7. Bố cục của luận văn
2.1. Giới thiệu khái quát về Bộ Nội vụ
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ
2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ
Theo Nghị định 34/2017/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tơn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của bộ theo quy định của pháp luật.
Trong đó, về chính quyền địa phương, Bộ Nội vụ tham mưu giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thực hiện việc chỉ đạo các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; kiểm tra, đôn đốc Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện các quy định của pháp luật về bầu cử, các văn bản hướng dẫn của Hội đồng bầu cử quốc gia và của các cơ quan trung ương, định kỳ báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo tiến độ thực hiện cơng tác bầu cử.
Bên cạnh đó, tham mưu giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong việc theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân các cấp về phương thức tổ chức và hoạt động, việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân các cấp theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan; trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy định về số lượng, chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã, người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố; hướng dẫn tổ chức, hoạt động của thôn, tổ dân phố...
Về quản lý biên chế, tinh giản biên chế, BNV thẩm định, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định điều chỉnh, bổ sung biên chế công chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà khơng phải là đơn vị sự nghiệp công lập và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong phạm vi biên chế cơng chức dự phịng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hàng năm.
quan thuộc Chính phủ, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; quyết định giao biên chế cơng chức làm việc ở nước ngoài đối với bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ sau khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; quyết định giao biên chế đối với các Hội có tính chất đặc thù hoạt động trong phạm vi cả nước sau khi Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Quyết định điều chỉnh, bổ sung biên chế công chức đối với từng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sau khi được Thủ tướng Chính phủ quyết định...
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập, tinh giản biên chế của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thành lập mà không phải là đơn vị sự nghiệp công lập và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; tổng hợp, thống kê biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập, tinh giản biên chế của các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập trong phạm vi cả nước, báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cơ quan có thẩm quyền [38]
(Phụ lục 1: Nghị định 34/2017/NĐ- CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ.)
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức BNV
Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ gồm 22 đơn vị:
(Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Nội vụ)
Các đơn vị quy định từ (1) đến (18) ở phụ lục là các cơ quan giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước; các đơn vị quy định từ (19) đến (22) là các đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của bộ.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ trình Thủ tướng Chính phủ ban hành các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tơn giáo Chính phủ, Học viện Hành chính Quốc gia và quyết định ban hành danh sách các đơn vị sự nghiệp khác hiện có thuộc bộ.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc bộ, trừ các đơn vị quy định tại (17, 18 và 19); quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của vụ, văn phòng, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ban Tôn giáo Chính phủ, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Một trong chức năng của Bộ Nội vụ là quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhà nước, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng các đề án, dự án về sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện các quy trình nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; - Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ
Theo quyết định số 323/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày16/3 /2016 quy định về chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ thì Văn phịng Bộ Nội vụ là một tổ chức thuộc Bộ Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Bộ trưởng đánh giá mọi hoạt động của Bộ và của ngành, tổng hợp các thông tin phục vụ quản lý điều hành hoạt động của Bộ trưởng và các thứ trưởng, các cơ quan thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch cơng tác do Bộ trưởng chỉ đạo. Văn phịng Bộ có con dấu riêng, có tài khoản tại kho bạc nhà nước và ngân hàng theo quy định của pháp luật.
Văn phịng Bộ có 13 nhiệm vụ trong đó có nhiệm vụ thứ 6 là: Thực hiện công tác văn thư lưu trữ và kiểm sốt hành chính
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ
Văn phòng Bộ hiện có 6 phịng trực thuộc và 1 đội xe gồm: - Phòng tổng hợp - thư ký
- Phịng thi đua khen thưởng và truyền thơng
- Phòng văn thư lưu trữ và kiểm sốt thủ tục hành chính - Phịng kế tốn – tài vụ
- Phịng hành chính – quản trị - Phịng bảo vệ
(Phụ lục 3: Quyết định số 698/QĐ-BNV ngày 20/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ).
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Văn thư lưu trữ và kiểm sốt thủ tục hành chính kiểm sốt thủ tục hành chính
Chức năng, nhiệm vụ của Phịng Văn thư lưu trữ và kiểm soát thủ tục hành chính (phịng VTLT và KSTTHC) của Bộ Nội vụ được xác định theo Thông tư số 06 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Theo đó, Phịng VTLT và KSTTHC giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục và các tổ chức tương đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Phòng VTLT và KSTTHC giúp Chánh Văn phòng BNV thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của Bộ; thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định; thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
- Thực hiện công tác văn thư của Bộ gồm: Quản lý văn bản đi, văn bản đến; quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản; quản lý, sử dụng con dấu của Bộ và các loại con dấu khác được giao; hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.
- Thực hiện công tác lưu trữ của Bộ: Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia; thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.