Bước 4: lấy phiếu giao nhận(EIR)
Sau khi hoàn tất việc lấy lệnh trên hãng tàu, thủ tục hải quan được thơng quan thì bên nhân viên chạy lệnh của cơng ty Hải Nam sẽ tập hợp các chứng từ để mang xuống cảng Nam Hải Đình Vũ để đổi lấy phiếu giao nhận cont (EIR).
Chứng từ mang đi bao gồm:
Biên lai đóng phí sử dụng cơng trình cảng biển
Phiếu ký mã vạch
Lệnh giao hàng (D/O)
Giấy giới thiệu có ký đóng dấu của Cơng Ty TNHH TH BOND Việt Nam
Thẻ căn cước nhân dân photo
Cược vỏ container
Vận đơn có dấu mộc của Cơng Ty HMM Shipping Việt Nam.
Tiền đóng phí nâng hạ, phí giám sát hải quan.
Nhân viên hiện trường của Hải Nam mang bộ chứng từ và kí Hải Quan giám sát, sau đó sẽ mang bộ chứng từ vào quầy thương vụ của cảng Nam Hải Đình Vũ đóng phí nâng hạ container rồi lấy hóa đơn đỏ cho khách hàng hồn tất thủ tục đổi phiếu EIR. Khi đã hoàn tất việc lấy phiếu EIR nhân viên hiện trường sẽ chuyển chứng từ cho vận tải hoặc lái xe, lái xe cầm phiếu phơi vào cảng Nam Hải Đình Vũ tìm vị trí lấy container theo đúng
Bước 5: Vận tải đường bộ giao hàng về kho riêng cho khách
Người lấy lệnh bên công ty Hải Nam sẽ liên lạc với đội vận tải của công ty TH BOND để giao lại phiếu giao nhận container. Sau đó tài xế lái xe vào cảng tìm vị trí container rồi liên lạc với quản lí kho hàng và đội ngũ xe nâng để làm thủ tục đưa
container ra khỏi cảng. Lái xe trước khi đi ra khỏi cảng sẽ phải check xem tình trạng container (container cần phải nguyên vẹn, khơng có dấu hiệu bị cậy phá, hỏng hóc, chì vẫn còn được niêm phong...).Dựa trên biên bản giao nhận hàng hóa đi kèm lái xe sẽ liên hệ với chủ hàng hoặc thủ kho để xác nhận lại thời gian địa điểm giao hàng.
Lấy container tại Công ty cổ phần cảngNam Hải Đình Vũ, Hải Phịng sau đó trả hàng về kho riêng của cơng ty TH BOND tại Hồ Tùng Mậu, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.
Tiền cước vận chuyển container là: 4,300,000 VND/cont * 1 cont = 4,300,000 VND.
Sau khi vận chuyển hàng về tới kho riêng của người nhập khẩu, tại kho riêng của công ty TH BOND sẽ kiểm tra số container, số chì. Sau đó thủ kho sẽ bố trí bộ phận cơng nhân xe nâng thực hiện dỡ và rút hàng khỏi container. Căn cứ trên Packing List thủ kho kiểm đếm hàng hóa và kiểm tra tình trạng hàng sau khi kết thúc việc dỡ hàng thủ kho kí vào biên bản giao nhận hàng hóa với nội dung: Đã nhận đủ container, đúng số chì, đúng khối
lượng hàng mà 2 bên đã kí trong hợp đồng và tình trạng container cịn ngun vẹn trong q trình vận chuyển.
Hình 2. 30 Biên bản giao nhận hàng hóa
Trong trường hợp mà lái xe khơng mang theo biên bản giao nhận thì thủ kho nhận hàng sẽ kí vào mặt sau của phiếu phơi
(Phiếu EIR) với nội dung: “ Đã nhận đủ 1 container nguyên chì – kèm ngày/ tháng).
Hồn thành việc giao hàng tới cơng ty người nhập khẩu lái xe kéo vỏ rỗng về hạ tại bãi Tasa Duyên Hải ở đường Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đơng Hải, Hải An, Hải Phịng và làm thủ tục hạ vỏ container. Nhân viên kho bãi của cảng sẽ kiểm tra tình trạng vỏ container, nếu thấy vỏ hoặc sàn container quá bẩn, bong chóc nhân viên kho bãi sẽ thu phí vệ sinh và sửa chữa container. Các khoản phí phát sinh về vệ sinh, sửa vỏ cont sẽ được tích các ơ trên phiếu EIR.
Lái xe sau đó sẽ nộp lại phiếu phơi cho nhân viên hiện trường, nhân viên hiện trường mang phiếu EIR, giấy giới thiệu, liên cược vỏ, phiếu tạm thu lên hãng tàu lấy lại tiền cược
Bước 6. Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi đã hồn thành xong thủ tục thơng quan hàng nhập xong và hàng đã được giao cho khách hàng thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra lại và sắp xếp chứng từ thành 1 bộ hồn chỉnh từ cơng ty Cơng ty Cổ phần Phát Triển Kinh Tế Hải Nam sẽ kiểm tra và sắp xếp chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh. Bộ phận giao nhận sẽ trao trả lại chứng từ cho khách hàng và lưu lại một bản, kèm theo đó là 1 bản Debit Note – Giấy báo nợ trong đó 1 bản cho khách hàng và 1 bản cho công ty. Trên đó có các khoản phí mà Cơng ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có),…
Phịng ban kế tốn cơng ty Hải Nam lập bản kê cơng nợ:
Bộ phận kế tốn của cơng ty Hải Nam viết bản kê các khoản chi phí đã chi trả ứng trước cho khách hàng, lên hóa đơn đỏ bao
gồm:
Tiếp đó Kế tốn sẽ lên bảng kê cơng nợ u cầu khách hàng thanh toán các khoản phí dịch vụ, bao gồm các khoản sau:
Doanh thu vận tải là 4.300.000 VNĐ/cont
Lợi nhuận sau khi trừ tất cả các loại chi phí cịn lại là 1.000.000 VNĐ/cont
Doanh thu từ việc mở tở khai 1.400.000/cont Lợi nhuận bằng 70% doanh thu tức 700.000 VNĐ
Hình 2. 31 Thống kê các khoản chi phí ứng trước
Vậy khoản doanh thu dự tính mà cơng ty Hải Nam thu về sau khi thực hiện dịch vụ giao nhận là 1.000.000 VND, với khoản lãi dự tính là 700.000 VNĐ.
2.5. Những thành cơng và hạn chế
2.5.1. Những thành cơng
- Trụ sở chính của công ty ở đường Lê Thánh Tông, nơi tập trung hầu hết các cảng lớn- cảng Đình Vũ, khu chế xuất của TP Hải Phòng như:ICD Tân Cảng,Nam Hải ICD, liên tàu, vận chuyển hàng hóa từ kho ra cảng và ngược lại. Tương đối thuận tiện và dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí trong q trình vận chuyển.
- Cơng ty có đội ngũ lao động trẻ, nhiệt huyết, tận tâm và đồn kết. Có sự đồn kết chặt chẽ từ giám đốc đến các phòng ban, tạo nên một sức mạnh tập thể mà không phải cơng ty nào cũng có được.
- Cơng ty có nguồn vốn rất lớn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đầu tư vào các lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả góp phần làm tăng lợi nhuận của cơng ty.
- Cơng ty có cơ sở hạ tầng tương đối hồn chỉnh, mạng lưới chi nhánh và đại lý rộng khắp, thuận lợi cho việc mở rộng thị trường và tăng trưởng khách hàng. Cơng ty có hệ thống kho bãi ven sông, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa trong nước
- Chính với những điểm trên Nam Hải đã chiếm được lịng tin và sự tín nhiệm của khách hàng. Lượng khách hàng ngày càng đơng góp phần vào việc mở rộng và phát triển chiến lược kinh doanh của cơng ty.
- Khơng có gì là hoàn hảo và toàn diện, và Hải Nam cũng vậy. Trong xu thế chuyển đổi kinh tế theo hướng “xây dựng
cạnh những ưu điểm giúp Hải Nam không ngừng tăng doanh thu và lợi nhuận,thị trường khách hàng Hải Nam vẫn còn những hạn chế trong hoạt động kinh doanh của mình.
2.5.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.5.2.1 Giá cước biển ( Ocean Freight )
Hiện nay giá cước biển phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố ở các công ty forwader(FWD) đặc biệt là về giá hàng nhập khẩu và xuất khẩu có những đặc điểm khác nhau như là:
Dịch vụ(service) hàng xuất khẩu gồm các dịch vụ làm thủ tục hải quan,vận chuyển hàng hóa từ kho của người mua đến kho của người bán,door to door,vận chuyển trucking bằng đường bộ…Để bắt kịp xu hướng của thời đại hội nhập với các nước trên thế giới,các cơng ty FWD cịn có khả năng cung cấp thêm dịch vụ bán cước biển quốc tế như các công ty freight fowader,global logistics,NVOCC…
Dịch vụ(service) hàng nhập gồm các hình thức như làm thủ tục hải quan ở đầu nước ngoài.Mặc dù Việt Nam là nước siêu nhập nhưng việc nhập khẩu cịn hạn chế,vì có những cơng ty FWD khơng đủ điều kiện làm việc trực tiếp với hãng tàu,khơng có nhiều kinh nghiệm làm việc với các đại lý nước ngồi để vận chuyển hàng hóa mà hiện này hầu như việc này chỉ áp dụng cho những công ty có đại lý ở nước ngồi và đại lý làm việc nhiều nhất với cơng ty nước ngồi là Agent Hồng Kong và Singapore.
Các đơn hàng nhập khẩu về Việt Nam hầu hết theo điều kiện CIF, suy ra nhà xuất khẩu sẽ phải vận chuyển hàng về Việt Nam, cịn người giao nhận sẽ do cơng ty vận tải tại nước xuất
khẩu th. Vì vậy, Cơng ty FWD tại Việt Nam sẽ là đại lý của công ty giao nhận hàng hóa tại nước xuất khẩu hoặc thay mặt nhà nhập khẩu Việt Nam làm thủ tục hải quan và vận chuyển bằng đường bộ.
Hiện nay, dịch vụ vận tải đường biển quốc tế đối với hàng hóa xuất khẩu là do các cơng ty có mạng lưới đại lí bao phủ nước ngồi , thường là các cơng ty kết hợp với nhau nên có số đơn giao nhận nhiều, nhiều container với mục đích vận chuyển hàng hóa. Hơn nữa, các cơng ty nhập khẩu là khách hàng ưu tiên của các công ty vận tải biển. Do trục tiếp kết nối với tàu container đi các tuyến quốc tế nên có khả năng Các công ty vận tải biển trực tiếp điều hành tàu container chuyên tuyến quốc tế đi các nước nên thường chủ động thay đổi giá cước và có khả năng đưa ra giá cước cạnh tranh hơn nhiều đối với các cơng ty vận tải hàng hóa. Vì vậy, thị trường dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất khẩu mọc lên nhiều ngày càng nhiều nên giá các công ty đó cũng cạnh tranh theo mà trong khi các cơng ty giao nhận hàng hóa vừa và nhỏ như Cơng ty TNHH Phát triển Kinh tế Hải Nam khơng có khả năng tham gia vào thị trường này được, chỉ có các dịch vụ làm giấy tờ hải quan,thủ tục xin cấp C/O,vận tải đường bộ làm cho doanh thu từ dịch vụ này là hầu như là khơng có.
=> Đây là nguyên nhân chủ quan, do doanh nghiệp chưa biết cách mở rộng rộng mạng lưới đại lí nước ngồi.
2.5.2.2. Thủ tục thơng quan hàng hóa xuất nhập khẩu Về hàng hóa xuất nhập khẩu,sau khi thơng quan hải
quan,người xuất khẩu phải nộp lại “Danh sách container đủ điều kiện khu vực giám sát hải quan” và ‘tờ khai hàng hóa xuất
hóa đã được thơng quan và đảm bảo để xếp lên tàu vận chuyển đến cảng đích.Thủ tục hải quan được tiến hàng như sau:
Hiện nay, các trụ sở và chi nhánh của các hãng tàu
container trên thế giới - như là OOCL,CM CG,VOSA với các cảng thường nằm xa địa bàn trung tâm thành phố do đó sự sắp xếp trong việc ký hải quan giám sát tại cảng biển và nộp lại tờ khai thông quan tại đại lý hãng tàu gặp nhiều khó khăn mà chủ yếu là do mất khá nhiều thời gian di chuyển của nhân viên giao nhận nộp lại các chứng từ quan trọng và thiết yếu cho các bên liên quan . Để chứng minh cho điều này, hãng tàu KMTC ở cảng Hải Phòng đang lấy hàng tại cảng Đình Vũ, do đó để hồn thành thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận phải ký hải quan giám sát tại cảng trước khi nộp lại “Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (Phân luồng)” và “Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan” tại văn phịng đại điện của hãng KMTC có địa chỉ ở Số 12 Trần Phú - Quận Ngơ Quyền - TP.Hải Phịng– cách cảng Nam Hải Đình Vũ 20 km, làm cho việc di chuyển của nhân viên
giao nhận khá là xa . Vấn đề này làm cho tốn kém thời gian trong việc di chuyển,tốn nhiên liệu nhiều rủi ro cho nhân viên giao nhận làm để đi làm thủ tục hải quan.
=> Đây là nguyên nhân khách quan về cách tổ chức nghiệp vụ hàng xuất khẩu ở một số hãng tàu trên thế giới tác động tiêu cực khơng nhỏ trong q trình hoạt động của doanh nghiệp FWD.
2.5.2.3.Thương lượng trong việc ký hợp đồng giao nhận với khách hàng
Để làm tăng hàng hóa đa dạng và phong phú thì cơng ty phải có một đội ngũ marketing chuyên nghiệp, điều này đóng vai trò rất to lớn trong việc tiếp cận với khách hàng,mang tới cho khách hàng sự tin tưởng và gắn bó lâu dài đến cơng ty.
Chiến lược marketing quảng cáo của công ty được chia thành như sau:
Đầu tiên là về sự lựa chọn nền tảng để quáng cáo cho doanh nghiệp. Gần đây, việc hoạt động marketing quảng bá của doanh nghiệp thông qua nền tảng Facebook
https://www.facebook.com/Công-Ty-CPPT-Kinh-tế Nam Hải giúp cho khách hàng biết tới các dịch vụ mà công ty cung cấp như các dịch vụ vận tải đội đầu kéo hơn 40 loại xe khác nhau nhập khẩu từ các thương hiệu nước ngoài, dịch vụ xin cấp C/O chứng từ hải quan…
Trước đây, trang FB này vẫn có nguồn tương tác với khách hàng cao song hiện này sự cạnh tranh đến từ nhiều nền tảng FB,blog,website của các công ty logistics,công ty vận tải khác làm giảm lượt truy cập tương tác của những trên nền tảng FB có nhu cầu tìm hiểu các dịch vụ logistics dẫn đến làm giảm cơ hội tiếp cận với các khách hàng hiện nay.
Thứ hai, do nhân viên đang thiếu đội ngũ sale,nên việc tìm kiếm khách hàng mới,data khách hàng tiềm năng để telesales là khơng có,nên việc tiếp cận tới khách hàng là chưa đạt hiệu quả.
=> Đây là hạn chế từ nguyên nhân chủ quan chưa đầu tư vào mảng marketing cũng như là cơng ty chưa có chiến lược hiệu quả để tiếp cận với khách hàng.
2.5.2.4. Đơn hàng hàng tháng
Yếu tố chỉ tiêu sản lượng của các doanh nghiệp FWD trực tiếp phụ thuộc vào sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua hệ thống các khu vực cảng biển chính như cảng Hải Phịng,cảng Cái Mép… và công ty Hải Nam cũng không ngoại trừ. Biến động của sản lượng của doanh nghiệp thường dựa vào: sản lượng hàng hóa gia tăng vào các tháng cuối năm như dây cáp diện,gỗ, nhất là vào dịp Tết Nguyên Đán và giảm ngay vào các tháng ngay sau đó, đặc biệt là nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ nước ngồi.
Điều này tạo ra rất nhiều hoạt dịch vụ cho công ty Hải Nam. Đặc biệt , rất nhiều đơn đặt hàng vào các tháng 1, 2 sau Tết Nguyên Đán không nhiều , dao động từ 5 – 8 đơn/tuần , nhưng vào những tháng cuối năm do nhu cầu sắm cho các dịp lễ Tết nên số lượng đơn hàng tăng gấp 4 lần so với các tháng đầu. Nên vào các tháng 1, 2 công ty Hải Nam bị thừa nhân lực, nhưng vào các tháng cuối năm lại xảy ra tình trạng cơng việc q tải mà số lượng nhân viên không để đảm bảo việc giải quyết các đơn hàng, bên cạnh đó việc tuyên thêm nhân lực cũng gặp nhiều khó khăn.
=> Đây là nguyên nhân khách quan do thói quen tiêu dùng của người dân Việt Nam.
2.5.2.5. Vấn đề thủ tục hải quan
Việc làm thủ tục thông quan tại Chi cục Hải Quan, khu vực đối với hàng hóa nhập khẩu ở các luồng vàng và đỏ, cần phải phải xuất trình một số chứng từ như là :
+ Cần có xác nhận của bản sao vận đơn của đơn vị vận chuyển và điều kiện có dấu xác nhận đó là người làm thủ tục hải quan phải đến trực tiếp chi nhánh đại diện của hãng tàu.
+ Bản copy về thuế VAT như là phí vận tải và Ocean Freight ( cước biển ). Khi người nhận thanh tốn các phí cước mới được nhận hóa đơn đỏ VAT
Người phụ trách thủ tục hải quan phải trực tiếp làm việc với các bên có liên quan và gửi các chứng từ về Chi cục Hải quan Cửa khẩu để hồn thành thủ tục thơng quan cho khách hàng.Hơn thế, sự rủi rỏ mất mát, rách, thất lạc của bộ chừng từ