Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hố cơng tác văn phịng ta ̣i Tỉnh đoàn Bắc Ninh
3.2.2. Giải pháp về nhận thức
102
Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của hiện đại hoá trong thời gian gần đây của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Tỉnh đồn đã có những chuyển biến tích cực, tuy nhiên vẫn cịn khơng nhỏ một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức cơ quan coi công tác văn phịng là cơng việc sự vụ, không chun mơn nên cịn tầm thường hóa cơng tác này. Vì vậy, thay đổi nhận thức tư duy của cán bộ, công chức với vai trị của hiện địa hố cơng tác văn phịng góp phần khơng nhỏ vào việc tiến trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại cơ quan Tỉnh đoàn.
Qua kết quả từ các phiếu khảo sát có 100% ý kiến đề xuất lãnh đạo quan tâm hơn nữa để hoạt động văn phịng Tỉnh đồn được tốt hơn. Vì vậy:
- Lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần nâng cao tầm nhận thức về vai trò, ý nghĩa của cơng tác văn phịng và hiện đại hóa cơng tác văn phịng xem đó là yếu tố tiên quyết để hoàn thành mọi nhiệm vụ của mình.
- Văn phịng ngồi chức năng hậu cầu của mình, cần làm tốt hơn chức năng tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo các phương hướng, nhiệm vụ các đầu việc trong phạm vi của mình. Để lãnh đạo thấy được rằng: Bộ phận văn phịng có vị trí quan trọng và khơng thể thiếu từ đó yêu cầu phải đặt ra cần hiện đại hóa cơng tác văn phịng một cách nhanh chóng và tồn diện.
- Tăng cường cơng tác thông tin, tuyên truyền nâng cao nhận thức trong các cấp, các cán bộ, công chức, viên chức Tỉnh đoàn về tầm quan trọng và sự cần thiết phải đẩy mạnh hiện đại hóa cơng tác văn phịng trong Tỉnh đồn, bởi Tỉnh đoàn là cơ quan cấp tỉnh, phục vụ các hoạt động của đoàn viên thanh niên xây dựng tổ quốc cũng như có mối liên quan mật thiết với các cơ quan HCNN của tỉnh, nội dung phức tạp nên nhiệm vụ của cơng tác văn phịng khơng chỉ phục vụ cho hoạt động cung cấp thơng tin cho lãnh đạo, mà cịn cung cấp một nguồn tư liệu phong phú cho các hoạt động nghiệp vụ khác. Do vậy, hiện đại hóa cơng tác
103
văn phòng khơng chỉ đơn thuần là hiện đại hố cơng nghệ quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc mà còn hướng tới đổi mới tư duy, nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Tỉnh đồn đối với vị trí, vai trị của cơng tác văn phòng trong hoạt động chung của cơ quan. Vì vậy, để có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về tầm quan trọng của việc hiện đại hóa cơng tác lưu trữ cần tập trung vào một số biện pháp sau:
- Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền phổ biến các văn bản của Đảng, của Nhà nước quy định về cơng tác văn phịng, trong đó phổ biến chuyên đề những văn bản đề cập tới vai trị, mục tiêu, tiến trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng của cả nước, của các ngành trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Hình thức phổ biến tun truyền cần phong phú, đa dạng, trên nhiều kênh như: phổ biến tại hội nghị tập huấn, đưa lên cổng thông tin Portal nội bộ của cơ quan, đưa lên cổng thơng tin điện tử của Tỉnh đồn...
- Tổ chức các lớp đào tào bồi dưỡng về cơng tác văn phịng cho cán bộ, cơng chức, viên chức tồn cơ quan. Mục đích của biện pháp này nâng cao tầm hiểu biết của cán bộ, cơng chức, viên chức về cơng tác văn phịng, qua đó mỗi cán bộ, cơng chức, viên chức sẽ có cái nhìn tổng qt về vị trí, vai trị của cơng tác văn phòng trong cơ quan, đơn vị. Nắm rõ được các bước quy trình khi tiến hành lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào văn phịng cơ quan hay khi có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để qua đó, mỗi cán bộ công chức, viên chức của cơ quan Tỉnh đoàn nhận thức được rằng cơng tác văn phịng cũng là một lĩnh vực hoạt động của Tỉnh đồn, có các quy trình, quy định được nhà nước hướng dẫn, quản lý bằng pháp luật.
- Tổ chức cuộc khảo sát về mơ hình hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại cơ quan Tỉnh đồn, qua đó tận dụng được những ý kiến, sáng kiến của cán bộ, cơng chức tồn cơ quan trong việc xây dựng kế hoạch, lộ trình hiện đại hóa cơng tác
104
văn phịng tại cơ quan Tỉnh đồn.