9- Bố cục của luận văn
3.1. Nhúm giải phỏp xõy dựng, hoàn thiện cỏc quy chuẩn, tiờu chuẩn về
3.1.1. Rà soỏt sửa đổi, bổ sung cỏc văn bản quy định, quy chế, hướng dẫn hiện hành của VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Trờn cơ sở cỏc quy định, quy chế của VPTW Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành, tiến hành rà soỏt lại nội dung cỏc văn bản, nếu phỏt hiện những quy chuẩn, tiờu chuẩn chƣa cụ thể ho c kh ng cũn phự hợp để
74
tiến hành sửa đ i, b sung nhằm cập nhật những quy định m i nhất, đảm bảo tớnh thống nhất v i hệ thống văn bản của cơ quan cú thẩm quyền và phự hợp v i những thay đ i về chức năng, nhiệm vụ, t chức bộ mỏy của VPTW Đảng trong giai đoạn hiện nay. Cụ thể cần rà soỏt và sửa đ i một số văn bản sau:
- Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 9 thỏng 11 năm 2009 của VPTW Đảng ban hành về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng. Đõy là văn bản đƣợc ban hành chƣa lõu, nội dung quy định đó xỏc định cỏc nguyờn t c và nội dung cơ bản của c ng tỏc lập và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành. Nội dung chớnh bao gồm cỏc nguyờn t c chung; trỏch nhiệm ch đạo, kiểm tra, hƣ ng dẫn c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành; về yờu cầu của việc lập hồ sơ gồm yờu cầu chung và yờu cầu cụ thể đối v i một số loại hồ sơ; về trỏch nhiệm lập hồ sơ; về trỏch nhiệm giao nộp hồ sơ; về th i hạn giao nộp hồ sơ; về thủ tục giao nộp và tiếp nhận hồ sơ. Theo chỳng t i, nội dung của quy định này, cơ bản đó nờu đƣợc cỏc quy chuẩn chung về cỏc nội dung của c ng tỏc lập và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Tuy nhiờn, trong nội dung của quy định cú những điều chƣa cụ thể ho c cũn thiếu nhƣ nội dung yờu cầu tiờu chuẩn lập hồ sơ, quy định chƣa đƣa ra cỏc chế tài xử lý cỏc trƣ ng hợp vi phạm trong lập hồ sơ hiện hành… Vỡ vậy, cần thiết nghiờn cứu sửa đ i và b sung Quy định của VPTW Đảng về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Yờu cầu của văn bản là phải chi tiết, cụ thể, phản ỏnh đỳng đối tƣợng và phự hợp v i cỏc nội dung cần điều ch nh. Cỏc văn bản làm cơ sở phỏp lý là cỏc quy định của Đảng, Nhà nƣ c về thẩm quyền ban hành văn bản và cỏc văn bản ch đạo khỏc cú liờn quan đến c ng tỏc văn thƣ núi chung và lập hồ sơ hiện hành núi riờng.
Nội dung của văn bản quy định về lập hồ sơ hiện hành ở VPTW Đảng cần nờu đƣợc 5 nội dung chớnh sau:
+ Phần quy định chung: quy định những vấn đề chung cú liờn quan đến lập hồ sơ hiện hành nhƣ phạm vi, đối tƣợng ỏp dụng, giải thớch từ ngữ, khỏi niệm cú liờn quan.
+ Phần quy định trỏch nhiệm ch đạo, kiểm tra, hƣ ng dẫn c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ; trỏch nhiệm lập hồ sơ.
+ Phần yờu cầu của việc lập hồ sơ: nờu r cỏc yờu cầu, tiờu chuẩn chung
75
của hồ sơ và yờu cầu cụ thể đối v i một số nhúm hồ sơ.
+ Phần giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành: cần nờu r cỏc nội dung về trỏch nhiệm giao nộp tài liệu; th i hạn giao nộp tài liệu; thủ tục giao nộp và tiếp nhận tài liệu.
+ Phần khen thƣởng và kỷ luật: cần nờu r cỏc hỡnh thức khen thƣởng nếu thực hiện tốt và hỡnh thức kỷ luật nếu cú vi phạm quy định về c ng tỏc lập và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành.
- Rà soỏt điều ch nh, b sung danh mục hồ sơ mẫu cỏc đơn vị, t chức trong VPTW Đảng
Việc xõy dựng danh mục hồ sơ mẫu cỏc đơn vị, t chức trong VPTW Đảng là việc làm quan trọng trong c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Danh mục hồ sơ là căn cứ để cỏc đơn vị, cỏn bộ, chuyờn viờn tiến hành lập hồ sơ c ng việc của mỡnh một cỏch đầy đủ và chớnh xỏc, chất lƣợng đỏp ứng đƣợc cỏc yờu cầu, tiờu chuẩn về lập hồ sơ. Vai trũ, ý nghĩa của danh mục là rất l n, nú chớnh là c ng cụ hƣ ng dẫn chủ yếu và ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả lập hồ sơ hiện hành.
Theo đú, năm 2003 VPTW Đảng đó ban hành Quyết định số 610- QĐ/VPTW, ngày 24 thỏng 3 năm 2003 về Danh mục hồ sơ mẫu của VPTW Đảng. Sau hơn 10 năm sau, VPTW Đảng m i ban hành Quyết định số 3623- QĐ/VPTW, ngày 26-5-2014 về ban hành danh mục hồ sơ mẫu cỏc đơn vị, t chức trực thuộc VPTW Đảng thay thế cho ban Danh mục cũ. Nhƣ vậy trong hơn 10 năm đú, cơ cấu t chức, chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng đó cú nhiều sự thay đ i nhƣng bản Danh mục hồ sơ mẫu lại kh ng đƣợc điều ch nh đó gõy nhiều khú khăn cho việc lập hồ sơ của cỏc cỏn bộ, c ng chức trong cơ quan.
Do đú, hàng năm trờn cơ sở bản danh mục hồ sơ mẫu đó đƣợc ban hành, Cục Lƣu trữ tham mƣu giỳp VPTW Đảng rà soỏt, điều ch nh danh mục hồ sơ cho phự hợp v i tỡnh hỡnh kế hoạch nhiệm vụ của năm c ng tỏc. Trong quỏ trỡnh xõy dựng, sửa đ i, b sung danh mục hồ sơ mẫu cần phải dựa trờn cơ sở khoa học và phự hợp v i thực ti n tỡnh hỡnh tài liệu hỡnh thành ở VPTW Đảng. Cơ sở khoa học ở đõy là những khỏi niệm, lý luận và phƣơng phỏp nghiờn cứu, xõy dựng danh mục hồ sơ đƣợc cỏc nhà khoa học nghiờn cứu, đỳc kết lại (ho c
76
chớnh quỏ trỡnh nhận thức trờn cơ sở thực ti n) làm nền tảng, định hƣ ng đƣa ra những phƣơng phỏp để giải quyết vấn đề thực ti n đ t ra. Cỏch thức xõy dựng, sửa đ i danh mục làm sao để cỏc đơn vị, cỏn bộ, chuyờn viờn cựng tham gia. Do vậy, quỏ trỡnh xõy dựng, sửa đ i phải nghiờn cứu kỹ chức năng, nhiệm vụ và t chức bộ mỏy, lề lối làm việc của VPTW Đảng và cỏc đơn vị trực thuộc, đồng th i căn cứ vào thực tế tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động, danh mục trƣ c đõy đó ban hành và chƣơng trỡnh, kế hoạch, nhiệm vụ c ng tỏc năm của cơ quan, đơn vị và phải n m đƣợc phƣơng phỏp và yờu cầu của việc lập hồ sơ hiện hành. Để thực hiện tốt yờu cầu này, đến cuối năm, cỏn bộ văn thƣ, lƣu trữ cú trỏch nhiệm hƣ ng dẫn cỏc đơn vị, cỏ nhõn trong cơ quan t ng hợp cỏc vấn đề, cỏc nội dung c ng việc mà đơn vị, cỏ nhõn phải thực hiện trong năm sau để căn cứ vào đú tiến hành b sung, điều ch nh bản danh mục hồ sơ cho từng đơn vị, t chức. Sau khi đó hồn ch nh bản danh mục hồ sơ cần t chức lấy ý kiến lần cuối của cỏc đơn vị, chuyờn viờn trƣ c khi trỡnh lónh đạo ký ban hành.
Trƣ c m t, VPTW Đảng m i ban hành Danh mục hồ sơ mẫu của cỏc đơn vị, t chức trực thuộc VPTW Đảng. Trờn cơ sở bản Danh mục mẫu, cỏc đơn vị cần chủ động phối hợp v i cỏn bộ văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan xõy dựng danh mục hồ sơ, tài liệu từng năm c ng tỏc cho đơn vị mỡnh. Trong phạm vi của đề tài, chỳng t i kh ng thể lập ra bản danh mục hồ sơ của tất cả cỏc đơn vị mà lập bản danh mục hồ sơ của Cục Lƣu trữ năm 2015 làm cơ sở tham khảo để xõy dựng cỏc danh mục hồ sơ của từng đơn vị thực thuộc VPTW Đảng (Xem phục lục 4)
3.1.2. Nghiờn cứu, soạn thảo một số văn bản quy định, hướng dẫn của
VPTW Đảng, Cục Lưu trữ về cỏc nội dung cú liờn quan đến lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành
Để tiếp tục thực hiện c ng tỏc chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng đạt hiệu quả, bờn cạnh một số văn bản mang tớnh quy chuẩn chung nhƣ Quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng; Quyết định ban hành bản danh mục hồ sơ mẫu của cỏc đơn vị, t chức trong VPTW Đảng… VPTW Đảng cần tiếp tục nghiờn cứu, ban hành một số văn bản nhằm cụ thể húa cỏc quy chuẩn thành cỏc tiờu chuẩn cụ thể trong từng nội dung của c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào
77
Lƣu trữ hiện hành. Cụ thể là một số văn bản: Hƣ ng dẫn của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành; Quyết định ban hành mẫu phiếu trỡnh xin ý kiến, phiếu xử lý c ng việc, ban hành tiờu chuẩn về mực in, giấy in, bỡa hồ sơ, mục lục thống kờ tài liệu trong hồ sơ… ở VPTW Đảng. Trƣ c m t, để giải quyết những tồn tại hiện nay là cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn cũn nhiều lỳng tỳng trong cỏch thức lập hồ sơ, chất lƣợng hồ sơ đƣợc lập chƣa đảm bảo. Trong đú, tập trung chủ yếu về thành phần tài liệu cũn thiếu, giỏ trị tài liệu trong hồ sơ chƣa đảm bảo… Theo chỳng t i VPTW Đảng cần s m nghiờn cứu ban hành “Hƣ ng dẫn của VPTW Đảng về lập và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành” trong đú nội dung tập trung hƣ ng dẫn về thành phần tài liệu chủ yếu trong cỏc hồ sơ, giỏ trị tài liệu trong hồ sơ là bản gốc, bản chớnh hay cú thể là bản sao. Cỏc nội dung cụ thể của hƣ ng dẫn cần tập trung vào cỏc nội dung nhƣ sau:
Phần thứ nhất, Hƣ ng dẫn chung:
Phần này nhằm hƣ ng dẫn những vấn đề chung nhƣ phạm vi và đối tƣợng ỏp dụng, giải thớch từ ngữ sử dụng trong hƣ ng dẫn, yờu cầu đối v i hồ sơ và lập hồ sơ.
Về phạm vi và đối tượng hướng dẫn: cần thiết phải nờu r đối v i những
loại hỡnh tài liệu gỡ hỡnh thành trong hoạt động của VPTW Đảng và đối tƣợng ỏp dụng là những đơn vị, t chức, cỏ nhõn nào trong cơ quan.
Về giải thớch từ ngữ và khỏi niệm cú liờn quan đến lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành cú sử dụng trong hƣ ng dẫn cần làm r nhƣ: hồ sơ; lập hồ sơ; danh mục hồ sơ; đơn vị bảo quản; tiờu đề hồ sơ; mục lục văn bản, tài liệu; chỳng từ kết thỳc; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu…
Về yờu cầu đối với hồ sơ và lập hồ sơ: cần nờu đƣợc cỏc yờu cầu chung
về hồ sơ và lập hồ sơ nhƣ: Hồ sơ đƣợc lập phải phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hỡnh thành hồ sơ; Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải đầy đủ; Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải phản ỏnh toàn bộ, ho c một phần, một giai đoạn của quỏ trỡnh di n biến của vấn đề, sự việc; Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải cú giỏ trị phỏp lý và độ tin cậy cao; Th ng tin về hồ sơ phải đƣợc m tả đầy đủ và chớnh xỏc; Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải cú mối liờn hệ khỏch quan; Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải s p xếp theo thứ tự; Hồ
78
sơ đƣợc lập phản ỏnh đỳng trỡnh tự di n biến giải quyết c ng việc; Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đỳng thể thức văn bản. Hơn nữa, cỏc yờu cầu chung trờn cần đƣợc hƣ ng dẫn chi tiết để trong quỏ trỡnh vận dụng thực hiện kh ng g p khú khăn, lỳng tỳng, thiếu cơ sở.
Phần thứ hai, hƣ ng dẫn lập hồ sơ hiện hành
1- Mở hồ sơ: khõu này cần hƣ ng dẫn đầy đủ cỏch thể hiện cỏc th ng tin cần thiết về hồ sơ nhƣ: tờn cơ quan, t chức; tờn đơn vị; số, ký hiệu hồ sơ; tiờu đề hồ sơ và th i hạn bảo quản lờn bỡa hồ sơ theo mẫu đó đƣợc quy định để thuận tiện cho quản lý và tra tỡm. Hƣ ng dẫn cỏc cỏch để mở hồ sơ nhƣ mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ, mở hồ sơ khi chƣa cú danh mục hồ sơ. Trong mỗi cỏch mở hồ sơ cần phải hƣ ng dẫn chi tiết cỏc bƣ c cần phải thực hiện đối v i mỗi cỏch để mở hồ sơ. Cụ thể nhƣ sau:
* Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ
- Sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ
+ Khi cơ quan (đơn vị) đó xõy dựng đƣợc bản danh mục hồ sơ, cỏn bộ văn thƣ cú trỏch nhiệm nhõn sao danh mục hồ sơ gửi cỏc đơn vị trong cơ quan để cỏn bộ, chuyờn viờn, nhõn viờn dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiờu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục hồ sơ) làm căn cứ xỏc định những hồ sơ, nhúm hồ sơ nào mà cỏ nhõn phải lập.
+ Vào đầu năm ho c đầu nhiệm kỳ, văn thƣ cơ quan (đơn vị) căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bỡa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiờu đề hồ sơ giao cho đơn vị ho c cỏn bộ, chuyờn viờn, nhõn viờn cú trỏch nhiệm lập.
+ Cỏn bộ, chuyờn viờn, nhõn viờn dựa vào danh mục hồ sơ, bỡa hồ sơ đó cú để mở hồ sơ (hỡnh thành hồ sơ).
Lưu ý khi sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kờ những hồ sơ dự kiến s lập nờn khú cú thể chớnh xỏc tuyệt đối. Vỡ vậy, những hồ sơ kh ng dự kiến mở nhƣng cú lập thỡ b sung hồ sơ đú vào danh mục hồ sơ; ngƣợc lại, những hồ sơ dự kiến mở nhƣng thực tế kh ng lập thỡ phải ghi vào cột ghi chỳ của danh mục hồ sơ : "Khụng hỡnh thành hồ sơ".
79
* Mở hồ sơ hiện hành khi chƣa cú danh mục hồ sơ
Khi chƣa cú danh mục hồ sơ, cỏn bộ, chuyờn viờn, nhõn viờn phải mở hồ sơ hiện hành trờn cơ sở n m vững nội dung tài liệu và vận dụng cỏc đ c trƣng chủ yếu để hỡnh thành cỏc hồ sơ cụ thể. Cỏch vận dụng cỏc đ c trƣng của văn bản để mở hồ sơ nhƣ sau :
- Đặc trưng vấn đề : Văn bản, tài liệu cú tờn gọi khỏc nhau của nhiều cơ quan, t chức khỏc nhau nhƣng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ỏnh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng th i gian nhất định cú thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyờn đề, vấn đề, vụ việc.
Vớ dụ : Hồ sơ về việc sơ kết 3 năm (2003 - 2005) thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoỏ IX) "về phỏt huy
sức mạnh đại đoàn kết tồn dõn tộc vỡ dõn giàu, nƣ c mạnh, xó hội c ng bằng, dõn chủ, văn minh".
- Đặc trưng tờn gọi (tờn loại văn bản) : Là tờn gọi của thể loại văn bản
nhƣ : nghị quyết, ch thị, th ng tri... Những văn bản cú cựng tờn gọi của cựng
một tỏc giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nửa năm, cả năm, 1 nhiệm
kỳ) cú thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ cỏc
tập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng.
Vớ dụ : Bỏo cỏo thỏng của Ban T chức Trung ƣơng, năm 2004.
- Đặc trưng tỏc giả : Tỏc giả là cơ quan ban hành văn bản. Cỏc văn bản cú tờn gọi khỏc nhau, nội dung khỏc nhau của cựng một tỏc giả, cú thể lập 1 hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu