Công ty nhập khẩu trên Bill (Công Ty TNHH THBOND Việt Nam) ký hợp đồng với Công ty Cổ phần Phát Triển Kinh Tế Hải Nam thuê họ làm các thủ tục nhập khẩu lô hàng và vận chuyển về kho riêng.
Công ty Hải Nam tiếp nhận chứng từ từ người nhập khẩu: Phòng mua hàng của người nhập khẩu sẽ gửi tồn bộ chứng từ có liên quan đến lơ hàng cho phịng, bộ phận sale của cơng ty Hải Nam qua email gồm: Hợp đồng (sale contract), Phiếu đóng gói hàng (Packing List), C/O, Vận đơn và các giấy tờ đi kèm khác vv… Sau khi tiếp nhận chứng từ thì bộ phận chứng từ của cơng ty FWD (Công ty Cổ phần Phát Triển Kinh Tế Hải Nam JSC) kiểm tra thơng tin trên giấy báo hàng đến và phí Local charges, xin ứng tiền để đi lấy lệnh giao hàng (làm Debit Note)
Phí Local charges là gì ?Tại sao phải thanh tốn phí Local Charge?
Local charges là phí mà địa phương được trả tại cảng xếp và
cảng dỡ. Ngoài cước biển (Ocean Fee), các hãng tàu hoặc Fwd thường thu thêm một khoản Local Charges. Một lơ hàng thì phí này cả người vận chuyển và người nhận đều phải đóng. Phí này được thu theo hãng tàu và cảng.
Cụ thể bao gồm các loại phí như sau: Phí THC, Phí CLF ,Phí D/O,Phí CIC,..
Phí phát sinh khác: DEM, DET, Storage
Hãng tàu khi kinh doanh hoạt động khai thác container tại các nước sở tại sẽ phải bỏ ra khoản chi phí để thuê cảng phục vụ hoạt động khai thác:
Chí phí th Văn Phịng, nhân viên.
Chi phí sử dụng trang thiết bị xếp dỡ của cảng.
Nguồn thu của hãng tàu :
Đối với hàng xuất: Thu cước biển (OF), phát hành B/L.
Đối với hàng nhập: Phát hành lệnh giao hàng hoặc điện giao hàng.
Nhận thấy Các khoản Chi quá nhiều so với nguồn thu nên buộc các hãng tàu phải thu thêm các khoản phí khác của khách hàng để bù trừ, san sẻ lại với chi phí bỏ ra ( đó là phí local charge: phí làm hàng tại cảng).
Bước 2: Đi Lấy lệnh hãng tàu
Sau khi nhận được thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu HMM, Công Ty TNHH TH BOND Việt Nam sẽ làm giấy ủy thác cho công ty Công ty Cổ phần Phát Triển Kinh Tế Hải Nam JSC với những hồ sơ cần thiết.
Nhân viên chứng từ của cơng ty Hải Nam hồn tất bảng Debit Note kẹp cùng với các chứng từ, vận đơn, giấy báo hàng đến kế toán trưởng sẽ ứng tiền để làm hàng.
Sẽ có 2 phương thức lấy lệnh giao hàng:
Phương thức 1: Hãng tàu phát hành lệnh giao hàng điện tử (E-
DO) Cơng ty phải làm cơng văn đăng kí email nhận lệnh giao hàng điện tử của hãng tàu.
Ở phương thức 1 chỉ có các hãng: MEARSK , CMA CGM ,HEUNG- A , MSC , ONE , OOCL,HAPAG LLOY, KMTC phát hành E-DO.
Phương thức 2: Hãng tàu phát hành lệnh giao hàng thủ công
Hãng tàu HMM là nhóm hãng tàu phát hành lệnh giao hàng thủ công .Nên Nhân viên chứng từ của Hải Nam JSC chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và tiền làm hàng cho bộ phận giao nhận đi lấy lệnh. Nhân viên giao nhận khi đến lấy lệnh sẽ mang theo các giấy tờ sau:
Giấy giới thiệu có đóng dấu của cơng ty TNHH THBOND Việt Nam.
Hình 2. 25 Giấy giới thiệu để lấy lệnh hãng tàu
Giấy báo hàng đến (A/N).
Vận đơn (B/L)
Chứng minh nhân dân Photo
Tiền làm hàng.
Nhân viên giao nhận tới Đại lý hãng tàu là Chi Nhánh Công Ty TNHH HMM Shipping Việt Nam Tại Thành Phố Hải
Phòng tại địa chỉ Số 15 Hoàng Diệu, Phường Minh Khai, Quận
Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam. Nhân viên giao
nhận xuất trình chứng từ và nộp các khoản phí theo Debit Note như sau:
⁃ Phí D/O: 850,000 VND/ cả lơ hàng
⁃ Phí THC: VND 2,760,000 / 1 cont 20’DC
⁃ Phí vệ sinh container: VND 150,000/cont 20’DC
⁃ Phí CIC: VND 2,772,000/ 1 cont 20’DC
⁃ Phí ocean freight: 0 VND ( Frieght Prepaid – Điều kiện incoterm CIF)
⁃ Phí hải quan giám sát kho bãi: 60,000 VNĐ/ 1 cont 20’DC
⁃ Phí sử dụng tiện ích/ xây dựng cơng trình cảng biển: 250,000 VND/ 1 cont 20’DC
⁃ Phí cược vỏ container: 0 VNĐ
Sau khi thủ tục được hoàn tất giữa 2 bên , hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên 2 phiếu D/O.
Người giao nhận tiếp tục thanh tốn chi phí cược vỏ container để vận chuyển về kho riêng của công ty. Tại quầy cược vỏ, người lấy lệnh sẽ phải điền thông tin vào phiếu cược trên quầy. Sau khi lấy được lệnh giao hàng D/O từ hãng tàu, nhân viên bên nhập khẩu của Công ty kiểm tra các thông tin trên lệnh giao hàng để đối chiếu với các thơng tin đã có trước đó, gửi giấy A/N của lô hàng cho khách hàng và chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ để giao cho khách hàng.
Bước 3: Khai báo hải quan điện tử
Ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến từ bộ phận giao nhận, công ty Hải Nam đăng ký chữ ký số tại Công ty Phát triển Cơng nghệ Thái Sơn với mức phí dao động từ 2.000.000-
2.500.00 VND/năm. Sau đó cơng ty Thái Sơn sẽ cung cấp 1 USB Token cho công ty Hải Nam truyền trên hệ thống ECUSS5VN .
Nhân viên hiện trường của công ty chuẩn bị các giấy tờ hồ sơ đã nêu ở quy trình chung để làm thủ tục khai hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS.
Hình 2. 27 Giao diện mở đầu của phần mềm hải quan ECUS5 VNACCS
Nhận được bộ chứng từ đầy đủ bộ phận mở tờ khai sẽ tiến hành truyền tờ khai lên hệ thống thông quan VNACCS. Khai các thông tin cần thiết trên hệ thống, tiếp đến sẽ nhận được thông tin trả về thơng báo kết quả phân luồng hàng hóa.
Chờ lấy kết quả phân luồng, in tờ khai hải quan nhập khẩu. Nếu không hợp lệ: Nhận được thông tin khai báo hải quan lại. Nếu hợp lệ: Có ln số tờ khai, phân luồng tờ khai.
Hình 2. 28 Mã vạch tờ khai hải quan
Bước 4: lấy phiếu giao nhận(EIR)
Sau khi hoàn tất việc lấy lệnh trên hãng tàu, thủ tục hải quan được thơng quan thì bên nhân viên chạy lệnh của cơng ty Hải Nam sẽ tập hợp các chứng từ để mang xuống cảng Nam Hải Đình Vũ để đổi lấy phiếu giao nhận cont (EIR).
Chứng từ mang đi bao gồm:
Biên lai đóng phí sử dụng cơng trình cảng biển
Phiếu ký mã vạch
Lệnh giao hàng (D/O)
Giấy giới thiệu có ký đóng dấu của Cơng Ty TNHH TH BOND Việt Nam
Thẻ căn cước nhân dân photo
Cược vỏ container
Vận đơn có dấu mộc của Cơng Ty HMM Shipping Việt Nam.
Tiền đóng phí nâng hạ, phí giám sát hải quan.
Nhân viên hiện trường của Hải Nam mang bộ chứng từ và kí Hải Quan giám sát, sau đó sẽ mang bộ chứng từ vào quầy thương vụ của cảng Nam Hải Đình Vũ đóng phí nâng hạ container rồi lấy hóa đơn đỏ cho khách hàng hồn tất thủ tục đổi phiếu EIR. Khi đã hoàn tất việc lấy phiếu EIR nhân viên hiện trường sẽ chuyển chứng từ cho vận tải hoặc lái xe, lái xe cầm phiếu phơi vào cảng Nam Hải Đình Vũ tìm vị trí lấy container theo đúng
Bước 5: Vận tải đường bộ giao hàng về kho riêng cho khách
Người lấy lệnh bên công ty Hải Nam sẽ liên lạc với đội vận tải của công ty TH BOND để giao lại phiếu giao nhận container. Sau đó tài xế lái xe vào cảng tìm vị trí container rồi liên lạc với quản lí kho hàng và đội ngũ xe nâng để làm thủ tục đưa
container ra khỏi cảng. Lái xe trước khi đi ra khỏi cảng sẽ phải check xem tình trạng container (container cần phải ngun vẹn, khơng có dấu hiệu bị cậy phá, hỏng hóc, chì vẫn cịn được niêm phong...).Dựa trên biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm lái xe sẽ liên hệ với chủ hàng hoặc thủ kho để xác nhận lại thời gian địa điểm giao hàng.
Lấy container tại Công ty cổ phần cảngNam Hải Đình Vũ, Hải Phịng sau đó trả hàng về kho riêng của cơng ty TH BOND tại Hồ Tùng Mậu, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
Tiền cước vận chuyển container là: 4,300,000 VND/cont * 1 cont = 4,300,000 VND.
Sau khi vận chuyển hàng về tới kho riêng của người nhập khẩu, tại kho riêng của công ty TH BOND sẽ kiểm tra số container, số chì. Sau đó thủ kho sẽ bố trí bộ phận cơng nhân xe nâng thực hiện dỡ và rút hàng khỏi container. Căn cứ trên Packing List thủ kho kiểm đếm hàng hóa và kiểm tra tình trạng hàng sau khi kết thúc việc dỡ hàng thủ kho kí vào biên bản giao nhận hàng hóa với nội dung: Đã nhận đủ container, đúng số chì, đúng khối
lượng hàng mà 2 bên đã kí trong hợp đồng và tình trạng container cịn ngun vẹn trong q trình vận chuyển.
Hình 2. 30 Biên bản giao nhận hàng hóa
Trong trường hợp mà lái xe khơng mang theo biên bản giao nhận thì thủ kho nhận hàng sẽ kí vào mặt sau của phiếu phơi
(Phiếu EIR) với nội dung: “ Đã nhận đủ 1 container nguyên chì – kèm ngày/ tháng).
Hồn thành việc giao hàng tới cơng ty người nhập khẩu lái xe kéo vỏ rỗng về hạ tại bãi Tasa Duyên Hải ở đường Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đơng Hải, Hải An, Hải Phịng và làm thủ tục hạ vỏ container. Nhân viên kho bãi của cảng sẽ kiểm tra tình trạng vỏ container, nếu thấy vỏ hoặc sàn container quá bẩn, bong chóc nhân viên kho bãi sẽ thu phí vệ sinh và sửa chữa container. Các khoản phí phát sinh về vệ sinh, sửa vỏ cont sẽ được tích các ơ trên phiếu EIR.
Lái xe sau đó sẽ nộp lại phiếu phơi cho nhân viên hiện trường, nhân viên hiện trường mang phiếu EIR, giấy giới thiệu, liên cược vỏ, phiếu tạm thu lên hãng tàu lấy lại tiền cược
Bước 6. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi đã hồn thành xong thủ tục thơng quan hàng nhập xong và hàng đã được giao cho khách hàng thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra lại và sắp xếp chứng từ thành 1 bộ hồn chỉnh từ cơng ty Cơng ty Cổ phần Phát Triển Kinh Tế Hải Nam sẽ kiểm tra và sắp xếp chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh. Bộ phận giao nhận sẽ trao trả lại chứng từ cho khách hàng và lưu lại một bản, kèm theo đó là 1 bản Debit Note – Giấy báo nợ trong đó 1 bản cho khách hàng và 1 bản cho công ty. Trên đó có các khoản phí mà Cơng ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có),…
Phịng ban kế tốn cơng ty Hải Nam lập bản kê cơng nợ:
Bộ phận kế tốn của cơng ty Hải Nam viết bản kê các khoản chi phí đã chi trả ứng trước cho khách hàng, lên hóa đơn đỏ bao
gồm:
Tiếp đó Kế tốn sẽ lên bảng kê cơng nợ u cầu khách hàng thanh toán các khoản phí dịch vụ, bao gồm các khoản sau:
Doanh thu vận tải là 4.300.000 VNĐ/cont
Lợi nhuận sau khi trừ tất cả các loại chi phí cịn lại là 1.000.000 VNĐ/cont
Doanh thu từ việc mở tở khai 1.400.000/cont Lợi nhuận bằng 70% doanh thu tức 700.000 VNĐ
Hình 2. 31 Thống kê các khoản chi phí ứng trước
Vậy khoản doanh thu dự tính mà cơng ty Hải Nam thu về sau khi thực hiện dịch vụ giao nhận là 1.000.000 VND, với khoản lãi dự tính là 700.000 VNĐ.
2.5. Những thành cơng và hạn chế
2.5.1. Những thành cơng
- Trụ sở chính của công ty ở đường Lê Thánh Tông, nơi tập trung hầu hết các cảng lớn- cảng Đình Vũ, khu chế xuất của TP Hải Phòng như:ICD Tân Cảng,Nam Hải ICD, liên tàu, vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng và ngược lại. Tương đối thuận tiện và dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình vận chuyển.
- Cơng ty có đội ngũ lao động trẻ, nhiệt huyết, tận tâm và đồn kết. Có sự đồn kết chặt chẽ từ giám đốc đến các phòng ban, tạo nên một sức mạnh tập thể mà không phải cơng ty nào cũng có được.
- Cơng ty có nguồn vốn rất lớn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đầu tư vào các lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả góp phần làm tăng lợi nhuận của cơng ty.
- Cơng ty có cơ sở hạ tầng tương đối hồn chỉnh, mạng lưới chi nhánh và đại lý rộng khắp, thuận lợi cho việc mở rộng thị trường và tăng trưởng khách hàng. Cơng ty có hệ thống kho bãi ven sông, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa trong nước
- Chính với những điểm trên Nam Hải đã chiếm được lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng. Lượng khách hàng ngày càng đơng góp phần vào việc mở rộng và phát triển chiến lược kinh doanh của cơng ty.
- Khơng có gì là hoàn hảo và toàn diện, và Hải Nam cũng vậy. Trong xu thế chuyển đổi kinh tế theo hướng “xây dựng
cạnh những ưu điểm giúp Hải Nam không ngừng tăng doanh thu và lợi nhuận,thị trường khách hàng Hải Nam vẫn còn những hạn chế trong hoạt động kinh doanh của mình.
2.5.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.5.2.1 Giá cước biển ( Ocean Freight )
Hiện nay giá cước biển phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố ở các công ty forwader(FWD) đặc biệt là về giá hàng nhập khẩu và xuất khẩu có những đặc điểm khác nhau như là:
Dịch vụ(service) hàng xuất khẩu gồm các dịch vụ làm thủ tục hải quan,vận chuyển hàng hóa từ kho của người mua đến kho của người bán,door to door,vận chuyển trucking bằng đường bộ…Để bắt kịp xu hướng của thời đại hội nhập với các nước trên thế giới,các cơng ty FWD cịn có khả năng cung cấp thêm dịch vụ bán cước biển quốc tế như các công ty freight fowader,global logistics,NVOCC…
Dịch vụ(service) hàng nhập gồm các hình thức như làm thủ tục hải quan ở đầu nước ngoài.Mặc dù Việt Nam là nước siêu nhập nhưng việc nhập khẩu cịn hạn chế,vì có những cơng ty FWD khơng đủ điều kiện làm việc trực tiếp với hãng tàu,không có nhiều kinh nghiệm làm việc với các đại lý nước ngồi để vận chuyển hàng hóa mà hiện này hầu như việc này chỉ áp dụng cho những công ty có đại lý ở nước ngồi và đại lý làm việc nhiều nhất với cơng ty nước ngồi là Agent Hồng Kong và Singapore.
Các đơn hàng nhập khẩu về Việt Nam hầu hết theo điều kiện CIF, suy ra nhà xuất khẩu sẽ phải vận chuyển hàng về Việt Nam, cịn người giao nhận sẽ do cơng ty vận tải tại nước xuất
khẩu th. Vì vậy, Cơng ty FWD tại Việt Nam sẽ là đại lý của cơng ty giao nhận hàng hóa tại nước xuất khẩu hoặc thay mặt nhà nhập khẩu Việt Nam làm thủ tục hải quan và vận chuyển bằng đường bộ.
Hiện nay, dịch vụ vận tải đường biển quốc tế đối với hàng hóa xuất khẩu là do các cơng ty có mạng lưới đại lí bao phủ nước ngồi , thường là các cơng ty kết hợp với nhau nên có số đơn giao nhận nhiều, nhiều container với mục đích vận chuyển hàng hóa. Hơn nữa, các cơng ty nhập khẩu là khách hàng ưu tiên của các công ty vận tải biển. Do trục tiếp kết nối với tàu container đi các tuyến quốc tế nên có khả năng Các công ty vận tải biển trực tiếp điều hành tàu container chuyên tuyến quốc tế đi các nước nên thường chủ động thay đổi giá cước và có khả năng đưa ra giá cước cạnh tranh hơn nhiều đối với các cơng ty vận tải hàng hóa. Vì vậy, thị trường dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất khẩu mọc lên nhiều ngày càng nhiều nên giá các cơng ty đó cũng cạnh tranh theo mà trong khi các cơng ty giao nhận hàng hóa vừa và nhỏ như Cơng ty TNHH Phát triển Kinh tế Hải