B. PHẦN NỘI DUNG
2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của Cục Trồng trọt
Đối với công tác soạn thảo văn bản của Cục Trồng trọt, việc soạn thảo được giao cho các đơn vị, các phịng chun mơn soạn thảo theo quy định thuộc từng lĩnh vực chuyên ngành. Đơn vị có trách nhiệm soạn thảo văn bản chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định ( giấy chứng nhận đăng ký khảo nghiệm {đối với phân bón}, báo cáo khảo nghiệm, quyết định thành lập Hội đồng, giấy mời họp hội đồng, biên bản họp hội đồng, ý kiến phản biện, ý kiến đánh giá của các thành viên Hội đồng, những tài liệu khác có liên quan…) và chuyển hồ sơ cho phịng Thanh tra Pháp chế thẩm định (có biên bản giao nhận hồ sơ do Phòng Pháp chế, thanh tra thống nhất ban hành).
Phòng Thanh tra, Pháp chế thẩm định theo quy định pháp luật về tính phù hợp của hồ sơ; trường hợp cần bổ sung hồ sơ hoặc có ý kiến chưa thống nhất, thì lập thành văn bản gửi đơn vị chun mơn. Thời gian thẩm định không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp không thống nhất, đơn vị chuyên môn báo cáo lãnh đạo Cục để xem xét, quyết định. Đối với trường hợp hồ sơ thiếu sau 03 ngày làm việc phòng Thanh tra, Pháp chế phải có văn bản báo phịng chun mơn bổ sung hồn thiện hồ sơ; đối với một số trường hợp đặc biệt chưa giải quyết được, phòng Thanh tra, Pháp chế, phịng chun mơn phải xin ý kiến Lãnh đạo Cục xem xét giải quyết.
Đối với các quyết định chỉ định phòng thử nghiệm, tổ chức chứng nhận hợp quy giống cây trồng, phân bón; cấp mã số người lấy mẫu, người kiểm định: Thời gian thẩm định thực hiện theo ISO 9001- 2008.
Sau khi hồn thiện, đơn vị soạn thảo và Phịng Thanh tra, Pháp chế ký đồng trình, chuyển Văn phịng Cục kiểm tra về thể thức văn bản, ký trình Lãnh đạo Cục ký ban hành.
- Thủ tục trình ký:
+ Đối với văn bản do Lãnh đạo Cục ký:
Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo phải ký trình lề trái, phía trên trang đầu tiên của văn bản, ký tắt vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết của văn bản. Nếu Trưởng đơn vị soạn thảo đi vắng thì cấp Phó đơn vị soạn thảo ký trình và ký tắt như trên. Lãnh đạo Phòng Thanh tra, Pháp chế ký đồng trình đối với các văn bản quy định. Sau khi kiểm tra về thể thức văn bản, tính phù hợp của văn bản, Lãnh đạo Văn phòng ký vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết của văn bản, kể cả các biểu bảng (nếu có) và trình Lãnh đạo Cục ký. Những vấn đề phát sinh sau khi văn bản ban hành, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm.
Trường hợp văn bản do Cục trưởng hoặc phó Cục trưởng tự soạn thảo thì Lãnh đạo Văn phịng chịu trách nhiệm về thể thức và ký trình.
+ Thẩm quyền ký văn bản của Cục trưởng
a) Ký trình các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật.
b) Ký ban hành các văn bản cá biệt, văn bản hướng dẫn thuộc chuyên ngành, lĩnh vực do Cục chịu trách nhiệm.
c) Ký thừa ủy quyền Bộ trưởng đối với một số văn bản theo quyết định riêng của Bộ trưởng.
d) Ký các văn bản theo quyết định ủy quyền giải quyết công việc của Bộ trưởng. đ) Ký các văn bản về tổ chức, cán bộ; kế hoạch, xây dựng cơ bản, tài chính; thanh tra, kiểm tra, thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
e) Ký các văn bản về chun mơn theo phân cơng và trường hợp các Phó Cục trưởng phụ trách lĩnh vực đi cơng tác vắng.
f) Ký duyệt kế hoạch và duyệt chứng từ chi tất cả các nguồn kinh phí chuyển vào tài khoản mang tên Cục Trồng trọt.
+ Thẩm quyền ký văn bản của Phó Cục trưởng
Ký các văn bản về chuyên môn và trình ký các văn bản thuộc thẩm quyền được Cục trưởng phân công phụ trách, các văn bản thuộc lĩnh vực khác khi được Cục trưởng uỷ nhiệm.
+ Đối với các văn bản do Cục dự thảo trình Bộ trưởng, Thứ trưởng ký:
rõ họ tên vào phần cuối “nơi nhận”. Lãnh đạo Phòng Thanh tra, Pháp chế ký đồng trình đối với các văn bản quy định. Lãnh đạo Cục ghi rõ ngày, tháng, tên viết tắt của Cục, ký trình tại lề trái phía trên của văn bản và ghi rõ chức vụ, họ và tên; ký tắt vào trang cuối cùng, sau dấu chấm hết của văn bản và phía dưới các biểu bảng biểu, phụ lục (nếu có). Đơn vị soạn thảo xin ký đồng trình của các đơn vị khác ( nếu có) theo quy định; chuyển cho Văn phòng Cục để chuyển cho Văn phòng Bộ theo quy chế của Bộ.
- Công tác dự thảo thông tư ban hành danh mục giống cây trồng và phân bón được phép sản xuất kinh doanh của Cục Trồng trọt được phân cơng cho các phịng chun mơn của Cục:
+ Phịng Cây lương thực và Cây thực phẩm chủ trì phối hợp với Phịng Cây công nghiệp và Cây ăn quả chuẩn bị hồ sơ dự thảo Thông tư ban hành Danh mục giống cây trồng. Phòng Sử dụng Đất và Phân bón chủ trì chuẩn bị hồ sơ dự thảo Thơng tư ban hành Danh mục phân bón.
+ Hồ sơ bao gồm công văn đề nghị Vụ Pháp chế thẩm định, dự thảo Thơng tư, dự thảo tờ trình gửi Bộ trưởng và các tài liệu sau:
- Quyết định cơng nhận giống, phân bón mới của Cục trưởng kèm theo giấy chứng nhận đăng ký khảo nghiệm (đối với phân bón), báo cáo khảo nghiệm, quyết định thành lập Hội đồng, giấy mời họp hội đồng, biên bản họp hội đồng, ý kiến phản biện, ý kiến đánh giá của các thành viên Hội đồng, những tài liệu khác có liên quan, phiếu thẩm định hồ sơ của phịng chun mơn trước khi trình Lãnh đạo Cục thành lập Hội đồng công nhận giống mới, công nhân phân bón mới.
- Hồ sơ phân bón đăng ký lại sau 5 năm có tên trong Danh mục; hồ sơ phân bón đã có tên trong Danh mục xin chuyển đổi chủ sở hữu và thay tên mới theo các quy định hiện hành.
+ Đơn vị soạn thảo chuyển hồ sơ cho Phòng Thanh tra, Pháp chế chậm nhất vào ngày mùng 10 của tháng cuối cùng của Quý. Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng Thanh tra, Pháp chế thẩm định tính phù hợp, tính hợp lệ
của Hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ hoặc có ý kiến chưa thống nhất, thì lập thành văn bản gửi đơn vị chun mơn.
Giữa phịng Thanh tra, pháp chế và đơn vị soạn thảo có biên bản tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ. Đối với trường hợp hồ sơ thiếu sau 03 ngày làm việc phòng Thanh tra, Pháp chế phải có văn bản thơng báo phịng chun mơn bổ sung hoàn thiện hồ sơ.
+ Đơn vị soạn thảo tiếp thu, hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp có nội dung chưa thống nhất, đơn vị soạn thảo báo cáo lãnh đạo Cục để xem xét, quyết định.
+ Phòng Thanh tra, Pháp chế chuyển hồ sơ cho Vụ Pháp chế thẩm định chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối cùng của Quý.
+ Đơn vị soạn thảo chủ trì, phối hợp với Phòng Thanh tra, Pháp chế tiếp thu ý kiến thẩm định của Vụ Pháp chế; hồn thiện dự thảo, tờ trình, hồ sơ; báo cáo Cục trưởng vấn đề chưa thống nhất để xin ý kiến hoàn thiện dự thảo cuối cùng.
+ Phòng Thanh tra, Pháp chế làm thủ tục trình Lãnh đạo Cục ký trình, xin
đồng trình của Vụ Pháp chế, các đơn vị khác ( nếu có) và chuyển hồ sơ cho Văn
phòng Bộ theo quy định; phối hợp với đơn vị soạn thảo theo dõi, kịp thời để xử lý
các phát sinh cho đến khi văn bản được ký ban hành.
- Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật
+ Đơn vị soạn thảo của Cục có trách nhiệm: - Nghiên cứu, xây dựng dự thảo văn bản;
- Chuẩn bị và tổ chức các hội nghị, hội thảo, xin ý kiến chuyên gia góp ý dự thảo; đưa dự thảo lên Website của Chính phủ, của Bộ và Cục theo quy định; tổng hợp tiếp thu các ý kiến góp ý;
- Chuẩn bị hồ sơ thủ tục hành chính trong dự thảo chuyển Phòng Thanh tra Pháp chế thẩm định.
- Hồn thiện dự thảo văn bản, tờ trình và các tài liệu kèm gửi Phòng Thanh tra Pháp chế để chuyển cho Vụ Pháp chế thẩm định theo quy định.
- Chủ trì, phối hợp với Phịng Thanh tra Pháp, tổ chức, cá nhân liên quan hoàn thiện dự thảo, tờ trình, hồ sơ theo ý kiến thẩm định của Vụ Pháp chế; báo cáo Cục trưởng vấn đề chưa thống nhất để xin ý kiến giải quyết.
+ Phịng Thanh tra Pháp chế có trách nhiệm: - Trình ban hành Ban soạn thảo, tổ biên tập;
- Thẩm định các thủ tục hành chính có trong dự thảo văn bản theo quy định tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP;
- Thẩm định về thành phần hồ sơ, nếu thiếu thì đề nghị đơn vị soạn thảo văn bản bổ sung; chuyển hồ sơ cho Vụ Pháp chế thẩm định theo quy định;
- Phối hợp với đơn vị soạn thảo tiếp thu ý kiến thẩm định của Vụ pháp chế, hoàn thiện dự thảo lần cuối.
- Kiểm tra thể thức, nội dung dự thảo văn bản cuối cùng và các tài liệu kèm theo; làm thủ tục trình Lãnh đạo Cục ký trình, xin đồng trình của Vụ Pháp chế, các đơn vị khác (nếu có) và chuyển hồ sơ cho Văn phịng Bộ theo quy định; phối hợp với đơn vị soạn thảo theo dõi, kịp thời để xử lý các phát sinh cho đến khi văn bản được ký ban hành.
- Văn bản của Cục hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật
a) Đơn vị được giao chuẩn bị dự thảo văn bản hướng dẫn; chuyển dự thảo cuối cùng cho Phòng Thanh tra Pháp chế thẩm định về sự phù hợp với văn bản pháp luật.
b) Sau khi hoàn thiện, đơn vị soạn thảo và Phòng Thanh tra, Pháp chế ký đồng trình, chuyển Văn phịng Cục kiểm tra về thể thức văn bản, ký trình Lãnh đạo Cục ký ban hành.
- Văn bản theo thủ tục hành chính cơ chế “ 1 cửa” và các văn bản khác
Văn phòng Cục – cán bộ phụ trách bộ phận một cửa được giao soạn thảo thực hiện theo QT-TT-11 của Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; trong quá trình chuẩn bị phải phối hợp với các đơn vị liên quan, khi cần thiết phải xin ý kiến Lãnh đạo Cục phụ trách lĩnh vực; làm thủ tục trình ký và chuyển cho Văn thư ban hành.
- Nơi gửi đối với các văn bản do Lãnh đạo Cục ký:
- Ngoài tổ chức, cá nhân là nơi đến của văn bản theo quy định, phải gửi cho Cục trưởng (để b/c hoặc để biết), Phó Cục trưởng phụ trách lĩnh vực (để b/c hoặc để biết) và các đơn vị thuộc Cục có liên quan ( để thực hiện và phối hợp).
định pháp luật và Quy chế này.- Đối với văn bản đi do lãnh đạo Cục ký:
+ Sau khi trình Lãnh đạo Cục ký, văn bản phải được chuyển cho Văn tra trên phần mềm Văn phòng điện tử(vpdt.mard.gov.vn) thấy đã nhập đầy đủ thư kiểm tư, Văn tđể vào số, ngày ban hành văn bản. Văn thư đóng dấu, lưu bản gốc (02 bản)và gửi các bản còn lại theo địa chỉ nơi nhận trong văn bản.
+ Cán bộ Văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản có đủ các chữ ký theo quy định của Bộ và theo Quy chế này.
+ Các văn bản phải gửi Cục trưởng 01 bản (để b/c); gửi các phó Cục trưởng phụ trách, đơn vị thuộc Cục có liên quan và đưa lên Website Cục Trồng trọt, mạng nội bộ, chuyển qua email theo quy định tại Quy chế này.
+ Văn thư Cục có trách nhiệm lưu trữ văn bản theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ.
- Đối với các văn bản đi do Bộ ký:
Đơn vị soạn thảo phối hợp với Văn phòng Cục (văn thư) gửi văn bản đi theo quy định.
- Việc đánh máy, photo và phát hành văn bản đi của Cục:
a) Các phòng tự đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc lĩnh vực được giao (Văn phịng chỉ thực hiện khi có ý kiến của Lãnh đạo Cục).
b) Phơtơ trên 50 trang: Trưởng phịng liên quan phải đề nghị, Lãnh đạo Cục duyệt. Nhân bản số lượng lớn (trên 30 bản, phục vụ hội nghị của Cục) phòng liên quan phải phối hợp cùng Văn phòng Cục thực hiện.
c) Văn phòng Cục chỉ phơ tơ văn bản hành chính của Cục thuộc lĩnh vực được giao để phát hành cơng văn đi theo định mức khốn trong quy chế chi tiêu nội bộ của Cục; không được phô tô các văn bản thuộc các nhiệm vụ đã được cấp kinh phí phơ tơ ( đề tài, dự án, văn bản QPPL, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, báo cáo Hội nghị, Hội thảo, các báo cáo phục vụ thanh quyết toán đối với các nhiệm vụ đã được cấp kinh phí…).
d) Đối với việc phô tô, phát hành văn bản pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ
thuật mới được ban hành; quyết định cơng nhận giống mới, phân bón mới, tiến bộ
kỹ thuật, quy trình kỹ thuật:
Đơn vị theo quy định phối hợp với Văn phịng Cục có trách nhiệm:
- Phơ tơ văn bản gửi Lãnh đạo Bộ, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trung ương của Đảng;
- Scan văn bản đưa lên Website Cục Trồng trọt, đồng thời làm công văn gửi các cơ quan, đơn vị liên quan chưa gửi bằng văn bản để thông báo việc ban hành văn bản và đề nghị truy cập Website Cục Trồng trọt để lấy văn bản.
- Scan văn bản hoặc đưa file văn bản lên mạng nội bộ, gửi thông báo việc ban hành văn bản và chuyển văn bản qua email cho Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo các đơn vị liên quan thuộc Cục.
- Quản lý văn bản và cung cấp thông tin trên Website Cục Trồng trọt
- Đối với văn bản Lãnh đạo Cục ký ban hành: đơn vị soạn thảo chuyển file cuối cùng (trình ký) vào email của Văn phịng Cục (Vanphongctt@gmail.com) trước khi đóng dấu, phát hành. Trường hợp văn bản cần phát hành gấp, đơn vị soạn thảo chưa kịp chuyển email, thì văn thư có trách nhiệm đôn đốc đơn vị soạn thảo gửi file theo đúng quy định. Văn phịng Cục có trách nhiệm kiểm tra và điền đầy đủ số hiệu, ngày tháng năm, tên người ký ban hành; đưa các văn bản nói trên lên Website và Mạng nội bộ để chia sẻ thông tin.
- Đối với văn bản Lãnh đạo Bộ hoặc Chính phủ ký: Đơn vị soạn thảo chuyển file cuối cùng (đã hoàn chỉnh theo yêu cầu của cấp trên) vào email của Văn phòng Cục, để Văn phòng Cục chuyển file mềm cho Văn phòng Bộ. Văn phòng Cục phát hành văn bản Bộ đã ký theo quy định; kiểm tra và điền đầy đủ số hiệu, ngày tháng năm, tên người ký ban hành; đưa các văn bản nói trên lên Website và Mạng nội bộ để chia sẻ thông tin.
- Đối với dự thảo các VBQPPL, tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy trình, các văn bản khác cần xin ý kiến cơng luận: Đơn vị soạn thảo chuyển file dự thảo (kèm theo lời
dẫn mời góp ý) vào email của Văn phịng Cục; Văn phịng Cục có trách nhiệm đưa
lên Website và đưa ra khỏi Website khi dự thảo văn bản đã được ký ban hành.
Công tác quản lý và trách nhiệm quản lý các loại văn bản của Cục Trồng trọt được phân công theo bảng sau:
STT Loại văn bản Đơn vị/cá nhân chịu trách nhiệm
1 Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật
- Đơn vị soạn thảo
2
Văn bản quy phạm pháp luật ban hành có liên quan đến ngành Trồng trọt (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Quyết định, Nghị quyết của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; các Thơng tư của Bộ trưởng NN&PTNT và bộ, ngành liên quan)
- Phòng Thanh tra, Pháp chế.
3
Các văn bản, biểu mẫu, quy định về các thủ tục hành chính, 1 cửa và các thủ tục hành chính khác thuộc lĩnh vực Cục quản lý của Cục
- Thanh tra Pháp chế
