Pháp luật về LLTP khơng chỉ gói gọn trong Luật LLTP mà cịn được quy định trong nhiều văn bản pháp luật khác nhau.
Khoản 2 Điều 2 Luật LLTP quy định rõ thơng tin LLTP về án tích là thông tin về cá nhân người bị kết án; tội danh, điều khoản luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự, án phí; ngày, tháng, năm tun án, Tòa án đã tuyên bản án, số của bản án đã tun; tình trạng thi hành án. Sáu nhóm thơng tin LLTP về án tích nêu trên được xác lập từ các nguồn khác nhau. Điều 15 của Luật LLTP quy định rõ 18 nguồn thơng tin LLTP về án tích. Với 18 nguồn thơng tin LLTP về án tích, tuyệt đại đa số các nguồn thơng tin là các quyết định, giấy chứng nhận của Tòa án và cơ quan THAHS trong quá trình THAHS từ khi bắt đầu thị hành án (quyết định THAHS) cho đến khi kết thúc thi hành án (cấp giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt).
Như vậy, để tìm hiểu nội dung cơ bản của thực hiện pháp luật về LLTP địi hỏi phải có sự nghiên cứu đầy đủ, tồn diện những chế định có liên quan như: quy định của Bộ LHS về xóa án tích, các quy định của Bộ LTTTHS về thủ tục xóa án tích (Bản án hình sự sơ thẩm đã có hiệu lực pháp luật, Bản án hình sự phúc thẩm, Quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm về hình sự, một số quy định liên quan đến quyết định ân giảm hình phạt tử hình, quyết định miễn chấp hành hình phạt, quyết định giảm thời hạn chấp hành hình phạt, quyết định hỗn chấp hành hình phạt tù, quyết định tạm đình chỉ chấp hành hình phạt tù, Giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt tù ...), Luật THAHS (về cấp giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá, đại xá; thông báo về việc thi hành hình phạt trục xuất...), Luật
THADS (về quyết định thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa sự khác của người bị kết án; quyết định đình chỉ thi hành án; giấy xác nhận kết quả thi hành án; văn bản thông báo kết thúc thi hành án trong trường hợp người bị kết án đã thực hiện xong...), các quy định của Luật Đặc xá liên quan đến LLTP, quy định của Luật Tương trợ tư pháp, quy định của Luật Doanh Nghiệp, quy định của Luật Hợp tác xã, quy định của Luật phá sản doanh nghiệp liên quan đến LLTP và các văn bản pháp luật liên quan khác...
Các quy định về phân cấp quản lý nhà nước về LLTP, cấp Phiếu LLTP, khiếu nại, tố cáo... Nhìn chung pháp luật về LLTP của nước ta bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Lập LLTP
LLTP của cá nhân bao gồm những nội dung cơ bản về án tích và tình trạng thi hành án của người bị kết án. LLTP của cá nhân được cập nhật và lưu giữ trong cơ sở dữ liệu LLTP.
LLTP do Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia lập trên cơ sở nguồn thông tin LLTP do các cơ quan, tổ chức gửi tới. LLTP được lập riêng cho từng người bị kết án, với các nội dung sau đây:
- Nội dung về nhân thân của người bị kết án bao gồm họ, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, họ, tên cha, mẹ, vợ, chồng của người đó.
- Nội dung về án tích và tình trạng thi hành án bao gồm ngày, tháng, năm tuyên án, số bản án, Toà án đã tuyên bản án, tội danh, điều khoản luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung trong bản án hình sự, án phí, tình trạng thi hành án.
Trường hợp một người bị kết án về nhiều tội và đã được tổng hợp hình phạt theo quy định của Bộ LHS thì LLTP của người đó ghi rõ từng tội danh, điều khoản luật được áp dụng và hình phạt chung đối với các tội đó.
Để tránh trùng lắp và tạo thuận lợi trong xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, Luật quy định Sở Tư pháp có nhiệm vụ lập LLTP trong trường hợp người bị kết án thường trú hoặc tạm trú tại địa phương. Trường hợp này, LLTP được lập thành hai bản, một bản do Sở Tư pháp quản lý và được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu LLTP tại Sở Tư pháp, một bản được chuyển đến và lưu trữ tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia.
Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia lập và lưu giữ LLTP trong trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người bị kết án, người bị kết án được dẫn độ để thi hành án hoặc được chuyển giao để chấp hành hình phạt tù tại Việt Nam và trường hợp nhận được bản sao trích lục bản án hoặc trích lục án tích của cơng dân Việt Nam do VKSND tối cao cung cấp.
- Cập nhật, xử lý thơng tin LLTP về án tích.
Yêu cầu cơ bản của dữ liệu LLTP là phải được lưu trữ trong trạng thái “động”, theo dõi suốt quá trình từ khi cá nhân bị kết án đến khi đã chấp hành xong bản án, được xóa án tích.
- Xử lý thơng tin LLTP khi một tội phạm được xố bỏ theo quy định của Bộ luật Hình sự
Trường hợp người bị kết án về một tội nhưng tội phạm này được xoá bỏ theo quy định của Bộ LHS thì thơng tin về tội đó được xóa bỏ trong LLTP của người đó.
- Cập nhật, xử lý thông tin LLTP trong trường hợp người bị kết án được xố án tích
Xố án tích là một chế định mà hầu hết pháp luật các nước đều có. Nguyên tắc pháp lý cơ bản nhất của chế định xố án tích là: người được xố án tích coi như chưa bị kết án. Theo quy định của pháp luật hình sự nhiều nước, thì chỉ cần người bị kết án có đủ điều kiện do Bộ LHS quy định là đương nhiên được xóa án tích hoặc u cầu Tịa án xóa án tích.
Pháp luật hình sự nước ta các thời kỳ có nhiều thay đổi, kể cả quy định về xóa án tích nhưng về cơ bản vẫn là: Khi người bị kết án có đủ điều kiện do Bộ LHS quy định là đương nhiên được xóa án tích hoặc u cầu Tịa án quyết định xóa án tích. Để bảo đảm quyền của người được xóa án tích, tạo điều kiện cho người đã từng bị kết án tái hoà nhập cộng đồng, Luật LLTP quy định cơ quan quản lý cơ sở liệu LLTP có nhiệm vụ cập nhật, xử lý thơng tin lý LLTP trong trường hợp người bị kết án được xóa án tích, cụ thể như sau:
- Khi nhận được giấy chứng nhận xóa án tích hoặc quyết định xố án tích của Tồ án thì ghi “đã được xố án tích” vào LLTP của người đó.
- Khi xác định một người có đủ điều kiện đương nhiên được xố án tích quy định tại Điều 70 Bộ LHS thì Sở Tư pháp ghi “đã được xố án tích” vào LLTP của người đó, cụ thể: tại khoản 4, Điều 70 Bộ LHS 2015 quy định: “Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP có trách nhiệm cập nhật thơng tin về tình hình án tích của người bị kết án và khi có u cầu thì cấp phiếu LLTP xác nhận khơng có án tích...” Với quy định này của Luật, kể từ ngày 01/01/2018 (ngày Bộ LHS 2015 có hiệu lực thi hành) thì trách nhiệm xóa án tích trước đây thuộc thẩm quyền của Tòa án đã chuyển giao cho Sở Tư pháp và Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia – Bộ Tư pháp.
Nghị định số 111/2010/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP trong việc xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người bị kết án. Việc xác minh được tiến hành trong trường hợp người bị kết án đã có đủ thời gian để đương nhiên xóa án tích theo quy định của Bộ LHS, nhưng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP chưa nhận được Giấy chứng nhận đương nhiên xóa án tích đối với người đó do Tịa án gửi đến. Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP có nhiệm vụ xác minh về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay khơng. Việc xác minh được thực hiện tại UBND xã, phường, thị trấn, cơ
quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú, làm việc sau khi chấp hành xong bản án. Nghị định số 111/2010/NĐ-CP cũng xác định trách nhiệm của UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức trong việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP. Cán bộ tư pháp - hộ tịch cấp xã có nhiệm vụ giúp UBND thực hiện phối hợp xác minh. Trong quá trình xác minh tại UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức, nếu thấy cần thiết thì xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan. Đồng thời, Nghị định hướng dẫn cụ thể việc cập nhật thông tin LLTP về đương nhiên được xóa án tích sau khi có kết quả xác minh.
Quy định này nhằm xác định trách nhiệm của cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP trong việc cập nhật thông tin về trường hợp người bị kết án đủ điều kiện đương nhiên được xố án tích, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng dân khi có yêu cầu cấp Phiếu LLTP.
Phiếu LLTP trong đó ghi “khơng có án tích” sẽ tạo điều kiện cho người bị kết án tái hoà nhập cộng đồng, bớt mặc cảm và không bị cộng đồng phân biệt đối xử. Thực tế cho thấy người đã được xố án tích chỉ có thể tham gia vào các quan hệ xã hội như xin việc làm, xuất khẩu lao động, du học, thăm thân nhân, xuất cảnh, thành lập doanh nghiệp... khi có Phiếu LLTP xác nhận nội dung “khơng có án tích”. Với việc xác nhận của Phiếu LLTP, người được xố án tích mới thực sự coi như chưa bị kết án và hoà nhập cộng đồng một cách dễ dàng hơn.
Đồng thời, để bảo đảm tính chính xác, chặt chẽ trong việc cấp Phiếu LLTP khoản 3 Điều 44 Luật LLTP quy định trong trường hợp cần thiết, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp có trách nhiệm xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích khi cấp Phiếu LLTP và chịu trách nhiệm về nội dung Phiếu LLTP.
- Thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã theo quyết định tuyên bố phá sản
Do tính chất của chế tài cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã khác về bản chất so với chế tài hình sự (cá nhân bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã khơng phải là có án tích), Luật quy định một mục riêng trong chương II (mục 3) bao gồm những nội dung cơ bản nguồn thông tin LLTP về việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã; Cung cấp, tiếp nhận thông tin LLTP về việc cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã; lập, xử lý thông tin LLTP khi hết thời hạn không được thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.
Thông tin về việc cá nhân không được thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được xóa bỏ trong LLTP của cá nhân đó khi hết thời hạn theo quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án.
- Cấp Phiếu LLTP
Phiếu LLTP số 1 được cấp cho cơng dân Việt Nam, người nước ngồi đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam và cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Án tích đã được xố thì khơng ghi vào Phiếu LLTP số 1. Thơng tin về cấm đảm nhiệm chức vụ thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã chỉ ghi vào Phiếu LLTP số 1 khi cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu.
Phiếu LLTP số 2 được cấp cho các cơ quan tiến hành tố tụng. Trường hợp một người đã bị kết án thì Phiếu LLTP số 2 ghi tất cả các án tích (bao gồm án tích chưa được xóa và án tích đã được xố). Phiếu LLTP số 2 cũng bao gồm thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý, doanh nghiệp, hợp tác xã.
Để đảm bảo tính minh bạch và quyền dân chủ của công dân, Điều 41 Luật LLTP quy định Phiếu LLTP số 2 cũng được cấp theo yêu cầu của cá nhân để người đó biết được nội dung về LLTP của mình.
Để tạo thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp Phiếu LLTP, Luật quy định Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp đều có thẩm quyền cấp Phiếu LLTP.
Xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về LLTP
Người có thẩm quyền trong quản lý LLTP vi phạm quy định của Luật LLTP thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; thường theo quy định của pháp luật, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định. Người nào vi phạm quy định của Luật LLTP thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
LLTP là vấn đề có liên quan trực tiếp đến quyền nhân thân của cơng dân. Do đó, quyền khiếu nại, tố cáo của cơng dân về các hành vi vi phạm trong quản lý, cấp và sử dụng Phiếu LLTP được quy định cụ thể trong Luật. Theo đó, cá nhân, cơ quan, tổ chức yêu cầu cấp Phiếu LLTP có quyền khiếu nại trong các trường hợp sau đây:
- Có căn cứ cho rằng việc từ chối cấp Phiếu LLTP là trái pháp luật hoặc việc cấp Phiếu LLTP quá thời hạn quy định xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của mình;
Có căn cứ cho rằng Phiếu LLTP được cấp có nội dung khơng chính xác, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Thời hiệu khiếu nại lần đầu đối với hành vi quy định tại khoản 1 Điều 52 Luật LLTP là 45 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản thông báo việc từ chối hoặc kể từ ngày hết thời hạn giải quyết yêu cầu cấp Phiếu LLTP kể từ ngày nhận được Phiếu LLTP; trường hợp do trở ngại hoặc khách quan thì thời hiệu khiếu nại là 60 ngày.
Thời hiệu khiếu nại lần hai là 30 ngày kể từ ngày nhận được quyết định giải quyết khiếu nại của người có thẩm quyền.
Theo quy định của Luật LLTP thì Giám đốc Sở Tư pháp có thẩm quyền giải quyết khiếu nại đối với hành vi của mình. Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp thì có quyền khiếu nại đến Chủ tịch UBND cấp tỉnh hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tịa án.
Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có thẩm quyền giải quyết khiếu nại đối với hành vi của mình. Trường hợp người khiếu nại khơng đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thì có quyền khiếu nại đến Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tịa án.
Trường hợp người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch UBND cấp tỉnh, Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc hết thời hạn giải quyết khiếu nại mà Chủ tịch UBND cấp tỉnh Bộ trường Bộ Tư pháp khơng giải quyết thì có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tịa án.
Quy định này nhằm bảo đảm quyền của người khiếu nại, phù hợp với quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo và cam kết của Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới WTO.
Luật trong quy định rõ thời hạn giải quyết khiếu nại, theo đó, thời hạn giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Trung tâm Lý lịch