7. Bố cục của luận văn
2.2. Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ Nội vụ
2.2.2.3 Bảo quản tài liệu
Nhìn chung, cơng tác bảo quản tài liệu đã được lãnh đạo Bộ quan tâm. Từ khi trụ sở của cơ quan Bộ Nội vụ di chuyển từ phố Nguyễn Bỉnh Khiêm về phố Tôn Thất Thuyết, Bộ đã dành tầng 16, tầng cao nhất của tòa nhà trụ sở để làm kho lưu trữ. Kho có diện tích rộng có hệ thống máy điều hịa và hút ẩm nên khơng khí khá khơ ráo, sạch sẽ. Để phịng cháy, kho có lắp hệ thống vịi phun chữa cháy phịng khi có hỏa hoạn. Các hồ sơ đều để trong các hộp cattong và cặp ba dây, xếp trên các giá sắt, Hệ thống giá lưu trữ là giá cứng, khơng di chuyển được. Kho được bố trí một máy tính để quản lý và tra cứu.
Do phải vận chuyển từ trụ sở cũ về, và số lượng tài liệu hàng năm thu nhận được q nhiều nhưng khơng có nhân viên để chỉnh lý, lập hồ sơ và đưa lên giá bảo quản nên nhiều hồ sơ hiện vẫn nằn trong các hộp cattong, bó gói để trên sàn kho. Đây là một hạn chế rất lớn của hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ. Bởi vì, đối với lưu trữ, bảo quản tài liệu là một trong những khâu có tính sống cịn. Nếu như các khâu nghiệp vụ khác sai sót cịn có thể sửa đổi, nhưng bảo quản sai dẫn đến tài liệu hư hỏng thì khơng có cách gì sửa đổi được. Vì thế cơ quan BNV cần phải có biện pháp giải quyết tình trạng ứ đọng nêu trên. (tác giả cũng mạnh dạn đề nghị giải pháp cho vấn đề này, xem mục 3.2.3 tại chương 3)
Việc sử dụng các giá cứng, không di chuyển được sẽ chiếm nhiều diện tích của kho, hiện nay đã có loại giá nén, rất tiết kiệm diện tích nên Lưu trữ Bộ có thể nghiên cứu, đầu tư.
Việc bố trí kho trên tầng 16 có ưu điểm là khơ ráo, thống mát, nhưng có nhược điểm là nếu xảy ra sự cố thì việc vận chuyển số tài liệu này xuống để bảo tồn là khơng khả thi. Đây cũng là một vấn đề tiềm ẩn nguy cơ bị mất tài liệu khi có sự cố xảy ra. Mặc dù sự cố hiếm khi có, nhưng đối với tài sản lưu trữ, là thứ độc nhất vơ nhị khơng thể có lại lần khác thì nguy cơ này cũng cần phải được tính đến để có phương án đối phó nếu có sự cố xảy ra.