9- Bố cục của luận văn
2.2. Khảo sỏt việc chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hàn hở
quy chế, hƣ ng dẫn làm cỏc tiờu chuẩn, quy chuẩn để triển khai thực hiện thống nhất và hiệu quả c ng tỏc lập và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành. Bờn cạnh đú, c ng tỏc nghiờn cứu, ban hành văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn nghiệp vụ chƣa thực sự đồng bộ và hoàn ch nh. Nội dung cỏc văn ban hành cũn cú một số điểm chƣa đƣợc cụ thể húa, một số vấn đề nghiệp vụ mang tớnh quy chuẩn, tiờu chuẩn chƣa đƣợc nghiờn cứu, ban hành.
2.2. Khảo sỏt việc chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng VPTW Đảng
C ng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng lu n đƣợc sự quan tõm, ch đạo thực hiện của cỏc cấp lónh đạo nhằm nõng cao chất lƣợng hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành theo hƣ ng chuẩn húa. Bằng việc triển khai nhiều giải phỏp nhƣ : nghiờn cứu ban hành một số văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn nghiệp vụ, t chức cỏc hội nghị chuyờn đề, t chức cỏc đoàn kiểm tra, hƣ ng dẫn trực tiếp t i từng đơn vị, chuyờn viờn... C ng tỏc
42
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ hiện hành đó cú những bƣ c phỏt triển; một số văn bản ch đạo, hƣ ng dẫn mang tớnh quy chuẩn về c ng tỏc lập và nộp lƣu hồ sơ đƣợc ban hành; tài liệu giao nộp về Lƣu trữ hiện hành đó đƣợc lập hồ sơ ở cỏc mức độ khỏc nhau, kh ng cũn hiện tƣợng bú gúi, lộn xộn. Để cú cơ sở nghiờn cứu, định ra cỏc giải phỏp nhằm thực hiện chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng, cần thiết phải tiến hành khảo sỏt, đỏnh giỏ thực trạng việc chuẩn húa hồ sơ giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng trong những năm gần đõy. Cụ thể chỳng t i tập trung khảo sỏt cỏc nội dung sau:
2.2.1- Về thể loại hồ sơ
VPTW Đảng đó ban hành một số văn bản trong đú cú quy định về thể loại hồ sơ nhƣ Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 9 thỏng 11 năm 2009 về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng; Quy định 3677-QĐ/VPTW, ngày 6-01-2010 về việc làm biờn bản, lập và quản lý hồ sơ hội nghị BCT, BBT; Quyết định số 3681-QĐ/VPTW, ngày 08-01-2010 ban hành Quy chế về lập, quản lý và khai thỏc hồ sơ cỏn bộ, c ng chức, viờn chức, ngƣ i lao động ở VPTW Đảng; Quyết định số 3623-QĐ/VPTW, ngày 26-5- 2014 về ban hành danh mục hồ sơ mẫu cỏc đơn vị, t chức trực thuộc VPTW Đảng … Nhƣ vậy, về thể loại hồ sơ VPTW Đảng đó cú một số văn bản nờu trờn mang tớnh quy chuẩn về loại hồ sơ, trong số đú đỏng chỳ ý là Quyết định về danh mục hồ sơ mẫu của cỏc đơn vị, t chức trực thuộc VPTW Đảng là văn bản hƣ ng dẫn về thể loại hồ sơ của từng đơn vị, t chức tƣơng đối đầy đủ và hoàn ch nh.
Theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, hàng năm Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng tiếp nhận một khối lƣợng l n hồ sơ, tài liệu do cỏc đơn vị, t chức và cỏ nhõn thuộc VPTW Đảng bàn giao. Hiện nay, hồ sơ, tài liệu thuộc hai phụng lƣu trữ VPTW Đảng (giai đoạn 2001 đến nay), Phõn ph ng BCHTW khúa X, XI khoảng 750 một giỏ tài liệu (tƣơng đƣơng 7500 c p ba dõy).
Qua thực tế khảo sỏt cỏc khối tài liệu cho thấy, trong Kho Lƣu trữ hiện hành thu về gồm nhiều loại hồ sơ nhƣ : hồ sơ nguyờn t c, hồ sơ c ng việc và cỏc tập lƣu văn bản đi và đến. Trong đú, mỗi nhúm hồ sơ cú khối lƣợng và chất lƣợng khỏc nhau.
43
Đối v i nhúm hồ sơ nguyờn t c : Thực tế cho thấy nhúm tài liệu này ở trong Kho Lƣu trữ hiện hành chƣa đƣợc lập thành hồ sơ r ràng, cụ thể. Nú nằm phõn tỏn ở nhúm tập lƣu văn bản đến. Trong hoạt động của cỏc cỏn bộ, chuyờn viờn kh ng nhiều ngƣ i hiểu về hồ sơ nguyờn t c, họ cũng ch giữ lại những văn bản gửi đến nếu cảm thấy cần thiết để sử dụng lõu dài. Hơn nữa, cỏc hồ sơ nguyờn t c cũng kh ng thuộc thành phần hồ sơ b t buộc phải giao nộp vào lƣu trữ hiện hành.
Đối v i nhúm hồ sơ c ng việc : Đõy là nhúm hồ sơ chiếm phần l n trong Kho Lƣu trữ hiện hành. V i chức năng, nhiệm vụ đƣơc giao, VPTW Đảng hoạt động nhƣ là một siờu văn phũng, tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của VPTW Đảng kh ng những phản ỏnh hoạt động nội bộ của VPTW Đảng mà phản ỏnh cỏc hoạt động của BCHTW Đảng, BCT, BBT và đ c biệt là cỏc c ng việc hàng ngày của T ng Bớ thƣ và Thƣ ng trực BBT. Bởi l đú, khối lƣợng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản ở Kho Lƣu trữ hiện hành là rất l n, phản ỏnh cỏc hoạt động của VPTW Đảng và Trung ƣơng Đảng ở trong Ph ng lƣu trữ VPTW Đảng và Ph ng lƣu trữ BCHTW Đảng. Qua khảo sỏt tài liệu trong từng ph ng lƣu trữ cho thấy mức độ cỏc hồ sơ đó lập trong mỗi ph ng cú khỏc nhau, cụ thể:
Ở ph ng lƣu trữ VPTW Đảng giai đoạn 2001 - 2013: Cỏc loại hồ sơ đó đƣợc lập trong mỗi năm cú khỏc nhau, cỏc hồ sơ hỡnh thành r và đủ nhất là cỏc tập lƣu văn bản phỏt hành (mỗi loại văn bản là một hồ sơ và đƣợc lập thành 03 bộ gồm bản gốc, bản chớnh và bản thảo cuối cựng). Cỏc hồ sơ c ng việc phản ỏnh hoạt động của cỏc đơn vị, t chức, cỏ nhõn thuộc VPTW Đảng hỡnh thành kh ng nhiều, đ c biệt là trong giai đoạn từ năm 2010 trở về trƣ c. Trong những năm trở lại đõy, cỏc hồ sơ hoạt động của cỏc đơn vị trực thuộc đó đƣợc nõng lờn về chất lƣợng, tài liệu thu về là cỏc hồ sơ phản ỏnh hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị.
Đỏnh giỏ về cỏc loại hồ sơ nằm trong ph ng cho thấy những hồ sơ này chƣa phản ỏnh hết cỏc hoạt động của VPTW Đảng, cú nghĩa cũn cú đơn vị ho c một số cỏ nhõn chƣa lập đƣợc, lập hết hồ sơ c ng việc ho c cú lập nhƣng chƣa bàn giao về Lƣu trữ hiện hành.
Ở Ph ng Lƣu trữ Phõn Ph ng BCHTW khúa X, XI : Đối v i khối tài liệu này, khối lƣợng cỏc loại hồ sơ đó đƣợc lập tƣơng đối l n, tập trung vào một số
44
nhúm hồ sơ nhƣ : Nhúm hồ sơ cỏc hội nghị BCHTW, BCT, BBT, hội nghị Thƣ ng trực BBT, hội nghị cỏn bộ do BCT, BBT triệu tập; Nhúm cỏc tập lƣu văn bản phỏt hành của Trung ƣơng Đảng (Mỗi loại văn bản đƣợc lập một hồ sơ và lƣu làm ba bộ : bản gốc, bản chớnh, bản thảo cuối cựng); Nhúm hồ sơ trỡnh xin ý kiến BCT, BBT, T ng Bớ thƣ, Thƣ ng trực BBT xử lý c ng việc hàng này. Đõy là nhúm hồ sơ rất l n phản ỏnh sự lónh đạo, ch đạo và xử lý c ng việc hàng ngày của Trung ƣơng Đảng;
Đối v i hồ sơ là cỏc tập lƣu văn bản đi, đến, đõy là nhúm tài liệu chiếm khối lƣợng tƣơng đối nhiều, gồm cỏc tập lƣu văn bản đi do BCHTW, BCT, BBT, do VPTW Đảng và một số đơn vị trực thuộc VPTW Đảng phỏt hành; cỏc tập lƣu văn bản đến là cỏc văn bản do cỏc cơ quan, t chức, cỏ nhõn gửi đến để bỏo cỏo, để biết, để tham khảo (kh ng phỏt sinh c ng việc).
Nhƣ vậy, về thể loại hồ sơ trong hai ph ng lƣu trữ VPTW Đảng và Ph ng BCHTW Đảng đang bảo quản ở Kho Lƣu trữ hiện hành rất đa dạng, phản ỏnh chức năng, nhiệm vụ rộng l n của VPTW Đảng. Qua khảo sỏt thực tế cỏc thể loại hồ sơ đang lƣu trữ ở Kho Lƣu trữ hiện hành cơ bản đó phản ỏnh đƣợc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hỡnh thành ph ng. Trong đú Ph ng Ban Chấp hành Trung ƣơng khúa X, XI hồ sơ hỡnh thành đầy đủ và chất lƣợng cao hơn hồ sơ tài liệu thuộc ph ng VPTW Đảng. Trong nhƣng năm gần đõy, v i sự quan tõm của lónh đạo cơ quan cựng v i sự cố g ng của cỏn bộ lƣu trữ, tài liệu thu về Kho Lƣu trữ hiện hành đó kh ng cũn tỡnh trạng bú gúi mà thu theo đầu hồ sơ, cũng bởi l đú cỏc hồ sơ thu về đƣợc đầy đủ hơn, đa dạng hơn, phản ỏnh toàn diện hơn cỏc hoạt động của đơn vị hỡnh thành ph ng.
2.2.2- Về chất lượng hồ sơ
Qua khảo sỏt thực tế tài liệu trong Kho Lƣu trữ hiện hành cho thấy v i số lƣợng hồ sơ rất l n và đa dạng, chất lƣợng hồ sơ cú nhiều sự khỏc nhau. Để đỏnh giỏ sõu và cụ thể hơn, chỳng t i khảo sỏt theo cỏc yờu cầu, tiờu chuẩn của hồ sơ hiện hành nhƣ sau:
a) Về hồ sơ phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hỡnh thành phụng
Về m t quy chuẩn, tại điểm a, mục 2, điều 5 của Quy định 3515- QĐ/VPTW, ngày 09-11-2009 về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng cú nờu “Hồ sơ được lập phải phản ỏnh đỳng, đầy
45
đủ cỏc hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức ở VPTW Đảng…”. Đõy là quy chuẩn đƣợc ban hành và triển khai thực hiện ở cơ
quan VPTW Đảng.
Chức năng, nhiệm vụ của quan, đơn vị là cơ sở phỏp lý cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đú. Chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng cú những thay đ i khỏc nhau trong mỗi th i kỳ, cú th i kỳ chức năng, nhiệm vụ đƣợc mở rộng bằng việc sỏp nhập của một số Ban Đảng ở Trung ƣơng và cũng cú th i kỳ chức năng, nhiệm vụ đƣợc thu hẹp lại do tỏch một số đơn vị trực thuộc để nõng lờn thành cỏc Ban trực thuộc Trung ƣơng Đảng. Tuy nhiờn, trong mọi th i kỳ, chức năng, nhiệm vụ của VPTW Đảng lu n là cơ quan trực tiếp tham mƣu, giỳp việc Trung ƣơng Đảng mà trực tiếp là BCT, BBT. Hồ sơ tài liệu hỡnh thành trong hoạt động của VPTW Đảng là những hồ sơ, tài liệu rất quan trọng đƣợc lƣu trữ trong hai ph ng lƣu trữ là Ph ng BCHTW Đảng và Ph ng VPTW Đảng. Qua khảo sỏt thực tế cho thấy, cỏc hồ sơ tài liệu đang lƣu trữ ở Kho Lƣu trữ hiện hành phản ỏnh đỳng chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, kh ng cú hồ sơ tài liệu đƣợc lập mà kh ng thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hỡnh thành phụng.
b) Về văn bản, tài liệu trong hồ sơ đảm bảo mối liờn hệ khỏch quan, phản ỏnh trỡnh tự diễn biến hoặc trỡnh tự giải quyết cụng việc
Trong một số văn bản quy định của VPTW Đảng về lập hồ sơ đó đƣa yờu cầu này thành quy chuẩn của cơ quan để triển khai thực hiện. Cụ thể: tại điểm b, mục 2, điều 5 của Quy định 3515-QĐ/VPTW, ngày 09-11-2009 về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ hiện hành ở VPTW Đảng cú nờu “Văn
bản, tài liệu được tập hợp vào hồ sơ phải cú sự liờn quan chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc; phản ỏnh đỳng trỡnh tự diễn biến của cụng việc hay trỡnh tự giải quyết cụng việc” cũng tại mục 3, điều 5 của Quy định này đó yờu
cầu cụ thể đối v i một số loại hồ sơ nhƣ: Hội nghị BCHTW Đảng; hội nghị cỏn bộ do BCT, BBT triệu tập, Hội nghị BCT, BBT; hội nghị do đồng chớ T ng Bớ thƣ và hội nghị do đồng chớ Thƣ ng trực BBT triệu tập, Hội nghị toàn quốc chỏnh văn phũng cỏc t nh uỷ, thành uỷ; hội nghị sơ kết, t ng kết c ng tỏc của VPTW Đảng, hội nghị chuyờn đề, Hồ sơ chuyờn đề, hồ sơ vấn đề… trong đú yờu cầu tài liệu trong hồ sơ phải đƣợc s p xếp theo trỡnh tự di n biến hội nghị
46
ho c trỡnh tự di n biến của vấn đề, vụ việc; Tại mục 1, điều 8 của Quy định 3677-QĐ/VPTW, ngày 6-01-2010 của VPTW Đảng về việc làm biờn bản, lập và quản lý hồ sơ hội nghị BCT, BBT cú nờu “Mỗi hội nghị ho c mỗi vấn đề ho c một nhúm vấn đề của hội nghị lập một hồ sơ, tài liệu trong hồ sơ được sắp xếp theo trỡnh tự diễn biến hội nghị; ghi r tiờu đề hồ sơ trờn bỡa hồ sơ và
lập mục lục văn bản, tài liệu cú trong hồ sơ”; Tại điều 1 của của Quy chế ban hành kốm theo Quy định 3681-QĐ/VPTW, ngày 8-01-2010 của VPTW Đảng ban hành Quy chế về lập, quản lý và khai thỏc hồ sơ cỏn bộ, c ng chức, viờn chức, ngƣ i lao động ở VPTW Đảng cú nờu “Hồ sơ cỏn bộ, cụng chức, viờn
chức, người lao động (sau đõy gọi chung là hồ sơ cỏn bộ) là tài liệu phỏp lý, phản ỏnh đầy đủ, trung thực những mặt chủ yếu về cỏc mối quan hệ gia đỡnh, xó hội và quỏ trỡnh cụng tỏc của từng cỏn bộ, cụng chức, viờn chức, người lao động”.
Lập hồ sơ c ng việc đƣợc coi là lập chứng từ để minh chứng cho một phần ho c cả một quỏ trỡnh giải quyết c ng việc của cỏn bộ, c ng chức, viờn chức trong cỏc cơ quan t chức. Mọi sự việc vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quỏ trỡnh ng n ho c dài, núi cỏch khỏc là cú sự khởi đầu và kết thỳc. Qua khảo sỏt cỏc hồ sơ thu về đang bảo quản tại Kho Lƣu trữ hiện hành cho thấy : Đối v i cỏc hồ sơ vụ việc, vấn đề, tài liệu trong hồ sơ đảm bảo mối liờn hệ ch t ch v i nhau, thể hiện sự khỏch quan, kh ng phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của ngƣ i lập hồ sơ. Tuy nhiờn, cũn cỏc hồ sơ là tập hợp cỏc văn bản đi cú cỏc đ c trƣng giống nhau nhƣ về tỏc giả, tờn loại... thỡ kh ng đ t yờu cầu, tiờu chuẩn về mối liờn hệ khỏch quan.
Vớ dụ: Hồ sơ VPTW Đảng gúp ý kiến về việc b nhiệm đồng chớ thiếu tƣ ng Đỗ Căn giữ chức Chớnh ủy Quõn khu 3. Trong hồ sơ, thành phần tài liệu chớnh là c ng văn của Ban T chức Trung ƣơng đề nghị VPTW Đảng cho ý kiến thẩm định về nhõn sự, cỏc tài liệu liờn quan đến quỏ trỡnh thẩm định nhõn sự của VPTW Đảng. Bờn cạnh đú cũn cú cỏc tài liệu cú liờn quan nhƣ t trỡnh, biờn bản của Đảng ủy Quõn sự Trung ƣơng, cỏc tài liệu về lý lịch đồng chớ Đỗ Căn gửi kốm theo T trỡnh của Ban T chức Trung ƣơng. Tất cả cỏc tài liệu này đều cú mối liờn hệ khỏch quan v i nhau về một vấn đề chớnh là về nhõn sự đồng chớ Đỗ Căn.
47
Bờn cạnh đú, cũn cú những hồ sơ chƣa thực sự thể hiện đƣợc mối liờn hệ khỏch quan trong hồ sơ đƣợc lập ra. Cú những hồ sơ do chuyờn viờn ch thu thập văn bản, tài liệu về một vấn đề vào một bỡa ho c c p tài liệu để giao nộp, nhƣng thực tế trong số tài liệu về nội dung đú là hai hồ sơ c ng việc khỏc nhau về cựng nội dung vấn đề.
Vớ dụ: Hồ sơ về thẩm định đề ỏn giỏm sỏt và phản biện xó hội của cỏc t chức chớnh trị - xó hội, năm 2006-2009. Hồ sơ này cú nội dung phản ỏnh về vấn đề giỏm sỏt và phản biện xó hội. Tuy nhiờn, qua khảo sỏt thực tế tài liệu trong hồ sơ cho thấy cú hai hồ sơ khỏc nhau, một là hồ sơ thẩm định đề ỏn soạn thảo ch thị của Ban Bớ thƣ về việc giỏm sỏt và phản biện xó hội của M t trận