9- Bố cục của luận văn
2.1. Quy định, quy chế của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành
Văn phũng Trung ƣơng Đảng cú nhiệm vụ ch đạo, hƣ ng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ c ng tỏc văn thƣ, lƣu trữ trong cỏc cơ quan Đảng và cỏc t chức chớnh trị - xó hội, nờn việc xõy dựng và ban hành cỏc văn bản ch đạo và hƣ ng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành kh ng ch đƣợc ỏp dụng ở VPTW Đảng mà cũn ỏp dụng cho cỏc cơ quan Đảng và cỏc t chức chớnh trị - xó hội ở Trung ƣơng và địa phƣơng. Hiện nay, ở VPTW Đảng, hệ thống cỏc văn bản quy định, quy chế, hƣ ng dẫn về c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành đƣợc ban hành tƣơng đối nhiều cho cả hệ thống Đảng và cả ở VPTW Đảng. Trong phạm vi nghiờn cứu của luận văn, chỳng t i ch đề cập t i một số văn bản quy định, hƣ ng dẫn của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng.
Trong khoảng 10 năm trở lại đõy, VPTW Đảng đó ban hành 22 văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn cú liờn quan đến lập hồ sơ ỏp dụng tại VPTW Đảng, cụ thể :Quy định 01 văn bản, Hƣ ng dẫn 01 văn bản, Quyết định 07 văn bản, Kế hoạch 07 văn bản, C ng văn 08 văn bản. Trong đú, phải kể đến một số văn bản sau:
- C ng văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10 - 01 - 2008 của VPTW Đảng về việc hƣ ng dẫn lập và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành;
- Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 9 -11 - 2009 của VPTW Đảng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành;
- Quy định số 3677-QĐ/VPTW, ngày 6 - 01 - 2010 của VPTW Đảng quy định về việc làm biờn bản, lập và quản lý hồ sơ hội nghị BCT, BBT;
- Quy định số 3681-QĐ/VPTW, ngày 8 - 01 - 2010 của VPTW Đảng ban hành Quy chế về lập, quản lý và khai thỏc hồ sơ cỏn bộ, c ng chức, viờn chức,
34 ngƣ i lao động ở VPTW Đảng;
- C ng văn số 165-CV/CLT, ngày 20-02-2012 của Cục Lƣu trữ về hƣ ng dẫn lập danh mục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành;
- Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28 thỏng 3 năm 2014 của VPTW Đảng về c ng tỏc văn thƣ ở VPTW Đảng;
- Quyết định số 3623-QĐ/VPTW, ngày 26-5-2014 của VPTW Đảng về ban hành danh mục hồ sơ mẫu cỏc đơn vị, t chức trực thuộc VPTW Đảng;
- Hƣ ng dẫn số 34- QĐ/VPTW, ngày 7-7-2014 của VPTW Đảng hƣ ng dẫn lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng Cộng sản Việt Nam…
Trong cỏc văn bản nờu trờn, cú 3 văn bản sau đõy đề cập nhiều đến lập hồ sơ hiện hành:
Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 9 -11 - 2009 của VPTW Đảng về
việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành. Đõy là văn bản mang tớnh phỏp lý cao nhất và nội dung quy định cụ thể, r ràng nhất, đƣợc ỏp dụng trong th i gian từ năm 2009 t i nay. Quy định gồm cú 12 điều, trong đú cú 04 phần chớnh là Quy định chung; lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành; t chức thực hiện. Cụ thể nhƣ sau:
Phần Quy định chung bao gồm 04 điều:
Điều 1 về nguyờn t c chung: “Toàn bộ tài liệu đƣợc hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của Trung ƣơng Đảng và VPTW Đảng (bao gồm tài liệu đƣợc ghi trờn giấy, băng õm thanh, băng hỡnh, đĩa õm thanh, đĩa hỡnh, phim, ảnh ho c cỏc vật mang tin khỏc) đều phải đƣợc lập thành hồ sơ, quản lý ch t ch và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thƣ cú giỏ trị lƣu trữ của cỏc đơn vị, t chức trong VPTW Đảng phải đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành. Tài liệu trong hồ sơ phải là bản chớnh, bản gốc ho c bản sao hợp phỏp (trong trƣ ng hợp kh ng cú bản chớnh, bản gốc).”.
Điều 2 quy định về phạm vi điều ch nh và đối tƣợng ỏp dụng: “Phạm vi điều ch nh : Quy định này quy định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng. Đối tƣợng ỏp dụng của Quy định là cỏc đơn vị trực thuộc VPTW Đảng; cỏc Văn phũng Đảng uỷ, C ng đoàn, Đoàn Thanh
35
niờn, Hội Cựu chiến binh của cơ quan (sau đõy gọi t t là cỏc t chức); cỏc đồng chớ lónh đạo cơ quan, lónh đạo đơn vị, c ng chức, viờn chức trong VPTW Đảng (sau đõy gọi t t là cỏ nhõn). C ng ty trỏch nhiệm hữu hạn một thành viờn An Phỳ, Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn một thành viờn Hồ Tõy và C ng ty trỏch nhiệm hữu hạn một thành viờn In Tiến Bộ ỏp dụng quy định riờng”.
Điều 3 giải thớch một số từ ngữ chuyờn m n sử dụng trong quy định nhƣ:
Tài liệu văn thư, Giỏ trị lưu trữ, Bản gốc, Bản chớnh, Bản sao hợp phỏp, Hồ sơ, Hồ sơ nguyờn tắc, Lập hồ sơ, Danh mục hồ sơ.
Điều 4 quy định việc ch đạo, kiểm tra, hƣ ng dẫn c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành: “Cục trƣởng Cục Lƣu trữ cú trỏch nhiệm tham mƣu giỳp Chỏnh VPTW Đảng xõy dựng cỏc văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của cỏc đơn vị, t chức và cỏ nhõn trong cơ quan vào Lƣu trữ hiện hành. Thủ trƣởng cỏc đơn vị, t chức chịu trỏch nhiệm trƣ c Chỏnh VPTW Đảng về c ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị, t chức vào Lƣu trữ hiện hành. Phũng Lƣu trữ hiện hành thuộc Cục Lƣu trữ cú trỏch nhiệm hƣ ng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp của cỏc đơn vị, t chức và cỏ nhõn trong VPTW Đảng”.
Điều 5 quy định về yờu cầu lập hồ sơ nhƣ sau:
- Yờu cầu chung
Cỏc đơn vị, t chức và cỏ nhõn khi lập hồ sơ cần căn cứ vào cỏc quy định hiện hành của cơ quan về c ng tỏc lập hồ sơ, bản danh mục hồ sơ do Chỏnh VPTW Đảng phờ duyệt và cỏc văn bản hƣ ng dẫn nghiệp vụ của Cục Lƣu trữ.
- Yờu cầu đối với hồ sơ được lập
+ Hồ sơ đƣợc lập phải phản ỏnh đỳng, đầy đủ cỏc hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, t chức ở VPTW Đảng; bảo đảm tớnh xỏc thực, tớnh tin cậy, tớnh toàn vẹn và tớnh khả dụng của hồ sơ.
+ Văn bản, tài liệu đƣợc tập hợp vào hồ sơ phải cú sự liờn quan ch t ch v i nhau về một vấn đề, một sự việc; phản ỏnh đỳng trỡnh tự di n biến của c ng việc hay trỡnh tự giải quyết c ng việc.
36
+ Văn bản, tài liệu đƣợc tập hợp vào hồ sơ phải cú th i hạn bảo quản tƣơng đối đồng đều.
- Yờu cầu cụ thể đối với một số loại hồ sơ
+ Hội nghị BCH Trung ƣơng; hội nghị cỏn bộ do BCT, BBT triệu tập : Mỗi hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong mỗi hồ sơ đƣợc s p xếp theo trỡnh tự di n biến hội nghị. Hồ sơ gồm bộ bản gốc, hai bộ bản chớnh và văn bản cú bỳt tớch của cỏc đồng chớ Uỷ viờn BCT, BBT, cỏc bỳt tớch khỏc cú giỏ trị lƣu trữ (nếu cú); ghi r tiờu đề hồ sơ trờn bỡa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu cú trong hồ sơ.
+ Hội nghị BCT, BBT; hội nghị do đồng chớ T ng Bớ thƣ và hội nghị do đồng chớ Thƣ ng trực BBT triệu tập : Mỗi hội nghị ho c mỗi vấn đề của hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ đƣợc s p xếp theo trỡnh tự di n biến hội nghị. Hồ sơ gồm hai bộ bản chớnh (riờng tài liệu trỡnh, bỏo cỏo tại hội nghị cú thể cú một bộ bản sao) và văn bản cú bỳt tớch của cỏc đồng chớ Uỷ viờn BCT, BBT, cỏc bỳt tớch khỏc cú giỏ trị lƣu trữ (nếu cú); ghi r tiờu đề hồ sơ trờn bỡa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu cú trong hồ sơ.
+ Hội nghị toàn quốc chỏnh văn phũng cỏc t nh uỷ, thành uỷ; hội nghị sơ kết, t ng kết c ng tỏc của VPTW Đảng, hội nghị chuyờn đề: mỗi hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong mỗi hồ sơ hội nghị đƣợc s p xếp theo trỡnh tự di n biến hội nghị, gồm một bộ bản gốc và một bộ bản chớnh; ghi r tiờu đề hồ sơ trờn bỡa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu cú trong hồ sơ.
+ Tài liệu do Trung ƣơng Đảng và VPTW Đảng ban hành: Mỗi loại văn bản đƣợc lập một hồ sơ (theo đ c trƣng tờn gọi của tài liệu). Tài liệu trong hồ sơ đƣợc s p xếp theo thứ tự số của tài liệu, gồm một bộ bản gốc và hai bộ bản chớnh; ghi r tiờu đề hồ sơ trờn bỡa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu cú trong hồ sơ.
+ Tài liệu của cỏc ban, ban cỏn sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ và cỏc t nh uỷ, thành uỷ gửi đến Trung ƣơng Đảng (tài liệu đến): Tài liệu đến (trừ những tài liệu thuộc loại phải lập hồ sơ chuyờn đề, vấn đề, vụ việc) đƣợc phõn loại theo tỏc giả cú tài liệu gửi đến; mỗi cơ quan, t chức, địa phƣơng là một tỏc giả. Tài liệu của mỗi tỏc giả lập một ho c một số hồ sơ. Tài liệu trong hồ sơ s p xếp theo trật tự th i gian của tài liệu, ghi r tiờu đề hồ sơ (tờn tỏc giả) trờn bỡa hồ sơ và kh ng
37
cần lập mục lục văn bản, tài liệu cú trong hồ sơ. Tài liệu gửi đến của Trung ƣơng cú độ tối mật, tuyệt mật phải cú thống kờ số, ký hiệu của tài liệu.
+ Hồ sơ chuyờn đề, hồ sơ vấn đề (bao gồm cả cỏc đề ỏn, dự ỏn, đề tài), hồ sơ vụ việc : Mỗi chuyờn đề, vấn đề, vụ việc lập một hồ sơ. Tài liệu trong hồ sơ xếp theo trỡnh tự di n biến của vấn đề, vụ việc; ghi r tiờu đề hồ sơ trờn bỡa hồ sơ và lập mục lục văn bản, tài liệu cú trong hồ sơ.
+ Tài liệu phim, ảnh, ghi õm, ghi hỡnh đƣợc lập hồ sơ, s p xếp theo trỡnh tự nhƣ tài liệu giấy, nhƣng đƣợc biờn mục, hệ thống hoỏ và bảo quản riờng theo loại hỡnh tài liệu.
Điều 6 quy định về trỏch nhiệm lập hồ sơ nhƣ sau:
- Cỏc đơn vị, t chức và cỏ nhõn cú trỏch nhiệm tập hợp đầy đủ tài liệu, lập hồ sơ về cỏc hoạt động đƣợc phõn c ng theo d i, giải quyết thuộc chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
- Cỏc đồng chớ là chủ tịch hội đồng, trƣởng ban, trƣởng tiểu ban, t trƣởng t nghiờn cứu đề tài, đề ỏn, dự ỏn… cú trỏch nhiệm t chức thực hiện việc lập hồ sơ tài liệu về hoạt động của hội đồng, ban, tiểu ban ho c t nghiờn cứu mà mỡnh phụ trỏch.
- Cỏc đơn vị, t chức lập hồ sơ về hoạt động nội bộ của đơn vị, t chức mỡnh, gồm : hồ sơ hội nghị sơ kết, t ng kết; biờn bản họp lónh đạo; chƣơng trỡnh c ng tỏc, bỏo cỏo thỏng, quý, 6 thỏng, năm; hồ sơ về cỏc hoạt động nghiờn cứu khoa học, nghiệp vụ và cỏc hoạt động nội bộ khỏc của đơn vị, t chức.
Điều 7 quy định trỏch nhiệm lập hồ sơ cỏc hoạt động chung của Trung ƣơng Đảng, VPTW Đảng nhƣ sau:
- Vụ Hành chớnh lập cỏc hồ sơ hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng, hội
nghị cỏn bộ do Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ triệu tập; hồ sơ văn bản phỏt hành của Trung ƣơng và VPTW Đảng; hồ sơ kỷ niệm cỏc ngày l l n do Trung ƣơng t chức ...
- Vụ Thư ký lập cỏc hồ sơ hồ sơ hội nghị Bộ Chớnh trị, hội nghị Ban Bớ
thƣ; Hồ sơ hội nghị do đồng chớ T ng Bớ thƣ và hội nghị do đồng chớ Thƣ ng trực Ban Bớ thƣ triệu tập ...
- Vụ Tổ chức - Cỏn bộ lập cỏc hồ sơ Hồ sơ hội nghị toàn quốc chỏnh
38
văn phũng cỏc t nh uỷ, thành uỷ; cỏc l p bồi dƣỡng nghiệp vụ c ng tỏc văn phũng, hội nghị chuyờn đề do VPTW Đảng t chức; hội nghị sơ, t ng kết c ng tỏc năm của cơ quan; hồ sơ về c ng tỏc t chức, cỏn bộ của VPTW Đảng; hồ sơ về hoạt động đối ngoại của cơ quan (đoàn ra, đoàn vào)...
- Cục Lưu trữ phối hợp v i Vụ Hành chớnh và cỏc đơn vị liờn quan lập
hồ sơ tài liệu Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, Hội nghị đại biểu toàn quốc giữa nhiệm kỳ của Đảng (nếu cú)...
Điều 8 quy định về trỏch nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu nhƣ sau:
- Cỏc đơn vị, t chức và cỏ nhõn trong VPTW Đảng cú trỏch nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu cú giỏ trị lƣu trữ vào Lƣu trữ hiện hành. Cỏc hồ sơ nguyờn t c kh ng phải giao nộp vào lƣu trữ.
- Trƣ ng hợp đơn vị ho c cỏ nhõn cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để giải quyết thỡ phải lập danh mục gửi cho Phũng Lƣu trữ hiện hành và đƣợc giữ lại kh ng quỏ 3 thỏng sau khi kết thỳc c ng việc.
- Cỏ nhõn đƣợc cử đi c ng tỏc, đi học dài hạn, ngh hƣu, th i việc hay chuyển c ng tỏc khỏc đều phải bàn giao hồ sơ, tài liệu đang giải quyết cho đơn vị, t chức ho c ngƣ i kế nhiệm; hồ sơ, tài liệu đó giải quyết xong giao nộp đầy đủ vào lƣu trữ hiện hành.
- Cỏc đơn vị, t chức trong VPTW Đảng trực tiếp trỡnh ho c phối hợp v i Phũng Lƣu trữ hiện hành làm thủ tục trỡnh lónh đạo VPTW Đảng duyệt cho huỷ tài liệu trựng thừa, tài liệu dự kiến loại và t chức huỷ tài liệu theo đỳng quy định.
Điều 9 quy định th i hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu nhƣ sau:
- Quý I hằng năm, cỏc đơn vị và cỏ nhõn giao nộp hồ sơ, tài liệu đó giải quyết xong của năm trƣ c vào lƣu trữ hiện hành.
- Cỏc hội đồng, ban, tiểu ban, t giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành, th i gian kh ng quỏ 3 thỏng sau khi kết thỳc hoạt động; cỏc chủ nhiệm đề tài, c ng trỡnh nghiờn cứu cú trỏch nhiệm nộp lƣu hồ sơ đề tài, c ng trỡnh nghiờn cứu, chậm nhất là 3 thỏng sau khi đề tài, c ng trỡnh đó đƣợc nghiệm thu.
- Vụ Địa phƣơng II, Vụ Địa phƣơng III, Cục Quản trị T.78, Cục Quản trị
39
T.26 2 năm một lần giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành.
- Văn phũng Đảng uỷ, C ng đoàn, Đoàn Thanh niờn, Hội Cựu chiến binh giao nộp hồ sơ, tài liệu sau khi kết thỳc nhiệm kỳ hoạt động, th i gian kh ng quỏ 6 thỏng.
- Hồ sơ, tài liệu về cỏc dự ỏn đầu tƣ và c ng trỡnh xõy dựng cơ bản của cỏc đơn vị trong VPTW Đảng s giao nộp vào lƣu trữ hiện hành sau 3 thỏng kể từ khi dự ỏn đƣợc phờ duyệt bỏo cỏo quyết toỏn c ng trỡnh đó hồn thành.
- Hồ sơ, tài liệu chuyờn ngành tài chớnh, kế toỏn của cỏc đơn vị trong VPTW Đảng đƣợc bảo quản và lƣu trữ theo Luật Kế toỏn (năm 2003) và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP, ngày 31-5-2004 của Chớnh phủ quy định chi tiết và hƣ ng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toỏn ỏp dụng trong lĩnh vực kế toỏn nhà nƣ c (từ Điều 34 đến Điều 43). Hết th i hạn bảo quản theo Luật Kế toỏn, những hồ sơ thuộc diện lƣu trữ lõu dài và vĩnh vi n phải đƣợc giao nộp