Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
2.2. Khảo sát thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn nhằm nâng
2.2.1. Hiện đại hóa nguồn nhân lực văn phòng
Với xu thế hiện đại hoá hiện nay, Văn phịng đã triển khai đa dạng hố các phương thức làm việc với các phịng ban, đơn vị trực thuộc chứ khơng cịn chỉ giữ mãi một kiểu là gặp trực tiếp như trước. Đáng chú ý là việc sử dụng hệ thống CNTT trong hoạt động tiếp nhận cũng như giao tiếp, làm việc với các phòng ban khác như: sử dụng văn bản điện tử, thông qua điện thoại smartphone…
Biều đồ 1.1. Phương thức làm việc với Văn phịng Tỉnh đồn của tồn thể cơ quan (Nguồn: Khảo sát của tác giả, Câu 10, Phụ lục 1)
Ta có thể thấy trong Biểu đồ 1.1, qua khảo sát toàn bộ cơ quan qua phiếu khảo sát (50 phiếu) thì ta có thể thấy như sau: Phương thức làm việc thông qua
28, 56% 12, 24%
6, 12%
4, 8%
Thông qua văn bản giấy Thông qua văn bản điện tử Thông qua điện thoại Thông qua giao tiếp trực tiếp
56
văn bản giấy là 28/50 chiếm 56%, phương thức làm việc thông qua văn bản điện tử là 12/50 chiếm 24%, phương thức làm việc thông qua điện thoại là 6/50 chiếm 12%, phương thức làm việc giao tiếp trực tiếp là 4/50 chiếm 8%. Từ đó ta có thể thấy sự chuyển biến rõ ràng đã có sự áp dụng CNTT trong cơng tác làm việc của cơ quan, từ đó tạo tiền đề cho sự hiện đại hố nguồn nhân lực của văn phòng tạo điều kiện lý tưởng để làm việc hiệu quả cũng như giảm thiểu áp lực cơng việc lên nhân sự mà cịn đạt được hiệu quả nhất định.
Văn phịng Tỉnh đồn hàng ngày diễn ra các hoạt động quản lý của cơ quan bao gồm các hoạt động bên trong và các hoạt động giao tiếp với các cơ quan khác, các đơn vị khác từ bên ngồi vào làm việc phải thơng qua Văn phịng Tỉnh đồn. Trụ sở làm việc của cơ quan phải thể hiện được bộ mặt của cơ quan, khơng phơ trương hình thức quá mức. Là một cơ quan của tỉnh, Văn phịng Tỉnh đồn được bố trí phù hợp với quy mơ và tính chất hoạt động của cơ quan.
Việc bố trí các phịng ban để đảm bảo được sự khoa học, hiện đại cần luôn tuân theo một số quy tắc nhất định. Những nguyên tắc này thể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối kết công việc, tránh chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc. Tuy nhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản, bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phịng ban cịn phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện cơ sở vật chất. Bản thân Văn phịng Tỉnh đồn cịn tồn tại một số điểm khơng thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang nghiên cứu để tìm ra những phương án hợp lý.
Hiện nay các phịng được bố trí như sau: 1. Phịng Lái xe;
2. Phịng Hành Chính: - Bộ phận lưu trữ - Bộ phận Văn thư
57
3. Phịng Kế tốn tài chính; 4. Phịng Chánh văn phòng.
Mỗi phòng làm việc cá nhân đều có 01 máy tính để bàn có kết nối mạng, 01 máy in, 01 máy scan, có tủ đựng hồ sơ, tài liệu.
Dưới đây là các trang thiết bị được sử dụng tại các phòng thuộc Văn phịng Tỉnh đồn:
STT Trang thiết bị Văn phịng
1 Máy vi tính
2 Máy điều hịa, lưu thơng khơng khí
3 Tủ lạnh
4 Điện thoại
5 Máy photocopy
6 Máy in
7 Máy scan
8 Máy đun, lọc nước
9 Máy fax
10 Phương tiện phòng cháy, chữa cháy
11 Máy hủy tài liệu
Hoạt động của các phòng thuộc Văn phòng chủ yếu diễn ra trong các phòng làm việc. Phòng làm việc của cán bộ, nhân viên đó là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện và hồn thành tốt cơng việc thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mình.
Trong việc bố trí trang thiết bị phục vụ làm việc, cơ quan đã có nghiên cứu để tận dụng được không gian sát tường, Bàn ghế, tủ đựng đều được trang bị khá đồng bộ. Cơ quan sử dụng loại ghế xoay có thể điều chỉnh cho phù hợp với
58
mỗi người bàn có ngăn kéo bên khá thuận lợi cho việc cất giữ tài liệu, vật dụng. Tuy nhiên, việc bố trí chưa được thuận tiện, các tủ đựng thường cách xa bàn làm việc, gây mất thời gian mỗi khi có nhu cầu sử dụng. Và việc bố trí trang thiết bị trong phịng làm việc cịn lộn xộn và khơng khoa học.
Việc bố trí trang thiết bị văn phòng trong phòng làm việc có ý nghĩa khá quan trọng với tinh thần và thái độ của cán bộ, nhân viên. Nó phải đảm bảo được tính khoa học, hiện đại và hợp lý nhất từ vị trí ngồi cho đến sự phù hợp của trang thiết bị công việc của từng người. Đồng thời, việc bố trí trang thiết bị cũng cần tính đến điều kiện diện tích nơi làm việc cho cán bộ, nhân viên để đảm bảo hiệu quả công việc được cao nhất. Diện tích cho mỗi phịng làm việc cần phải tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của mỗi cán bộ, nhân viên và khả năng của mỗi cơ quan. Phịng làm việc có thể bố trí nhiều hay ít người và với mỗi cách bố trí sẽ có những ưu, nhược điểm riêng. Xu thế hiện nay trên thế giới thường sử dụng phương án phòng nhiều người với ưu điểm là đảm bảo được luồng công việc, khả năng giám sát nhau lẫn nhau. Hơn nữa cịn nhiều người thì những chi phí trang thiết bị cũng sẽ giảm.
Trong việc bố trí trang thiết bị, chúng ta cần chú ý nhiều đến vấn đề tâm sinh lý của con người để tạo ra hưng phấn của mỗi người đối với công việc. các yếu tố về môi trường như nhiệt độ, độ ẩm tiếng ồn, màu sắc có những tác động rất lớn đối với trạng thái tinh thần của con người. Nhiệt độ, độ ẩm lớn hay quá thấp đều không tốt tới sức khỏe của con người, làm cho các cử động nên kém linh hoạt, mau mệt mõi và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng cơng việc. Tiếng ồn có tác động rất xấu đối với hệ thần kinh. Nó gây ra sự phân tán, thậm chí rối loạn thần kinh nếu tiếng ồn quá lớn và kéo dài.
Đối với màu sắc, nó khơng chỉ tạo nên hình dáng tổng thể bên ngoài của cơ quan, vẻ đẹp trong văn phòng mà với những màu sắc thích hợp sẽ tạo ra được
59
một tinh thần thoãi mái, trạng thái hưng phấn cho con người, gam nóng hay lạnh đều có ưu nhược điểm riêng. Vấn đề đặt ra là cần có sự sử dụng màu sắc sao cho hài hòa và phù hợp với sở thích tâm sinh lý của từng người. Một yếu tố quan trọng nữa là ánh sáng là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của văn phòng. Ánh sáng cần được sử dụng với cường độ thích hợp, đủ mà khơng quá chói. Điều tốt nhất là sự kết hợp tự nhiên và ánh sáng nhân tạo, tận dụng được ánh sáng tự nhiên một cách tối đa.
Với sự quan tâm của Lãnh đạo Tỉnh đoàn và Lãnh đạo Văn phịng Tỉnh đồn, hệ thống quạt và máy điều hòa đảm bảo cho các phịng có một nhiệt độ lý tưởng để làm việc. Vệ sinh môi trường tại cơ quan được khá coi trọng và chú ý thường xuyên để đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên. Cơ quan cũng có khu vệ sinh tại mỗi tầng nhà rất thuận tiện. Tuy nhiên, Văn phòng cơ quan trang bị rất ít cây xanh và không thơng thống, làm việc ngồi lâu dễ sinh mệt mỏi.
2.2.2. Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ
Cơng tác văn thư – lưu trữ bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản khác và tài liệu hình hành trong quá trình hoạt động của cơ quan Tỉnh Đoàn; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Tỉnh Đoàn thanh niên.
Trong Văn phịng Tỉnh đồn, cơng tác văn thư – lưu trữ khơng thể thiếu, nó chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy quản lý của cơ quan tổ chức
Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thơng tin cho hoạt động quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của cơ quan một cách hợp lý, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý điều hành theo đúng
60
chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên, cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan nào.
Việc ban hành quy chế về công tác văn thư - lưu trữ tạo sự thống nhất, rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo trong thực hiện chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban, đơn vị, đồng thời nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, giám sát công tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan cũng như đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện theo đúng quy chế đề ra.
2.2.2.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan; bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Tỉnh Đoàn, quản lý và sử dụng con dấu.
Qua khảo sát thực tế, tơi thấy Tỉnh Đồn đã và đang áp dụng hình thức văn thư tập trung.
Cơ quan có văn thư chung của tồn cơ quan, đặt trực thuộc tại phịng Hành chính. Bộ phận này thực hiện chủ yếu các nghiệp vụ văn thư như: Soạn thảo văn bản, tiếp nhận, đăng ký quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản đi, đến. Kiểm tra thể thức, thủ tục văn bản đi theo quy định của pháp luật; lập hồ sơ hiện hành, đăng ký và kiểm tra việc thi hành văn bản, nhân bản văn bản và chỉ đạo các nghiệp vụ công tác văn thư cho các đơn vị trực thuộc Tỉnh Đoàn.
Bên cạnh đó cơ quan cũng bố trí cán bộ kiêm nhiệm cơng tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc như: Trung tâm dịch vụ việc làm thanh niên tỉnh, Cung văn hoá thiếu nhi tỉnh, Hội liên hiệp thanh niên tỉnh. Cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị thường khơng cố định mà có sự ln chuyển. Giữa văn thư cơ quan
61
và văn thư đơn vị có sự phân cơng cụ thể về xử lý văn bản, nghĩa là bên cạnh những khâu nghiệp vụ, những loại văn bản chủ yếu do văn thư Tỉnh Đồn xử lý thì cũng có những mặt cơng tác, những loại văn bản (của đơn vị) được giao cho cán bộ văn thư các đơn vị xử lý.
Văn thư Tỉnh Đồn có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi khác gửi đến, chuyển giao văn bản ra ngoài và giải quyết những văn bản quan trọng; còn văn thư (cán bộ kiêm nhiệm ở các đơn vị) sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn bản đến (phần mềm quản lý văn bản) gửi riêng cho đơn vị. Ví dụ văn bản gửi riêng cho Trung tâm, Cung thiếu nhi…văn thư Tỉnh Đồn khơng được bóc bì mà phải chuyển trực tiếp cho văn thư đơn vị để tiến hành đăng ký và giải quyết văn bản.
Văn thư là Tỉnh Đoàn phận trực thuộc phịng Hành chính, được bố trí ở một phịng làm việc riêng. Bộ phận văn thư Tỉnh Đồn có cán bộ cơng chức giàu kinh nghiệm và có chun mơn nghiệp vụ cao, hầu hết đều tốt nghiệp Đại học chuyên ngành văn thư - lưu trữ. Tổng số cán bộ làm công tác văn thư là 02 người, trong đó có 02 người trong biên. Tất cả các cán bộ đều yêu ngành, yêu nghề, có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc và ln cố gắng thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
Bộ phận văn thư giúp Chánh Văn phịng Tỉnh Đồn thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan, cụ thể là:
a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; c. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;
d. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
62
ngày tháng văn bản; nhân bản văn bản, đóng dấu cơ quan và dấu các mức độ khẩn, mật (nếu có);
g. Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
h. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; i. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công chức, viên chức;
k. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác được giao.
Hàng năm văn phòng thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng hoặc thay mới các trang thiết bị và định kỳ mua sắm các đồ dùng văn phịng phẩm…góp phần thực hiện có hiệu quả cơng tác văn thư và đẩy mạnh hiện đại hóa cơng tác văn thư của cơ quan.
Hiện nay Bộ phận văn thư của cơ quan đã và đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư thường xuyên và liên tục đó là:
Soạn thảo và ban hành văn bản
Ở Tỉnh Đoàn việc xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện theo quy định tại các văn bản nêu trên. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tỉnh Đoàn được thực hiện theo các bước và các khâu chuyên môn nghiệp vụ quy định theo sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng
Quản lý và giải quyết văn bản
(1) Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
- Văn bản đến là tất cả các văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến Tỉnh Đồn. Khảo sát thực tế tơi thấy rằng trình tự quản lý văn bản đến của cơ quan được văn thư cơ quan thực hiện thông qua các bước sau:
63
Bước 2. Tiến hành phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến đối với những phong bì được bóc;
Bước 3: Đăng ký văn bản đến (việc đăng ký được thực hiện bằng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính: VNPT iOffice)
Bước 4: Trình và sao văn bản đến; Bước 5: Chuyển giao văn bản đến;
Bước 6: Theo dõi và giải quyết văn bản đến.
(Chú ý: Phần giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của người có thẩm quyền và các cán bộ chuyên môn trong cơ quan)
- Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến đều thực hiện theo nguyên tắc sau:
+ Tất cả các văn bản đến đều phải qua văn thư Tỉnh đoàn để đăng ký; sau đó được xử lý theo ngun tắc kịp thời, chính xác và thống nhất;
+ Những văn bản hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn phải làm thủ tục phân phối ngay sau khi nhận được;
+ Việc gửi, nhận và phân phối văn bản mật, tối mật, tuyệt mật phải tuân theo đúng pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của Trưởng phịng Hành chính.
Bảng 2.1. Số lượng văn bản đến và đơn thư của Tỉnh đoàn Bắc Ninh giai đoạn 2015 – 2019
Đơn vị: Văn bản
Năm Số lượng văn bản đến Số lượng đơn thư đến
2015 2.179 135
2016 2.231 150
64
2018 2.890 171
2019 2.998 165
(Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm của Tỉnh đoàn Bắc Ninh)
Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản và đơn thư đến của TĐBN giai đoạn 2015 – 2019 (Nguồn: Báo cáo tổng kết năm của TĐBN)
Qua biểu đồ chúng ta thấy rõ số lượng văn bản đến tăng lên qua các năm từ năm 2015-2019 và đơn thư tăng qua từng năm. Điều này chứng tỏ số lượng công việc ngày càng phải giải quyết nhiều lên.