờn viờn. Tuy nhiờn, để lập đƣợc hồ sơ hoàn ch nh cũng mất nhiều th i gian, c ng sức. Trong thực tế đi hƣ ng dẫn, kiểm tra c ng tỏc lập hồ sơ, hầu hết cỏc cỏn bộ chuyờn viờn phản ỏnh là kh ng cú đủ th i gian để hoàn thiện cỏc hồ sơ c ng việc của mỡnh, đ c biệt là cỏc phần việc đỏnh số trang, thống kờ tài liệu trong hồ sơ. Phần l n cỏn bộ, chuyờn viờn m i ch cú thể tập hợp cỏc văn bản về một vấn đề, một sự việc vào một bỡa, c p hồ sơ. Họ kh ng cú th i gian để kiểm tra s p xếp lại tài liệu trong hồ sơ theo trỡnh tự giải quyết c ng việc, chƣa b sung những tài liệu cũn thiếu vào hồ sơ, chƣa đỏnh số trang và thống kờ tài liệu trong hồ sơ... Đõy cũng là một nguyờn nhõn dẫn đến việc hồ sơ đó thu đƣợc nhƣng chất lƣợng chƣa đảm bảo theo yờu cầu tiờu chuẩn.
- Xuất phỏt từ thực tế hiện nay, việc thực hiện cỏc khõu nghiệp vụ trong quy trỡnh xử lý và ban hành văn bản của Trung ƣơng, VPTW Đảng cũn cú những điểm chƣa thống nhất, nhƣ mẫu phiếu trỡnh xin ý kiến, tài liệu trỡnh xin ý kiến lại là bản photocopy… làm chất lƣợng hồ sơ giao nộp về Lƣu trữ hiện hành chƣa hoàn ch nh.
70
- Trong quỏ trỡnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ, VPTW Đảng đó ban hành nhiều quyết định thành lập cỏc t biờn tập, t c ng tỏc, nhúm nghiờn cứu, cỏc hội đồng...Trong đú chƣa quy định ho c phõn c ng cụ thể đơn vị ho c cỏ nhõn nào chịu trỏch nhiệm lập hồ sơ. Hệ quả của vấn đề này là nhiều hồ sơ vấn đề, sự việc l n, cú sự phối hợp của nhiều đơn vị, cỏ nhõn nhƣng kh ng lập đƣợc hồ sơ hoàn ch nh vỡ tài liệu bị phõn tỏn ở nhiều đơn vị, cỏ nhõn và kh ng đơn vị, cỏ nhõn nào chịu trỏch nhiệm đứng ra thu thập và lập hồ sơ hoàn ch nh.
- Nhiều cỏn bộ, chuyờn viờn, c ng chức, viờn chức trong cơ quan chƣa đƣợc tập huấn, bồi dƣỡng những kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ cần thiết về lập hồ sơ.
V i số lƣợng l n cỏn bộ của VPTW Đảng nhƣ hiện nay, cựng v i đú là sự thay đ i, biến động thƣ ng xuyờn về cỏn bộ, chuyờn viờn, sự thay đ i trong phõn c ng theo d i, xử lý vấn đề, lĩnh vực... Do đú, những kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ cơ bản về lập hồ sơ ở nhiều cỏn bộ, chuyờn viờn cũn chƣa cú, dẫn đến sự mơ hồ, lỳng tỳng trong việc lập hồ sơ c ng việc của mỡnh. Cỏc hồ sơ đƣợc lập s kh ng thực hiện theo cỏc cỏch thức và quy trỡnh khoa học, kh ng đảm bảo cỏc yờu cầu của việc lập hồ sơ dẫn đến hậu quả là cỏc hồ sơ lập và giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành kh ng đảm bảo chất lƣợng.
- Sự thay đ i về t chức bộ mỏy, cỏn bộ của cơ quan trong hơn 3 năm qua, thay đ i nhiều về địa điểm làm việc, chƣa đầu tƣ cỏc trang thiết bị phục vụ cho c ng tỏc lập và quản lý hồ sơ cú những ảnh hƣởng nhất định t i chất lƣợng lập hồ sơ c ng việc ở cỏc đơn vị, chuyờn viờn.
Trong những năm qua, t chức bộ mỏy của VPTW Đảng lu n cú sự thay đ i nhƣ năm 2007 sỏp nhập một số Ban của Đảng thành VPTW Đảng, năm 2012 tỏch một số đơn vị của Văn phũng Trung ƣơng Đảng để thành lập cỏc Ban của Đảng. Bờn cạnh đú, trụ sở làm việc cũng chƣa n định, thƣ ng xuyờn cú sự thay đ i, di d i điểm làm việc. V i những biến động này cũng là một nguyờn nhõn dẫn đến chất lƣợng của việc lập và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Hơn nữa việc cung cấp đầy đủ, kịp th i cỏc trang thiết bị phục vụ c ng tỏc lập và quản lý hồ sơ chƣa đƣợc thỏa đỏng dẫn đến nhiều hồ sơ tài liệu bị phõn tỏn, hƣ hại do mỗi trƣ ng bảo quản kh ng tốt...
71
Tiểu kết chương 2: C ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ
hiện hành đó đƣợc lónh đạo VPTW Đảng quan tõm ch đạo. Một số văn bản quy định, hƣ ng dẫn về c ng tỏc này đó đƣợc ban hành. Việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ đó cú những bƣ c chuyển biến tớch cực, cơ bản kh ng cũn tỡnh trạng giao nộp tài liệu chƣa lập hồ sơ. Tuy nhiờn, hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành m i ch lập sơ bộ, chất lƣợng hồ sơ chƣa cao, hồ sơ chƣa hoàn ch nh về nội dung và hỡnh thức. Nguyờn nhõn của những hạn chế này cú nhiều từ những nguyờn nhõn chủ quan đến nguyờn nhõn khỏch quan. Vấn đề đ t ra đối v i c ng tỏc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ ở VPTW Đảng là tỡm và thực hiện tốt cỏc giải phỏp để đƣa c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành đảm bảo theo quy định của cơ quan.
72
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN VIỆC CHUẨN HểA HỒ SƠ
GIAO NỘP VÀO LƢU TRỮ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHếNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Để thực hiện chuẩn húa c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng đƣợc tiến hành một cỏch hiệu quả, trong xõy dựng và ỏp dụng cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn cần đảm bảo một số nguyờn t c chung nhƣ sau:
- Đơn giản húa: để chuẩn húa đạt hiệu quả trƣ c hết cần phải đơn giản húa, cú nghĩa là loại trừ những sự quỏ đa dạng, phức tạp kh ng cần thiết. Trong lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ là loại bỏ những yờu cầu, biểu mẫu, phƣơng phỏp kh ng cần thiết, ch giữ lại những gỡ cần thiết cú lợi cho trƣ c m t và tƣơng lai. - Thỏa thuận: chuẩn húa là hoạt động cú sự tham gia, hợp tỏc bỡnh đẳng của tất cả cỏc bờn cú liờn quan. Núi chung khi tiến hành chuẩn húa phải cú sự dung hũa giữa trỏch nhiệm và quyền lợi của mỗi bờn.
- Áp dụng: chuẩn húa gồm hai mảng c ng việc chớnh là xõy dựng và ỏp dụng quy chuẩn, tiờu chuẩn. Vỡ vậy, khi xõy dựng cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn