Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
1.2. Hiện đại hố cơng tác văn phịng
1.2.1. Khái niệm hiện đại hố cơng tác văn phịng
Hiện đại hố cơng tác văn phịng có thể hiểu là ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng tác văn phịng; là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hố vào quy trình nghiệp vụ văn phịng, đặc biệt là ứng dụng cơng nghệ tin học vào các nghiệp vụ văn phịng, từ văn thư, lưu trữ, quản lý thơng tin, xử lý thông tin... đến môi trường làm việc, nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảo hiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao.
1.2.2. Vai trị của hiện đại hố cơng tác văn phịng
Từ việc phân tích vai trị, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng ta có thể khẳng định về văn phịng có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Văn phịng được ví như bốn bánh xe có thể chuyển động được. Nếu bánh xe chạy đều, không nổ săm, bục lốp thì cả chuyến xe dễ dàng chạy tới mục tiêu. Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì cơng việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thơng suốt. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị muốn hoạt động của cơ quan, đơn vị mình thuận lợi, thông suốt cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ cơng chức văn phịng vững mạnh, tích cực trang bị vật chất, từng bước hiện đại hố cơng tác văn phịng.
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của mọi cơ quan tổ chức là nhanh chóng hiện đại hố cơng tác văn phịng. Đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi
26
mới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phịng có năng lực chun mơn trình độ cao, đảm bảo cho văn phịng hoạt động có hiệu quả.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian cơng sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thốt khỏi những cơng việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian tập chung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu qủa cao nhất.
Trước đây, trong cơ chế cũ văn phòng được hiểu đơn giản là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo. Bởi vậy công tác văn phòng còn chưa được quan tâm và chú trọng đúng mức. Nhưng trong những năm gần đây khi đất nước đang có sự chuyển biến mạnh mẽ, từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường nhiều thành phần kinh tế. Nền kinh tế đang có sự cạnh tranh ngày càng sơi động và phức tạp đòi hỏi mỗi cơ quan, đơn vị phải tự đổi mới, đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho hoạt động ngày càng tốt hơn, tiếp tục hoàn thiện, đổi mới về mặt tổ chức, lao động cùng những phương thức quản lý có hiệu quả, chú trọng đến cơng tác tuyển dụng nhân viên có đạo đức và trình độ nghiệp vụ cao....để từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phịng cũng như của tồn cơ quan, tổ chức.
Thực tế cũng đã phản ánh những yêu cầu khách quan của việc đổi mới, từ những thành tựu về khoa học kỹ thuật và công nghệ, nhất là cơng nghệ thơng tin. Cũng chính từ những thành tựu đó đã gây áp lực rất mạnh mẽ tới hoạt động của văn phòng và đòi hỏi văn phòng phải khẩn chương đi vào hiện đại. Cùng với đổi mới trang thiết bị, việc đổi mới phương thức quản lý đã tạo được sự năng động, loại bỏ dần được sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, góp phần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho đơn vị mình. Hoạt động văn
27
phòng kết hợp với khoa học hiện đại sẽ ngày càng nâng cao hiệu suất hoạt động của tồn thể cơng nhân viên trong văn phịng và nâng cao chất lưọng cơng việc.
Một văn phịng hiện đại sẽ hạn chế tối đa chi phí quản lý, điều hành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao. Đồng thời giúp cho nhà quản lý thốt khỏi cơng việc hành chính mang tính sự vụ, tốn nhiều thời gian. Tạo điều kiện cho sự sáng tạo, giúp họ có thời gian suy nghĩ để đưa ra những phương hướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất trong mọi mặt cơng tác. Từ đó khẳng định được vị trí quan trọng của việc hiện đại hố cơng tác văn phịng.
Như vậy do vai trò đặc biệt của văn phòng trong cơ quan, tổ chức và do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ mà chúng ta cần phải hiện đại hố cơng tác văn phòng.
1.2.3. Nội dung cơ bản của hiện đại hố cơng tác văn phịng
Trong một số năm trở lại đây ta thấy cơng việc của văn phịng đã luôn phải điều chỉnh theo sự thay đổi về môi trường cả về tự nhiên và xã hội. Mục tiêu của các nhà quản trị văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt được mục tiêu cơ bản đó, các nhà quản trị văn phịng phải tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn phịng theo hướng hiện đại hố.
Ngày nay, một văn phịng hiện đại được mơ tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phịng tự động hố” hay “Văn phịng khơng giấy”. Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều biết đến, nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết suông như vậy. Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế nào để có một văn phịng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần biết ứng dụng cách mạng khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn phịng nhằm mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Câu trả lời khơng khó xong việc thực hiện
28
như thế nào thì hồn tồn khơng đơn giản. Bởi vì muốn xây dựng một “Văn phịng khơng giấy” một “Văn phịng điện tử”, hay nói cách khác muốn xây dựng nên một văn phòng theo hướng hiện đại hoá cần phải chú ý đến các mặt cơ bản sau:
- Trang thiết bị kỹ thuật; - Công tác Văn thư – Lưu trữ; - Xử lý thông tin;
- Tổ chức bộ máy làm việc.
Văn phịng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phịng càng sớm hiện đại hố, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hố văn phịng cũng khơng phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng khơng đến nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn.
1.2.3.1. Trang thiết bị kỹ thuật
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng. Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của cơng tác văn phịng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau. Trong hoạt động văn phòng trang thiết bị văn phòng là một tổng thể gồm rất nhiều loại máy móc trang thiết bị khác nhau. Đây là công cụ trợ giúp cho con người trong suốt quá trình lao động sản xuất. Khi xu thế hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các trang thiết bị ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động văn phịng, góp phần giảm bớt sức lực, tiết kiệm thời gian mà hiệu quả lao động vẫn cao vì nó phát huy tính năng động sáng tạo trong công việc.
29
Ngày nay, khi khoa học phát triển các nhà quản trị đã dần đầu tư công nghệ hiện đại giúp cho nhân viên văn phòng tiếp cận và sử dụng trang thiết bị và vật dụng trong văn phòng một cách đơn giản hơn. Hầu hết các cơng việc trong văn phịng đều có sự hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị hiện đại. Chúng góp phần rất lớn vào việc giảm bớt sức lao động của con người, rút ngắn thời gian hồn thành cơng việc, mà vẫn đem lại hiệu quả công việc một cách tối đa. Các trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng được chia thành từng nhóm:
- Nhóm các đồ dùng trong văn phòng: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ hoặc mắc áo, và các đồ vật khác (gim, kẹp giấy, cặp, kẹp...).
- Nhóm các thiết bị dùng trong thu thập và xử lý thơng tin: Máy tính điện tử, máy photocopy, máy fax, điện thoại, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, thiết bị hội nghị....
Đây là những thiết bị khơng thể thiếu trong bất cứ một văn phịng hiện đại nào. Vì vậy cơng việc tổ chức, sắp xếp công việc cũng như mua sắm các trang thiết bị trong văn phòng đang được quan tâm và đầu tư nhiều hơn. Việc mua sắm trang thiết bị đều được xem xét trên quan điểm hiện đại hố cơng tác văn phịng. Máy vi tính với nhiều tính năng ưu việt cho phép con người làm việc trên nó một cách nhanh chóng, chính xác, và gọn nhẹ. Bên cạnh đó những máy móc phụ trợ như máy photocopy, máy fax, máy in...cũng góp phần đem lại lợi ích thiết thực. Tuỳ theo quy mô, điều kiện kinh tế tài chính, tính chất công việc ở mỗi đơn vị mà văn phòng trang bị những vật dụng phù hợp với yêu cầu công việc. Với hệ thống các trang thiết bị có tính hiện đại ngồi hiệu quả cơng việc cao hơn thì cán bộ, cơng nhân viên văn phịng sẽ trở nên năng động và sáng tạo hơn.
Tuy nhiên ở mỗi giai đoạn khác nhau lại có những yêu cầu về trang thiết bị khác nhau. Để bắt kịp với nhịp độ phát triển thì các cơ quan nói chung và văn
30
phịng nói riêng phải thực sự năng động và có cái nhìn thích đáng về trang thiết bị. Đây khơng phải là những địi hỏi quá cao để nó chỉ có thể tồn tại trong dự định mà nó phải thực sự là mục tiêu phấn đấu.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng thời với hiện đại hố chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước. Chất lượng của mọi mặt của văn phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc giải quyết những vấn đề đó. Đặc biệt, đối với những cán bộ nghiên cứu tổng hợp cần phải luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ biên tập, văn phong trong sáng, ngắn gọn nhưng rõ ràng, nhất là về nội dung tư tưởng.
Nói tóm lại trong lĩnh vực hoạt động của mình các cơ quan, đơn vị, tổ chức muốn hoàn thành mục tiêu, muốn bắt kịp với thế giới hiện đại thì nhất thiết phải đổi mới trang thiết bị hiện đại trong văn phòng để từng bước tạo chỗ đứng của mình trong nền kinh tế thị trường, theo kịp sự phát triển chung của đất nước và xu thế hội nhập quốc tế.
1.2.3.2. Công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trị rất quan trọng trong việc bảo đảm thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao của cơ quan. Công tác văn thư nếu được chú trọng đúng mức sẽ tác động lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối chính sách. Đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị được chặt chẽ hơn.
Công tác Văn thư - Lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phịng cơng tác Văn thư –Lưu trữ là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng. Bất cứ một cơ
31
quan nào dù là cơ quan hành chính nhà nước, một tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm công tác Văn thư – Lưu trữ. Như vậy công tác Văn thư –Lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, là một cơng việc khơng thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động của cơ quan, đơn vị.
1.2.3.3. Xử lý thông tin
Hiện nay, số người sử dụng internet phải kể đến con số hàng chục triệu người, nhất là đối tượng là các sinh viên đại học và cao đẳng. Trong cuộc sống hàng ngày nói chung và trong cơng tác văn phịng nói riêng mỗi vấn đề đều có những cách giải quyết khác nhau. Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn phương án nào cho phù hợp nhất. Việc thu thập thơng tin đóng vai trị rất quan trọng. Có nhiều loại thơng tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng về phạm vi cũng như hiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong cuộc sống. Thông tin ngày càng đóng vai trị quan trọng, nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên thiết yếu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn vị. Trong văn phòng hiện đại việc xử lý thông tin được thực hiện qua năm bước sau:
Bước 1: Tổ chức các kênh thông tin; Bước 2: Thu thập, phân loại thông tin; Bước 3: Tìm kiếm, xử lý thơng tin; Bước 4: Truyền bá, phổ biến thông tin; Bước 5: Bảo quản, lưu trữ thông tin.
Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau. Như mạng LAN, mạng WAN, mạng Internet...
32
Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng làm cho hoạt động của văn phịng được khoa học và cơng nghệ hố. Tất cả các công việc của văn phịng từ cơng tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình cần thiết. Vì vậy nếu cán bộ cơng nhân viên trong văn phịng đủ trình độ xử lý thì chắc chắn “văn phịng hiện đại” sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Ở văn phịng hiện đại cách tổ chức, quản lý cán bộ công nhân viên cũng như mạng máy tính được đơn giản hơn. Một số cán bộ, nhân viên trong văn phịng có thể làm việc trên máy vi tính tại nhà. Các cơ sở dữ liệu thơng tin được trao đổi qua mạng và hình thức “cơng sở gia đình”(office at home) đang có điều kiện thực hiện.
Trong văn phòng hiện đại người quản trị văn phòng phải được đào tạo chun nghiệp về nghiệp vụ hành chính văn phịng, có khả năng gánh vác và uỷ thác trách nhiệm, trau rồi kiến thức kỹ năng tập quán làm việc với máy vi tính. Người quản trị hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, vào nơi đặt máy tính của họ. Họ phải dành nhiều thời gian để đánh giá, phân tích và xử lý thơng tin từ nhiều nguồn qua máy tính.
Với cơng nghệ thơng tin, người quản trị văn phịng có thể khai thác cơ sở dữ liệu từ nhiều nguồn qua các máy trong nội bộ và mạng rộng với nguồn gốc chính xác nhiều cơng việc khác nhau, biết chi phối công việc và xử lý chọn lọc các nguồn thông tin hợp lý giúp lãnh đạo ra các quyết định kịp thời. Họ còn phải