B. PHẦN NỘI DUNG
3.3. Đảm bảo các yêu cầu về nội dung và thể thức của văn bản
Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Vì vậy, ngồi việc đảm bảo các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính khả thi thì văn bản cần đảm bảo tính cấu trúc và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
Để đảm bảo hiệu lực pháp lý về nội dung và thể thức của văn bản cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của văn bản hành chính về tính chính xác, rõ ràng, nghiêm túc, khách quan và tính khn mẫu.
