2.2.2.4 .Thống kê và sử dụng tài liệu
3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
3.2.1 Nâng cao chất lượng của công tác tổ chức khoa học tài liệu
TCKHTL là một trong các khâu nghiệp vụ cơ bản của cơng tác lưu trữ, trong đó gồm có cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, XĐGTTL, CLTL, xây dựng CCTC. Để làm tốt CTTCKHTL PLTBNV đòi hỏi các nghiệp vụ trên phải được thực hiện một cách xuyên suốt và thống nhất với nhau. Giải pháp để thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ này được xây dựng trên cơ sở phát huy những việc đã làm được, khắc phục những điểm còn hạn chế ở từng quy trình nghiệp vụ theo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước.
+ Nâng cao chất lượng công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ
Thu thập tài liệu vào lưu trữ là một quy trình nghiệp vụ quan trọng trong CTTCKHTL. Bởi thu thập là giai đoạn đầu vào của lưu trữ. Làm tốt công tác thu thập sẽ góp phần tơn trọng được trật tự hình thành tự nhiên vốn có của nó, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ tiếp theo.
BNV cần ban hành văn bản xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập về lưu trữ Bộ. Cơ sở để xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của Bộ là dựa vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị chức năng trong Bộ.
Dự thảo Quyết định về việc Ban hành Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ BNV (phụ lục số 16)
Ngồi ra, việc xây dựng quy trình, thủ tục thu thập tài liệu vào lưu trữ của Bộ có vai trị quan trọng. Nếu xác định được nguồn thu thập mà chưa có quy trình, thủ tục thu thập phù hợp, đảm bảo trật tự, gọn gàng, ngăn nắp là một thiếu sót đối với cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Đối với cơ quan BNV, cần đưa ra quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ Bộ như sau:
- Khâu chuẩn bị thu nộp hồ sơ tài liệu: phòng VTLT và KSTTHC lập kế hoạch, lên danh mục các loại tài liệu cần giao nộp trình Chánh văn phịng ký duyệt; Các đơn vị chức năng thuộc cơ quan Bộ Nội vụ căn cứ theo kế hoạch, danh mục,
chuẩn bị thu thập các hồ sơ cần giao nộp;
- Khâu tổ chức thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Cán bộ lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ giao nộp, cán bộ Phòng VTLT và KSTTHC nhận, làm biên bản giao nộp.
- Khâu thống kê, báo cáo kết quả: Phòng VTLT và KSTTHC thống kê số lượng thực nộp, so sánh với danh mục đề xuất đã ban hành, làm báo cáo trình Chánh văn phịng;
- Khâu lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ thu nhận được sẽ được đưa vào kho để cán bộ Lưu trữ của phòng VTLT và KSTTHC tiến hành các bước xử lý nghiệp vụ tiếp theo.
Hình 3.1 Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ BNV
Trách nhiệm thực hiện
- Các đơn vị chức năng trực thuộc cơ quan Bộ Nội vụ
- Phòng VTLT và KSTTHC
- Phòng VTLT và KSTTHC
- Cán bộ phận trách bộ phận lưu trữ - Các đơn vị chức năng trực thuộc cơ
quan Bộ Nội vụ
- Phòng VTLT và KSTTHC
- Cán bộ phụ trách bộ phận lưu trữ Lưu trữ Bộ
+Xây dựng phương án PL, chỉnh lý khoa học tài liệu
Qua nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử PLTBNV, có thể thấy, BNV là cơ quan có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, sự thay đổi này hồn tồn có
Chuẩn bị thu, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
Tổ chức thực hiện thu nộp tài liệu lưu trữ
Thống kê, báo cáo kết quả thu nộp hồ sơ, tài liệu
thể theo dõi được qua các văn bản quy định việc thành lập, sáp nhập các đơn vị thuộc Bộ. Do vậy, phương án PL phù hợp PLTBNV là phương án “Thời gian - Cơ cấu tổ chức”. Theo phương án này, tồn bộ tài liệu trong phơng trước hết được chia về thời gian (theo năm), sau đó trong từng năm, tài liệu được chia theo cơ cấu tổ chức. Chúng tôi mạnh dạn đề xuất phương án cụ thể này bởi vì nó sẽ giữ được cấu trúc cơ bản ban đầu dù cho các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Nội vụ có thể sáp nhập, thay đổi. (Phương án được trình bày cụ thể tại : Dự thảo phương án PLTLPLTBNV
giai đoạn 2002 – 2018) (phụ lục số 16)
Từ thực tiễn CLTL ở BNV với nhiều đợt, mỗi đợt lại được thực hiện theo quy trình khác nhau, việc chỉnh lý còn thiếu cơ sở khoa học nên việc xây dựng quy trình chỉnh lý thống nhất cho PLTBNV, đồng thời biên soạn bổ sung các văn bản hướng dẫn như lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng sẽ góp phần khắc phục những hạn chế đã phân tích tại chương 2. Tác giả mạnh dạn đề xuất một quy trình chỉnh lý tài liệu thống nhất cho lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ như sau:
- Khâu chuẩn bị chỉnh lý: Phòng VTLT và KSTTHC lên kế hoạch chỉnh lý, chuẩn bị cơ sở vật chất; xây dựng quy chế chỉnh lý (yêu cầu về bảo mật, về chuyên môn, về thời gian..), thành lập ban tổ chức chỉnh lý.
- Thực hiện chỉnh lý: Cán bộ lưu trữ thực hiện chỉnh lý theo quy chế
- Giao nhận kết quả chỉnh lý: Cán bộ lưu trữ giao kết quả chỉnh lý cho trưởng ban tổ chức chỉnh lý (thường là Chánh văn phịng hoặc Phó chánh văn phịng)
- Kiểm tra, đánh giá kết quả chỉnh lý (nghiệm thu): Trưởng ban tổ chức chỉnh lý tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả theo quy chế chỉnh lý, yêu cầu thực hiện lại những hồ sơ chỉnh lý chưa đạt yêu cầu.
- Tổng kết, báo cáo: Phòng VTLT và KSTTHC thống kê, tổng kết và làm báo cáo về q trình chỉnh lý, trình Chánh văn phịng ban hành. (Xem sơ đồ)
Hình 3.2 Sơ đồ Quy trình CLTLPLTBNV
Trách nhiệm thực hiện Nội dung
-PhịngVTLT và KSTTHC
- Bộ phận lưu trữ chuẩn bị chỉnh lý tài liệu
- Bộ phận Lưu trữ
Thực hiện chỉnh lý tài liệu
- Bộ phận Lưu trữ
Giao nhận
kết quả chỉnh lý tài liệu
- Chánh văn phòng
- Phòng VTLT và KSTTHC
Kiểm tra, đánh giá Kết quả chỉnh lý tài liệu
- Phòng VTLT và KSTTHC - Bộ phận Lưu trữ
- Chánh Văn phòng
Tổng kết chỉnh lý tài liệu
+ Nâng cao hiệu quả và tính chính xác của việc XĐGTTL
Cơng tác XĐGTTL có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, vì vậy một yêu cầu đặt ra cho việc XĐGTTL là phải chính xác và thận trọng, đúng quy trình.
Dựa trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn về XĐGTTL; Thông tư 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ của Bộ kết hợp nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực tiễn hoạt động, tình hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ; Yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu để xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu PLTBNV.
hủy. Việc loại hủy tài liệu sẽ tiết kiệm được chi phí, kho tàng, thiết bị bảo quản. Việc loại hủy tài liệu phải được thực hiện đúng quy trình, thủ tục.
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác này, cần phải có quy trình thống nhất chặt chẽ để tránh việc làm tùy tiện. Chúng tôi mạnh dạn đề xuất quy trình sau đây:
- Khâu tiếp nhận và hình thành tài liệu theo đúng chức năng, nhiệm vụ: Các đơn vị chức năng trong quá trình làm việc hàng ngày đã hình thành các văn bản giải quyết cơng việc. Bộ phận lưu trữ tại các đơn vị cần thu thập các hồ sơ, tài liệu này.
- Lựa chọn tài liệu để tổ hợp thành hồ sơ: Các công chức được giao giải quyết cơng việc sẽ chọn lựa các tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, xác định các tài liệu để tham khảo khi giải quyết vụ việc và các tài liệu hết giá trị để loại sơ bộ.
- Lựa chọn hồ sơ tài liệu để thu nộp vào Lưu trữ cơ quan Bộ: Cán bộ công chức được giải quyết công việc giao lập hồ sơ sơ bộ, loại bỏ tài liệu hết giá trị, lập danh sách trình thủ trưởng đơn vị xét duyệt, giao nộp cho phòng VTLT và KSTTHC. Phịng VTLT và KSTTHC rà sốt lại một lần nữa khi lập mục lục chung cho lưu trữ cơ quan.
- Khâu rà soát lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử: Bộ phận lưu trữ cơ quan Bộ tiến hành rà soát kiểm định giá trị của hồ sơ trước khi giao cho Lưu trữ lịch sử với sự hỗ trợ của Hội đồng XĐGTTL của Bộ. Các tài liệu có giá trị được chuyển sang lưu trữ lịch sử, các tài liệu hết giá trị được tiêu hủy. (xem sơ đồ 3.3)
Hình 3.3 Sơ đồ Quy trình xác định giá trị tài liệu
- Các đơn vị chức năng Tiếp nhận và hình thành tài liệu theo đúng chức năng, nhiệm vụ
- Cán bộ công chức được giao giải quyết công việc
Lựa chọn tài liệu để tổ hợp thành hồ sơ Tài liệu tham khảo Tài liệu hết giá trị - Cán bộ công chức được giao giải quyết công việc - Lãnh đạo các đơn vị chức năng
- Phòng VTLT và KSTTHC
Lựa chọn hồ sơ tài liệu, để thu nộp vào lưu trữ cơ quan Bộ
Tài liệu hết giá trị
- Bộ phận lưu trữ
- Lưu trữ lịch sử Rà soát, lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử
Tài liệu hết giá trị
Việc tiêu hủy các tài liệu đã hết giá trị cũng cần phải được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính khoa học, độ chính xác và hiệu quả. Sao cho khi tiêu hủy không làm mất đi các tài liệu vẫn còn giá trị và để lại những tài liệu khơng cịn giá trị làm chật chội kho tang. Quy trình thống nhất này cho lưu trữ cơ quan Bộ Nội vụ tác giả xin đề xuất sau đây:
- Khâu chuẩn bị: Phòng VTTL và KSTTHC lên kế hoạch, lập các danh mục tài liệu cần tiêu hủy.
- Kiểm tra, thẩm định, đánh giá tài liệu xin lọai, hủy: Hội đồng XĐGTTL xem xét, đánh giá tài liệu, lập biên bản, danh mục các tài liệu đề xuất tiêu hủy để mời Cục Văn thư lưu trữ thẩm định lại. Cục văn thư Lưu trữ thẩm định tài liệu.
quả thẩm định, sẽ soạn quyết định tiêu hủy, trình Bộ trưởng ký ban hành
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu: Hội đồng XĐGTTL, đại diện cơ quan nhận hủy tài liệu thực hiện hủy số tài liệu trong danh sách được Bộ Trưởng ký ban duyệt
- Lập và lưu hồ sơ tiêu hủy: Phòng VTLT và KSTTHC lập hồ sơ và lưu hộ sơ tiêu huy tại lưu trữ cơ quan Bộ.
Hình 3.4 Sơ đồ Quy trình tiêu hủy tài liệu
Trách nhiệm thực hiện Nội dung
- Phòng VTLT và KSTTHC
- Hội đồng XĐGTTL - Cục VTLT và NN
Kiểm tra, thẩm định, đánh giá hồ sơ, tài liệu xin loại hủy
- Hội đồng XĐGTTL của Bộ
Trình, ký
quyết định tiêu hủy tài liệu
- Hội đồng XĐGTTL của Bộ
-Đại diện cơ quan nhận hủy tài liệu
- Phịng Hành chính Văn thư - Lưu trữ
Lưu hồ sơ tiêu hủy
3.2.2 Giải pháp về cơ sở vật chất
Để CTTCKHTL thực sự có hiệu quả, có được những tiền đề vững chắc để phát triển, bên cạnh những giải pháp về con người, chúng ta cần phải đặt ra các giải pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ.
Lãnh đạo BNV cần ủng hộ việc đầu tư kinh phí để thực hiện việc thu thập và chỉnh lý những khối tài liệu đã đến thời hạn giao nộp nhưng chưa thu thập, chỉnh lý được. Khối tài liệu này cần được thu thập và chỉnh lý dứt điểm. Để thu thập toàn bộ TLLT vào bảo quản trong kho lưu trữ, Bộ cần có sự đầu tư về phòng kho, trang
Chuẩn bị việc tiêu hủy
Tổ chức, thực hiện tiêu hủy tài liệu
thiết bị bảo quản cho phù hợp với đặc điểm từng loại hình tài liệu, mức độ quan trọng cũng như giá trị bảo quản của tài liệu như là hệ thống giá, tủ, các loại cặp, hộp đựng tài liệu hồ sơ, tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia. Để lập những dự tốn kinh phí, cơng chức văn thư lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo dựa trên cơ sở pháp lý, những văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Khi có sự cung cấp đầy đủ về cơ sở vật chất, kinh phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho CTTCKHTL được thực hiện một cách tốt nhất. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí tuy không phải là giải pháp quyết định đến hiệu quả của CTTCKHTL nhưng được đánh giá là quan trọng, có vai trị hỗ trợ đắc lực cho CTTCKHTL đạt kết quả cao.
Cần đầu tư thường xuyên, có thể đưa vào quy chế chi tiêu nội bộ của từng đơn vị một số chi phí thường xun cho cơng tác lưu trữ theo các định mức cụ thể, ví dụ:
- Định mức khốn bảo quản tại liệu theo mét giá 3-4 tầng - Định mức khoán theo hộp đựng tài liệu
- Định mức khốn bìa hồ sơ
- Định mức khốn sổ sách dùng cho cơng tác lưu trữ: Mục lục hồ sơ, sổ theo dõi độc giả,
- Định mức văn phòng phẩm
Khoán định mức theo năm sẽ giúp cán bộ làm công tác lưu trữ chủ động hơn trong công việc, tiết kiệm thời gian chờ đợi phê duyệt các chi phí cần thiết (trừ các chi phí đột xuất)
3.2.3 Xây dựng dự án xử lý các tài liệu còn đang tồn đọng tại Lưu trữ cơ quan Bộ
Như đã phân tích tại chương 2, số lượng tài liệu thu nhận được hàng năm còn tồn đọng trên 60% chưa lập được hồ sơ để quản lý, lên giá bảo quản và lập danh mục. Do đo sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng bảo quản và khai thác tài liệu. Do đó bên cạnh việc cần thiết phải tuyển dụng thêm nhân viên lưu trữ để đảm bảo xử lý cập nhật các tài liệu thu nhận hàng năm, Văn phòng Bộ Nội vụ mà trực tiếp là Phòng VTLT và KSTTHC cần lập một dự án xử lý các tài liệu hiện còn đang tồn đọng trong kho. Nếu không thực hiện giải pháp này số tài liệu tồn đọng mỗi ngày một lớn, tạo cho cán bộ lưu trữ trực tiếp phụ trách phông lưu trữ của Bộ ln có cảm giá bị hụt hơi, trì trệ, thậm chí bng xi, ỷ nại, thiếu sự cố gắng. Chỉ khi xử lý xong tồn đọng với có cơ sở để u cầu các cơng chức lưu trữ xử lý cập nhật các khối tài liệu mới thu nhận.
Dự tính với số lượng tài liệu tồn đọng chưa lập hồ sơ cần phải có một kế hoạch thật chi tiết cụ thể, trong đó dựa vào chỉ tiêu kỹ thuật kinh tế hiện hành của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước để tính tốn vật tư, nhân cơng.
Bảng 3.2 Số lượng tài liệu cần được chỉnh lý (phân loại, lập hồ sơ) Đơn vị tính 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Tổng mét 120 28 32 37 38 29 26 32 38 380
Cách thức thực hiện dự án hồi cố này:
- Phương án 1: Thuê một công ty chuyên xử lý tài liệu lưu trữ làm sau khi đã tính tốn đầy đủ, chi tiết khối lượng công việc và chi phí. Phương án này có ưu điểm là sẽ giải quyết nhanh gọn, tập trung; nhưng nhược điểm là khó bảo mật tài liệu;
- Phương án 2: Tổ chức cho cán bộ lưu trữ cơ quan làm thêm ngoài giờ. Phương án này có ưu điểm là tăng thu nhập cho cán bộ, giúp cán bộ có điều kiện rèn luyện tay nghề, và gia tăng ý thức đối với công tác lưu trữ tại đơn vị, bảo mật