B. PHẦN NỘI DUNG
2.6.2.3.Về ngôn ngữ trong văn bản
2.6. Đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục
2.6.2.3.Về ngôn ngữ trong văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của Cục được phân công theo chức năng, nhiệm
vụ của từng phòng và theo sự phân cơng của lãnh đạo Cục, do đó văn bản của Cục vẫn còn tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung văn bản, khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính, hành văn khơng rõ ràng.
Cụ thể, tại văn bản số: 350/TT-ĐPB của phịng quản lý Đất và Phân bón nên vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch ngang, cuối dịng có dấu chấm phẩy; riêng dịng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
Thực tế, qua nghiên cứu thì văn bản của Cục Trồng trọt khơng tn thủ theo quy định này, cuối mỗi dịng của một số văn bản khơng có dấu “;”, hoặc dịng cuối cùng sau từ “Lưu” khơng có dấu “:” (Xem tại: Giấy mời số: 29/GM-TT-ĐTN của
Đồn Thanh niên; Tờ trình số: 427/TTr-TT-CLT của phòng cây Lương thực và Thực phẩm; Quyết định số: 64/QĐ-TT-CLT của phòng cây Lương thực và Thực phẩm; Cơng văn số: 282/TT-VPPN của Văn phịng phía Nam - Xem phụ lục)
Phần trình bày về khoảng cách giữa quyền hạn, chức vụ và họ tên người ký ở tất cả các văn bản của Cục Trồng trọt đều quá hẹp và không đảm bảo về khoảng cách theo quy định, khoảng cách phải đảm bảo đủ rộng để cán bộ văn thư đóng dấu phát hành.
Thể thức văn bản là tồn bộ những yếu tố bắt buộc phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật, trước thực trạng phần lớn văn bản quản lý của Cục Trồng trọt đều sai về thể thức sẽ khơng đảm bảo được tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành văn bản của Cục, đồng thời làm giảm hiệu suất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành.
dùng dấu “,”. Văn bản số 282/TT-VPPN của Văn phịng phía Nam nên thay dấu “;” bằng dấu “,” tại dòng số 21 giữa từ “hội nghị” và “Đề nghị” Bên cạnh đó cịn một số lỗi như: Lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt, lỗi chính tả tùy tiện khơng khoa học trong văn bản hay còn sử dụng một số từ địa phương như “gởi” tại văn bản số 282/TT-VPPN của Văn phịng phía Nam, trường hợp này phải sử dụng từ phổ thông là “gửi”trong văn bản ban hành. Cục Trồng trọt cần quan tâm đến văn phong hành chính trong q trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.