Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
1.1. Văn phòng
1.1.4. nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn phòng
1.1.4.1. Ý nghĩa của cơng tác văn phịng
Văn phịng là một phần khơng thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ cơ quan đơn vị nào. Văn phịng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ra những quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất tinh thần cho hoạt động của cơ quan đơn vị. Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát triển có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược phát triển đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý…
Cơng tác văn phịng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phịng. Nếu cơng tác văn phịng hoạt động có hiệu quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa to lớn sau:
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị; - Tạo điều kiện cho giao lưu phát triển;
- Giảm thời gian lãng phí và ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ cho mọi hoạt động đơn vị;
24
- Nâng cao năng suất lao động của đơn vị;
- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng;
- Giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm sốt chặt chẽ.
1.1.4.2. Tầm quan trọng của văn phòng
Văn phịng là một phần khơng thể thiếu trong bộ máy tổ chức của bất kỳ cơ quan đơn vị nào. Văn phịng chính là nơi thu thập, xử lý thông tin; nơi đưa ra quyết định tham mưu cho lãnh đạo; nơi đảm bảo các yếu tố vật chất, tinh thần cho hoạt động của cơ quan đơn vị. Các cơ quan đơn vị muốn tồn tại và phát triển có hiệu quả, phải nắm vững những kiến thức cơ bản về chiến lược phát triển của đơn vị mình, về phương hướng đổi mới, phương án quản lý, phương hướng sản xuất kinh doanh tối ưu...Đồng thời phải có những kiến thức khoa học cơng nghệ cần thiết để xử lý những vấn đề cụ thể trong môi trường hoạt động như:nghiên cứu thị trường, chuyển giao cơng nghệ. Chính vì vậy mà cơng tác văn phịng là rất quan trọng không thể thiếu được.
Trong thời đại ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và nhất là sự bùng nổ mạnh mẽ về thông tin. Thông tin và công nghệ thơng tin có mặt trong mọi đời sống xã hội cũng như trong hoạt đọng của các cơ quan đơn vị làm thay đổi vị thế vai trò của văn phịng. Thơng tin thì ngày một đa dạng, phong phú được bằng rất nhiều hình thức. Vì vậy văn phịng phải quan tâm đến việc thu thập, phân tích, xử lý nhậy bén, nhanh chóng và chính xác các thơng tin để có thể đưa ra phương án kịp thời, đem lại hiệu quả. Thơng qua đó văn phịng thể hiện chức năng chủ động sáng tạo của mình trong các kiến nghị, các đề án với ý nghĩa làm tham mưu tư vấn cho lãnh đạo.
Như vậy một văn phòng hoạt động tốt tức là văn phịng có được lợi thế về thơng tin (thông tin đầu vào và thông tin đầu ra tốt). Văn phòng thu thập được thơng tin, xử lý nhanh và chính xác đưa ra những đề xuất hiệu quả nhất. Tuy vậy
25
để tăng cường hoạt động và phát huy được vai trị của cơng tác văn phịng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải chú trọng chỉ đạo một cách khoa học và đẩy mạnh việc hiện đại hố cơng tác văn phịng.