7. Bố cục của luận văn
2.2. Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ
2.2.2.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
Quy trình chỉnh lý tài liệu được xác định rõ trong chương 2, mục 1 của Luật lưu trữ. Bao gồm các hoạt động như: phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; xác định thời hạn bảo quản; Hồ sơ được hồn thiện và hệ thống hố; lập Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
+ Phân loại tài liệu:
PLTL là một trong những nội dung quan trọng của cơng tác lưu trữ góp phần TCKHTL. Để công tác PL được thực hiện một cách khoa học, công chức lưu trữ CQBNVđã tuân theo những nguyên tắc của lưu trữ học và vận dụng linh hoạt các phương pháp PLTL.
Kho lưu trữ BNVđược tổ chức PL thành 2 phông: Phông Ban Tổ chức Cán bộ CP; PLTBNV. Riêng khối tài liệu của phông Ban Tổ chức Cán bộ CP cơ bản đã được chuyển về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, tuy nhiên tại lưu trữ CQBNV vẫn giữ lại một số tài liệu để tiện cho việc giải quyết công việc quản lý của cơ quan.
Đối với PLTBNV, phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian” đã được lựa chọn và áp dụng.Theo tài liệu của Phông đã được PL thành 16 khối tài liệu lớn:
1.Tài liệu Vụ Tổ chức Biên chế
2. Tài liệu Vụ Chính quyền địa phương 3. Tài liệu Tài liệu Vụ Công chức Viên chức 4. Tài liệu Vụ Đào tạo, bồi dưỡng CBCC nhà nước 5. Tài liệu Vụ Tiền lương
6. Tài liệu Vụ Tổ chức Phi CP 7. Tài liệu Vụ Cải cách hành chính 8. Tài liệuVụ Hợp tác quốc tế 9. Tài liệu Vụ Pháp chế
10.Tài liệu Vụ Kế hoạch – Tài chính 11.Tài liệu Vụ Tổng hợp
12.Tài liệu Vụ Cơng tác thanh niên 13.Tài liệuVụ Tổ chức cán bộ 14.Tài liệuThanh tra Bộ 15. Tài liệuVăn phòng Bộ
16. Hồ sơ, tài liệu của các tổ chức Đảng; Đồn thể.
Sau đó những khối tài liệu trên lại được chia theo từng năm. Cụ thể
Bước 1: Tồn bộ tài liệu trong phơng được PL theo cơ cấu tổ chức
- Vụ Tiền lương - Vụ Tổ chức cán bộ - Vụ Hợp tác quốc tế - …
Bước 2: Tài liệu trong cơ cấu tổ chức được chia theo năm
- Năm 2010 - Năm 2011
- Năm 2012 …
Bước 3: Tài liệu trong năm được chia theo vấn đề lớn
1. Vụ Tiền lương 1.1. Năm 2010
1.1.1. Hồ sơ hướng dẫn thực hiện quy định của CP, Thủ tướng CP, BNV về chính sách, chế độ tiền lương
1.1.2. Hướng dẫn quản lý quỹ lương và trợ cấp ngân sách nhà nước, quy chế trả lương trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp
1.1.3. Hướng dẫn quản lý quỹ lương và trợ cấp ngân sách nhà nước, quy chế trả lương trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp
1.2. Năm 2011
1.2.1. Hồ sơ về quản trị dữ liệu thông tin về giá cả, tiền lương, thu thập và các số liệu thống kê
1.3. Năm 2012
1.3.1. Hồ sơ hướng dẫn thực hiện quy định của CP, Thủ tướng CP, BNV về chính sách, chế độ tiền lương
1.3.2. Hướng dẫn quản lý quỹ lương và trợ cấp ngân sách nhà nước, quy chế trả lương trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp
1.3.3. Hướng dẫn quản lý quỹ lương và trợ cấp ngân sách nhà nước, quy chế trả lương trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp
…
2. Vụ Tổ chức cán bộ 2.1. Năm 2010
2.1.1. Hồ sơ tổ chức bộ máy và biên chế công chức, viên chức 2.1.2. Hồ sơ quản lý sử dụng công chức, viên chức
2.1.3. Hồ sơ xây dựng đề án thi tuyển công chức, viên chức 2.2. Năm 2011
2.2.1. Hồ sơ tổ chức bộ máy và biên chế
2.2.2. Hồ sơ quản lý sử dụng công chức, viên chức
2.2.3. Hồ sơ xây dựng đề án thi tuyển công chức, viên chức 2.3. Năm 2012
2.3.1. Hồ sơ tổ chức bộ máy và biên chế công chức, viên chức 2.3.2. Hồ sơ quản lý sử dụng công chức, viên chức
2.3.3. Hồ sơ xây dựng đề án thi tuyển công chức, viên chức …
+ Lập hồ sơ cho tài liệu thu nhận
Công tác lập hồ sơ cho tài liệu được thu nhận về lưu trữ của Bộ Nội vụ còn nhiều hạn chế. Bảng thống kê 2.2 trên đây cho thấy số lượng tài liệu thu nhận về quá nhiều nhưng không đủ nhân lực để lập hồ sơ. Cụ thể năm 2010 thu nhận 120 mét tài liệu nhưng chưa được lập hồ sơ, từ năm 2011 đến năm 2018 số lượng tài liệu được lập hồ sơ chỉ chiếm từ tỷ lệ từ 3,3 % (năm 2015) đến 13% (năm 2016). Chính vì vậy mà nhiều hồ sơ thu về con chưa thể xếp lên giá, cịn bó gói, để xếp dưới nền kho chờ xử lý (phụ lục số 14: Ảnh tài liệu để trên nền kho chưa lên giá
bảo quản).
Đây là một hạn chế lớn trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ. Để khắc phục tình trạng này chức cần phải có một dự án xử lý hồi cố, tức là lập hồ sơ cho tất cả các tài liệu đã thu nhận được những chưa lập hồ sơ để cập nhật đến hiện nay để bảo quản và sử dụng cho hiệu quả. Sau đó Phòng VTLT và KSTTHC cần phải lập hồ sơ cập nhật cho tất cả các tài liệu được thu nhận về.
+ Chỉnh lý khoa học tài liệu
Có thể nói, chỉnh lý tài liệu là việc thực hiện tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, có vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu PLTBNV.
Văn phịng Bộ chủ động, tích cực tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉ đạo công chức, viên chức các phòng, ban thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ cơ quan trình kế hoạch chỉnh lý do Phó Chánh Văn phịng phụ trách trực tiếp xem xét, sau đó trình lên Chánh Văn phịng phê duyệt kế hoạch chỉnh lý. Sau khi kế hoạch được phê duyệt, lưu trữ Cơ quan có trách nhiệm thực hiện CLTL.
Công tác chỉnh lý tại đây được áp dụng theo công văn 283/VTLTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Bảng 2.3 số liệu tài liệu chỉnh lý trong kho Lưu trữ Bộ Nội vụ tính đến năm 2018:
Tổng số mét giá tài liệu trong toàn kho
Tổng số mét giá tài liệu đã chỉnh lý
Tổng số mét giá tài liệu chưa chỉnh lý 935 m giá 555 m giá 380 m giá
Trong khoảng thời gian khảo sát, từ 2002 đến nay, PLTBNV đã được chỉnh lý 4 đợt, cụ thể:
Đợt 2: Chỉnh lý năm 2010, giai đoạn tài liệu từ năm 2002 đến 2010 (thời hạn bảo quản vĩnh viễn – lâu dài, tạm thời)
Đợt 3: Chỉnh lý năm 2014
- Giai đoạn tài liệu từ năm 1994 đến 2004 (khối tài liệu của Vụ tổ chức biên chế - thời hạn bảo quản 15 đến 20 năm)
- Giai đoạn tài liệu từ năm 1987 đến năm 2004 (khối tài liệu của Vụ tổ chức cán bộ - thời hạn bảo quản vĩnh viễn)
- Giai đoạn tài liệu từ năm 2003 đến 2014 (khối tài liệu của Văn phòng Bộ - thời hạn bảo quản vĩnh viễn)
+Xác định thời gian lưu trữ
Xác định thời gian lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử...Từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản trong PLT Quốc gia, đồng thời loại ra hết giá trị để tiêu hủy.
Qua thực tiễn khảo sát tại kho lưu trữ BNV, tài liệu được chỉnh lý từ năm 2011 trở về trước được thực hiện theo Công văn số 25-NV ngày 10/9/1975 của Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản mẫu. Từ năm 2011 đến nay thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Dựa vào cơ sở pháp lý và thực tiễn chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ, lưu trữ Bộ đã tiến hành XĐGTTL theo 4 nhóm cơ bản sau đây:
- Tài liệu liên quan công tác lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của ngành Nội vụ như các Quyết định, Chương trình, Kế hoạch cơng tác, các báo cáo tổng kết phản ánh chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của ngành có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản vĩnh viễn;
- Những tài liệu chuyên ngành phục vụ lâu dài cho hoạt động của ngành Nội vụ nhưng khơng có ý nghĩa lịch sử thì được bảo quản trên 20 năm tại lưu trữ cơ quan;
- Những tài liệu phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Bộ có giá trị pháp lý trong một thời gian ngắn thì được bảo quản tại Lưu trữ Cơ quan 10 năm;
- Những tài liệu hết giá trị không phục vụ cho hoạt động của Bộ, các bản thảo, bản nháp, trùng thừa đưa vào tiêu hủy;
Khơng những thế, BNV cịn vận dụng linh hoạt cơng văn số 879/ VTLTNN - NVĐP ban hành ngày 19/12/ 2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết
giá trị. Cụ thể việc XĐGTTL CQBNV được tiến hành như sau:
- Mỗi khi tiến hành XĐGTTL, Phòng VTLT và KSTTHC có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Bộ thành lập Hội đồng XĐGTTL. Chánh Văn phòng Bộ làm Chủ tịch Hội đồng, đại diện đơn vị có tài liệu, và đại diện lưu trữ cơ quan Bộ làm uỷ viên.
- Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng quyết định Mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản tại cơ quan và Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ.
- Phương thức làm việc: Từng thành viên Hội đồng xem xét các mục lục hồ sơ, tài liệu cần giữ lại, Danh mục tài liệu hết giá trị cần tiêu huỷ; thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; thơng qua biên bản, trình Bộ trưởng quyết định.
+ Lập mục lục hồ sơ và xây dựng danh mục tài liệu hết giá trị
Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, là biểu hiện, là sản phẩm của tổ chức khoa học tài liệu. Một phông lưu trữ, một kho lưu trữ được tổ chức tốt sẽ có những CCTC được xây dựng khoa học, hợp lý. Việc xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với chỉnh lý tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, với bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng, ý nghĩa và vai trị của cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, lưu trữ BNV đã xây dựng CCTC tài liệu truyền thống: Mục lục hồ sơ. Mục lục hồ sơ đã đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định của Cục Văn thư Lưu trữ và Nhà nước: quy định khn khổ, mẫu trình bày và cách lập mục lục hồ sơ, Mục lục hồ sơ có kích thước A4 (210mm x 297mm) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năng chống nấm mốc. Độ dày một quyển mục lục hồ sơ không quá 30mm (tương đương 300 tờ giấy)
Sau 4 đợt chỉnh lý, công cụ tra cứu PLTBNV gồm các quyển mục lục như sau:
Mục lục hồ sơ được lập năm 2006, bao gồm:
- Mục lục hồ sơ giai đoạn 1993 – 2005, thời hạn bảo quản vĩnh viễn - Mục lục hồ sơ giai đoạn 1993 – 2005, thời hạn bảo quản tạm thời
Mục lục hồ sơ được lập năm 2010, bao gồm:
- Mục lục hồ sơ giai đoạn 2002 – 2010, thời hạn bảo quản tạm thời
- Mục lục hồ sơ giai đoạn 2002 – 2010, thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài
Mục lục hồ sơ năm 2014, bao gồm:
- Mục lục hồ sơ Vụ Tổ chức biên chế, giai đoạn 1994 - 2004, thời hạn bảo quản 10 đến 20 năm
- Mục lục hồ sơ Vụ Tổ chức Cán bộ, giai đoạn 1987 - 2004, thời hạn bảo quản vĩnh viễn
- Mục lục hồ sơ Văn phòng Bộ, giai đoạn 2003 - 2013, thời hạn bảo quản 10 đến 50 năm