Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
3.3. Một số kiến nghị
3.3.2. Kiến nghị đối với Tỉnh đoàn
- Đối với hoạt động của TĐBN, cần sửa đổi, bổ sung Quy chế hoạt động trên tinh thần quy định cụ thể cơ chế thơng tin, phối hợp giữa Văn phịng Tỉnh đoàn với các đơn vị, bộ phận khác trong cơ quan. Việc ứng dụng CNTT chỉ có thể được tiến hành trên nền tảng những quy trình được quy định một cách mạch lạc, rõ ràng, khơng chồng chéo. Vì vậy, việc hồn thiện những văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động, tiêu chuẩn, quy trình phối hợp, giải quyết công việc của Văn phịng Tỉnh đồn là điều kiện tiên quyết để tiến hành đổi mới và nâng cao chất lượng cơng tác hiện đại hóa văn phịng.
- Thường xun tổ chức các hội nghị, hội thảo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức về vai trị của hiện đại hố cơng tác văn phịng đến tồn thể cơ quan.
- Nên có các đề án, đề xuất lên UBND tỉnh về việc đầu tư kinh phí cho cơng tác hiện đại hố văn phịng.
- Thường xuyên tổ chức các khoá tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộ Văn phịng Tỉnh đồn nói riêng và tồn thể cán bộ cơ quan nói chung nhằm nâng cao trình độ, năng lực cũng như sự tiếp cận với hiện đại hoá.
- Cần ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin hiện đại trên mọi hoạt động của cơ quan nói chung và Văn phịng Tỉnh đồn nói riêng như: hệ thống các phần mềm quản lý văn bản, hệ thống quản lý đoàn viên, hộ thống phát hành văn bản.
114
Tiểu kết Chương 3
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là u cầu tất yếu khách quan của sự phát triển. Đây là một vấn đề còn khá mới mẻ, xong để các cơ quan, đơn vị nói chung Văn phòng Tỉnh đoàn Bắc Ninh nói riêng tồn tại và phát triển được trong cơ chế mới thì địi hỏi các cơ quan, đơn vị phải xây dựng một văn phòng theo chiều hướng mới, con người hoạt động văn phịng phải có hàm lượng chất xám cao chứ không chỉ đơn thuần là lao động tác nghiệp.
Trên cơ sở các quan điểm định hướng, Chương 3 đề xuất bảy nhóm giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hố cơng tác văn phịng nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh, bao gồm: (1) Giải pháp về thể chế; (2) Giải pháp về nhận thức; (3) Giải pháp về nhân lực; (4) Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ; (5) Giải pháp về công nghệ; (6) Giải pháp về tiêu chuẩn quản lý chất lượng; (7) Giải pháp về tài chính. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất kiến nghị đối với cơ quan hành chính nhà nước và Tỉnh đồn Bắc Ninh.
115
KẾT LUẬN
Văn phòng Tỉnh đoàn Bắc Ninh đã đóng góp khơng nhỏ trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Tỉnh Đoàn. Văn phịng Tỉnh đoàn đã ngày càng hồn thiện về cơ cấu cũng như sự điều hành hoạt động. Với việc tổ chức tốt, văn phòng Tỉnh đoàn đã hoàn thành nhiệm vụ của mình trong việc giúp lãnh đạo quản lý hành chính, tham mưu, quản trị phục vụ cho việc điều hành công việc, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Tỉnh đoàn Bắc Ninh. Để hồn thành tốt khối lượng cơng việc hàng năm, khơng chỉ có sự quan tâm của lãnh đạo Tỉnh đoàn, lãnh đạo Văn phòng, mà còn là những phấn đấu nỗ lực vượt qua khó khăn, ý thức trách nhiệm là sự sáng tạo trong công việc của mỗi cán bộ, công chức, nhân viên trong Văn phòng Tỉnh đoàn.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động văn phòng Tỉnh đoàn vẫn còn tồn tại một số bất cập đòi hỏi phải có sự cải tiến, điều chỉnh cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn phòng. Qua việc phân tích thực trạng cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn, tác giả đưa ra các nhóm giải pháp hiện đại hóa cơng tác văn phịng Tỉnh đoàn góp phần vào cơng cuộc cải cách hành chính theo hướng hiện đại, đảm bảo tốt quản lý, điều hành của lãnh đạo, tác nghiệp của cán bộ, công chức, nhân viên khi thực hiện công vụ, trong việc bảo quản văn bản, lưu trữ tài liệu, phục vụ cơng tác tra cứu tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đồng thời tạo ra tác phong làm việc nhanh nhẹn, công nghiệp, không quan liêu cũng như môi trường làm việc khoa học cho tất cả các cán bộ, công chức, nhân viên khi thực hiện cơng việc của mình, trách nhiệm thực hiện cơng việc của cán bộ, công chức, nhân viên được nâng cao, giảm thiểu chi phí văn phịng phẩm của các đơn vị góp phần vào cơng cuộc hiện đại hóa văn phịng thực hiện đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước về thực hiện cải cách hành chính nhà nước.
116
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là u cầu tất yếu khách quan của sự phát triển. Đây là một vấn đề còn khá mới mẻ, xong để các cơ quan, đơn vị nói chung Văn phòng Tỉnh đoàn Bắc Ninh nói riêng tồn tại và phát triển được trong cơ chế mới thì địi hỏi các cơ quan, đơn vị phải xây dựng một văn phòng theo chiều hướng mới, con người hoạt động văn phòng phải có hàm lượng chất xám cao chứ không chỉ đơn thuần là lao động tác nghiệp. Những nhóm giải pháp mà tác giả đề xuất hi vọng sẽ giúp ích được phần nào vào việc hiện đại hóa cơng tác văn phòng Tỉnh đoàn nhằm nâng cao hiê ̣u quả phối hợp với các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh trong thời gian tới.
117
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Mạnh Cường (2013), Chương trình văn phòng xanh – một xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam, Tạp chí Tổ chức nhà nước.
2. Nguyễn Hữu Hải (2012), “Giáo trình Hành chính nhà nước”, Nhà xuất bản GDVN, Hà Nội.
3. Luật An ninh mạng năm 2018.
4. Luật Công nghệ thông tin năm 2006. 5. Luật Giao dịch điện tử năm 2005.
6. Vũ Thị Tố Nga (2019), ‘Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại VKSND tỉnh Sơn La’, Trang tin điện tử VKSND tỉnh Sơn La,
truy cập ngày 11/7/2021, từ https://www.vksndtc.gov.vn/tin-tuc/cong-tac-kiem- sat/mot-so-giai-phap-nang-cao-hieu-qua-cong-tac-van-th-d10-t7194.htm.
7. Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ
điện tử.
8. Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về Một số nhiệm
vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng đến 2025.
9. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác
văn thư.
10. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
11. Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.
12. Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.
13. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng cơng nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
118
14. Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
15. Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về đảm bảo an tồn hệ thống thơng tin theo cấp độ.
16. Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28/8/2008 của Chính phủ về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet.
17. Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
18. Quy chế Phối hợp công tác giữa UBND tỉnh Bắc Ninh và Ban Chấp hành Tỉnh Đoàn Bắc Ninh giai đoạn 2021 – 2026.
19. Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng CP phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”.
20. Quyết định số 2323/QĐ-BTTTT ngày 31/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0.
21. Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2016), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh. 22. Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2017), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh. 23. Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2018), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh. 24. Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2019), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh. 25. Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2020), Báo cáo tổng kết năm, Bắc Ninh.
26. Tỉnh đoàn Bắc Ninh (2019), Quy định số 9-QĐ/TĐ về chức năng nhiệm
vụ cơ quan tỉnh đoàn, Bắc Ninh.
27. Tỉnh ủy Bắc Ninh (2020), Quy định số 125-QĐ/TU quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh tỉnh Bắc Ninh, Bắc Ninh.
119
hóa nền hành chính nhà nước’, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, Số 11/2008, truy cập
ngày 11/7/2021, từ https://tcnn.vn/news/detail/4800/Cong_tac_van_phong_
trong_boi_canh_hien_dai_hoa_nen_hanh_chinh_nha_nuocall.html.
29. Nguyễn Hữu Thân (2012), Quản trị hành chính văn phịng. Nhà xuất bản Lao động – Xã hội, Hà Nội.
30. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng. Nhà xuất bản khoa học và
kỹ thuật, Hà Nội.
31. ‘Văn phịng là gì? Nhiệm vụ, tổ chức, yếu tố cấu thành’, truy cập ngày 11/7/2021 từ https://lytuong.net/van-phong-la-gi/.
32. Vụ Công nghệ thông tin – Bộ Thông tin và Truyền thông (2020), Sách trắng về công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam; Nhà xuất bản Công
120
PHỤ LỤC 1
MẪU PHIẾU KHẢO SÁT
Thưa đồng chí!
Phiếu khảo sát này được thực hiện để phục vụ cho đề tài “Hiện đại hóa
cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh”, do Học viên của Học viện Hành
chính Quốc gia thực hiện. Thông qua ý kiến của đồng chí, tác giả sẽ có cơ sở thực tiễn đánh giá thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh trong thời gian vừa qua. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng chí. Những thơng tin đồng chí cung cấp chỉ phục vụ trong nghiên cứu này và được bảo mật hồn tồn.
Đồng chí vui lịng đánh dấu X vào ơ trống hoặc điền thông tin vào chố trống bên cạnh.
Trân trọng cảm ơn sự góp ý của đồng chí rất nhiều!
Tên đơn vị bộ phận ……………………………………………………
Người trả lời (có thể khơng ghi) ……………………………………………………
Ngày khảo sát: ……………………………………………………
A. THƠNG TIN NGƯỜI TRẢ LỜI
Câu 1: Giới tính 1. Nam 2. Nữ
Câu 2: Tuổi .....................................................
Câu 3: Dân tộc 1. Kinh 2. Khác (ghi rõ)………………..
Câu 4: Tôn giáo
1. Không theo tôn giáo 3. Thiên chúa giáo
2. Phật giáo 4. Khác (ghi rõ)………………
Câu 5: Chức vụ ……………………………… Câu 6: Trình độ học vấn
1. Trung học phổ thông 4. Thạc sĩ
121
3. Cao đẳng, đại học 6. Khác (Ghi rõ)................
Câu 7: Chuyên ngành đào tạo.......................................................................... Câu 8: Trình độ quản lý hành chính nhà nước (Chỉ tính những trường hợp có
chứng chỉ)
1. Chuyên viên 3. Chuyên viên cao cấp
2. Chuyên viên chính 4. Chưa qua bồi dưỡng
Câu 9: Số năm cơng tác tại Tỉnh đồn:
1. Dưới 1 năm 4. Từ 10 đến 20 năm
2. Từ 1 đến 5 năm 5. Trên 20 năm
3. Từ 5 năm đến 10 năm
B. NỘI DUNG KHẢO SÁT
Câu 10: Phương thức làm việc chủ yếu của đồng chí tại Văn phịng Tỉnh đồn:
1. Thông qua văn bản giấy 2. Thông qua văn bản điện tử 3. Thông qua điện thoại 4. Thông qua giao tiếp trực tiếp
5. Phương thức khác (ghi rõ)……………………………………………
Câu 11: Đồng chí hãy đánh giá về mức độ rõ ràng, cụ thể của các quy trình, thủ tục thực hiện các hoạt động tại Văn phịng Tỉnh đồn:
1. Rất rõ ràng, cụ thể 2. Rõ ràng, cụ thể
3. Rõ ràng, cụ thể một phần 4. Không rõ ràng, cụ thể
5. Hồn tồn khơng rõ ràng, cụ thể
Câu 12: Đồng chí hãy đánh giá mức độ sử dụng của bản thân đối với các ứng dụng sau tại Văn phịng Tỉnh đồn:
TT Nội dung Mức độ sử dụng
122
bao giờ khi thoảng xuyên thường
xuyên 1 Phần mềm quản lý văn bản điện tử 2 Phần mềm lưu trữ điện tử 3 Phần mềm họp trực tuyến
4 Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến
5 Ứng dụng ISO
9001:2008
Câu 13: Đồng chí hãy đánh giá mức độ hiện đại hóa của các ứng dụng sau tại Văn phịng Tỉnh đồn Bắc Ninh:
TT Nội dung Mức độ đánh giá
Hồn tồn khơng hiện đại Không hiện đại Hiện đại một phần Hiện đại Rất hiện đại 1 Phần mềm quản lý văn bản điện tử 2 Phần mềm lưu trữ điện tử 3 Phần mềm họp trực tuyến
4 Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến
123
5 Ứng dụng ISO
9001:2008
Câu 14: Đồng chí hãy đánh giá hiệu quả sử dụng đối với các ứng dụng sau tại Văn phịng Tỉnh đồn:
TT Nội dung Mức độ hiệu quả
Hồn tồn khơng hiệu quả Khơng hiệu quả Hiệu quả một phần Hiệu quả Rất hiệu quả 1 Phần mềm quản lý văn bản điện tử 2 Phần mềm lưu trữ điện tử 3 Phần mềm họp trực tuyến
4 Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến
5 Ứng dụng ISO
9001:2008
Câu 15: Đồng chí hãy đánh giá mức độ phối hợp của Văn phịng Tỉnh đồn với các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh trong việc sử dụng các ứng dụng sau:
TT Nội dung Mức độ phối hợp
Hoàn tồn khơng phối hợp Phối hợp không tốt Phối hợp tốt một phần Phối hợp tốt Phối hợp rất tốt 1 Phần mềm quản lý văn
124 bản điện tử 2 Phần mềm lưu trữ điện tử 3 Phần mềm họp trực tuyến
4 Các khóa đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến
5 Ứng dụng ISO
9001:2008
Câu 16: Đồng chí hãy đánh giá mức độ hạn chế của các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn Bắc Ninh:
TT Yếu tố Mức độ hạn chế Hồn tồn khơng hạn chế Khơng hạn chê Hạn chế một phần Hạn chế Rất hạn chế 1 Thể chế, các văn bản quy định về hiện đại hóa cơng tác văn phịng
2 Cơ cấu, tổ chức bộ máy
của Văn phịng
3 Trình độ nhân lực của Văn phòng
4 Đầu tư tài chính, trang thiết bị của Văn phòng 5 Quy trình, thủ tục làm
125
Câu 17: Đồng chí có đề xuất, góp ý gì để tăng cường hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Tỉnh đồn nhằm nâng cao hiệu quả phối hợp với cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Bắc Ninh trong thời gian tới?
…………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Trân trọng cảm ơn đồng chí!