9- Bố cục của luận văn
3.2.1. Tăng cường cụng tỏc tuyờn truyền, phổ biến, quỏn triệt về trỏch
nhiệm, vai trũ và ý nghĩa trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành ở cơ quan VPTW Đảng
Việc nhận thức và ý thức chấp hành phỏp luật về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định đến số lƣợng và chất lƣợng của hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lƣu trữ hiện hành. Qua nhiều hỡnh thức tuyờn truyền, ph biến, quỏn triệt, ý thức chấp hành việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của cỏn bộ, c ng chức, viờn chức của VPTW Đảng ngày một nõng cao. Để chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng, theo chỳng t i, trong th i gian t i VPTW Đảng cần thực hiện cú hiệu quả cỏc biện phỏp sau:
- Tăng cường cụng tỏc phổ biến luật lưu trữ và cỏc quy định của Đảng và Nhà nước và của cơ quan về trỏch nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
Nhƣ đó trỡnh bày ở trờn, c ng tỏc lập và giao nộp hồ sơ c ng việc của cỏc đơn vị, t chức trực thuộc VPTW Đảng vào Lƣu trữ hiện hành đang đi vào nền nếp, chất lƣợng hồ sơ đang ngày càng đƣợc nõng cao. Đạt đƣợc kết quả này là sự nỗ lực kh ng ngừng của cỏn bộ Lƣu trữ hiện hành trong việc tham mƣu, t chức tuyờn truyền về trỏch nhiệm của cỏn bộ, c ng chức, đối v i việc lập hồ sơ c ng việc đƣợc giao. Nhiều cỏn bộ, c ng chức, viờn chức đó nhận thức đƣợc vai trũ, ý nghĩa của việc lập hồ sơ c ng việc, nhận thấy trỏch nhiệm lập hồ sơ c ng việc là b n phận của mỗi ngƣ i. Tuy nhiờn, bờn cạnh đú cũn cú một số cỏn bộ, c ng chức, viờn chức chƣa thực sự hiểu việc lập hồ sơ c ng việc
85
đƣợc giao là một trong những nhiệm vụ quan trọng của mỗi cỏ nhõn khi thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao. Lập hồ sơ c ng việc kh ng phải là việc khú làm đối v i cỏn bộ, c ng chức, viờn chức khi giải quyết c ng việc đƣợc giao. Hơn ai hết, ngƣ i giải quyết c ng việc là ngƣ i hiểu về di n biến, tiến trỡnh và những tài liệu phỏt sinh trong khi giải quyết c ng việc. Nếu mỗi cỏ nhõn xỏc định ngay từ đầu việc lập hồ sơ đối v i c ng việc mỡnh xử lý là trỏch nhiệm của mỡnh thỡ việc lập hồ sơ s rất thuận lợi và hồ sơ s rất đầy đủ và khoa học. Vỡ vậy, một trong những giải phỏp quan trọng để c ng tỏc lập hồ sơ c ng việc đạt chất lƣợng cao là phải tuyờn truyền, quỏn triệt để mỗi cỏn bộ c ng chức hiểu và thực hiện tốt trỏch nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành đó đƣợc quy định r trong cỏc văn bản phỏp quy của Nhà nƣ c cũng nhƣ cỏc văn bản quy định của Trung ƣơng Đảng và VPTW Đảng.
- Định kỳ tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết thực hiện quy định của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành
T chức cỏc hội nghị sơ kết, t ng kết, hội nghị chuyờn đề là việc làm đó đƣợc triển khai thực hiện ở VPTW Đảng. Th ng qua hội nghị s là di n đàn để đỏnh giỏ lại c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành trong khoảng th i gian qua. Trờn cơ sở bỏo cỏo đỏnh giỏ, cỏc ý kiến thảo luận, kiến nghị, đề xuất s phỏt hiện những khú khăn, vƣ ng m c trong c ng tỏc lập hồ sơ và bàn những biện phỏp kh c phục. Hội nghị cũng là dịp để tuyờn dƣơng những đơn vị, cỏ nhõn điển hỡnh tiờn tiến là m hỡnh để nhõn rộng thi đua thực hiện. Th ng qua cỏc hội nghị cũng là một kờnh quan trọng để tuyờn truyền về vài trũ, ý nghĩa và trỏch nhiệm của mỗi cỏn bộ, c ng chức, viờn chức đối v i c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành. Vỡ vậy, việc định kỳ t chức hội nghị sơ kết, t ng kết, hội nghị chuyờn đề về lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ là việc làm cần thiết gúp phần nõng cao chất lƣợng c ng tỏc này ở VPTW Đảng.
- Thường xuyờn cung cấp thụng tin tỡnh hỡnh lập và giao nộp hồ sơ tại cỏc diễn đàn chung của cơ quan như hội nghị sơ kết định kỳ cụng tỏc, tại cỏc cuộc họp giao ban cỏc đơn vị để tuyờn truyền, đụn đốc, nhắc nhở cỏc đơn vị, tổ chức, cỏ nhõn thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành.
Cỏc hội nghị sơ kết, t ng kết, hội nghị chuyờn đề về c ng tỏc lập hồ sơ,
86
giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành là những di n đàn l n, định kỳ cú thể là 2 năm, 3 năm ho c 5 năm thực hiện một lần. C ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành là việc di n ra thƣ ng xuyờn, liờn tục. Vỡ vậy, việc thƣ ng xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của cỏc đơn vị, cỏn bộ, c ng chức tại cỏc cuộc họp sơ kết của cơ quan nhƣ sơ kết c ng tỏc thỏng, quý hay cỏc hội nghị giao ban thủ trƣởng cỏc đơn vị hàng tuần là việc làm cần thiết và hiệu quả. Qua đú để đ n đốc, nh c nhở cỏc đơn vị, t chức, cỏ nhõn thực hiện tốt việc lập và giao nộp hồ sơ. Tại cỏc hội nghị này, cần nờu cụ thể những đơn vị, cỏ nhõn đó lập và giao nộp hồ sơ, chất lƣợng nhƣ thế nào, những đơn vị, cỏ nhõn nào chƣa lập và giao nộp hồ sơ. Qua đõy, thủ trƣởng cơ quan s cú th ng tin cụ thể để biểu dƣơng những đơn vị, cỏ nhõn đó làm tốt đồng th i nh c nhở, yờu cầu cỏc đơn vị, cỏ nhõn chƣa thực hiện tốt phải nghiờm tỳc triển khai thực hiện theo quy định của cơ quan.
3.2.2. Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ hiện hành
- Tập trung xõy dựng một đụi ngũ cỏn bộ Lưu trữ hiện hành cú chất lượng cao để tập trung đẩy mạnh việc hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cỏn bộ, cụng chức, viờn chức trong cơ quan.
VPTW Đảng là cơ quan cú chức năng tham mƣu, t ng hợp, tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của VPTW Đảng kh ng những phản ỏnh hoạt động của VPTW Đảng mà cũn phản ỏnh cỏc hoạt động của Trung ƣơng Đảng, BCT, BBT. Cỏc hồ sơ, tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của cỏc đơn vị, chuyờn viờn phản ỏnh nhiều vấn đề, lĩnh vực khỏc nhau. Thực tế nhiều cỏn bộ, chuyờn viờn cũn rất mơ hồ, chƣa n m đƣợc những kiến thức cơ bản của việc lập hồ sơ c ng việc. Vỡ l đú, việc hƣ ng dẫn trực tiếp t i từng cỏn bộ, chuyờn viờn là việc làm hết sức cần thiết để nõng cao chất lƣợng c ng tỏc lập hồ sơ hiện hành. Tuy nhiờn, để hƣ ng dẫn tốt c ng tỏc lập hồ sơ hiện hành ở một cơ quan nhƣ VPTW Đảng đũi hỏi phải cú đội ngũ cỏn bộ lƣu trữ cú trỡnh độ chuyờn m n cao, đ c biệt là cú kiến thức sõu về lý luận hồ sơ, lập hồ sơ và thực tế về lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng. Nếu cỏn bộ Lƣu trữ hiện hành kh ng n m đƣợc cỏc quy trỡnh xử lý c ng việc của cơ quan, kh ng am hiểu về những nhúm, loại hồ sơ s hỡnh thành trong hoạt động của cơ quan thỡ kh ng thể hƣ ng dẫn
87
đƣợc và hệ quả hồ sơ c ng việc cú thể kh ng lập đƣợc ho c nếu lập đƣợc thỡ chất lƣợng s kh ng đạt yờu cầu.
Túm lại việc tuyển dụng, đào tạo đội ngũ cỏn bộ Lƣu trữ hiện hành cú chất lƣợng là một trong những khõu then chốt để nõng cao chất lƣợng hồ sơ theo hƣ ng chuẩn húa hồ sơ thu về Kho Lƣu trữ hiện hành.
- Tổ chức cỏc lớp tập huấn nghiệp vụ văn phũng cấp ủy trong đú chỳ ý đến nội dung nghiệp vụ văn thư núi chung và nghiệp vụ lập hồ sơ cụng việc cho cỏn bộ, cụng chức, viờn chức trong VPTW Đảng.
Hiện nay cỏn bộ, chuyờn viờn trong VPTW Đảng đó nhận thức đƣợc trỏch nhiệm lập hồ sơ c ng việc là nhiệm vụ của mỡnh trong quỏ trỡnh giải quyết c ng việc đƣợc giao. Tuy nhiờn, đa số họ vẫn cũn rất lỳng tỳng trong việc lập hồ sơ c ng việc (kh ng biết mở những loại hồ sơ nào, kh ng xỏc định đƣợc những tài liệu nào cần đƣa vào hồ sơ, kh ng biết cỏch s p xếp tài liệu trong một hồ sơ...). V i số lƣợng cỏn bộ, chuyờn viờn của VPTW Đảng l n, cỏn bộ lƣu trữ của cơ quan kh ng thể hƣ ng dẫn trực tiếp hết đƣợc từng cỏn bộ, chuyờn viờn. Hơn nữa, sự biến động về nhõn sự hàng năm cũng nhiều. Cú những cỏn bộ đó đƣợc hƣ ng dẫn thạo nghiệp vụ về lập hồ sơ rồi những lại chuyển c ng tỏc khỏc ho c ngh hƣu; cỏn bộ m i tiếp nhận c ng việc đú đa số họ chƣa cú những kiến thức cơ bản về lập hồ sơ c ng việc... Chớnh vỡ vậy, theo chỳng t i hàng năm, VPTW Đảng cần mở cỏc l p tập huấn ng n hạn về nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ cho hai nhúm đối tƣợng sau:
Thứ nhất, sàng lọc những cỏn bộ chuyờn viờn thuộc cỏc vụ nghiờn cứu, t ng hợp làm việc theo chế độ chuyờn viờn m i về cơ quan ho c chƣa n m đƣợc kiến thức nghiệp vụ về lập hồ sơ c ng việc để triệu tập thành một ho c một số l p bồi dƣỡng ng n hạn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ. Th ng qua l p học s trang bị cú hệ thống những kiến thức cơ bản và cần thiết nhất về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ núi chung và nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành núi riờng.
Thứ hai, mở l p tập huấn c ng tỏc văn thƣ, lƣu trữ cho cỏc cỏn bộ văn thƣ của cỏc cục, vụ trực thuộc nhằm nõng cao trỡnh độ cho nhúm đối tƣợng này, giỳp họ cú đủ kiến thức và khả năng phối hợp cựng cỏn bộ Lƣu trữ hiện hành hƣ ng dẫn cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn của đơn vị mỡnh thực hiện tốt c ng tỏc lập hồ sơ hiện hành.
88
- Tăng cường cụng tỏc kiểm tra theo định kỳ, hoặc đột xuất đối với từng đơn vị, tổ chức và cỏ nhõn trong cụng tỏc lập hồ sơ hiện hành.
Để nõng cao chất lƣợng hồ sơ hiện hành, việc kiểm tra định kỳ ho c đột xuất là một trong những việc làm cú hiệu quả. T chức kiểm tra nờn làm theo hai cỏch nhƣ sau:
Một là, lónh đạo Cục Lƣu trữ chủ trỡ cựng cỏn bộ Lƣu trữ hiện hành thành lập Đoàn c ng tỏc t i kiểm tra từng cục, vụ và cỏc đơn vị khỏc. Nội dung của đoàn c ng tỏc s làm việc trực tiếp v i thủ trƣởng đơn vị và cỏc cỏn bộ chủ chốt của đơn vị để quỏn triệt tinh thần trỏch nhiệm trong việc lập hồ sơ c ng việc. Đồng th i đoàn c ng tỏc s kiểm tra một số phũng, ban trực thuộc cục, vụ để n m r tỡnh hỡnh và cú những kiến nghị, đề xuất biện phỏp xử lý kịp th i. Trong một số năm gần đõy, Cục Lƣu trữ đó t chức cỏc đồn c ng tỏc do lónh đạo Cục làm trƣởng đoàn đi kiểm tra từng cục, vụ trực thuộc. Qua c ng tỏc kiểm tra đó phỏt huy tỏc dụng trong việc thực hiện lập và hoàn ch nh hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành.
Hai là, trƣ c khi tiếp nhận tài liệu về Lƣu trữ hiện hành, cỏn bộ lƣu trữ cần trực tiếp kiểm tra cỏc hồ sơ do cỏc đơn vị, chuyờn viờn chuẩn bị giao nộp. Qua c ng tỏc kiểm tra, cỏn bộ Lƣu trữ hiện hành s n m đƣợc tỡnh hỡnh chất lƣợng hồ sơ đó đạt yờu cầu chƣa, nếu chƣa đạt yờu cầu đề nghị cỏn bộ, chuyờn viờn tiếp tục hoàn ch nh hồ sơ để giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành theo đỳng quy định.
Túm lại, việc tăng cƣ ng c ng tỏc hƣ ng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ c ng việc là một trong những biện phỏp quan trọng, ảnh hƣ ng đến chất lƣợng hồ sơ giao nộp về Lƣu trữ hiện hành. Vỡ vậy, để nõng cao chất lƣợng hồ sơ cần thực hiện đồng bộ cỏc nhúm giải phỏp, trong đú cần chỳ ý t i việc tăng cƣ ng hƣ ng dẫn, bồi dƣỡng nghiệp vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành.