7. Bố cục của luận văn
2.2. Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ
2.2.2.1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ
Ý thức được vai trò và ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ, Bộ phận lưu trữ của Bộ trên cơ sở NĐ số 58/2014/NĐ-CP của CP ban hành ngày 16 /6/ 2014 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BNV và Quyết định số 645/QĐ- BNV ban hành ngày 30/ 7/ 2015 của BNV về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2015 của khối CQBNV đã thực hiện việc xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ BNV. TLLTđược thu thập là những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các nguồn nộp lưu, là những tài liệu có giá trị,
công việc liên quan đến tài liệu đã được giải quyết xong. Nguồn nộp lưu là toàn bộ các đơn vị trong cơ cấu của cơ quan Bộ Nội vụ, hiện có 18 cơ quan (xem danh mục cụ thể tại mục 1.2.1 Nhiệm vụ, chức năng và cơ cấu tổ chức của BNV). Trình tự thủ tục giao nộp tài liệu cũng được triển khai nghiêm túc theo Điều 29 Quy chế công tác văn thư lưu trữ của BNV)
Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế, cán bộ lưu trữ Bộ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn chỉnh của các hồ sơ và của PLT, từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hồn chỉnh PLT. Tính đến năm 2018, Lưu trữ Bộ đã thu thập được khối lượng hồ sơ, tài liệu tương đối lớn từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu của Bộ. Cụ thể:
Bảng 2.2 Bảng thống kê tình hình thu thập TLLT của CQBNV từ năm 2010- 2018 Nguồn: Tổng hợp từ các báo cáo hàng năm của Phịng VTLT và KSTTHC
Cơng tác TTTL Đơn vị tính 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Tài liệu giấy đã thu thập về kho lưu trữ mét 120 30 35 40 40 30 30 35 40
Tài liệu khi thu về đã lập hồ sơ mét X 2 3 3 2 1 4 3 2 Tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu được mét X X X X X 20
BNV là cơ quan của CP, là một trong các nguồn giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên một khối lượng tài liệu khá lớn đã đến hạn nộp lưu nhưng vẫn đang được lưu trữ tại lưu trữ Bộ (tài liệu có giá trị lịch sử, được sản sinh từ năm 2002-2005).